Votre guide de demande de documents Square
Les types de documents qui s’appliquent à votre compte Square peuvent varier selon votre type d’entreprise. Le guide ci-dessous passe en revue les documents qui pourraient être nécessaires si un litige de paiement était porté à votre compte.
Modèles de formulaire de contrat
Si à l’heure actuelle vous ne faites pas signer de contrats lors de la vente de vos biens ou services, utilisez Contrats Square pour envoyer à vos clients un contrat au format PDF à signer de façon électronique. Vous pouvez créer et personnaliser des contrats adapté à votre type d’entreprise, directement à partir de votre Tableau de bord Square.
Ce ne sont pas toutes les entreprises qui utilisent des contrats pour leurs transactions avec les clients. Si c’est le cas pour vous, assurez-vous de télécharger les reçus ou les factures.
Modèle de facture
Une facture est un document écrit qui comporte une description des biens ou des services et le montant du paiement. Comme pour les contrats, Square propose un outil pour vous aider pour vous aider à créer des factures personnalisées pour votre entreprise. Vous devez être aussi précis que possible lorsque vous créez vos factures. Plus vous nous fournirez de détails concernant un achat, mieux nous serons en mesure de vous aider si un litige survenait.
Modèle de formulaire d’autorisation
Nous vous recommandons d’obtenir une autorisation signée pour le montant total à payer et pour chaque paiement à effectuer pour un achat. Un formulaire d’autorisation doit accompagner tout contrat d’entente de paiement en plusieurs parties ou récurrent conclu entre un acheteur et vous. Square propose des modèles de formulaire d’autorisation ici.
Veuillez noter que, en vertu des normes PCI, les vendeurs ne sont pas autorisés à enregistrer le code de sécurité (CVV) de leur client sur aucun formulaire. Nous vous recommandons d’obtenir la confirmation verbale du code de sécurité au moment de l’enregistrement d’une carte à partir du Tableau de bord Square. Il est préférable de demander cette information en personne lorsque le client remplit le formulaire d’autorisation.
Politique d’annulation
Instaurez une politique d’annulation définie et complète et faites en part à vos clients avant de conclure une transaction. Votre politique d’annulation doit couvrir les retours, les échanges et les remboursements; elle doit préciser les délais applicables selon les circonstances. Une version écrite de votre politique d’annulation doit figurer sur vos contrats et sur vos reçus, de même que sur votre site Web, le cas échéant. Renseignez-vous davantage sur la conception des politiques d’annulation et de remboursement ici.
Preuve de résidence
Disposer d'un adresse municipale définie crée un sentiment de confiance et de fiabilité dans les cas de litige. Tout type de facture comportant le nom et l'adresse de votre entreprise ainsi qu'une adresse municipale est acceptable. Si votre entreprise ne dispose pas d'une adresse réelle, ou si vous œuvrez à partir de votre résidence, fournissez un document sur lequel figure votre adresse de résidence. Une facture des services publics, de votre fournisseur de téléphonie ou d'Internet ou votre avis de cotisation en sont de bons exemples.
Documents d’enregistrement
De façon généralement, les entreprises doivent s’inscrire auprès de leur gouvernement provincial ou territorial. Vous devez les contacter pour inscrire votre entreprise dans leur répertoire. Les détails au sujet de ce processus varient selon l’emplacement de votre entreprise. Vous trouverez plus d’information sur les exigences en vigueur dans votre région ici.
Permis et licences du vendeur
Pour faire des affaires au Canada, et pour vous conformer aux règlements en vigueur, vous devrez obtenir certains permis et licences des différents paliers du gouvernement. Les exigences particulières d'obtention de ces permis varient d'un emplacement à l'autre. Vous devez vous assurer d'afficher un permis ou une licence valide avant de conclure des transactions. Utilisez la fonction de recherche des permis et des licences pour savoir lesquels s'appliquent dans votre cas. Vous remarquerez que même si la plupart des provinces et des territoires apparaissent dans vos recherches, de nombreuses municipalités et industries n'y figurent pas.
Le statut constitutif de votre entreprise
Lorsque vous créez une entreprise, vous devez demander un numéro d’enregistrement ou numéro d’entreprise du Québec de sorte que votre gouvernement puisse traiter les taxes pour votre société. Une fois que vous serez inscrit, votre province vous émettra un numéro ou des documents de statut constitutif si vous décidez d’incorporer votre entreprise. Vous trouverez plus d’information quant aux exigences de votre région ici.