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Production de rapports sur la fiche de présence des employés

Les fiches de présence vous aident à gérer vos employés, y compris le nombre total d’heures travaillées, les pauses, les notes (lorsque vous utilisez Équipe Plus), et le coût de la main-d’œuvre. Grâce à ces outils, vous pouvez connaître le rendement de tous vos employés. En savoir plus sur création et gestion des fiches de présence avec Square.

À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez modifier les fiches de présence, consulter et exporter les rapports de suivi des heures travaillées ou pointer le départ de vos employés qui ont oublié de le faire.

Voir ci-dessous un aperçu de la section Fiches de présence de votre tableau de bord.

Aperçu de la journée de travail

Sous cet onglet, vous verrez l’activité de vos employés pour une seule journée. Cela comprend tous les services de travail commencés au cours de la journée de travail sélectionnée, les pauses et si des services de cette journée ont impliqué des heures supplémentaires. Les erreurs, les heures supplémentaires et les transgressions de vos règles de pause seront indiquées en rouge.

Aperçu de l’horaire

À partir de l’horaire, vous pouvez consulter, créer, modifier et supprimer des services de travail. Utilisez les filtres de date et de point de vente pour trouver les services que vous recherchez. L’horaire vous présente les services de travail d‘une journée de travail à la fois.

Consulter, modifier et exporter les services de travail des employés

Pour consulter un service unique :

  1. Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer le service de travail que vous souhaitez consulter.

  2. Trouvez et sélectionnez le service de travail.

  3. Ici, vous verrez le total des heures travaillées durant ce service de travail, les heures payées, les pauses, les notes et le coût de la main-d’œuvre.

Pour consulter et exporter l’historique des fiches de présence d’un employé pour une période donnée :

  1. Accédez à la section Coût de la main-d’œuvre de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente.

  2. Cliquez sur le nom de l‘employé.

  3. Sélectionnez une fiche de présence pour en afficher les détails.

  4. Cliquez sur Exporter les services de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport concernant cet employé.

Pour modifier le service de travail d’un employé :

  1. Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer le service de travail que vous souhaitez modifier.

  2. Trouvez et sélectionnez le service de travail.

  3. Réglez les détails du service comme les heures d’arrivée et de départ, les pauses et les tâches effectuées.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Si un employé oublie de pointer son départ dans la Solution PDV Square et ne peut le faire en utilisant l’Application Équipe Square, vous avez la possibilité de pointer son départ à partir de votre tableau de bord Square en ligne. Pour pointer le départ d’un employé :

  1. Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer le service de travail que vous souhaitez modifier.

  2. Sélectionnez une fiche de présence ouverte.

  3. Cliquez sur Pointer le départ.

  4. Saisissez l’heure de départ de votre employé.

  5. Enregistrer.

Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV

Lorsqu’ils pointent leur départ dans une solution de vente partagée, les employés ont l’option d’imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend leurs heures d’arrivée et de départ, leurs pauses et le total des heures payées.

Pour ce faire :

  1. À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, appuyez sur Pointer.

  2. Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.

  3. Touchez Terminer un service de travail.

  4. Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.

Remarque : Bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne seront pas affichées à l’écran Pointer au départ.

Notifications des heures supplémentaires

Les services de travail qui impliquent des heures supplémentaires et des heures doubles sont marqués en rouge. Pour afficher et ajuster les paramètres d‘heures supplémentaires, ainsi que pour trouver des informations sur vos règles d‘heures supplémentaires locales, accédez à Paramètres > Heures supplémentaires.

Alertes de transgression des pauses

Si la pause d’un employé est trop longue ou trop courte, elle sera indiquée en rouge dans vos Rapports sur les périodes de travail deux minutes après la transgression.

Pour afficher et régler les paramètres des pauses et trouver les renseignements concernant les règles des repas et des pauses de votre État, accédez à Paramètres, puis à Heures supplémentaires ou pauses.

Coût de la main-d’œuvre

Examinez le total des heures et les coûts de la main-d’œuvre nécessaires pour payer vos employés. Si des employés occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.

Heures normales : Heures travaillées au salaire de l‘employé conformément à son intitulé de poste. Heures supplémentaires : Définies par la réglementation locale, les heures supplémentaires sont habituellement payées 1,5 fois le salaire horaire de l‘employé. Heures à taux double : Définies par la réglementation locale, les heures à taux double sont habituellement payées 2 fois le salaire horaire de l‘employé.
Heures payées : Total des heures payées pour la plage de dates sélectionnée. Pauses payées : Total des pauses payées selon la réglementation locale et vos paramètres de pause pour la plage de dates sélectionnée. Les pauses payées seront comptabilisées dans le calcul des heures supplémentaires. Pauses non payées : Total des pauses non payées selon la réglementation locale et vos paramètres de pause pour la plage de dates sélectionnée. Les pauses non payées ne sont pas comptabilisées dans le calcul des heures supplémentaires. Total du coût de la main-d‘œuvre : Coût total de la main-d’œuvre pour la plage de dates sélectionnée.

Remarque : Les heures supplémentaires des employés qui ont plusieurs taux de salaire sont basées sur le taux combiné du membre de l’équipe. Le taux combiné représente la moyenne pondérée du salaire normal total divisée par le nombre total des heures travaillées. En compensation, le membre de l’équipe est payé 1,5 fois ce taux en prime d’heures supplémentaires.

Rapport sur les horaires

Inclus dans Équipe Plus, le rapport Fiches de présence vous permet désormais de comparer vos heures planifiées aux heures réelles de travail des employés. Dans Workday et Labor Cost, vous pouvez afficher : les services de travail programmés à venir, ainsi que des alertes pour les pointages anticipés, tardifs et de non-présentation. Pour rappel, vous pouvez accéder aux fonctionnalités programmées d‘Équipe Plus via un abonnement Équipe Plus indépendant.

Afficher et exporter l’historique des quarts de travail

Pour consulter et exporter l’historique des fiches de présence d’un employé pour une période donnée, y compris les notes  :

  1. Accédez à la section Coût de la main-d’œuvre de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente.

  2. Cliquez sur le nom de l‘employé.

  3. Sélectionnez une fiche de présence pour en afficher les détails.

  4. Cliquez sur Exporter les services de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport.

Rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes

Avec les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes Square, vous pouvez comparer vos coûts de main-d’œuvre par heure à vos ventes nettes dans un même rapport. La comparaison de votre coût de main-d’œuvre avec vos ventes vous permet de prendre des décisions d’affaires éclairées en un clin d’œil, comme l’optimisation des calendriers de votre personnel pour faire en sorte que le nombre d’employés approprié soit programmé aux heures de pointe. Pour utiliser les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes, vous devez être abonné à Gestion des employés et un salaire doit être assigné à vos employés.

Pour comparer les coûts de votre main-d’œuvre par rapport à vos ventes :

  1. Accédez à Rapports > Main-d’œuvre p/r aux ventes dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Filtrez votre rapport par jour, semaine, mois, employé ou point de vente.

  3. Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV.

Remarque : Les membres de votre équipe devront pointer leurs heures d’arrivée et de départ pendant quelques jours afin de recueillir les données nécessaires pour produire un rapport. Les fiches de présence créées avant l’ajout de renseignements sur le salaire d’un membre de l’équipe ne seront pas remplies rétroactivement.