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Rapports sur les fiches de présence des membres de l’équipe

Les fiches de présence vous permettent de gérer les membres de votre équipe en surveillant notamment le nombre total d’heures travaillées, les pauses et le coût de la main-d’œuvre. Grâce à ces outils, vous aurez un meilleur aperçu du rendement de tous les membres de votre équipe. Apprenez-en davantage sur la création et la gestion des fiches de présence avec Square.

À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez modifier les fiches de présence, consulter et exporter les rapports de suivi du temps ou pointer le départ des membres de l’équipe qui ont oublié de le faire.

Voir ci-dessous un aperçu de la section Fiches de présence de votre tableau de bord.

Aperçu de la journée de travail

Sous cet onglet, vous verrez l’activité des membres de l’équipe pour une seule journée. Cela comprend tous les quarts de travail commencés au cours de la journée de travail sélectionnée, les pauses et les quarts de cette journée qui comportaient des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires et les transgressions de vos règles de pause seront indiquées en rouge.

Aperçu de l’horaire

“Affichage

À partir de l’horaire, vous pouvez consulter, créer, modifier et supprimer des quarts de travail. Utilisez les filtres de date et de point de vente pour trouver les quarts que vous recherchez. L’horaire vous présente les quarts de travail une journée de travail à la fois.

Remarque : La planification des quarts de travail n’est pas offerte avec la fonctionnalité Fiches de présence de Square. L’horaire est une représentation visuelle des quarts créés dans l’application Square et dans le Tableau de bord Square en ligne.

Consulter, modifier et exporter les quarts de travail des membres de l’équipe

Pour consulter un quart unique :

Pour consulter un quart unique :

  1. Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente afin de trouver le quart que vous voulez consulter.
  2. Trouvez et sélectionnez le quart de travail.
  3. Cette section affiche le total des heures travaillées durant ce quart de travail, les heures payées, les pauses et le coût de la main-d’œuvre.

Pour consulter et exporter l’historique des fiches de présence d’un membre de l’équipe pour une période donnée :

  1. Accédez à la section Coût de la main-d’œuvre du Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente.
  2. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe.
  3. Sélectionnez une fiche de présence pour en afficher les détails.
  4. Cliquez sur Exporter les quarts de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport concernant ce membre de l’équipe.

Pour modifier le quart de travail d’un membre de l’équipe :

  1. Accédez à la section Journée de travail du Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente afin de trouver le quart de travail que vous voulez modifier.
  2. Trouvez et sélectionnez le quart de travail.
  3. Réglez les détails du quart comme les heures d’arrivée et de départ, les pauses et les tâches effectuées.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Si un membre de l’équipe oublie de pointer son départ dans l’application PDV Square, vous avez la possibilité de le faire à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour pointer le départ d’un membre de l’équipe :

  1. Accédez à la section Journée de travail du Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente afin de trouver le quart de travail que vous voulez modifier.
  2. Sélectionnez une fiche de présence ouverte.
  3. Cliquez sur Pointer à la sortie.
  4. Saisissez l’heure de sortie du membre de votre équipe.
  5. Enregistrer.

Lorsqu’ils pointent leur départ dans une Solution PDV partagée, les membres de l’équipe ont l’option d’imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend les heures d’arrivée et de départ, les pauses et le total des heures payées.

Pour ce faire :

  1. À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, touchez Pointer.
  2. Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.
  3. Touchez Terminer un quart.
  4. Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.

Remarque : Bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne seront pas affichées à l’écran Pointer au départ.

Notifications des heures supplémentaires

Les quarts qui exigent des heures supplémentaires et des heures à taux double sont signalés avec la raison spécifique et sont indiqués en rouge. Pour afficher et régler les paramètres des heures supplémentaires et trouver les renseignements concernant les règles des heures supplémentaires de votre province, accédez à Paramètres, puis à Heures supplémentaires et pauses.

Alertes de transgression des pauses

Si la pause d’un membre de l’équipe est trop longue ou trop courte, elle sera indiquée en rouge dans vos rapports sur les fiches de présence deux minutes après la transgression.

Pour afficher et régler les paramètres des heures supplémentaires et trouver les renseignements concernant les règles des repas et des pauses de votre province, accédez à Paramètres, puis à Heures supplémentaires et pauses.

Coût de la main-d’œuvre

Examinez le total des heures et les coûts de la main-d’œuvre nécessaires pour payer les membres de votre équipe. Si des membres de votre équipe occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.

Heures normales : Heures travaillées au salaire de l’employé conformément à son intitulé de poste.
Heures supplémentaires : Définies par la réglementation de votre province, les heures supplémentaires sont habituellement payées 1,5 fois le salaire horaire de l’employé.
Heures à taux double : Définies par la réglementation de votre province, les heures à taux double sont habituellement payées 2 fois le salaire horaire de l’employé.
Heures payées : Total des heures payées pour la plage de dates sélectionnée.
Pauses payées :: Total des pauses payées selon les règles de votre province et vos paramètres de pause pour la plage de dates sélectionnée. Les pauses payées seront comptabilisées dans le calcul des heures supplémentaires.
Pauses non payées :: Total des pauses non payées selon les règles de votre province et vos paramètres de pause pour la plage de dates sélectionnée. Les pauses non payées ne sont pas comptabilisées dans le calcul des heures supplémentaires.
Total du coût de la main-d’œuvre : Coût total de la main-d’œuvre pour la plage de dates sélectionnée.

Remarque : Les heures supplémentaires des membres de l’équipe qui ont plusieurs taux de salaire sont basées sur le taux combiné du membre de l’équipe. Le taux combiné représente la moyenne pondérée du salaire normal total divisée par le nombre total des heures travaillées. En compensation, le membre de l’équipe est payé 0,5 fois ce taux en prime d’heures supplémentaires.

Afficher et exporter l’historique des quarts de travail

Pour consulter et exporter l’historique des fiches de présence d’un membre de l’équipe pour une période donnée :

  1. Accédez à la section Coût de la main-d’œuvre du Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente.
  2. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe.
  3. Sélectionnez une fiche de présence pour en afficher les détails.
  4. Cliquez sur Exporter les quarts de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport.

Rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes

Avec les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes Square, vous pouvez comparer vos coûts de main-d’œuvre par heure à vos ventes nettes dans un même rapport. La comparaison de votre coût de main-d’œuvre avec vos ventes vous permet de prendre des décisions d’affaires éclairées en un clin d’œil, comme l’optimisation des calendriers de votre personnel pour faire en sorte que le nombre de membres de l’équipe approprié soit programmé aux heures de pointe. Pour utiliser les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes, vous devez être abonné à la fonctionnalité Gestion d’équipe et un salaire doit être attribué aux membres de votre équipe.

Pour comparer les coûts de votre main-d’œuvre par rapport à vos ventes :

  1. Accédez à Rapports, puis à Main-d’œuvre p/r aux ventes dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Filtrez votre rapport par jour, semaine, mois, membre de l’équipe ou point de vente.
  3. Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV.

Remarque: Les membres de votre équipe devront pointer leurs heures d’arrivée et de départ pendant quelques jours afin de recueillir les données nécessaires pour produire un rapport. Les fiches de présence créées avant l’ajout de renseignements sur le salaire d’un membre de l’équipe ne seront pas remplies rétroactivement.