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Controlar el inventario con Square

Para que tus clientes paguen sin complicaciones, puedes hacer un seguimiento del inventario a través de la aplicación TPV Square, el Panel de control en línea de Square, Facturas Square o tu página web de Ventas en línea Square. Si haces un seguimiento continuo de tu inventario y realizas las gestiones necesarias, evitarás que tus clientes compren artículos que están agotados.

Llevar un seguimiento del inventario con alertas de existencias

Si activas las alertas por existencias bajas y el número de existencias de un artículo baja del mínimo establecido, recibirás una notificación que podrás consultar de dos maneras:

  • Desde Artículos > Colección de artículos en el online Square Dashboard. Cuando queden pocas existencias de un artículo, aparecerá una notificación de color amarillo en la columna Existencias disponibles si las alertas están activadas. 

  • Cada día se envía un correo electrónico a la dirección asociada a tu cuenta de Square si la cantidad de alguno de los artículos que tienen activada esta opción baja del mínimo establecido. En el correo aparecerán todos los artículos que estén por debajo del límite ese día y también los de días anteriores.

: Si quieres crear alertas para varios artículos de un mismo punto de venta, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en todos los artículos que quieras actualizar y, a continuación, en Acciones > Añadir alerta por existencias bajas.
  2. En la pantalla para actualizar la alerta de existencias, especifica la cantidad. Si se seleccionan artículos que tengan asignadas diferentes unidades, habrá que modificarlas de una en una en esta página**.
  3. Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.

Si quieres crear alertas para varios artículos de distintos puntos de venta, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en los artículos que quieras actualizar y, luego, en Editar artículos.
  2. En la pantalla Editar artículos en bloque, elige las opciones que quieras en las columnas Alerta por existencias bajas y Puntos de venta de las alertas de existencias bajas correspondientes a cada artículo seleccionado. Los artículos o las variantes deberán estar asignados a un punto de venta para poder configurar este tipo de alerta. Si no aparecen estas columnas, tendrás que cambiar los atributos.
  3. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Nota: Si en el campo Cantidad de la alerta aparecen diferentes números, significa que has asignado distintos límites a cada punto de venta. En cambio, si** se deja vacío al hacer los cambios, se desactivará la alerta por existencias bajas.

Desactivar las alertas por existencias bajas

Si quieres desactivar las alertas de un artículo, solo tienes que desmarcar la casilla Alerta.

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículos >Colección de artículos y haz clic en el que quieras actualizar.
  2. En la pantalla Editar artículo, haz clic en Editar seguimiento de existencias y desactiva la opción Alerta.
  3. Haz clic en Listo > Guardar para aplicar los cambios.

Además, puedes acceder a la pestaña Notificaciones por correo electrónico del Panel de control de Square si quieres configurarlas.

Nota: Si quieres llevar un control de las existencias del artículo, mantén el seguimiento activado.

Inventario en la aplicación de Square

Cuando se hace una venta en Square, las existencias se actualizan automáticamente en el inventario para reflejar la cantidad real de artículos disponibles. El hecho de que haya artículos agotados no impedirá que se complete una venta para compras aceptadas con Square. El inventario reflejará los cambios pertinentes tanto en el TPV como en el Panel de control en línea y podrás completar la venta.

Reservar inventario para pedidos sin pagar

Haz un seguimiento del inventario de la siguiente forma:

  • Artículos disponibles para vender en cualquier momento

  • Artículos incluidos en pedidos abiertos (sin pagar)

  • Artículos en el inventario general

Si habilitas la función de seguimiento de inventario, podrás ver las existencias actuales y el número de artículos disponibles a la venta. Al añadir variantes de artículos a pedidos abiertos y enviar el pedido a la cocina, las variantes se marcan como confirmadas y del recuento de artículos disponibles a la venta se reduce el número de unidades añadidas al pedido. Cuando las variantes de artículos se envían a la cocina, dejan de estar disponibles para venderlas online o en persona, ya que los artículos se solicitan como parte de un pedido sin pagar.

Sigues estos pasos si quieres habilitar la función de seguimiento de inventario para pedidos sin pagar:

  1. Pulsa Artículos y selecciona uno.

  2. Pulsa Gestionar existencias para la variante del artículo de la que deseas realizar un seguimiento como inventario confirmado.

  3. Selecciona Recibir existencias.

  4. Introduce la cantidad de existencias disponibles del artículo.

  5. Selecciona Guardar.

Sigue estos pasos para ver las existencias de los pedidos sin pagar en la aplicación:

  1. En la barra de navegación situada en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡Más > Artículos.

  2. En la sección Detalles de existencias, desplázate hacia abajo hasta Confirmado hasta que se pague el pedido. Los recuentos de Disponible en este punto de venta y Confirmado disminuirán cuando se pague el pedido.

Nota: Por ahora, los recuentos de existencias Disponibles para la venta y Confirmadas no se extenderán a las integraciones de terceros. Si un artículo del inventario deja de estar disponible, su disponibilidad se seguirá sincronizando con las integraciones de terceros.

Ver y modificar el inventario desde la aplicación de Square

Puedes ver las existencias de un artículo en concreto y hacer cambios directamente en la aplicación TPV Square.

  1. En la barra de navegación, pulsa Más > Artículos.

  2. Crea un artículo o selecciona uno ya existente.

  3. Introduce una cantidad de existencias en la información del artículo o pulsa Precios, tamaños o SKU para añadir existencias a un artículo con múltiples variantes.

  4. Para modificar las existencias, pulsa la cantidad, selecciona un motivo e introduce la cantidad actualizada.

  5. Pulsa en Guardar.

Consejo: También puedes saltar directamente al tercer paso: basta con que mantengas pulsado un artículo desde la cuadrícula de artículos en la aplicación.

Inventario con Square para comercios

Con el plan Plus de Square para comercios, puedes gestionar tu inventario sobre la marcha desde la aplicación de TPV de Square para comercios, tanto en dispositivos iOS, Square Terminal y Square Register como desde el Panel de control en línea de Square.

Consulta cómo Supervisar el inventario desde el Panel de control de Square. También puedes echar un vistazo a cómo Manage Inventory With The Retail POS App.

Inventario para Facturas

La gestión de inventario en Facturas Square permite hacer recuentos de la disponibilidad de variantes (lo que también se conoce como «existencias confirmadas») en los puntos de venta seleccionados una vez que se paga una factura. Así, se evita que el cliente compre artículos o servicios que no están disponibles antes de que pague la factura.

Al crear una factura, recibirás una advertencia si no tienes suficientes existencias disponibles en el punto de venta seleccionado. Puedes identificar qué facturas o pedidos de Ventas en línea Square están vinculados a existencias confirmadas en Líneas de pedido.

Para activar esta función, haz lo siguiente:

  1. Ve a Artículos y pedidos > Artículos en el Panel de control en línea de Square.

  2. Haz clic en Ajustes > Inventario.

  3. Activa la opción Activar el control de inventario para las facturas.

  4. Elige los puntos de venta en los que quieras aplicar esta opción o selecciona Todos los puntos de venta.

  5. Haz clic en Guardar.

Se mostrará un banner naranja si no hay suficientes existencias disponibles de los artículos de la factura o si están agotados. Si los niveles de existencias han cambiado o si has recibido existencias nuevas, haz clic en Gestionar existencias para actualizar tu inventario antes de enviar la factura.