Informes de cierre del día con Square para restaurantes

Cuando vayas a cerrar tu restaurante por la noche, podrás generar informes específicos sobre tus ventas, cuadrar la caja y revisar el número de comensales.

Para realizar con éxito un informe de cierre del día, lo primero que hay que hacer es Personaliza las tareas de cierre from your Panel de control en línia de Square. Cuando hayas actualizado la configuración del cierre del día, ya podrás empezar.

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Informes de turnos

Cuando un empleado vaya a cerrar un turno, tendrá que hacer un informe para ver las propinas con tarjeta que ha recibido (si la opción de propinas está activada) y el dinero en efectivo que debe al restaurante antes de salir. Nota: Si no pagas los costes del servicio a los empleados, puedes omitir la opción Efectivo adeudado al restaurante.

Para hacer un informe de turnos desde la aplicación Restaurantes en un iPad:

1. Inicia sesión en la aplicación con tu contraseña personal.

2. Pulsa Cuenta en la parte inferior de la pantalla.

3. Selecciona Ejecutar informe de turnos.

4. Si todo está bien, pulsa Ejecutar informe de turnos. Si las cifras te parecen bajas, es posible que un empleado haya procesado pagos antes de registrar su entrada (puedes personalizar el período pulsando Editar informe).

Para hacer un informe de turnos desde Square Register:

1. Inicia sesión en Square Register con el código de dispositivo único.

2. Pulsa Herramientas en la parte inferior de la pantalla.

3. Selecciona Ejecutar informe de turnos.

4. Si todo está bien, pulsa Ejecutar informe de turnos. Si las cifras te parecen bajas, es posible que un empleado haya procesado pagos antes de registrar su entrada (puedes personalizar el período pulsando Editar informe).

Nota: Si las cifras no cuadran, consulta solucionar problemas habituales con los nformes de turnos.

Siempre que hayas configurado los ajustes del procedimiento de cierre, los empleados tendrán que completar las acciones que se les requiera antes de terminar el turno.

Dar propinas a los empleados

No todos los restaurantes siguen los mismos procesos a la hora de cerrar, sobre todo cuando se trata de dar propina a los empleados. Si tu restaurante acepta propinas opcionales, a continuación se indican algunas de las formas más comunes para repartir las propinas al finalizar el turno.

Dar propina desde una caja de efectivo

1. En primer lugar, haz que los empleados ejecuten los informes de turno para poder consultar las propinas de las tarjetas de pago (es decir, las propinas no monetarias).

2. A continuación, ve a Cuenta > Gestión de caja > Ingresar/pagar. Asegúrate de marcar el pago Propinas de (nombre del empleado). Los pagos crean un registro del efectivo descontado de la caja, por separado de las ventas en efectivo.

Nota: Los pagos no cambian las ventas en efectivo ni los reembolsos que se reflejan en el informe Resumen de ventas. Los pagos únicamente se reflejan en el informe de caja de cada caja de efectivo.

Agrupación de propinas

Si tu restaurante agrupa las propinas, te recomendamos que consultes la Integración de Homebase y Square. Homebase es una suscripción independiente que se integra con tu cuenta de Square.

También puedes calcular manualmente el importe de las propinas sumando el total de las propinas de los empleados que aparecen en los informes de turno. Recuerda que tendrás que añadir también el total de las propinas en efectivo, ya que estas no figuran en el informe de turnos de los empleados.

Por ejemplo: tienes tres empleados que trabajan con horarios diferentes durante un turno de cenas. En conjunto, recibieron 1000 € de propina durante la noche. Así es cómo calculamos el pago de propinas a cada empleado.

Si has activado la opción Declarar las propinas en efectivo en la sección Turnos del Panel de control, el personal deberá introducir el importe de las propinas recibidas durante su turno antes de cambiar de puesto. Para hacer el seguimiento de las propinas en efectivo es necesaria una suscripción a Square para restaurantes Plus.

Consulta más información sobre la agrupación de propinas y cómo declarar las propinas en efectivo con Gestión de registro de horas para empleados.

Informe de caja de efectivo

Cuando hayas terminado de pagar propinas a los empleados desde una caja de efectivo, puedes generar un informe de caja de efectivo.

Cerrar la caja de efectivo desde la aplicación

Para cerrar una caja de efectivo concreta y generar un informe, sigue estos pasos:

1. Pulsa Cuenta > Gestión de caja > Cerrar caja. En Square Register, selecciona Utilidades > Gestión de caja > Cerrar caja.  

También podrás cerrar otras cajas de efectivo abiertas del mismo punto de venta.

1. Desde la aplicación, pulsa Cuenta > Gestión de caja. Para Restaurantes en Square Register, pulsa Utilidades > Gestión de caja. 

2. Pulsa Otras cajas.

3. Verás una lista del resto de las cajas de efectivo abiertas. Introduce los detalles de la caja (su descripción e importe real) > Cerrar caja > Confirmar cierre de caja.

4. Como vas a cerrar una caja abierta en otro TPV, tendrás que volver a confirmarlo pulsando Cerrar caja > Listo.

Cerrar caja de efectivo en línea

Además de cerrar una caja de efectivo desde la aplicación Restaurantes, puedes cerrar cualquier caja abierta desde tu Panel de control en línea de Square.

Para empezar, sigue estos pasos:

1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Informes > Informes.

2. Haz clic en la pestaña Cajas de efectivo > Informe de caja.

3. En el informe de caja de efectivo, verás la opción Cerrar caja. Introduce la cantidad actual y la descripción de la caja.

Si quieres conceder a un encargado o a un empleado acceso a la gestión de las cajas de efectivo en línea, actualiza sus permisos en la sección Equipo del Panel de control en línea de Square. Tendrás que asignarle el permiso Ver informes de caja de efectivo.

Funcionamiento de las cajas de efectivo

Los informes de caja de efectivo son específicos para cada dispositivo, por lo que cada TPV que utilice la gestión de efectivo tendrá un informe diferente. Si tienes varios dispositivos con cajas de efectivo asociadas, debes cerrar cada caja por separado.

A continuación, en cada informe de caja, la línea Ventas en efectivo sumará todos los pagos en efectivo procesados a través de ese dispositivo. Si tienes dos empleados que utilizan un TPV para procesar los pagos, la suma del total de efectivo a pagar en los informes de ambos turnos debería ser igual al total de las ventas en efectivo del informe de caja.

Por ejemplo:

Ejemplo 1: Sara y Andrés procesan cada uno una venta de 10 € a través del mismo TPV con la gestión de caja activada. En el informe de caja, el total de las ventas en efectivo será de 20 € y el informe de turnos de cada empleado reflejará los 10 € pagados en efectivo.

Sin embargo, algunos restaurantes necesitan que los empleados usen más de un TPV:

Ejemplo 2: Sara procesa dos ventas por 10 €, que suman 20 €. Una transacción se procesa mediante el TPV de servicio y la otra se procesa mediante el TPV del bar.

• Informe del turno de Sara: El total de efectivo es de 20 €.

• Informe de caja de TPV del empleado: El total de ventas en efectivo es de 10 €.

• Informe de caja del TPV del bar: El total de ventas en efectivo es de 10 €.

Recuerda que los pagos de una caja de efectivo no actualizan las ventas en efectivo del informe de cierre del día.

Informe de cierre del día

Una vez que los empleados hayan terminado de cerrar las cuentas, de ejecutar sus informes de turno y de cerrar las cajas abiertas, puedes ejecutar el informe de cierre del día:

1. En la aplicación Restaurantes, pulsa Acciones.

2. Luego, selecciona Ejecutar cierre del día.

3. Cierra las cuentas o cajas de efectivo abiertas y registra la salida de los empleados que aún no lo hayan hecho. También puedes actualizar las acciones necesarias para ejecutar un informe de cierre del día desde el Panel de control de Square.

4. Una vez esté todo listo, pulsa Ejecutar cierre del día.

Solución de problemas con informes de restaurantes

Las ventas o las propinas de un empleado pueden ser incorrectas por dos motivos. Si un empleado procesa una venta antes de registrar su entrada o después de realizar su informe de turno, sus datos de ventas serán erróneos.

Para solucionar el problema, personaliza el periodo del informe.

Por ejemplo, echemos un vistazo a la actualización del informe de turnos:

1. Desde la aplicación, pulsa Cuenta > Informe de turnos.

2. A continuación, selecciona Editar informe.

3. Pulsa Periodo > Personalizar. Para modificar esta opción, solo tienes que pulsar y cambiar las horas de inicio y finalización.

4. Cuando las horas estén bien, pulsa la flecha de retroceso > Aplicar.

Consulta más información sobre crear informes con Square para restaurantes.