Gestió de la caixa
Aquesta funció de Square et permet controlar millor el flux de caixa, ja que sabràs amb quina quantitat comences i quina pots esperar en finalitzar el torn.
Funcions
Controla el flux de caixa: podràs enviar-te els informes dels torns de caixa automàticament per correu electrònic al final de la jornada amb informació sobre els torns, incloent-hi dades sobre les vendes, els reembossaments, els ingressos, les despeses i l’import previst a la caixa.
-
Protegeix la caixa d’efectiu: podràs configurar els permisos dels empleats per determinar el seu nivell d’accés i gestionar quins d’ells poden consultar els informes de caixa. Per disposar de conjunts de permisos personalitzats il·limitats, subscriu-te a Accés avançat.
Els empleats han de tenir activats els permisos Obre la caixa d’efectiu quan no hi ha una transacció i Mostra informes de caixa per poder iniciar i finalitzar torns de caixa.
Efectiu per a despeses menors: alguns venedors fan servir l’efectiu de la caixa per a despeses petites del dia a dia. Pots registrar la quantitat de diners que es retira de la caixa i es destina a aquestes compres. Podràs consultar tota la informació a l’historial de caixa des del dispositiu o el Tauler de control en línia de Square.
Nota: aquesta funció no està disponible als telèfons intel·ligents. Consulta les funcions de l’aplicació de Square per a dispositius mòbils.
Activa la gestió de la caixa
A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca ≡ Més.
Toca Configuració > Gestió de caixa i activa l’opció Gestió de caixa.
Toca Obre a Informes.
Introdueix l’import d’efectiu inicial predeterminat, toca Inicia la caixa i, a continuació, Confirma que vols iniciar la caixa.
Toca la fletxa enrere o Procés de pagament a la barra de navegació per tornar a la pantalla del procés pagament i començar a acceptar pagaments.
Nota: Si no trobes l’opció Gestió de caixa a la configuració, és possible que hi hagis d’afegir el complement Gestió de caixa. A l’aplicació, toca ≡ Més > Complements > Gestió de caixa > Afegeix al TPV.
Inicia un torn de caixa
Quan iniciïs un torn de caixa, podràs consultar informació bàsica sobre el torn actual, incloent-hi l’import inicial, les vendes, els reembossaments, els ingressos, les despeses i l’import previst a la caixa.
A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca ≡ Més.
Toca Informes > Caixa en curs.
Toca Efectiu inicial per introduir-ne l’import a la caixa.
Toca Inicia la caixa > Confirma que vols iniciar la caixa.
Pots introduir una descripció per a la caixa si vols.
Torna a l’Square Register per començar a acceptar vendes.
Quan hagis activat l’opció Gestió de caixa, només has d’introduir una venda i tocar Cobra per iniciar un torn. Quan aparegui el missatge Inicia la caixa, introdueix la quantitat d’efectiu inicial i toca Inicia la caixa.
Afegeix una descripció a la caixa
Pots afegir una descripció perquè sigui més fàcil identificar la caixa durant un torn.
A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca ≡ Més.
Toca Informes > Caixa en curs.
Toca Descripció de la caixa i introdueix-hi una descripció.
Registra els ingressos i les despeses
Amb la funció Ingressos i despeses, pots registrar transferències i retirades d’efectiu de la caixa. Aquesta informació es mostrarà a l’historial de caixa, juntament amb la descripció que hi introdueixis i l’import total a la caixa.
Per registrar els ingressos i les despeses:
A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca ≡ Més.
Toca Informes > Caixa en curs.
Toca Ingressos i despeses.
Introdueix l’import en efectiu i una descripció.
Toca Ingrés si hi afegeixes efectiu o Despesa si en retires.
Toca Confirma els ingressos o Confirma les despeses.
Finalitza un torn de caixa
Pots tancar la caixa d’efectiu des de l’aplicació de Square i el Tauler de control de Square en línia.
Nota: no és el mateix finalitzar una caixa d’efectiu que tancar-la. Quan en tanques una, n’estàs registrant l’import en finalitzar-la, que només consisteix en fer clic a Finalitza la caixa.
Tanca una caixa des de l’aplicació de Square
A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca ≡ Més.
Toca Informes > Caixa en curs.
Toca Tanca la caixa.
Introdueix l’import total de la caixa o deixa el camp en blanc.
Toca Tanca la caixa > Confirma que vols tancar la caixa.
Tanca una caixa des del Tauler de control en línia de Square
Només has de seguir aquests passos:
Ves al Tauler de control en línia de Square i fes clic a Informes.
Fes clic a la pestanya Caixes d’efectiu > Informe de caixa.
Als detalls de l’informe, trobaràs l’opció Tanca la caixa. Introdueix l’import actual i la descripció de la caixa.
Si vols que un administrador o empleat pugui gestionar les caixes d’efectiu online, actualitza’n la configuració a la secció Equip del tauler de control en línia de Square i assigna’ls el permís Mostra informes de caixa.
Important: no podràs registrar ingressos ni despeses després de tancar una caixa en remot.
Envia un informe automàticament per correu electrònic
Quan tanquis una caixa, tindràs l’opció de rebre’n l’informe automàticament per correu electrònic.
A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca ≡ Més.
Toca Configuració > Gestió de caixa.
Activa l’opció Envia l’informe automàticament per correu electrònic.
Introdueix una adreça electrònica.
Important: els informes de caixa són específics de cada dispositiu i, per tant, no podràs connectar una caixa d’efectiu a diversos alhora. Si disposes de diversos dispositius amb caixes d’efectiu, hauràs de crear un informe per separat per a cadascun d’ells.
No és necessari introduir l’adreça electrònica principal de Square. Pots fer-ne servir una altra si ho prefereixes. Tingues en compte que els informes de caixa són específics del dispositiu que hi hagi connectat.
Consulta l’historial de caixa
Per fer-ho des de l’aplicació de Square, l’Square Register o l’Square Terminal:
A la barra de navegació de la part inferior de la pantalla, toca ≡ Més.
Toca Informes > Historial de caixa.
Toca la caixa que vulguis consultar.
Per enviar l’informe per correu electrònic, toca la icona del sobre.
Si el dispositiu està connectat a una impressora de rebuts compatible, també tindràs l’opció d’imprimir l’informe de caixa.
Per fer-ho online:
Ves a Informes > Caixes d’efectiu al el Tauler de control en línia de Square.
Fes clic al selector de dates per triar el període que vols consultar.
Fes clic a un torn de caixa de la llista per mostrar-ne els detalls.
Afegeix-hi columnes per consultar detalls com els Ingressos i despeses, el Dispositiu i el Punt de venda.
Nota: en aquests moments, els informes de caixa no es poden descarregar o exportar des del Tauler de control en línia de Square.
Gestiona l’accés dels empleats a la caixa d’efectiu des d’un iPad
Amb Accés avançat de Square, pots controlar l’accés dels empleats als informes de caixa a l’aplicació des d’un iPad, incloent-hi els que s’han imprès i enviat per correu electrònic. Si actives l’opció Mostra l’import esperat a caixa per a un empleat, podrà consultar la informació següent al final de qualsevol torn de caixa:
El total de vendes en efectiu
El total de reembossaments en efectiu
L’import en efectiu previst a la caixa
L’import en efectiu que hi ha a la caixa
Si no actives aquest permís, l’empleat no tindrà accés a aquesta informació.
Nota: el permís Mostra l’import esperat a caixa no s’aplica als informes que s’envien automàticament per correu electrònic.
Per modificar aquest permís:
Ves a Equip > Permisos al Tauler de control en línia de Square.
Fes clic a un grup de permisos, marca o desmarca la casella que hi ha al costat de Mostra l’import esperat a caixa i selecciona Desa.
Nota: per fer servir aquesta funció, has d’activar els codis d’accés des de l’aplicació de Square al dispositiu. Només has d’anar a Configuració > Seguretat > Codis d’accés.