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Rapport de fin de journée avec Square pour restaurants

Lorsque vous êtes prêt à fermer votre restaurant pour la journée, vous pouvez produire des rapports propres à votre établissement pour obtenir des données sur vos ventes, rapprocher vos tiroirs-caisses et verser les pourboires aux membres de l’équipe.

La première étape de la production réussie d’un rapport de fin de journée consiste à personnaliser vos procédures de clôture depuis votre Tableau de bord Square en ligne. Lorsque vos paramètres de fin de journée sont mis à jour, vous êtes prêt à commencer.

Consultez la comparaison complète des fonctionnalités entre PDV Square, l’abonnement gratuit à Square pour restaurants et l’abonnement Plus.

Rapports de quart de travail

Les membres d’équipe sur le point de terminer leur quart de travail doivent produire un rapport de quart de travail pour afficher leurs pourboires payés par carte de crédit et le montant dû à l’établissement avant de pointer en sortie.

Pour produire un rapport de quart de travail à partir de l’application Square pour restaurants :

  1. Accédez à l’application à l’aide du code confidentiel du membre d’équipe.

  2. Touchez Compte en bas de l’écran.

  3. Cliquez sur Produire le rapport de quart de travail.

  4. Si tout vous semble correct, touchez Produire le rapport de quart de travail. Des valeurs basses peuvent indiquer qu’un employé a peut-être traité un paiement avant de pointer à l’arrivée. Vous pouvez personnaliser la période en touchant Modifier le rapport.

Remarque : Si les chiffres indiqués vous semblent inexacts, reportez-vous aux conseils de résolution de problèmes courants liés aux rapports sur les quarts de travail.

Si vous avez configuré vos paramètres de la procédure de clôture, les membres de votre équipe devront effectuer les actions requises avant la fin de leur quart de travail.

Verser les pourboires aux membres d’équipe

Les restaurants n’utilisent pas tous les mêmes procédures de clôture, particulièrement en matière de versement des pourboires aux employés. Vous trouverez ci-dessous quelques méthodes courantes utilisées par les restaurants pour verser les pourboires à la fin d’un quart de travail.

Verser les pourboires à partir d’un tiroir-caisse

  1. Demandez tout d’abord aux membres de votre équipe de produire leur rapport de quart de travail pour connaître les pourboires payés par carte de crédit (soit les pourboires autres qu’en espèces).

  2. CA Sélectionnez ensuite Compte, Gestion des espèces, puis Encaisser/Décaisser. Assurez-vous d’attribuer au versement le titre Pourboires de (nom du membre d’équipe). Les versements créeront un dossier des espèces tirés d’un tiroir-caisse, soit un montant distinct des ventes en espèces.

Remarque : Les versements ne modifieront pas les ventes et les remboursements en espèces indiqués dans le rapport Récapitulatif des ventes. Les versements ne figureront que dans le rapport de caisse pour un tiroir-caisse donné.

Mise en commun des pourboires

Si votre restaurant met les pourboires en commun, il vous serait peut-être utile de consulter l’article Intégration de Homebase et Square. Homebase nécessite un abonnement distinct et s’intègre à votre compte Square.

Vous pouvez également calculer manuellement le montant des pourboires mis en commun en additionnant le total des pourboires des membres d’équipe à partir des rapports de quart de travail. Le cas échéant, n’oubliez pas d’ajouter le total des pourboires en espèces, puisque ces pourboires ne sont pas représentés dans le Rapport des quarts de travail des membres d’équipe.

Par exemple : Imaginons que vous avez trois membres d’équipe qui travaillent un nombre d’heures différent pendant un quart de souper. Ils recueillent ensemble 1 000 $ en pourboires pour la soirée. Voici comment vous pouvez calculer les pourboires à verser à chaque membre d’équipe :

Heures travaillées Total des heures Calcul Montant dû
Le serveur A travaille pendant 8 heures Total de 18 heures (1000/18) X 8 444,40 $
Le serveur B travaille pendant 6 heures (1000/18) X 6 333,30 $
Le serveur C travaille pendant 4 heures (1000/18) X 4 222,20 $

Rapport de tiroir-caisse

Lorsque vous avez fini de verser les pourboires des membres d’équipe à partir d’un tiroir-caisse, vous pouvez produire un rapport de tiroir-caisse.

Clore une session de caisse à partir de l’application

Pour clore une session de caisse individuelle et générer un rapport :

  1. Touchez Compte > Gestion des espèces > Clôturer la session.

Vous aurez également l’option de clore d’autres tiroirs-caisses ouverts pour le même point de vente.

Close Remote Cash Drawer from App
  1. À partir de l’application, touchez Compte > Gestion des espèces.

  2. Touchez Autres sessions.

  3. Vous verrez une liste des autres tiroirs-caisses ouverts. Entrez les détails du tiroir-caisse (montant réel et description du tiroir-caisse), puis touchez Clôturer la session et Confirmer.

  4. Comme vous fermerez un tiroir-caisse ouvert à un autre point de vente, vous devrez confirmer une dernière fois en touchant Clôturer la session et Terminé.

Clore une session de caisse en ligne

Une session de caisse ouverte peut être clôturée à partir de l’application Restaurants, mais aussi à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Pour démarrer :

  1. Accédez à votre <tableau de bord Square en ligne, puis à Rapports.

  2. Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses > Rapport de caisse.

  3. Dans les détails du rapport de caisse, vous verrez une option pour Clôturer la session. Entrez le solde actuel et la description de caisse.

Si vous désirez accorder à un gestionnaire ou à un membre de l’équipe l’accès à la gestion des tiroirs-caisses en ligne, vous avez simplement à mettre à jour leurs autorisations à partir de votre Section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous devrez leur accorder l’autorisation Affichage des rapports de caisse.

Online Drawer Report

Rappelez-vous : Si vous clôturez une session de caisse à distance, vous ne pourrez encaisser ou décaisser.

Comportement des tiroirs-caisses

Les rapports de tiroir-caisse sont spécifiques à chaque appareil, ce qui signifie que chaque point de vente utilisant la fonction Gestion des espèces recevra un rapport différent. Si vous avez plusieurs appareils avec des tiroirs-caisses associés, assurez-vous de fermer chaque tiroir-caisse séparément.

Ensuite, sur le rapport de chaque tiroir-caisse, la ligne Ventes en espèces additionnera tous les paiements en espèces traités par cet appareil. Si deux membres d’équipe utilisent un même point de vente pour traiter les paiements, l’addition du total Dû en espèces de chacun de leur rapport de quart de travail devrait correspondre aux ventes totales en espèces sur le rapport du tiroir-caisse.

Voici un exemple :

Exemple 1 : Sarah et Andrés traitent chacun une vente de 10 $ à l’aide de la même Solution PDV alors que la gestion des espèces est activée. Sur le rapport du tiroir-caisse, les ventes totales en espèces totaliseront 20 $ et le rapport du quart de travail de chaque serveur indiquera un montant dû en espèces de 10 $.

Cependant, certains restaurants exigent que leurs employés utilisent des Solutions PDV multiples :

Exemple 2 : Sarah traitent deux ventes de 10 $, totalisant 20 $ : Une transaction est traitée par le PDV du serveur, l’autre par le PDV du bar.

  • Rapport du quart de travail de Sarah : Le total dû en espèces est de 20 $.

  • Rapport du tiroir-caisse du PDV du serveur : Les ventes totales en espèces correspondent à 10 $.

  • Rapport du tiroir-caisse du PDV du bar : Les ventes totales en espèces correspondent à 10 $.

N’oubliez pas que les versements effectués depuis un tiroir-caisse ne sont pas reflétés dans les ventes en espèces de votre rapport de fin de journée.

Rapport de fin de journée

Lorsque vos membres d’équipe auront fermé les additions, produit leur rapport de quart de travail et fermé tout tiroir-caisse ouvert, vous pourrez produire votre rapport de fin de journée :

  1. À partir de l’application Restaurants, touchez Actions.

  2. Ensuite, sélectionnez Produire le rapport de fin de journée.

  3. Fermez toute addition ouverte ou tout tiroir-caisse ouvert, puis pointez en sortie les membres de l’équipe qui ne l’ont pas encore fait. Vous pouvez également mettre à jour les actions requises pour la production d’un rapport de fin de journée à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

  4. Lorsque vous serez prêt, touchez Produire le rapport de fin de journée.

Dépannage des rapports de Square pour restaurants

Deux raisons principales peuvent expliquer des erreurs touchant les ventes ou les pourboires d’un membre d’équipe. Si un membre d’équipe traite une vente avant de pointer en entrée ou après avoir produit son rapport de quart de travail, les données des ventes seront inexactes.

Pour régler ce problème, vous devrez personnaliser la période du rapport.

Voyons comment mettre à jour le rapport de quart de travail :

  1. À partir de l’application, touchez Compte > Rapport de quart de travail.

  2. Ensuite, sélectionnez Modifier le rapport.

  3. Touchez Période, puis Personnalisée. Pour effectuer une mise à jour, sélectionnez et rajustez simplement les périodes de début et de fin.

  4. Lorsque la période semble correcte, touchez la flèche de retour, puis Appliquer.

En savoir plus au sujet de production de rapports avec Square pour restaurants .

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