Production de rapports sur la fiche de présence des employés
Les fiches de présence vous aident à gérer vos employés, y compris le nombre total d’heures travaillées, les pauses, les notes et le coût de la main-d’œuvre. Grâce à ces outils, vous pouvez consulter les performances de tous vos employés.
Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez modifier les périodes de travail, consulter et exporter les rapports de suivi du temps de travail et enregistrer le départ des employés qui oublient de le faire.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la section Périodes de travail de votre tableau de bord.
Aperçu de la journée de travail
Sous cet onglet, vous verrez l’activité de vos employés pour une seule journée. Cela comprend toutes les périodes de travail commencées au cours de la journée de travail sélectionnée, les pauses et si des périodes de cette journée ont impliqué des heures supplémentaires. Les erreurs, les heures supplémentaires et les transgressions de vos règles de pause seront indiquées en rouge.
Aperçu de l’horaire
À partir du planning de la journée de travail, vous pouvez consulter, créer, modifier et supprimer des périodes de travail. Utilisez les filtres de date et de point de vente pour trouver les périodes que vous recherchez. Le planning vous présente les périodes de travail une journée à la fois.
Consulter, modifier et exporter les périodes de travail des employés
Pour consulter un service unique :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer la période de travail que vous souhaitez consulter.
Recherchez et sélectionnez la période de travail.
Ainsi, vous verrez le total des heures travaillées durant cette période de travail, les heures payées, les pauses, les notes et le coût de la main-d’œuvre.
Pour consulter et exporter l’historique des périodes de travail d’un employé pour une période donnée :
Accédez à la section Coût de la main-d’œuvre de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente.
Cliquez sur le nom de l’employé.
Sélectionnez une période de travail pour en afficher les détails.
Cliquez sur Exporter les périodes de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport concernant cet employé.
Pour modifier le service de travail d’un employé :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer la période de travail que vous souhaitez modifier.
Trouvez et sélectionnez la période de travail.
Ajustez les détails de la période de travail, comme les heures d’arrivée et de départ, les pauses et les tâches effectuées.
Cliquez sur Enregistrer.
Si un employé oublie d’enregistrer son départ dans Solution PDV Square ou ne parvient pas à le faire dans l’Application Gestion des employés Square, vous avez la possibilité d’enregistrer son départ à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour enregistrer le départ d’un employé :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer le la période de travail que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez une période de travail ouverte.
Cliquez sur Enregistrer le départ.
Saisissez l’heure de départ de votre employé.
Enregistrer.
Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV Square
Lorsqu‘ils quittent un point de vente partagé, les employés ont la possibilité d‘imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend leurs heures d‘arrivée et de départ, leurs pauses et le nombre total d‘heures rémunérées.
Pour ce faire :
Sur l’écran Paiement de l’application Square, appuyez sur Enregistrer l’arrivée/le départ.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.
Appuyez sur Terminer la période de travail.
Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.
Remarque : bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne sont pas affichées sur l’écran permettant d’enregistrer les départs.
Notifications des heures supplémentaires
Les périodes de travail qui impliquent des heures supplémentaires et des heures doubles sont marqués en rouge. Pour afficher et ajuster les paramètres d‘heures supplémentaires, ainsi que pour trouver des informations sur vos règles d‘heures supplémentaires locales, accédez à Paramètres > Heures supplémentaires.
Alertes de transgression des pauses
Si la pause d’un employé est trop longue ou trop courte, elle sera indiquée en rouge dans vos rapports relatifs aux périodes de travail deux minutes après la transgression.
Pour afficher et régler les paramètres des pauses et trouver les renseignements concernant les règles des repas et des pauses de votre État, accédez à Paramètres, puis à Heures supplémentaires ou pauses.
Coût de la main-d’œuvre
Examinez le total des heures et les coûts de main-d’œuvre nécessaires pour payer vos employés. Si des employés occupent plusieurs postes avec des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.
Heures normales : Heures travaillées au salaire de l‘employé conformément à son intitulé de poste. Heures supplémentaires : Définies par la réglementation locale, les heures supplémentaires sont habituellement payées 1,5 fois le salaire horaire de l‘employé. Heures à taux double : Définies par la réglementation locale, les heures à taux double sont habituellement payées 2 fois le salaire horaire de l‘employé.
Heures payées : Total des heures payées pour la plage de dates sélectionnée. Pauses payées : Total des pauses payées selon la réglementation locale et vos paramètres de pause pour la plage de dates sélectionnée. Les pauses payées seront comptabilisées dans le calcul des heures supplémentaires.
Pauses non payées : Total des pauses non payées selon la réglementation locale et vos paramètres de pause pour la plage de dates sélectionnée. Les pauses non payées ne sont pas comptabilisées dans le calcul des heures supplémentaires.
Total du coût de la main-d‘œuvre : Coût total de la main-d’œuvre pour la plage de dates sélectionnée.
Remarque : Les heures supplémentaires des employés qui ont plusieurs salaires sont basées sur le taux combiné de chaque employé. Le taux combiné représente la moyenne pondérée du salaire normal total divisée par le nombre total d’heures travaillées. En compensation, les heures supplémentaires de l’employé sont payées à un taux 0,5 fois plus élevé.
Rapport sur les horaires
Les rapports de Périodes de travail sont inclus dans Périodes de travail Square Plus et vous permettent désormais de comparer les heures de travail que vous avez prévues avec les heures réellement travaillées. Sous Journée de travail et Coût de la main-d’œuvre, vous pouvez consulter les prochaines périodes de travail prévues, et recevoir des alertes en cas d’arrivées anticipées ou tardives et de no-shows. Pour rappel, vous pouvez accéder aux fonctionnalités de programmation de Périodes de travail Plus via un abonnement à Périodes de travail Plus autonome, ainsi que via un abonnement à Rendez-vous Square Plus, Square pour détaillants Plus ou Restaurants Plus.
Afficher et exporter l’historique des périodes de travail
Pour consulter et exporter l’historique des fiches de présence d’un employé pour une période donnée, y compris les notes :
Accédez à la section Coût de la main-d’œuvre de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente.
Cliquez sur le nom de l’employé.
Sélectionnez une fiche de présence pour en afficher les détails.
Cliquez sur Exporter les services de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport.
Rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes
Avec les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes Square, vous pouvez comparer vos coûts de main-d’œuvre par heure à vos ventes nettes dans un même rapport. La comparaison de votre coût de main-d’œuvre avec vos ventes vous permet de prendre des décisions d’affaires éclairées en un clin d’œil, comme l’optimisation des calendriers de votre personnel pour faire en sorte que le nombre d’employés approprié soit programmé aux heures de pointe. Pour utiliser les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes, vous devez être abonné à Périodes de travail Square Plus, et un salaire doit être assigné à vos employés.
Pour comparer vos coûts de main-d’œuvre par rapport à vos ventes :
Accédez à Rapports >> Main-d’œuvre p/r aux ventes dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Filtrez votre rapport par jour, semaine, mois, employé ou point de vente.
Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV.
Remarque : Les employés doivent enregistrer leurs arrivées et leurs départs pendant quelques jours afin de recueillir les données nécessaires pour produire un rapport. Les périodes de travail créées avant l’ajout d’informations sur le salaire d’un employé ne sont pas remplies rétroactivement.