Rapports sur les fiches de présence des membres de l’équipe
Les fiches de présence vous aident à gérer les membres de votre équipe, y compris le nombre total d’heures travaillées, les pauses, les notes (lorsque vous utilisez Équipe Plus), et le coût de la main-d’œuvre. Grâce à ces outils, vous pouvez connaître le rendement de tous les membres de votre équipe. Renseignez-vous davantage sur la création et gestion des fiches de présence avec Square.
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez modifier les quarts de travail, consulter et exporter les rapports de suivi du temps de travail et pointer à la place de vos employés s’ils oublient de le faire.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la section Quarts de travail de votre tableau de bord.
Aperçu de la journée de travail
Sous cet onglet, vous verrez l’activité des membres de l’équipe pour une seule journée. Cela comprend tous les quarts de travail commencés au cours de la journée de travail sélectionnée, les pauses, les notes et si des quarts de cette journée ont comporté des heures supplémentaires. Les erreurs, les heures supplémentaires et les transgressions de vos règle de pause seront indiquées en rouge.
Aperçu de l’horaire
À partir de l’horaire de la journée de travail, vous pouvez consulter, créer, modifier et supprimer des quarts de travail. Utilisez les filtres de date et de point de vente pour trouver les quarts que vous recherchez. L’horaire vous présente les quarts de travail une journée de travail à la fois.
Consulter, modifier et exporter les quarts de travail des membres de l’équipe
Pour consulter un quart unique :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer le quart de travail que vous souhaitez consulter.
Trouvez et sélectionnez le quart.
Ici, vous verrez le total des heures travaillées durant ce quart de travail, les heures payées, les pauses, les notes et le coût de la main-d’œuvre.
Pour consulter et exporter l’historique des quarts de travail des membres de l’équipe pour une période donnée :
Accédez à la section Coût de la main-d’œuvre de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente.
Cliquez sur le nom du membre de l’équipe.
Sélectionnez un quart de travail pour en afficher les détails.
Cliquez sur Exporter les quarts de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport concernant ce membre de l’équipe.
Pour modifier le quart de travail d’un membre de l’équipe :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer le quart de travail que vous souhaitez modifier.
Trouvez et sélectionnez le quart.
Réglez les détails du quart comme les heures d’arrivée et de départ, les pauses et les tâches effectuées.
Cliquez sur Enregistrer.
Si un membre de l’équipe oublie de pointer son départ dans la Solution PDV Square et ne peut le faire en utilisant l’Application Équipe Square, vous avez la possibilité de pointer son départ à partir de votre tableau de bord Square en ligne. Pour pointer le départ d’un membre de l’équipe :
Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente pour repérer le quart de travail que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez un quart de travail ouvert.
Cliquez sur Pointer le départ.
Saisissez l’heure de départ du membre de votre équipe.
Enregistrer.
Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV
Lorsqu’ils pointent leur départ dans une Solution PDV partagée, les membres de l’équipe ont l’option d’imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend les heures d’arrivée et de départ, les pauses et le total des heures payées.
Voici comment faire :
À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, touchez Pointer.
Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.
Touchez Terminer un quart de travail.
Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.
Remarque : Bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne seront pas affichées à l’écran Pointer au départ.
Notifications des heures supplémentaires
Les quarts qui exigent des heures supplémentaires et des heures à taux double sont indiqués en rouge. Pour afficher et régler les paramètres des heures supplémentaires et trouver les renseignements concernant les règles des heures supplémentaires de votre province, accédez à Paramètres > Heures supplémentaires.
Alertes de transgression des pauses
Si la pause d’un membre de l’équipe est trop longue ou trop courte, elle sera indiquée en rouge dans vos rapports sur les quarts de travail deux minutes après la transgression.
Pour afficher et régler les paramètres des pauses et trouver les renseignements concernant les règles des repas et des pauses de votre province, accédez à Paramètres, puis à Heures supplémentaires ou pauses.
Coût de la main-d’œuvre
Examinez le total des heures et les coûts de la main-d’œuvre nécessaires pour payer les membres de votre équipe. Si des membres de votre équipe occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.
Heures normales : Heures travaillées au salaire de l’employé conformément à son intitulé de poste. Heures supplémentaires : Définies par la réglementation de votre province, les heures supplémentaires sont habituellement payées 1,5 fois le salaire horaire du membre de l’équipe. Heures à taux double : Définies par la réglementation de votre province, les heures à taux double sont habituellement payées 2 fois le salaire horaire du membre de l’équipe.
Heures payées : Total des heures payées pour la plage de dates sélectionnée. Pauses payées : Total des pauses payées selon les règles de votre province et vos paramètres de pause pour la plage de dates sélectionnée. Les pauses payées seront comptabilisées dans le calcul des heures supplémentaires. Pauses non payées : Total des pauses non payées selon les règles de votre province et vos paramètres de pause pour la plage de dates sélectionnée. Les pauses non payées ne sont pas comptabilisées dans le calcul des heures supplémentaires. Total du coût de la main-d’œuvre : Coût total de la main-d’œuvre pour la plage de dates sélectionnée.
Remarque : Les heures supplémentaires des membres de l’équipe qui ont plusieurs taux de salaire sont basées sur le taux combiné du membre de l’équipe. Le taux combiné représente la moyenne pondérée du salaire normal total divisée par le nombre total des heures travaillées. En compensation, le membre de l’équipe est payé 1,5 fois ce taux en prime d’heures supplémentaires.
Rapport sur les horaires
Les rapports des quarts de travail sont inclus dans Équipe Plus et vous permettent désormais de comparer les heures de travail prévues et les heures pendant lesquelles vos employés ont réellement travaillé. Dans Journée de travail et Coût de la main-d’œuvre, vous pouvez consulter les prochains quarts de travail prévus, ainsi que des notifications en cas de pointage en avance, en retard et les absences. N’oubliez pas que vous pouvez accéder aux fonctionnalités prévues d’Équipe Plus non seulement avec un abonnement à Équipe Plus, mais aussi avec un abonnement à Rendez-vous Square ou à Square pour détaillants Plus.
Afficher et exporter l’historique des quarts de travail
Pour consulter et exporter l’historique des fiches de présence d’un membre de l’équipe pour une période donnée, y compris les notes :
Accédez à la section Coût de la main-d’œuvre de votre Tableau de bord Square en ligne, puis réglez les filtres de date et de point de vente.
Cliquez sur le nom du membre de l’équipe.
Sélectionnez une fiche de présence pour en afficher les détails.
Cliquez sur Exporter les quarts de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport.
Rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes
Avec les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes Square, vous pouvez comparer vos coûts de main-d’œuvre par heure à vos ventes nettes dans un même rapport. La comparaison de votre coût de main-d’œuvre avec vos ventes vous permet de prendre des décisions d’affaires éclairées en un clin d’œil, comme l’optimisation des calendriers de votre personnel pour faire en sorte que le nombre d’employés approprié soit programmé aux heures de pointe. Pour utiliser les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes, vous devez être abonné à Gestion d’équipe, et vos employés doivent toucher un salaire.
Pour comparer les coûts de votre main-d’œuvre par rapport à vos ventes :
Accédez à Rapports > Main-d’œuvre p/r aux ventes dans votre tableau de bord Square en ligne.
Filtrez votre rapport par jour, semaine, mois, membre de l’équipe ou point de vente.
Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV.
Remarque : Les membres de votre équipe devront pointer leurs heures d’arrivée et de départ pendant quelques jours afin de recueillir les données nécessaires pour produire un rapport. Les quarts de travail créés avant l’ajout de renseignements sur le salaire d’un membre de l’équipe ne seront pas remplis rétroactivement.