Informes de final del día con Square para Restaurantes
Cuando tengas todo listo para cerrar el restaurante por la noche, podrás ejecutar informes específicos del restaurante y obtener estadísticas de las ventas, conciliar el efectivo y pagar propinas a los miembros del equipo.
El primer paso para ejecutar un informe de cierre del día es Personaliza tus procedimientos de cierre de tu Panel de Datos Square en línea. Una vez que actualices los ajustes de cierre del día, tendrás todo listo para comenzar.
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Informes de turnos
Cuando un miembro del equipo esté listo para cerrar un turno, deberá ejecutar un informe de turnos para ver las propinas con tarjeta y el efectivo que se deba a la casa antes de marcar salida.
Para administrar un Informe de turnos desde la aplicación Square para Restaurantes en iPad, sigue estos pasos:
Inicia sesión en la aplicación con tu código de acceso personal.
Pulsa Cuenta en la parte inferior de la pantalla.
Haz clic en Ejecutar informe de turnos. Antes de ejecutar tus informes, puedes configurar los ajustes de las propinas, cerrar cuentas abiertas o declarar propinas en efectivo de ser necesario.
Si todo se ve bien, pulsa Ejecutar informe de turnos. Si las cifras parecen bajas, es posible que un miembro del equipo haya procesado un pago antes de marcar entrada. Para personalizar el marco de tiempo, pulsa Editar informe.
Para ejecutar un Informe de turnos desde Square Register, sigue estos pasos:
Inicia sesión en Square Register con un código de dispositivo único.
Pulsa Utilidades en la parte inferior de la pantalla.
Haz clic en Ejecutar informe de turnos. Antes de ejecutar tus informes, puedes configurar los ajustes de las propinas, cerrar cuentas abiertas o declarar propinas en efectivo de ser necesario.
Si todo se ve bien, pulsa Ejecutar informe de turnos. Si las cifras parecen bajas, es posible que un miembro del equipo haya procesado un pago antes de marcar entrada. Para personalizar el marco de tiempo, pulsa Editar informe.
Recuerda que el informe de turnos solo puede ejecutarse si se completaron las tareas obligatorias pendientes, como cerrar todas las cuentas o ajustar las propinas con tarjeta de crédito. Puedes configurar estas tareas en Dispositivos > Ajustesdel servicio > Procedimientosde cierre en tu Panel de Datos Square en línea. Asimismo, la opción de imprimir tu informe de turnos estará desactivada si la impresora no está conectada a tu dispositivo.
Nota: Si las cifras detalladas no se ven correctas, prueba los cómo solucionar problemas comunes con informes de turnos
Si tienes tus ajustes de los procedimientos de cierre configurados, los miembros del equipo deberán completar las acciones necesarias antes de terminar su turno.
Pago de propinas a los miembros del equipo
No todos los restaurantes siguen los mismos procedimientos de cierre, en especial cuando se trata de dar propinas a los miembros del equipo. Estas son algunas de las formas más frecuentes en que los restaurantes reparten las propinas al final de un turno:
Pago de propinas desde una caja de efectivo
Primero, los miembros de tu equipo deben ejecutar los informes de turno para ver las propinas con tarjeta de crédito (es decir, las propinas que no son en efectivo).
A continuación, dirígete a Cuenta > Manejo de efectivo > Ingresos/Egresos. Asegúrate de etiquetar las Propinas (Nombre de los miembros del equipo) por transferencia. Las transferencias crearán un registro del efectivo que se deduce de una caja, por separado de las ventas en efectivo.
Nota: Las transferencias no cambiarán las ventas en efectivo ni los reembolsos registrados en los informes de Resumen de ventas. Las transferencias solo se verán reflejadas en el informe de caja de cada caja de efectivo.
Pago de propinas a los miembros del equipo a través de la nómina
Si planeas pagar propinas a los miembros del equipo a través de Nómina Square, puedes ignorar los artículos de línea Propinas no en efectivo y Efectivo que se le debe al mesero. Simplemente, asegúrate de que los miembros de tu equipo paguen el Efectivo que se le debe a la casa de las cuentas cerradas.
Cuando ejecutes tu nómina, podrás indicar el total en efectivo para fines impositivos e incluir las propinas con tarjeta de crédito en la cuenta o transferir los montos.
Pozo de propinas
También puedes agregar todas las propinas de los miembros de tu equipo de sus informes de turno para calcular manualmente el monto de las transferencias al pozo de propinas. Ten en cuenta que también deberás agregar el total de las propinas en efectivo, ya que las propinas en efectivo no están representadas en los informes de turnos de los miembros del equipo.
Por ejemplo: Imagina que tienes tres miembros del equipo trabajando en diferentes horarios en un turno de cena. Entre los tres, recolectaron $1,000 en propinas esa noche. Estos son los pasos para calcular el pago de propina de cada miembro del equipo.
| Horas trabajadas | Horas totales | Cálculo | Monto adeudado |
| El camarero A trabaja 8 horas | Total de 18 horas | (1000/18) X8 | $444.40 |
| El camarero B trabaja 6 horas | (1000/18) X6 | $333.30 | |
| El camarero C trabaja 4 horas | (1000/18) X4 | $222.20 |
Si tienes la opción Declarar propinas en efectivo activada en la sección Turnos del Panel de Datos, los miembros del equipo pueden declarar la propina en efectivo del informe del turno sin marcar salida. Para registrar las propinas en efectivo necesitas una suscripción a Square para Restaurantes Plus.
Obtén más información sobre cómo declarar propinas en efectivo y el pozo de propinas con la administración de registros de horas para miembros del equipo.
Informe de caja de efectivo
Una vez que hayas terminado pagar las propinas a los miembros del equipo de una caja de efectivo, puedes generar un informe de caja de efectivo.
Cierra la caja de efectivo desde la aplicación
Para cerrar una caja de efectivo individual y generar un informe:
En un iPad, pulsa Cuenta > Manejo de efectivo > Cerrar caja. En Square Register, selecciona Utilidades > Manejo de efectivo > Cerrar caja.
También tendrás la opción de cerrar otras cajas de efectivo abiertas para la misma ubicación.
En la aplicación de iPad, pulsa Cuenta > Manejo de efectivo. Para Restaurantes en Square Register, pulsa Utilidades > Manejo de efectivo.
Pulsa Otras cajas.
Verás una lista de las otras cajas de efectivo abiertas. Ingresa los detalles de la caja (la descripción y el monto actual de la caja) > Cerrar caja > Confirmar cierre de caja.
Dado que cerrarás una caja abierta en otro punto de venta, deberás confirmar la operación una vez más. Para ello, pulsa Cerrar caja > Listo.
Cierra la caja de efectivo en línea
Además de cerrar una caja de efectivo desde la aplicación Square para Restaurantes, puedes cerrar cualquier caja de efectivo abierta desde el Panel de Datos Square en línea.
Para comenzar, haz lo siguiente:
Dirígete a tu Panel de Datos Square en línea > Informes > Informes.
Haz clic en la pestaña Cajas de efectivo > Informe de caja.
En los detalles del informe de la caja, verás la opción para Cerrar caja. Ingresa el monto actual y la descripción de la caja.
Si deseas otorgar a un gerente o a un miembro del equipo acceso al manejo de cajas de efectivo en línea, asegúrate de actualizar sus permisos desde la sección Equipo en el Panel de Datos Square en línea. Necesitarás otorgarles permisos para Ver informes de caja de efectivo.
Comportamiento de la caja de efectivo
Los informes de caja de efectivo son específicos del dispositivo, por lo que cada punto de venta que utilice el manejo de efectivo generará un informe diferente. Si tienes varios dispositivos con cajas de efectivo asociadas, asegúrate de cerrar cada caja por separado.
A continuación, en cada informe de caja de efectivo, la línea Ventas en efectivo agregará todos los pagos en efectivo procesados en ese dispositivo. Si dos de los miembros de tu equipo usan un mismo punto de venta para procesar pagos, agregar el total de Ventas en efectivo procesadas en ambos informes de turno debería igualar el total de las ventas en efectivo del informe de caja.
A continuación, encontrarás algunos ejemplos:
Ejemplo 1: Sarah y Andrés procesan una venta de $10 cada uno en el mismo punto de venta con el manejo de efectivo activado. En el informe de caja, las ventas en efectivo totales sumarán $20, mientras que el informe de turno de cada mesero mostrará ventas en efectivo procesadas por un total de $10.
Sin embargo, algunos restaurantes necesitan que los miembros del equipo usen más de un punto de venta:
Ejemplo 2: Sarah procesa dos ventas de $10, que suman un total de $20. Una transacción se procesa mediante el punto de venta de servicio, la otra se procesa mediante el punto de venta del bar.
El informe de turno de Sarah mostrará que el total de las ventas en efectivo procesadas es de $20.
El informe de caja de efectivo del punto de venta de servicio mostrará que el total de las ventas en efectivo es de $10.
El informe de caja del punto de venta del bar mostrará que el total de las ventas en efectivo es de $10.
Ten en cuenta que los pagos de una caja de efectivo no actualizan las ventas en efectivo del informe de cierre del día.
Informe de cierre del día
Una vez que los miembros del equipo hayan terminado de cerrar las cuentas, ejecutado los informes de turnos y cerrado las cajas de efectivo abiertas, podrás ejecutar tu informe de cierre del día:
Desde la aplicación Square para Restaurantes, pulsa Acciones.
Luego, selecciona Ejecutar cierre del día.
De ser necesario, podrás cerrar las cuentas abiertas y las cajas de efectivo, ajustar propinas y marcar la salida de los miembros del equipo que no lo hayan hecho desde la vista previa. No se puede ejecutar un informe de cierre del día hasta que todas las tareas necesarias, que puedes actualizar, estén completas. También puedes actualizar las acciones necesarias para ejecutar un informe de cierre del día desde Dispositivos > Ajustesdel servicio > Procedimientos de cierre en tu Panel de Datos Square en línea.
Una vez que todo esté listo, pulsa Ejecutar cierre del día.
Nota: El informe de cierre del día variará según tus ajustes de corrección de cuentas y si permites que tu equipo reabra cuentas con la forma de pago original. Si ejecutas un informe de cierre del día, se liquidarán todas las propinas con tarjeta de crédito.
Tienes dos opciones para administrar cuentas:
Reabrir y conservar forma de pago: te permite reabrir una cuenta cerrada y conservar la forma de pago que se usó originalmente.
Reabrir y eliminar forma de pago: cuando reabras una cuenta cerrada, la forma de pago se eliminará automáticamente y el monto del pago original se reembolsará.
Si tienes la opción Reabrir y conservar forma de pago activada, ejecutar un cierre del día cerrará y finalizará las cuentas abiertas de una ubicación. No podrás reabrir ni modificar ninguna cuenta después de esto.
Solución de problemas de informes de restaurantes
Existen dos formas principales en que las ventas o las propinas de un miembro del equipo pueden ser incorrectas. Si un miembro del equipo procesa una venta antes de marcar entrada o después de ejecutar su informe de turnos, las cifras de ventas de dicho miembro del equipo estarán distorsionadas.
Para solucionar el problema, es recomendable que personalices el período del informe.
Por ejemplo, echemos un vistazo a la actualización del informe de turnos:
En la aplicación, pulsa Cuenta > Informe de turnos.
Luego, selecciona Editar informe.
Pulsa Período > Personalizar. Para actualizar, solo pulsa en las horas de inicio y finalización y ajústalas.
Cuando tengas las horas correctas, pulsa la flecha de retroceso > Aplicar.
Obtén más información sobre cómo informar con Square para Restaurantes.