Square 契約書をはじめる
Squareでプロ仕様の契約書を送信する準備はいいですか? はじめる > |
Square 契約書をご利用いただくと、オンラインSquare データから直接契約書を作成し送信できます。お客さまのサービスへの同意を明文化し、デジタル署名を得ることで、支払い異議申し立てが発生した際に役立てることができます。
Squareの既成テンプレートの1つを選択して、ニーズにあわせてカスタマイズするか、ビジネスに合わせて新しいテンプレートを一から作成することができます。Square 契約書では以下を行えます。
カスタム条項を一から作成する。
テンプレートの条項を複製、編集、並べ替えして、契約書を最適化する。
契約書PDFに加盟店さまのロゴを含め、レシートの背景色と合わせる。
一度に最大20の受取先に契約書を一括送信する。
注意:Square 契約書は、加盟店さまが独自の契約書を作成するために、サンプルテンプレートのみを提供しています。Squareは法的助言は一切行わず、契約書が固有の目的に適しているか、または管轄区で法的強制力を持つかということに関して、保証や助言を行うものではありません。詳細については、Square 契約書の利用規約をご覧ください。
契約書を作成・送信する
オンラインSquare データから [顧客] > [契約書] の順にアクセスします。
[新規の契約書] を選択して、標準テンプレートまたは保存済みのカスタムテンプレートを選択し [作成] をクリックします。
受取先の名前またはメールアドレスを入力します。また、[顧客リスト] 内に保存されているお客さまを検索することもできます。
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選択したテンプレートでカスタマイズ可能なフィールドに入力します。フィールドの例は以下のとおりです。
契約書名(必須)。
契約書メッセージ(任意):このメッセージは、Squareからお客さまに送信するメールにのみ記載されるもので、契約書の一部として含まれるものではありません。
契約書概要(任意):契約書の概要です。概要を作成すると、契約書冒頭に記載されます。
[支払い] から、[支払いなし] または [支払い情報を追加] を選択します。この契約書がお支払いを必要とする場合は、こちらでお支払い情報を入力します。契約書がお支払い情報を必要としない場合でも、Square 請求書または見積もりを添付できます。
[次へ] をクリックして、契約書に含める条項を選択します。Squareには既成条項が用意されていますが、必要に応じて並べ替え、削除、編集が可能です。また、[新しい条項を作成] を選択することもできます。この新しい条項は、条項ライブラリには保存されません。 条項は、表示される順に並べられます。
[次へ] をクリックして、契約書をプレビューします。
事業主の氏名を追加します。電子署名と署名日が自動的に入力されます。
[共有する] を選択して、契約書をお客さま宛てに直接メールで送信します。または、PDFとしてダウンロードして手入力で送信します。
契約書を複数の受取先に送信する
契約書を1つ作成して受取先を複数選び、それぞれの受取先に独自の契約書を作成してから、送信して署名をもらいます。一度に最大20の受取先に契約書を送信できます。
注意:契約書の一括送信は、複数の署名者が同一の契約を確認・締結する複数の当事者間の交渉向けではありません。
- Square データから、[顧客] > [契約書] の順にアクセスします。
- [新規契約書] を選択して使用するテンプレートを選び、[作成] をクリックします。
- 契約書に受取先を追加します。受取先が既存のお客さまではない場合は、顧客として追加するよう指示が出ますので、連絡先の詳細を [顧客リスト] に追加してください。詳細については、顧客リストの顧客プロフィールを管理するをご覧ください。
- 引き続き、テンプレート内のカスタマイズ可能フィールドに入力します。[お支払い情報] はお客さまごとにカスタマイズできませんので、契約書を送信するすべてのお客さまに対して同じ内容になることにご留意ください。注意:契約書を複数の受取先に送信するときに、請求書や見積もりを添付することはできません。
- [次へ] をクリックして、契約書に含める条項を選択します。Squareには既成条項が用意されていますが、必要に応じて並べ替え、削除、編集が可能です。
- [次へ] をクリックすると、契約書のプレビューが表示されますので、それぞれの受取先の契約書を確認してください。受取先をドロップダウンリストから選択して、契約書を切り替えることができます。
- 契約書を保存して後で作業するには、[下書き保存] をクリックします。契約書を下書きとして保存すると、契約書の管理画面に、複数の受取先の下書きであることを示す一行が表示されます。
- [送信] を選択して、契約書をお客さま宛てに直接メールで送信します。または、PDFとしてダウンロードして手入力で送信します。お客さま宛てに送った後に、管理画面からそれぞれの契約書の進捗状況を個別に追跡できます。
契約書を編集する
未署名の契約書が [確認中] ステータスである場合は、まだ変更することが可能です。
- Square データから、[顧客] > [契約書] の順にアクセスします。
- 編集したい [確認中] の契約書を特定して、[その他] アイコン(「 …」)> [編集] の順に選択します。
- 契約書の編集が終了したら、改訂版をお客さまに送信して署名をもらいます。
契約書が [編集] ステータスである場合は、更新中にお客さまが署名を行わないよう契約書が自動的にロックされます。編集が終わったら、編集済みの契約書をお客さまと共有します。契約書が更新されたことを伝えるメールがお客さまに届きますので、最新版を確認した上で署名をもらうことができます。
契約書をキャンセルする
お客さまと共有した契約書に署名をいただけなかった場合は、契約をキャンセルして諸条件を無効にすることができます。お客さまにはキャンセル日が記されたバナーが表示され、キャンセル通知メールも送付されます。
- Square データから、[顧客] > [契約書] の順にアクセスします。
- キャンセルする [確認中] の契約書を特定して、 [その他] アイコン(「 …」)を選択します。
- [キャンセル] をクリックします。
- [はい、キャンセルします] をクリックして、キャンセルを確定します。
契約書をキャンセルしたら、キャンセル済みの契約書をアーカイブするかSquare データから削除するかを選べます。
注意:署名済みの契約書をキャンセルすることはできません。メール送信済み、ダウンロード済み、または確認中の契約書のみをキャンセル可能です。
契約書テンプレートを作成する
毎回一から契約書を作成するのではなく、ご自身の事業に特化したカスタムテンプレートを作成しておくと時間を節約できます。また、今後の契約書をかんたんに更新できます。
テンプレートのオプション
テンプレート | 概要 |
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クレジットカード利用承諾書 | 加盟店さまがお客さまのカード情報を保存し、同意があった場合に請求できるよう承諾を得るテンプレートです。リピーターのお客さまや、サブスクリプションサービス利用者向けに使用します。お客さまが署名してこの契約書を送信すると、そのカード情報は顧客リストプロフィールの [カード情報保存] に自動的に追加されます。 |
サービス契約 | サービスに関する明確な期待事項をお客さまと取り交わすためのテンプレートです。 |
物品販売契約 | 有形製品またはデジタル製品に関する明確な期待事項をお客さまと取り交わすためのテンプレートです。 |
サービス契約の完了 | お客さまに販売したサービスが完了したときに使用するテンプレートです。サービスが記載内容どおりに無事に完了したというお客さまからの同意を得るのに役立ちます。また支払い異議申し立てが発生したときに、売上を守る証拠にもなります。 |
配送確認契約 | お客さまが購入した製品が記載内容どおりに無事に配達されたという、お客さまからの同意を得るの使用するテンプレートです。支払い異議申し立てが発生したときに、売上を守る証拠にもなります。 |
契約書テンプレートを作成する
独自の契約書テンプレートを作成するか、Squareの既成テンプレートの1つを加盟店さまのニーズに合わせて編集します。
- Square データから [顧客] > [契約書] の順にアクセスします。
- [テンプレート] をクリックします。
- [テンプレートを作成] を選択します。ここで、加盟店さまの詳細を [テンプレート] セクションと [契約書] セクションに入力します。完了したら [次へ] をクリックします。
- 契約書に適用する [条項を追加] します。カスタムテンプレートの場合、少なくとも1つの条項を含める必要があります。
- [保存] をクリックします。
- Square データから [顧客] > [契約書] の順にアクセスします。
- [テンプレート] をクリックします。
- [既成テンプレートをカスタマイズ] から、使用するSquareのテンプレートを選択して [テンプレートを作成] または [契約書を作成] をクリックします。
- 加盟店さまの詳細を [テンプレート] セクションと [契約書] セクションに入力します。完了したら [次へ] をクリックします。
- 契約書に適用する [条項を追加] します。必要に応じて条項を編集、追加、削除、並べ替えします。
- [保存] をクリックします。
注意:標準テンプレートを複製して編集すると、新しいカスタムテンプレートを作成できます。作成された新しいテンプレートは [カスタムテンプレート] と、[契約書] ページのテンプレートセレクターに保存されます。
契約条項
条項ライブラリを利用して、カスタム条項を作成・管理し任意の契約書やテンプレートに追加できます。
契約書では、2種類の異なる条項を利用できます。1つはSquareが規定するデフォルト条項、もう1つは加盟店が作成するカスタム条項です。カスタム条項として、以下の3種類を作成可能です。
ライブラリ条項: 条項ライブラリから加盟店さまがご自身で作成する条項のことで、任意のテンプレートや個別の契約書に追加できます。このライブラリ条項の作成・編集・削除は、この条項ライブラリ内からしか行えません。
テンプレート条項:加盟店さまが特定のカスタムテンプレートのためにご自身で作る条項のことです。
契約書条項:個別の契約書のために加盟店さまご自身で作成する条項のことです。
- Square データから [顧客] > [契約書] の順にアクセスして、[条項] をクリックします。
- [+] をクリックします。
- [条項のタイトル](必須)と [条項の説明](必須)を入力します。お客さまのイニシャルを必須にする場合は、ボックスにチェックを入れます。
- [保存] をクリックします。
条項の追加中に、カスタム条項を編集、複製、削除することができ、検索バーを使用して条項ライブラリにアクセスすることもできます。
カスタム契約書フィールドを作成する
カスタム契約書フィールドを利用すると、住所、電話番号、または連絡先関連の詳細など、お客さまから収集したい情報の項目を選択できます。以下の手順を行います。
Square データから、[顧客] > [契約書] > [テンプレート] の順にアクセスします。
[既存のテンプレートをカスタマイズする] から利用するSquareのテンプレートを選択して、[テンプレートを作成] をクリックします。
加盟店さまの詳細を [テンプレート] セクションと [契約書] セクションに入力します。完了したら [次へ] をクリックします。
[カスタムフィールドを追加] を選択します。フィールドをドラッグ・ドロップして、質問を作成します。[続行] をクリックします。
契約書に条項を追加します。本ステップでは、条項の編集、削除、並べ替えもできます。
[保存] をクリックします。
契約書をSquareのお取引に添付する
Square 契約書は、Square データ内の特定のお取引に紐づけることができます。 [取引履歴] ページから、またはSquare 請求書やSquare 予約を新規作成するときに紐づけることができます。
契約書を関連する取引に添付することで、特定の売上の重要情報を1か所に集約し追跡できるようになります。また、支払い異議申し立てがあった場合の対策と備えにもなります。顧客プロフィール、取引履歴、文書など売上に関する重要な情報の詳細をまとめておくことで、効果的かつ効率的に整理することができます。
- Square データ、管理画面の [請求書] タブにアクセスします。
- 対象の取引を選択して、取引詳細を確認します。
- […] をクリックして、ドロップダウンメニューから [契約書を添付] を選択します。
- 検索ツールを使用して添付するSquare 契約書を選択したら、[保存] を選択します。
- Square データ、管理画面から、[支払い] > [請求書] の順に進みます。
- [請求書を作成] を選択します。
- 必要な請求書の詳細を入力し、[その他のオプション] セクションの [Square 契約書を添付] を選択します。
- [新規の契約書] または [既存の契約書] のいずれかを選択して、所定の手順を行います。
- [保存] をクリックします。
請求書プラスをご利用のユーザーは、お客さまが支払いを行う前に、契約書に署名を義務付ける設定を追加することができます。契約書を添付し終わったら、[契約書] セクションの [支払い前に契約書の署名を義務付ける] ボタンを切り替えます。
Square 予約の設定ページからSquare 予約の連携サービスを有効にすると、お客さまが予約時に入力した詳細を記載したアポイントメントが、ビジネスの設定で選択したテンプレートを利用して自動生成されます。この予約に対して行われた支払いは、自動的に契約書に関連付けられます。アポイントメントとSquare 予約の連携を有効にするには、以下の手順を行います。
- Square データ、管理画面から、[顧客] > [アポイントメント] の順に進みます。
- [設定] をクリックして、[コミュニケーション] を選択します。
- [電子契約書] で、[すべてのお顧客に予約時に電子契約書を送信] ボタンに切り替えます。
- 契約書のテンプレートを選択します。
- [完了] > [保存] の順にクリックします。
Square 請求書アプリおよびSquare POSレジアプリを利用して、iOS/Android端末上で契約書を請求書に添付することも可能です。
契約書に関するFAQ
メールで契約書を送信すると、受取先に [Square 契約書] からメールが届きます。このメールを開くと、加盟店さまの事業名とお客さまの電子署名を求めるメッセージが表示されます。契約書に署名する手順は、以下のとおりです:
- メール内の [確認・署名する] をクリックします。
- 安全に契約書を確認して、イニシャルと署名を電子入力します。
- [完了・送信する] を選択して契約書を確定します。記録としてPDF形式の確定済み契約書が、加盟店さまと受取先にメールで送信されます。またいつでも、管理画面から契約書のコピーを再送信できます。
Square 契約書は、独自の契約書を作成できるサンプルテンプレートの提供のみを行っています。Squareは法的助言を行う立場になく、契約書が加盟店さまの目的に適していること、または法管轄内で効力があることの保証または助言はいたしかねます。Squareでは、私的な目的で契約書類を作成することをご希望の事業者さまを対象に、契約書のテンプレートを提供しています。特定の契約条項の正確性、十分性、執行可能性について法的助言が必要な場合は、資格のある弁護士にご相談ください。
詳細については、Square 契約書の利用規約をご覧ください。