Generar informes del tancament del dia amb Square per a restaurants
Quan ja ho tinguis tot a punt per tancar el restaurant a la nit, pots generar informes específics del restaurant que et donaran informació sobre les vendes, et permetran fer quadrar l’efectiu i revisar el nombre de comensals.
El primer pas per generar correctament un informe de tancament del dia és Personalitza les tasques de tancament des del Tauler de control en línia de Square. Un cop actualitzis la configuració del tancament del dia, ja podràs començar.
Dona una ullada a la comparativa completa de funcions entre el Plans Gratuït, Plus i Prèmium de Square per a restaurants.
Informes de torns
Quan un empleat estigui a punt per tancar un torn, haurà de generar un informe de torn per veure les seves propines pagades amb targeta (si la propina opcional està activada) i l’efectiu que deu al restaurant abans de sortir. Nota: si no pagues els càrrecs de servei als empleats, pots ignorar l’efectiu que es deu al restaurant.
Per generar un informe de torn des de l’aplicació de Square per a restaurants en un iPad:
Inicia la sessió a l’aplicació amb la seva contrasenya personal.
Toca Compte a la part inferior de la pantalla.
Fes clic a Crea un informe de torns.
Si tot sembla correcte, toca Crea un informe de torns. Si les xifres semblen baixes, és possible que un empleat hagi processat pagaments abans de registrar l’entrada. Pots personalitzar el període de temps tocant Modifica l’informe.
Per crear un informe de torn des de l’Square Register:
Inicia la sessió a l’Square Register fent servir el codi únic del dispositiu.
Toca Serveis a la part inferior de la pantalla.
Fes clic a Crea un informe de torns.
Si tot sembla correcte, toca Crea un informe de torns. Si les xifres semblen baixes, és possible que un empleat hagi processat pagaments abans de registrar l’entrada. Pots personalitzar el període de temps tocant Modifica l’informe.
Nota: si les xifres que es mostren semblen incorrectes, pots provar resolució de problemes habituals amb els informes de torns.
Sempre que hagis configurat la configuració del procediment de tancament, els empleats hauran de completar les accions necessàries abans d’acabar el seu torn.
Dona propines als empleats
No tots els restaurants segueixen els mateixos procediments de tancament, sobretot quan es tracta de donar propines als empleats. Si el teu restaurant accepta propines opcionals, a continuació es mostren algunes de les maneres habituals en què els restaurants donen la propina al final d’un torn.
Dona propines des de la caixa
En primer lloc, fes que els empleats generin els seus informes de torn per veure les seves propines pagades amb targeta (és a dir, propines sense efectiu).
Després, ves a Compte > Gestió d’efectiu > Ingressos i despeses. Assegura’t d’etiquetar els pagaments Propines de (nom de l’empleat). Els pagaments crearan un registre d’efectiu deduït d’una caixa, separat de les vendes en efectiu.
Nota: els pagaments no canviaran les vendes/reembossaments en efectiu reflectides a l’informe resumit de vendes. Els pagaments només es reflectiran a l’informe de caixa per a una caixa d’efectiu individual.
Agrupació de les propines
Si el teu restaurant agrupa propines, és possible que vulguis consultar la Integració amb Square i Homebase. Homebase és una subscripció separada que s’integra amb el teu compte de Square.
També pots calcular manualment l’import del pagament per a l’agrupació de propines afegint el total de propines per als empleats des dels seus informes de torn. Tingues en compte que també hauràs d’afegir el total de les propines en efectiu, ja que les propines en efectiu no estan representades a l’informe de torn de l’empleat.
Per exemple: suposem que tens tres empleats treballant hores diferents durant el torn del sopar. Durant la nit, junts recapten 1 000 € en propines. Així és com pots calcular la propina per a cada empleat.
| Hores treballades | Total d’hores | Càlcul | Import a pagar |
| El cambrer A treballa 8 hores | 18 hores en total | (1000/18) x 8 | 444,40 € |
| El cambrer B treballa 6 hores | (1000/18) x 6 | 333,30 € | |
| El cambrer C treballa 4 hores | (1000/18) x 4 | 222,20 € |
Si has activat l’opció Declara les propines en efectiu a la secció Torns del Tauler de control, els empleats han d’introduir l’import que han rebut en propines durant el torn abans de canviar de càrrec. Per fer el seguiment de les propines en efectiu cal una subscripció a Pla Plus de Square per a restaurants.
Més informació sobre la declaració de propines en efectiu i l’agrupació de les propines amb la gestió dels registres d’hores per als empleats.
Informe de caixa
Un cop hagis donat propina als empleats des d’una caixa, pots generar un informe de caixa.
Tanca una caixa des de l’aplicació
Per tancar una caixa individual i generar un informe:
Toca Compte > Gestió d’efectiu > Tanca la caixa. A l’Square Register, selecciona Serveis > Gestió d’efectiu > Tanca la caixa.
També tens l’opció de tancar qualsevol caixa oberta per al mateix punt de venda.
Des de l’aplicació, toca Compte > Gestió d’efectiu. Per a Square per a restaurants a l’Square Register, toca Serveis > Gestió d’efectiu.
Toca Altres caixes.
Veuràs una llista d’altres caixes obertes. Introdueix els detalls de la caixa (import real i descripció de la caixa) > Tanca la caixa > Confirma que vols tancar la caixa.
Com que tancaràs una caixa oberta en un altre punt de venda, hauràs de confirmar una darrera vegada tocant Tanca la caixa > Fet.
Tanca una caixa en línia
A més de tancar una caixa des de l’aplicació de Square per a restaurants, pots tancar qualsevol caixa oberta des del Tauler de control en línia de Square.
Comença:
Ves al Tauler de control en línia de Square > Informes > Informes.
Fes clic a la pestanya Caixa d’efectiu > Informe de caixa.
Als detalls de l’informe de la caixa, hi veuràs l’opció Tanca la caixa. Introdueix l’import real i la descripció de la caixa.
Si vols que un administrador o un empleat tingui permís per gestionar les caixes en línia, procura actualitzar els seus permisos a la secció Equip del Tauler de control en línia de Square. Hauràs de concedir-los el permís Mostra els informes de caixa.
Comportament de la caixa
Els informes de caixa són específics del dispositiu, de manera que cada TPV que faci servir la gestió d’efectiu tindrà un informe diferent. Si tens diversos dispositius amb caixes associades, assegura’t de tancar cada caixa per separat.
Després, a cada informe de caixa, la línia Vendes en efectiu afegirà tots els pagaments en efectiu processats mitjançant aquest dispositiu. Si tens dos empleats que fan servir un TPV per processar els pagaments, afegir el total de Vendes en efectiu processades als seus dos informes de torn hauria de ser igual al total de vendes en efectiu de l’informe de caixa.
Aquí tens un exemple:
Exemple 1: la Sara i l’Andreu processen cadascun una venda de 10 € a través del mateix TPV amb la gestió d’efectiu activada. A l’informe de caixa, les vendes totals en efectiu seran de 20 € i l’informe de torn de cada cambrer reflectirà 10 € en efectiu a cobrar.
Tanmateix, alguns restaurants necessiten que els empleats facin servir diversos TPV:
Exemple 2: la Sara processa dues vendes per 10 €, amb un total de 20 €: una transacció es processa al TPV del cambrer, l’altra es processa al TPV de la barra.
Informe de torn de la Sara: les vendes en efectiu processades sumen 20 €.
Informe de caixa del TPV del cambrer: el total de vendes en efectiu és de 10 €.
Informe de caixa del TPV del bar: el total de vendes en efectiu és de 10 €.
Tingues en compte que els pagaments d’una caixa no actualitzaran les vendes en efectiu de l’informe de tancament del dia.
Informe de tancament del dia
Un cop els empleats hagin acabat de tancar factures, generar els seus informes de torn i tancar les caixes obertes, pots generar l’informe de tancament del dia:
A l’aplicació de Square per a restaurants, toca Accions.
Després, selecciona Executa el tancament del dia.
Tanca les factures o caixes obertes i registra la sortida dels empleats que encara no ho hagin fet. També pots actualitzar les accions necessàries per generar un informe de tancament del dia des del Tauler de control en línia de Square.
Quan ho tinguis tot a punt, toca Executa el tancament del dia.
Resolució de problemes d’informes de restaurants
Hi ha dues maneres principals per les quals les vendes o les propines d’un empleat poden ser incorrectes. Si un empleat processa una venda abans de registrar l’entrada o després de generar el seu informe de torn, les seves xifres de vendes es veuran esbiaixades.
Per solucionar el problema, pots personalitzar el període de temps de l’informe.
Per exemple, mirem com actualitzar l’informe de torn:
A l’aplicació, toca Compte > Informe de torns.
Després, selecciona Modifica l’informe.
Toca Període de temps > Personalitzat. Per actualitzar-lo, només cal que toquis i ajustis l’hora d’inici i de finalització.
Quan les hores semblin correctes, toca la fletxa enrere > Aplica.
Més informació sobre genera informes amb Square per a restaurants.