Démarrer avec Contrats Square
| Prêt à envoyer des contrats professionnels avec Square? Démarrer |
Square Contrats vous permet de créer et d’envoyer des contrats directement à partir de votre tableau de bord Square en ligne et de Factures Square. Établissez des accords de service clairs avec vos clients, assurez la sécurité des signatures numériques et protégez-vous contre d’éventuels litiges en matière de paiement.
Choisissez l’un des modèles prédéfinis de Square et personnalisez-le en fonction de vos besoins ou créez un modèle à partir de zéro pour votre entreprise. Avec Contrats Square, vous pouvez :
créer des clauses personnalisées à partir de zéro;
dupliquer, modifier et réorganiser n’importe quelle clause du modèle pour l’adapter aux besoins de votre contrat;
inclure le logo de votre entreprise et la couleur d’arrière-plan du reçu dans le contrat en format PDF;
envoyer des contrats en lots à un maximum de 20 destinataires à la fois.
Remarque : Square propose des modèles uniquement pour vous permettre de créer votre propre contrat. Square ne fournit aucun avis juridique et ne peut pas garantir qu’un modèle de contrat donné est adapté à vos besoins ou applicable dans un territoire donné. Consultez les Conditions générales des Contrats Square.
Créer et envoyer un contrat
- Accédez à Clients > Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez ensuite sur Créer un contrat, choisissez un modèle et cliquez ensuite sur Créer.
- Saisissez le nom ou l’adresse courriel du destinataire. Vous pouvez également rechercher un client existant dans votre répertoire de clients.
- Remplissez les champs personnalisables dans le modèle que vous avez choisi, notamment :
- Nom du contrat (obligatoire).
- Notes supplémentaires (facultatif) : décrivez votre contrat et donnez à votre destinataire une idée de ce qui l’attend, nous l’inclurons en tête de votre contrat.
- Sous Paiement, choisissez entre Aucun paiement ou Ajouter les informations de paiement. Si ce contrat exige un paiement, vous pouvez saisir les informations de paiement ici. Vous pouvez également annexer une Facture Square ou une estimation, même si le contrat n’exige pas d’informations de paiement.
- Cliquez sur Suivant pour sélectionner les clauses que vous voulez appliquer au contrat. Square fournit des clauses prédéfinies, mais vous pouvez les réorganiser, les supprimer ou les modifier selon vos besoins. Vous pouvez également sélectionner l’option Créer une nouvelle clause. Cette nouvelle clause ne sera pas enregistrée dans votre répertoire de clauses. Les clauses sont classées selon leur ordre d’apparition sur le contrat.
- Cliquez sur Suivant pour obtenir un aperçu du contrat.
- Ajoutez le nom du propriétaire. Une signature électronique et une date de signature s’afficheront automatiquement.
- Sélectionnez Partager pour envoyer le contrat directement à votre client par courriel ou téléchargez-le en format PDF pour le livrer manuellement.
- Ouvrez l‘application Factures Square et touchez Plus > Contrats.
- Sélectionnez + pour utiliser un modèle standard ou enregistré, puis cliquez sur Créer.
- Saisissez le nom ou l’adresse courriel du destinataire. Vous pouvez également rechercher un client existant dans votre répertoire de clients.
- Remplissez les champs personnalisables dans le modèle que vous avez choisi, notamment :
- Nom du contrat (obligatoire).
- Notes supplémentaires (facultatif) : décrivez votre contrat et donnez à votre destinataire une idée de ce qui l’attend, nous l’inclurons en tête de votre contrat.
- Vous pouvez annexer une facture ou une estimation.
- Ajoutez le nom du propriétaire. Une signature électronique et une date de signature s’afficheront automatiquement sur le contrat une fois qu’il sera envoyé.
- Message du contrat (facultatif): ce message est inclus uniquement dans le courriel envoyé à votre client. Il ne fait pas partie du contrat.
- Sélectionnez Partager pour envoyer le contrat directement à votre client par courriel ou téléchargez-le en format PDF pour le livrer manuellement.
Envoyer un contrat à plusieurs destinataires
Créez un seul contrat et choisissez vos destinataires. Nous créerons ensuite des contrats indépendants pour chaque destinataire et les enverrons séparément à des fins de signature. Vous pouvez envoyer des contrats en lots à un maximum de 20 destinataires à la fois.
Remarque : L’envoi de contrats en lots n’est pas destiné aux négociations multipartites où plusieurs signataires doivent examiner et remplir le même contrat.
- Accédez à Clients > Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez Nouveau contrat pour choisir un modèle et cliquez ensuite sur Créer.
- Ajoutez vos destinataires au contrat. Si un destinataire n’est pas un client existant, vous serez invité à ajouter le client et ses coordonnées à votre Répertoire. Découvrez comment gérer les profils des clients dans votre Répertoire.
- Continuez à remplir les champs personnalisables de votre modèle. N’oubliez pas que les Informations relatives au paiement ne peuvent pas être personnalisées pour chaque destinataire et seront les mêmes pour tous les clients du contrat. Remarque: L’ajout d’une facture ou d’une estimation n’est pas offert pour l’envoi d’un contrat à plusieurs destinataires.
- Cliquez sur Suivant pour sélectionner les clauses que vous souhaitez inclure dans le contrat. Square fournit des clauses prédéfinies que vous pouvez réorganiser, supprimer ou modifier selon vos besoins.
- Cliquez sur Suivant pour visualiser le contrat. Vous pouvez visualiser chaque contrat pour chaque destinataire et choisir à partir d’une liste déroulante de destinataires pour passer d’un contrat à l’autre.
- Vous pouvez enregistrer votre contrat pour plus tard en cliquant sur Enregistrer l’ébauche. Si vous enregistrez votre contrat en tant qu’ébauche, vous verrez une ligne dans votre Tableau de bord des contrats qui indique qu’il s’agit d’une ébauche à plusieurs destinataires.
- Sélectionnez Partager pour envoyer directement le contrat par courriel à vos clients ou télécharger un PDF pour le livrer manuellement. Vous êtes en mesure de suivre la progression de chaque contrat individuellement à partir de votre tableau de bord après l’avoir partagé avec vos clients.
Modifier un contrat
Si un contrat non signé affiche l’état En cours de vérification, vous pouvez encore y apporter des modifications.
- Accédez à Clients > Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Repérez le contrat En cours de vérification que vous voulez modifier, sélectionnez Modifier.
- Lorsque vous avez terminé les modifications sur le contrat, envoyez la nouvelle version à votre client pour qu’il la signe.
Lorsque l’état du contrat indique Modifier, votre client n’aura pas accès au contrat pour éviter qu’il ne signe chacune des versions mises à jour, au fur et à mesure. Lorsque l’étape des modifications est terminée, vous pouvez transmettre le contrat à votre client. Il recevra un courriel l’informant que le contrat a été mis à jour et il sera invité à prendre connaissance de la nouvelle version et à la signer.
Annuler un contrat
Lorsqu’un contrat est envoyé à un client, vous pouvez l’annuler pour en invalider les conditions tant et aussi longtemps qu’il n’a pas été signé. Le client verra une bannière indiquant la date d’annulation et il recevra également une notification à cet effet par courriel.
- Accédez à Clients > Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Repérez le contrat En cours de vérification que vous voulez annuler, sélectionnez Annuler.
- Confirmez l’annulation en cliquant sur Oui, annuler.
Une fois le contrat annulé, vous pouvez l’archiver ou le supprimer à partir de votre Tableau de bord.
Remarque : Les contrats signés ne peuvent pas être annulés. Vous pouvez uniquement annuler les contrats qui ont été envoyés par courriel, téléchargés ou en cours de vérification.
Créer des modèles de contrat
Au lieu de créer chaque fois un contrat à partir de zéro, vous pouvez créer des modèles personnalisés avec les informations propres à votre entreprise pour gagner du temps et mettre facilement à jour les futurs contrats.
Options de modèles
| Modèle | Aperçu |
|---|---|
| Autorisation d’enregistrer une carte de crédit | Ce modèle de contrat vous donne l’autorisation d’enregistrer les informations de la carte d’un client et de facturer comme convenu. Utilisez-le pour les clients réguliers ou les services d’abonnement. Une fois qu’un client aura signé et soumis ce contrat, les informations relatives à sa carte seront automatiquement ajoutées à son profil Répertoire de clients sous Carte enregistrée. |
| Accord de service | Définissez des attentes claires avec vos clients concernant votre service. |
| Vente de marchandises | Définissez des attentes claires avec vos clients concernant vos produits physiques ou numériques grâce à ce modèle. |
| Prestation de services | Utilisez ce modèle une fois que votre entreprise a terminé les services vendus à un client. Cet accord vous aide à obtenir une reconnaissance écrite de votre client que vos services ont été réalisés avec succès comme décrit. Il peut également fournir une protection supplémentaire lors d’un processus de litige de paiement. |
| Confirmation de livraison | Utilisez ce modèle pour obtenir une reconnaissance écrite des clients que les produits qu’ils ont achetés ont bien été livrés comme décrit. Cet accord peut fournir une protection supplémentaire lors d’une procédure de litige de paiement. |
Créer un modèle de contrat
Créez votre propre modèle de contrat ou modifiez l’un des modèles prédéfinis de Square pour répondre aux besoins de votre entreprise.
- Accédez à Clients > Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur Modèles.
- Sélectionnez Créer un modèle. Ici, vous pouvez ajouter les détails de votre entreprise dans les sections Modèle et Contrat. Ensuite, cliquez sur Suivant.
- Ajoutez les clauses que vous souhaitez appliquer au contrat. Pour les modèles personnalisés, vous devez ajouter au moins une clause.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Accédez à Clients > Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur Modèles.
- Sous Personnaliser un modèle existant, sélectionnez le modèle Square que vous voulez utiliser et cliquez sur Créer un modèle ou Créer un contrat.
- Ajoutez les détails de votre entreprise aux sections Modèle et Contrat. Cliquez ensuite sur Suivant.
- Ajoutez les clauses que vous souhaitez appliquer au contrat. Modifiez, ajoutez, supprimez et réorganisez n’importe quelle clause.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Vous pouvez dupliquer et modifier un modèle standard pour créer un nouveau modèle personnalisé. Vos nouveaux modèles seront enregistrés sous Modèles personnalisés ainsi que dans le sélecteur de modèles de votre page Contrats.
Clauses de contrat
Utilisez le répertoire de clauses pour créer et gérer un ensemble de clauses personnalisées qui peuvent être ajoutées à n’importe quel contrat ou modèle de contrat.
Les contrats prennent en charge deux types de clauses différents : les clauses fournies par défaut par Square et les clauses personnalisées que vous avez créées. Vous pouvez créer trois types différents de clauses personnalisées :
Clauses du répertoire : Créez une clause personnalisée dans votre répertoire de clauses afin de pouvoir l’ajouter à un modèle de contrat ou à un contrat unique. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des clauses du répertoire qu’à partir de celui-ci.
Clauses de modèle : Clauses personnalisées créées pour des modèles personnalisés en particulier.
Clauses de contrat : Clauses personnalisées créées pour des contrats uniques.
- Accédez à Clients > Contrats dans votre Tableau de bord Vente en ligne Square, puis cliquez sur Clauses.
- Cliquez sur Ajouter une clause personnalisée.
- Remplissez les champs Titre de la clause (obligatoire) et Description de la clause (obligatoire). Vous pouvez aussi cocher la case si vous avez besoin des initiales du client.
- Cliquez sur Enregistrer.
Au fur et à mesure que vous ajoutez des clauses, vous pouvez modifier, dupliquer ou supprimer vos clauses personnalisées, ou utiliser la barre de recherche pour parcourir votre répertoire de clauses.
Créer des champs de contrat personnalisés
L’option des champs de contrat personnalisés est offerte dans le cadre d’un abonnement à Rendez-vous Premium ou à Factures Plus. Grâce aux champs de contrat personnalisés, vous pouvez choisir les renseignements que vous souhaitez recueillir auprès de vos clients, comme les adresses, les numéros de téléphone ou les détails propres au contrat. Pour démarrer :
À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Clients > Contrats > Modèles.
Sous Personnaliser un modèle existant, sélectionnez le modèle Square que vous voulez utiliser et cliquez sur Créer un modèle.
Ajoutez les renseignements sur votre entreprise aux sections Modèle et Contrat, puis cliquez sur Suivant.
Ajoutez toutes les clauses au contrat. Vous pouvez également modifier, supprimer et réorganiser les clauses au cours de cette étape.
Pour les abonnés de Rendez-vous Premium ou de Factures Plus, sélectionnez Ajouter des champs personnalisés. Glissez-déposez les champs pour créer une question. Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Enregistrer.
Joindre des contrats à vos paiements Square
Vous pouvez associer les contrats Square à des paiements en particulier dans votre Tableau de bord Square en ligne soit à partir de la page Transactions, soit en créant une nouvelle facture ou un rendez-vous avec Square.
Le fait de joindre vos contrats aux paiements correspondants vous permet de garder la trace de tous les renseignements importants concernant une vente particulière en un seul endroit. Il s’agit également d’une bonne habitude qui vous permettra de gérer plus facilement les litiges si un client conteste un paiement. En réunissant tous les détails importants d’une vente provenant du profil du client, de l’historique des transactions et des documents afférents, vous organisez votre Tableau de bord de manière efficace et efficiente.
- Accédez à l’onglet Transactions de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez la transaction pour en afficher les détails.
- Cliquez sur …, puis sélectionnez Joindre un contrat dans le menu déroulant.
- Utilisez l’outil de recherche pour sélectionner le contrat Square que vous voulez joindre, puis sélectionnez Enregistrer.
- Accédez à Paiements > Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez Créer une facture.
- Fournissez les détails requis de la facture et sélectionnez Joindre un contrat Square dans la section Plus d’options.
- Sélectionnez Nouveau contrat ou Contrat existant et suivez les étapes indiquées.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les utilisateurs de Factures Plus peuvent ajouter un paramètre qui exige la signature d’un contrat par le client avant d’effectuer un paiement. Activez simplement l’option Exiger la signature du contrat avant le paiement dans la section Contrats une fois que le contrat a été annexé.
Lorsque vous activez l’intégration Rendez-vous à partir de la page Paramètres de Rendez-vous, nous générons automatiquement un contrat avec les détails fournis par le client au moment de sa demande de réservation, en utilisant le modèle que vous avez choisi dans ses paramètres pour ce point de vente. Tout paiement effectué pour ce rendez-vous sera automatiquement associé au contrat. Pour activer les contrats avec Rendez-vous Square :
- Accédez à Clients > Rendez-vous dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur Paramètres, puis sur Communications.
- Sous Contrats clients numériques, activez Envoyer un contrat numérique à tous les clients lors de la réservation.
- Sélectionnez le modèle de contrat.
- Cliquez sur Terminé > Enregistrer.
Vous pouvez également joindre des contrats à vos factures dans l’application Factures Square et dans l’application Solution PDV Square sur les appareils iOS et Android compatibles.
Questions fréquentes sur les contrats
Si vous envoyez un contrat par courriel, le destinataire recevra un courriel de Contrats Square. Lorsqu’il ouvrira le courriel, il verra le nom de votre entreprise ainsi qu’une invitation à signer le contrat de façon électronique. Pour signer le contrat, le destinataire devra :
- Cliquez sur Relire et signer dans le courriel.
- Affichez le contrat en mode sécurisé, puis paraphez et signez de façon électronique.
- Sélectionnez Terminer et envoyer pour finaliser le contrat. Une copie PDF du contrat finalisé vous sera envoyée par courriel, ainsi qu’au destinataire, pour archivage. Vous pouvez envoyer à nouveau une copie du contrat à tout moment à partir de votre Tableau de bord.
Dans la section Calendrier des paiements du contrat, sélectionnez Paiements multiples. Vous pourrez ainsi répartir le coût total d’un projet en deux paiements : un acompte et un paiement final.
Chaque modèle Square comporte un ensemble de clauses déjà présélectionnées pour vous. Ce n’est qu’un point de départ pour le modèle que vous sélectionnez. Vous pouvez réorganiser, supprimer ou modifier les clauses pour personnaliser le contrat. Certaines des clauses prédéfinies comportent du texte entre parenthèses que vous devez remplir.
Pour mieux adapter les modèles de contrat à votre entreprise, vous pouvez sélectionner Aucune information de paiement. Cette option est idéale si vous avez besoin d’exclure certains détails des informations de paiement, comme le montant du paiement et les dates d’échéance. À l’heure actuelle, c’est l’option la plus courante pour les modèles Prestation des services, Confirmation de livraison ou Entente COVID-19.
Remarque : Les cours ne sont pas compatibles avec cette fonctionnalité.