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Démarrer avec Contrats Square

Prêt à envoyer des contrats professionnels avec Square? Démarrer

Avec Square Contracts, vous pouvez créer et envoyer des contrats directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Établissez des contrats de service clairs avec vos clients, sécurisez les signatures numériques et évitez les éventuels litiges de paiement, le tout en un même endroit.

Choisissez l’un des modèles prédéfinis de Square et personnalisez-le en fonction de vos besoins ou créez un modèle à partir de zéro pour votre entreprise. Grâce à Contrats Square, vous pouvez :

  • créer des clauses personnalisées à partir de zéro;

  • dupliquer, modifier et réorganiser n’importe quelle clause du modèle pour l’adapter aux besoins de votre contrat;

  • inclure le logo de votre entreprise et la couleur d’arrière-plan du reçu dans le contrat en format PDF;

  • envoyer des contrats en lots à un maximum de 20 destinataires à la fois.

Remarque : Contrats Square offre uniquement des modèles de documents pour vous permettre de rédiger votre propre contrat. Square ne fournit aucun avis juridique et ne peut garantir qu’un modèle de contrat donné est adapté à vos besoins ou applicable dans un territoire donné. Consultez Square Contracts Terms and Conditions.

Créer et envoyer un contrat

  1. Accédez à Clients > Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Nouveau contrat pour utiliser un modèle standard ou enregistré, puis cliquez sur Créer.

  3. Saisissez le nom ou l’adresse courriel du destinataire. Vous pouvez également rechercher un client dans votre répertoire de clients.

  4. Remplissez les champs personnalisables suivants dans le modèle que vous avez choisi :

    • Intitulé du contrat (obligatoire)

    • Message du contrat (facultatif) : Ce message sera inclus uniquement dans le courriel que nous envoyons au client. Il ne fait pas partie du contrat.

    • Synthèse du contrat (facultatif) : Une synthèse est la façon idéale de résumer un contrat. Si vous en rédigez une, nous l’inclurons au début du contrat.

  5. Sous Paiement, choisissez entre Aucun paiement ou Ajouter les informations sur le paiement. Si le contrat nécessite un paiement, vous pouvez saisir les informations de paiement ici. Vous pouvez également joindre une facture ou une estimation Square, même si le contrat ne nécessite pas les informations de paiement.

  6. Cliquez sur Suivant pour sélectionner les clauses que vous voulez inclure dans le contrat. Square offre des clauses prédéfinies, mais vous pouvez les réorganiser, les supprimer ou les modifier selon vos besoins. Vous pouvez également créer une nouvelle clause pour ce contrat. Cependant, elle ne sera pas enregistrée dans votre bibliothèque de clauses. Les clauses sont disposées dans l’ordre où elles s’afficheront.

  7. Cliquez sur Suivant pour obtenir un aperçu du contrat.

  8. Ajoutez le nom du destinataire du contrat et une signature électronique afin que la date de signature s’affiche automatiquement.

  9. Sélectionnez Partager pour envoyer le contrat directement à votre client par courriel ou télécharger un PDF pour le livrer manuellement.

Envoyer un contrat à plusieurs destinataires

Passez moins de temps à créer et à envoyer des contrats individuels en envoyant des contrats en lots. Créez un seul contrat et choisissez vos destinataires. Ensuite, nous créerons des contrats indépendants pour chaque destinataire et les enverrons séparément pour signature. Vous pouvez envoyer des contrats en lots à un maximum de 20 destinataires à la fois.

Remarque : L’envoi de contrats en lots n’est pas destiné aux négociations multipartites où plusieurs signataires doivent examiner et remplir le même contrat.

Pour envoyer un contrat à plusieurs destinataires

  1. Accédez à Clients et Contrats dans votre Tableau de bord Vente en ligne Square.
  2. Sélectionnez Nouveau contrat pour choisir un modèle et cliquez ensuite sur Créer.
  3. Ajoutez vos destinataires au contrat. Si un destinataire n’est pas un client existant, vous serez invité à ajouter le client et ses coordonnées à votre Répertoire. Découvrez comment gérer les profils des clients dans votre Répertoire.
  4. Continuez à remplir les champs personnalisables de votre modèle. N’oubliez pas que les informations relatives au paiement ne peuvent pas être personnalisées pour chaque destinataire et seront les mêmes pour tous les clients du contrat. De plus, l’ajout d’une facture ou d’une estimation n’est pas offert pour l’envoi d’un contrat à plusieurs destinataires.
  5. Cliquez sur Suivant pour sélectionner les clauses que vous souhaitez inclure dans le contrat. Square fournit des clauses prédéfinies que vous pouvez réorganiser, supprimer ou modifier selon vos besoins.
  6. Cliquez sur Suivant pour visualiser le contrat. Vous pouvez visualiser chaque contrat pour chaque destinataire, et vous êtes en mesure de choisir dans une liste déroulante de destinataires pour passer d’un contrat à l’autre.
  7. Vous pouvez enregistrer votre contrat pour plus tard en cliquant sur Enregistrer l’ébauche. Si vous enregistrez votre contrat en tant qu’ébauche, vous verrez une ligne dans votre Tableau de bord des contrats qui indique qu’il s’agit d’une ébauche à plusieurs destinataires.
  8. Sélectionnez Partager pour envoyer directement le contrat par courriel à vos clients ou télécharger un PDF pour le livrer manuellement. Vous êtes en mesure de suivre la progression de chaque contrat individuellement à partir de votre tableau de bord après l’avoir partagé avec vos clients.

Modifier un contrat

Si un contrat non signé affiche l’état « En cours d’examen », vous pouvez encore y apporter des modifications.

Pour modifier un contrat qui est « En cours de vérification »

  1. Accédez à Clients et Contrats dans votre Tableau de bord Vente en ligne Square.
  2. Repérez le contrat « En cours de vérification » que vous voulez modifier, sélectionnez l’icône « plus » (…) > Modifier.
  3. Lorsque vous avez terminé la mise à jour du contrat, envoyez la nouvelle version à votre client pour qu’il la signe.

Lorsqu’un contrat affiche l’état « Modifier », votre client est automatiquement exclu du contrat pour l’empêcher de le signer alors que vous effectuez des mises à jour. Une fois que vous avez terminé la modification, vous devrez transmettre à nouveau le contrat au client. Il recevra un courriel au sujet du contrat mis à jour qui l’invitera à le vérifier et à signer la nouvelle version.

Annuler un contrat

Si un contrat a été transmis au client mais qu’il n’a pas été signé, vous pouvez annuler le contrat pour en annuler les modalités. Le client verra une bannière indiquant la date d’annulation et il recevra également une notification d’annulation par courriel.

Pour annuler un contrat

  1. Accédez à Clients et Contrats dans votre Tableau de bord Vente en ligne Square.
  2. Repérez le contrat « En cours de vérification » que vous voulez annuler, sélectionnez l’icône « plus » (…).
  3. Cliquez sur Annuler.
  4. Confirmez l’annulation en cliquant sur Oui, annuler.

Une fois le contrat annulé, vous pouvez archiver ou supprimer le contrat annulé à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Remarque : Les contrats signés ne peuvent pas être annulés. Vous pouvez annuler les contrats qui ont été envoyés par courriel, téléchargés ou en cours de vérification.

Créer des modèles de contrat

Au lieu de créer chaque fois un contrat à partir de zéro avec des informations propres à l’entreprise, vous pouvez créer des modèles personnalisés pour chaque type d’engagement que vous pouvez avoir. La prochaine fois que vous devrez créer et envoyer un contrat, vous pourrez commencer avec une configuration déjà adaptée aux besoins de votre entreprise.

Options des modèles

Modèle Aperçu
Formulaire d’autorisation de carte de crédit Ce modèle de contrat vous donne l’autorisation d’enregistrer les informations de la carte d’un client et de facturer comme convenu. Utilisez-le pour les clients réguliers ou les services d’abonnement. Une fois qu’un client aura signé et soumis ce contrat, les informations relatives à sa carte seront automatiquement ajoutées à son profil Répertoire de clients sous Carte enregistrée.
Contrat de services Définissez des attentes claires avec vos clients concernant votre service.
Contrat de vente de marchandises Définissez des attentes claires avec vos clients concernant vos produits physiques ou numériques grâce à ce modèle.
Réalisation du contrat de services Utilisez ce modèle une fois que votre entreprise a terminé les services vendus au client. Cet accord vous aide à obtenir une reconnaissance écrite de votre client que vos services ont été réalisés avec succès comme décrit. Il peut également fournir une protection supplémentaire lors d’un processus de contestation de paiement.
Contrat de confirmation de livraison Utilisez ce modèle pour obtenir une reconnaissance écrite des clients que les produits qu’ils ont achetés ont bien été livrés comme décrit. Cet accord peut fournir une protection supplémentaire lors d’une procédure de contestation de paiement.

Comment créer un modèle de contrat

Créez votre propre modèle de contrat ou modifiez un des modèles prédéfinis de Square pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Pour créer un modèle personnalisé à partir de zéro

  1. Accédez à Clients et à Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Modèles.
  3. Sélectionnez Créer un modèle. Vous apercevez ici les détails de votre entreprise dans les sections Modèle et Contrat. Cliquez ensuite sur Suivant.
  4. Ajoutez les clauses que vous souhaitez appliquer au contrat. Pour les modèles personnalisés, vous devez ajouter au moins une clause.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour étoffer les modèles existants de Square

  1. Accédez à Clients et à Contrats dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Modèles.
  3. Sous Personnaliser un modèle existant, sélectionnez le modèle Square que vous voulez utiliser et cliquez sur Créer un modèle ou Créer un contrat.
  4. Ajoutez les détails de votre entreprise dans les sections Modèle et Contrat. Cliquez ensuite sur Suivant.
  5. Ajoutez les clauses que vous souhaitez appliquer au contrat. Vous pouvez alors modifier, ajouter, supprimer et réorganiser les clauses.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Vous pouvez copier et modifier un modèle standard pour créer un nouveau modèle personnalisé. Vos nouveaux modèles seront enregistrés dans « Modèles personnalisés » et dans le sélecteur de modèles de la page Contrats.

Clauses de contrat

Utilisez la bibliothèque des clauses pour créer et gérer un ensemble de clauses personnalisées qui peuvent être ajoutées à n’importe quel contrat ou modèle de contrat.

Les contrats prennent en charge deux types de clauses différents : les clauses fournies par défaut par Square et les clauses personnalisées que vous avez créées. Vous pouvez créer trois différents types de clauses personnalisées :

  • Clauses de la bibliothèque : Créez une clause personnalisée dans votre bibliothèque de clauses, que vous pourrez ensuite ajouter à n’importe quel modèle ou contrat individuel. Vous ne pouvez créer, modifier ou supprimer des clauses de la bibliothèque qu’à partir de la bibliothèque de clauses.

  • Clauses du modèle : Les clauses personnalisées créées pour des modèles personnalisés précis.

  • Clauses du contrat : Clauses personnalisées créées pour des contrats précis.

Pour ajouter une clause

  1. Accédez à Clients et Contrats dans votre Tableau de bord Vente en ligne Square, puis cliquez sur Clauses.
  2. Cliquez sur + pour « Ajouter une nouvelle clause ».
  3. Saisissez le Titre de la clause (obligatoire) et une Description (obligatoire). Vous pouvez également cocher la case si vous avez besoin des initiales du client.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Au fur et à mesure que vous ajoutez des clauses, vous pouvez modifier, dupliquer ou supprimer vos clauses personnalisées, ou utiliser la barre de recherche pour parcourir votre répertoire de clauses.

Créer des champs de contrat personnalisés

Grâce aux champs de contrat personnalisés, vous pouvez choisir les renseignements que vous souhaitez recueillir auprès de vos clients, comme les adresses, les numéros de téléphone ou les détails propres au contrat. Pour démarrer :

  1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Clients > Contrats > Modèles.

  2. Sous Personnaliser un modèle existant, sélectionnez le modèle Square que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Créer un modèle.

  3. Ajoutez les détails de votre entreprise aux sections Modèle et Contrat. Cliquez ensuite sur Suivant.

  4. Sélectionnez Ajouter des champs personnalisés. Utilisez la fonction glisser-déposer avec les champs du menu Champs pour créer une question. Vous pouvez choisir des champs concernant notamment l’adresse et la date et pour poser des questions ouvertes ou fermées. Puis, cliquez sur Continuer.

  5. Ajoutez toutes les clauses au contrat. Vous pouvez également modifier, supprimer et réorganiser les clauses au cours de cette étape.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Joindre des contrats à vos paiements Square

Vous pouvez associer les contrats Square à des paiements en particulier dans votre Tableau de bord Square en ligne, soit à partir de la page Transactions ou lorsque vous créez une nouvelle facture ou un rendez-vous avec Square.

Le fait de joindre vos contrats aux paiements correspondants vous permet de garder la trace de tous les renseignements importants concernant une vente particulière en un seul endroit. Il s’agit également d’une bonne habitude qui vous permettra de gérer plus facilement les litiges si un client conteste un paiement. En réunissant tous les détails importants d’une vente provenant du profil du client, de l’historique des transactions et des documents afférents, vous organisez votre Tableau de bord de manière efficace et efficiente.

Joindre un contrat à une transaction

  1. Accédez à l’onglet Transactions de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez la transaction pour en afficher les détails.
  3. Cliquez sur le menu des options (…), puis sélectionnez Joindre un contrat dans le menu déroulant.
  4. Utilisez l’outil de recherche pour sélectionner le contrat Square que vous voulez joindre, puis sélectionnez Enregistrer.

Joindre un contrat à une facture Square

  1. Accédez à Paiements > Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez Créer une facture.
  3. Remplissez les détails obligatoires de la facture, puis sélectionnez Joindre un contrat Square dans la section Plus d’options.
  4. Utilisez l’outil de recherche pour sélectionner le contrat Square que vous voulez joindre, puis sélectionnez Enregistrer.

Ajouter un contrat à un rendez-vous Square

Lorsque vous activez l’intégration Rendez-vous à partir de la page Paramètres de Rendez-vous, nous générons automatiquement un contrat avec les détails fournis par le client au moment de sa demande de réservation, en utilisant le modèle que vous avez choisi dans ses paramètres pour ce point de vente. Tout paiement effectué pour ce rendez-vous sera ensuite automatiquement associé au contrat. Pour activer les contrats avec Rendez-vous :

  1. Accédez à Clients > Rendez-vous dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Paramètres, puis sur Communications.
  3. Sous Contrats clients numériques, activez Envoyer un contrat numérique à tous les clients lors de la réservation.
  4. Sélectionnez le modèle de contrat.
  5. Cliquez sur Terminé, puis sur Enregistrer.

Ajouter un contrat à partir de l’application Factures ou de l’application Square

Vous pouvez également joindre des contrats à vos factures avec l’application Factures Square et l’application Solution PDV Square sur les appareils iOS et Android compatibles.

Questions fréquentes sur les contrats

Y a-t-il des frais liés à l’utilisation de Contrats Square?

Pour l’instant, la fonctionnalité Contrats Square est comprise avec votre compte Square sans frais supplémentaires.

Comment mes clients peuvent-ils signer un contrat de façon électronique?

Si vous envoyez un contrat par courriel, le destinataire recevra un courriel de la part de Contrats Square. Lorsqu’il ouvrira le courriel, il verra le nom de votre entreprise ainsi qu’une invitation à signer le contrat de façon électronique. Pour signer le contrat, le destinataire devra :

  1. Cliquez sur Relire et signer dans le courriel.
  2. Afficher le contrat en mode sécurisé, puis parapher et signer de façon électronique.
  3. Sélectionnez Terminer et envoyer pour finaliser le contrat et une copie PDF du contrat finalisé vous sera envoyée par courriel, ainsi qu’au destinataire, pour archivage. Vous pouvez envoyer à nouveau une copie du contrat à tout moment à partir de votre Tableau de bord.

Ce contrat est-il valable sur le plan juridique?

Contrats Square n’offre que des modèles de documents pour vous permettre de rédiger votre propre contrat. Square ne fournit aucun avis juridique et nous ne pouvons pas vous garantir qu’un modèle de contrat donné est adapté à vos besoins ou applicable dans un territoire donné. Square offre ces modèles à des particuliers qui choisissent de rédiger eux-mêmes leurs contrats pour leur propre utilisation. Si vous avez besoin d’un avis juridique quant à l’exactitude, à l’exhaustivité et à la portée des modalités contractuelles de l’entente, vous devez consulter un conseiller juridique.

Pour vous renseigner davantage, veuillez consulter les Conditions générales de Contrats Square.

Comment puis-je demander un acompte à partir de mon contrat?

Dans la section Calendrier des paiements du contrat, sélectionnez Paiements multiples. Cela vous permet de répartir le coût total d’un projet en deux paiements : un acompte et un paiement final. Nous prévoyons éventuellement offrir la possibilité d’accepter plus de versements afin que vous puissiez établir un calendrier de paiements comportant plus de deux jalons.

Comment puis-je utiliser les clauses présélectionnées?

Chaque modèle Square comporte un ensemble de clauses déjà présélectionnées. Il s’agit simplement d’un point de départ pour le modèle que vous sélectionnez et vous pouvez réorganiser, supprimer ou modifier les clauses pour personnaliser le contrat. Veuillez noter que certaines des clauses prédéfinies que vous devrez remplir comporteront du texte de remplacement.

Dans quel cas devrais-je sélectionner Aucune information de paiement sur la page des détails?

En vue de mieux adapter les modèles de contrat à votre entreprise, vous avez la possibilité de sélectionner Aucune information de paiement. Cette option est recommandée si vous avez besoin d’exclure certains détails des informations de paiement, tels que le montant du paiement et les dates d’échéance. À l’heure actuelle, cette option est la plus courante pour les modèles Prestation des services, Confirmation de la livraison ou Entente COVID-19.

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