Questions fréquentes sur les fonds de réserve

Les réserves sont une pratique courante dans le secteur, utilisée par les processeurs de paiement et autres institutions financières pour s’assurer que les commerçants sont en mesure de couvrir les rétrofacturations de leurs acheteurs. Square utilise ce que l’on appelle une « réserve permanente », c’est-à-dire qu’un pourcentage de chaque transaction par carte est mis de côté et libéré au fur et à mesure. Ces fonds vous appartiennent toujours et ne sont utilisés que si vous n’êtes pas en mesure de couvrir une rétrofacturation; si aucune rétrofacturation n’a lieu, vous recevez l’intégralité du montant.

Remarque : Vous pouvez être en mesure de traiter un certain montant de paiements par carte chaque mois avant qu’une réserve ne soit retenue ou il peut y avoir différents pourcentages de réserve selon le montant que vous avez traité. Pour connaître vos modalités de réserve spécifiques, consultez votre Tableau de bord de réserve ou le courriel que nous vous envoyons quand nous appliquons votre réserve.

Les réserves sont utilisées pour s’assurer que les commerçants sont en mesure de couvrir les rétrofacturations de leurs acheteurs. De nombreux facteurs sont pris en compte avant de procéder à l’établissement d’une réserve sur votre compte, notamment :

• Paiement anticipé des biens ou des services. Si vous encaissez le paiement avant la livraison des biens ou services achetés, nous pouvons placer une réserve sur votre compte jusqu’à ce que Square ait une meilleure compréhension de votre taux de rétrofacturation et de remboursement.
• Taux de rétrofacturation dans votre secteur. Certaines entreprises vendent des produits ou des services qui sont plus susceptibles de faire l’objet de rétrofacturations. C’est notamment le cas lorsqu’un acheteur peut avoir des attentes différentes du produit ou du service fourni, ce qui est plus fréquent pour les services de construction et de rénovation de logements, les services professionnels, les services de voyage et de tourisme, ainsi que pour les produits fabriqués sur mesure, comme les meubles.
• Taux de rétrofacturation de votre compte. Si plusieurs de vos clients contestent leurs achats ou si vous ne disposez pas des fonds nécessaires pour régler le litige, nous pouvons imposer une réserve jusqu’à ce que votre taux de paiements contestés diminue.
• Activité de traitement sporadique. Une variation soudaine de l’importance des transactions ou des modes de paiement ou du nombre de paiements acceptés au cours d’une période donnée peut indiquer un modèle d’entreprise instable et entraîner l’imposition d’une réserve sur votre compte jusqu’au rétablissement d’une activité plus stable.
• Nouvel utilisateur Square. Si votre compte ne comporte pas encore d’historique de traitement, parmi les facteurs de risque supplémentaires, nous pouvons imposer une réserve sur votre compte jusqu’à ce que nous en sachions plus sur votre façon de traiter les paiements.

Vous recevrez une notification par courriel et dans votre Tableau de bord Square en ligne avant la mise en application de la réserve. De plus, le Tableau de bord des fonds de réserve, qui se trouve dans la section Solde de votre Tableau de bord Square en ligne, affichera vos conditions de réserve actuelles, futures et passées.

Nous vous informons avant l’entrée en vigueur de la réserve afin que vous puissiez choisir de continuer à traiter avec nous dans ces nouvelles conditions avant d’encaisser d’autres paiements. De plus, les réserves ne s’appliquent qu’aux paiements par carte et non aux virements bancaires ACH. Par conséquent, pour encaisser des paiements avec Square qui ne sont pas soumis à des réserves, envisagez de laisser vos clients payer par virements bancaires ACH.

Les conditions de votre réserve comprennent une période de durée qui détermine combien de temps nous conservons les fonds en réserve avant de les libérer sur votre solde disponible. Une fois libérés sur votre solde disponible, ils seront transférés selon vos paramètres de transfert. Vous pouvez consulter le montant et la date de tous les déblocages à venir sur votre Tableau de bord des fonds de réserve.

Les fonds de réserve seront également débloqués lorsque vous rembourserez un paiement qui a fait l’objet de réserves. Cependant, si nous ne sommes pas en mesure de traiter le remboursement, le montant en réserve sera remis dans votre solde en réserve. Consultez l’Aperçu des remboursements pour plus de renseignements.

Si la réserve est supprimée de votre compte ou si vous recevez une rétrofacturation pour laquelle nous ne sommes pas en mesure de débiter votre compte bancaire, nous pouvons décider de libérer une partie ou la totalité des fonds de réserve avant que la période de durée totale ne soit passée.

Nous surveillons continuellement votre compte pour déterminer si votre réserve doit être modifiée ou débloquée. Cependant, étant donné que notre prise de décision est affectée par la performance au fil du temps, nous ne considérons pas un compte comme admissible à une révision avant qu’un minimum de six mois ne se soit écoulé à partir du moment où la réserve a été placée. Cette révision est effectuée de manière proactive par notre équipe et ne nécessite pas de demande de votre part. Nous pouvons communiquer avec vous afin d’obtenir des renseignements supplémentaires. Après révision, nous vous informerons toujours de tout changement à venir.

Lors de l’examen des comptes pour déterminer si une réserve est nécessaire, nous examinerons les facteurs suivants :

• Paiement anticipé de biens ou de services. Envisagez d’accepter moins de paiements à l’avance et davantage à la livraison des biens ou des services. Lorsque vous devez encaisser un paiement à l’avance, faites-le aussi près que possible de la date de livraison.
• Taux de rétrofacturation pour votre compte. Limitez au maximum les rétrofacturations dans votre compte et conservez des fonds suffisants sur votre compte associé pour couvrir les rétrofacturations lorsqu’elles se produisent.
• Documentation de la vente. Mettez en place une documentation solide pour gagner une éventuelle rétrofacturation. Fournissez aux acheteurs une documentation claire sur ce qu’ils recevront en échange de leur paiement et faites-leur signer un contrat le cas échéant. Assurez-vous de mettre en place une politique claire de remboursement et d’annulation.
• Activité de traitement. Traitez les paiements de manière cohérente avec Square et essayez d’éviter d’encaisser des paiements irréguliers.