Gestionar las retenciones de pago con Square
Acerca de las retenciones
Las retenciones son una práctica común del sector que utilizan los procesadores de pagos y otras instituciones financieras para garantizar que los negocios puedan cubrir las reclamaciones o devoluciones de pago de sus clientes. Square utiliza lo que se conoce como depósito de garantía, es decir, retiene y libera continuamente un porcentaje de cada transacción con tarjeta que está sujeta a una retención. Estos fondos seguirán siendo tuyos y solo se utilizarán si no puedes cubrir una devolución de pago. En caso de que ningún cliente solicite tal devolución, recibirás el importe íntegro.
Antes de empezar
El objetivo de las retenciones es garantizar que los negocios puedan cubrir las devoluciones de pago de sus clientes. Antes de aplicar una retención a tu cuenta valoramos muchos factores, incluidos los siguientes:
Pago anticipado de productos o servicios: si cobras un importe antes de entregar los productos o servicios, podríamos aplicar una retención en tu cuenta hasta que Square obtenga más información sobre el índice de reembolsos y devoluciones de pago de tu negocio.
Índice de devoluciones de pagos en tu sector: algunos negocios venden productos o servicios que son más propensos a generar devoluciones de pago. Esto ocurre sobre todo cuando tu cliente tiene otras expectativas respecto al producto o el servicio, y es especialmente habitual en el sector de la construcción y reforma de viviendas, los servicios profesionales y la industria de los viajes y el turismo, así como en el caso de los productos hechos a medida, como los muebles.
Índice de devoluciones de pago de tu cuenta: si hay un número considerable de clientes que han presentado reclamaciones o si no tienes suficientes fondos para hacer frente a esas devoluciones de pago, podríamos aplicar una retención en tu cuenta hasta que el índice de pagos reclamados disminuya.
Transacciones esporádicas: cuando el número y el importe de las transacciones o los métodos con los que se tramitan varían con frecuencia, se genera incertidumbre respecto a tu flujo de caja. En esos casos, se aplicará una retención en tu cuenta hasta que se restablezca un patrón más uniforme.
Negocio nuevo en Square: si no tienes un historial de transacciones con nosotros, entre otros factores de riesgo adicionales, es posible que retengamos parte de los fondos en tu cuenta hasta que obtengamos más información sobre la forma en la que procesas los pagos.
Notificación de las retenciones
Recibirás una notificación por correo electrónico y en el Panel de control de Square antes de que se aplique la retención. El Panel de retenciones, disponible en la sección Saldo del Panel de control de Square, mostrará las condiciones de las retenciones actuales, futuras y pasadas.
Te avisaremos antes de que la retención se aplique para que decidas, antes de aceptar más pagos, si quieres seguir procesando tus transacciones con nosotros con estas nuevas condiciones. Por otro lado, debes saber que las retenciones solo se aplican a los pagos con tarjeta, no a las transferencias bancarias ACH.
Duración de la retención
Cada preautorización tiene unas condiciones determinadas que establecen el tiempo que retenemos los fondos antes de devolverlos a tu saldo disponible. Una vez que se liberen, se transferirán según tus ajustes para las transferencias. Puedes consultar el importe y la fecha de todos los importes pendientes de liberar en el Panel de retenciones.
Los fondos retenidos también se liberarán cuando emitas un reembolso por un pago en el que se ha aplicado una preautorización. Sin embargo, si no podemos tramitar el reembolso, el importe retenido se devolverá al saldo retenido. Consulta cómo Gestionar los reembolsos de tus clientes.
Si la retención se retira de tu cuenta o recibes una devolución de pago para la que no podamos hacer un cargo en tu cuenta bancaria, podríamos liberar una parte o la totalidad de los fondos retenidos antes de que haya finalizado su periodo de vigencia.
Revisión y liberación de las retenciones
Las cuentas con retenciones se revisarán después de un mínimo de seis meses. Nuestro equipo se encargará de todo, por lo que no tendrás que solicitar una revisión, pero podríamos solicitarte más información cuando llegue el momento. En cualquier caso, te avisaremos de todos los cambios.
Al revisar las cuentas para determinar si es necesario mantener una retención, analizamos muchos de los mismos factores que cuando se inició la retención:
La frecuencia de los pagos anticipados de productos o servicios.
El índice de devoluciones de pago de tu cuenta.
La documentación sobre las ventas.
La regularidad del historial de transacciones.