Gérer les bons de commande avec Square pour détaillants
Grâce aux abonnements à Square for Retail Plus et Premium, vous pouvez facilement créer, modifier et gérer les bons de commande pour vous approvisionner en produits, effectuer le suivi des fournisseurs et recevoir les stocks. Remarque : Les bons de commande ne sont pas offerts avec Square pour détaillants Gratuit.
Créer un nouveau bon de commande
- Accédez à Articles > Gestion des stocks > Bons de commande.
- Cliquez sur Créer des bons de commande.
- Saisissez les détails du bon de commande, tels que le nom du fournisseur, le lieu de livraison, la date prévue et les informations sur les articles.
- Cliquez sur Créer ou Enregistrer l’ébauche.
- Ajoutez l’adresse courriel de votre fournisseur et ajoutez une note facultative. Pour voir le bon de commande avant de cliquer sur envoyer, cliquez sur Prévisualiser le courriel.
- Si vous souhaitez obtenir une copie du bon de commande, sélectionnez M’envoyer une copie, Enregistrer au format PDF ou Enregistrer au format CSV.
- Cliquez sur Envoyer ou Terminé.
Vous pouvez créer, modifier et gérer des bons de commande directement à partir de l’application Square pour détaillants sur des appareils iOS, Square Terminal et Square Register. Pour ce faire :
- Dans le menu de navigation, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher vos stocks.
- Touchez Bons de commande > Créer un bon de commande.
- Sélectionnez un fournisseur existant ou touchez Créer un nouveau fournisseur.
- À l’aide de la barre de recherche ou d’un lecteur de codes à barres compatible, sélectionnez les articles à appliquer au bon de commande et touchez Continuer. Remarque : Vous pouvez voir uniquement les articles qui sont associés au fournisseur actuel en activant le filtre « Nom du fournisseur uniquement » pendant la recherche.
- Choisissez la variante afin de rajuster les stocks, puis touchez Continuer.
- Continuez à rajuster les stocks si nécessaire.
- Vérifiez les coûts unitaires, les codes fournisseurs et les quantités. Pour les modifier, touchez le champ correspondant. Puis, touchez Continuer.
- Passez en revue les détails du bon de commande.
- Ajoutez une date prévue et les taxes applicables.
- Touchez Créer ou Enregistrer pour terminer l’ébauche plus tard.
Une fois le bon de commande créé, vous avez la possibilité d’en envoyer une copie à vous-même ou au fournisseur. Vous pouvez également ajouter une note au besoin.
Important à noter
On ne peut ajouter plus de 500 articles à un bon de commande.
Une fois que vous avez créé un bon de commande pour un fournisseur existant, la variante de l’article sera associée à ce fournisseur et au coût d’achat chez ce fournisseur. Les articles associés à un Fournisseurs seront visibles sous l’onglet Catalogue d’articles dans le profil du fournisseur.
Création d’un nouveau bon de commande automatique en ligne
Accédez à Rapports > Rapports de gestion des stocks > Inventory Sell-through à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez l’article ou la variante en question (ou plusieurs d’entre eux) qui s’affichera dans l’écran Créer un bon de commande.
Confirmez que tous les renseignements sont exacts.
Cliquez sur Enregistrer l’ébauche pour enregistrer le bon de commande pour une date ultérieure ou Créer pour créer le bon de commande.
Remarque : Vous remarquerez peut-être la présence d’une bannière en haut de la section Bons de commande dans votre Tableau de bord Square en ligne qui indique que vous serez bientôt à court de certains articles. À partir de cette bannière, l’option Créer un bon de commande automatique devrait s’afficher, vous invitant à générer des bons de commande automatiques pour les articles en question.
Importer un bon de commande
Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez accélérer la création de bons de commande en important une version CSV ou Excel du bon de commande par le biais du Tableau de bord Square en ligne.
Avant d’importer un bon de commande, nous vous recommandons de télécharger le modèle d’importation de Square. Vous pouvez le faire en cliquant sur le lien ci-dessous, ou en vous rendant dans la section Articles de votre Tableau de bord en ligne.
Bien que nous recommandions de télécharger le modèle d’importation de Square pour faciliter le processus, vous pouvez également utiliser un modèle de votre choix, à condition qu’il s’agisse d’un fichier CSV ou Excel.
Après avoir rempli le modèle, vous êtes prêt à importer le fichier CSV ou Excel. Pour ce faire :
Accédez à Articles > Gestion des stocks > Bons de commande dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Si vous utilisez directement un nouveau bon de commande, vous y verrez également l’option d’importation.
Cliquez sur Importer.
Glissez-déposez le fichier dans la fenêtre contextuelle Importation de bons de commande, ou cliquez sur sélectionnez-le à partir de votre ordinateur pour téléverser le modèle directement à partir de vos fichiers Remarque : Si vous n’avez pas rempli le modèle, cliquez sur Télécharger le modèle pour démarrer.
Cliquez sur Importer.
Sélectionnez l’identifiant d’article approprié en choisissant soit le nom de l’article, soit l’UGS, soit le GTIN pour aider à identifier facilement les articles en double pendant le processus d’importation. Remarque : Square recommande de sélectionner soit UGS soit GTIN comme identifiant d’article approprié pour en faciliter l’utilisation.
Cliquez sur Suivant.
Remarque : Tous les identifiants d’articles doivent correspondre exactement à un article ou à une variante pour que le processus d’importation soit réussi.
Si vous utilisez votre propre modèle, vous devrez passer par le processus de correspondance des colonnes pendant la première partie du processus d’importation. Pour ce faire :
Cliquez sur le bouton Importer pour lancer le processus d’importation et téléverser votre modèle personnalisé.
Une fois téléversé, vous verrez l’écran Faire correspondre les colonnes du document. À partir de là, utilisez les menus déroulants pour confirmer que chaque attribut du bon de commande Square correspond à la bonne colonne dans votre fichier d’importation.
Cliquez sur Suivant pour poursuivre le processus d’importation.
Le processus d’importation peut prendre jusqu’à une minute, mais ne dure généralement que quelques secondes. Soyez attentif aux éventuels messages d’erreur qui apparaissent pendant l’importation. Une fois l’importation terminée, le bon de commande nouvellement créé apparaîtra en haut de la liste des bons de commande disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Vous pouvez également importer les ébauches de bons de commande déjà associés à votre compte en exportant l’ébauche. Pour ce faire, cliquez sur l’icône ••• à côté de l’ébauche du bon de commande et sélectionnez Enregistrer sous CSV.
Gérer un bon de commande existant
- Accédez à Articles et commandes >Articles > Gestion des stocks > Bons de commande.
- Cliquez sur le bon de commande que vous voulez modifier.
- Cliquez sur Modifier la commande pour mettre à jour les détails du bon de commande.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : La modification d’un bon de commande ne déclenche pas automatiquement l’envoi d’un nouveau courriel à votre fournisseur. Pour s’assurer qu’il recevra bien les informations de commande mises à jour :
- À partir de Bons de commande, cliquez sur ••• à droite du bon de commande.
- Cliquez sur Envoyer par courriel.
- Incluez une note pour expliquer que le bon de commande a été mis à jour.
- Cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez également modifier un bon de commande existant directement à partir de l’application PDV Square pour détaillants avec tout appareil compatible (iPhone, iPad, Square Terminal et Square Register). Pour démarrer :
- Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher le Stock.
- Touchez Bons de commande > touchez le bon de commande approprié dans la liste « Active ».
- Sélectionnez le ou les article(s) à mettre à jour pour ouvrir l’écran « Modifier l’article à recevoir ».
- Modifiez les informations appropriées et répétez ces étapes pour tous les articles concernés.
- Touchez Enregistrer pour terminer la modification.
Pour annuler un bon de commande à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
- Dans l’onglet Bons de commande, cliquez sur__ •••__ à côté du bon de commande que vous souhaitez annuler.
- Cliquez sur Annuler le bon de commande.
Remarque : Lorsqu’une commande a été annulée, elle est déplacée dans la section Commandes archivées. Pour le moment, il n’est pas possible d’annuler les bons de commande à partir de l’application Square pour détaillants.
Recevoir un bon de commande
- À partir de l’onglet Bons de commande, cliquez sur le bon de commande que vous avez reçu.
- Cliquez sur Tout recevoir ou Ne pas recevoir. Pour recevoir une partie des stocks, cliquez sur Recevoir dans la ligne du produit.
- Saisissez le montant à recevoir partiellement.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez Stocks.
- Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher les Stocks.
- Si vous utilisez Square pour détaillants sur Square Register, touchez l’icône de la liste à gauche de l’écran.
- Touchez Bons de commande > touchez le bon de commande approprié dans la liste « Active ».
- Touchez Sélectionner les articles à recevoir, puis cochez les articles concernés et touchez Suivant.
- Pour modifier le type de réception des articles, touchez Recevoir au complet pour recevoir la quantité totale ou touchez Partiellement reçu pour recevoir une partie de la quantité, puis touchez Enregistrer.
- Touchez à nouveau Suivant pour afficher le résumé du bon de commande, puis touchez Terminé pour finaliser la réception.
Important à noter
À l’heure actuelle, les bons de commande ne permettent pas de commander ou de recevoir des quantités décimales; seulement des nombres entiers.
Si le stock est endommagé ou ne peut être reçu pour une autre raison, cliquez sur Mettre à jour à côté de l’article en question. Le fait de marquer les articles comme endommagés, volés ou perdus ne se reflétera pas dans votre rapport sur le coût des biens vendus.
Lorsque vous recevez un bon de commande, vous pouvez y ajouter des frais d’expédition et de manutention ou autres frais en cliquant sur Ajouter des frais. Les frais supplémentaires seront inclus dans votre rapport sur le coût des biens vendus. N’oubliez pas que l’ajout de frais supplémentaires ne modifiera pas le coût unitaire des articles individuels dans le bon de commande.
Ajouter ou créer un article à partir d’un bon de commande
Si les articles à inclure dans un bon de commande donné sont déjà créés, il vous suffit de commencer à saisir leur nom dans la barre de recherche, ce qui fera apparaître les articles sous forme de liste déroulante pour que vous puissiez faire votre choix. Si vous devez créer un article pour une commande, vous pouvez saisir manuellement le nom de l’article, le prix et le coût unitaire à même le bon de commande.
- À partir de Bons de commande, cliquez sur Créer.
- Saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.
- Cliquez sur Créer un article.
- Saisissez les détails de l’article, y compris l’UGS, le prix et le coût.
- Cliquez sur Enregistrer.
Dans la barre de navigation, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher les Stocks.
- Touchez Bons de commande et sélectionnez Créer un bon de commande.
- À partir de la barre de recherche, saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.
- Touchez Créer un article.
- Saisissez les détails de l’article, y compris l’UGS, le prix et le coût.
- Touchez Enregistrer.
Votre nouvel article sera automatiquement ajouté à votre bon de commande. Remarque : On ne peut ajouter plus de 500 articles à un bon de commande.
De plus, sur la page de création d’un article, si vous cliquez sur Afficher toutes les propriétés de l’article, vous pouvez ajouter d’autres renseignements comme les points de vente où ce nouvel article sera offert ou encore les variantes de l’article.
Fixer un coût unitaire avec les bons de commande
Lorsque vous recevez du stock à partir d’un bon de commande, le coût unitaire des articles figurant dans celui-ci est automatiquement enregistré.
Pour fixer le coût unitaire du Stock reçu :
Accédez à Articles et commandes et Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Recherchez et sélectionnez un article à ajuster.
Sélectionnez un point de vente pour lequel vous souhaitez rajuster le stock, puis cliquez sur Stock reçu.
Ajoutez une quantité de 1 ou plus.
Ajoutez un prix à l’unité, puis cliquez sur Enregistrer.
Renseignez-vous davantage sur la gestion et la mise à jour de vos unit costs.
Imprimer des étiquettes de codes à barres pour les bons de commande
Vous pouvez imprimer des étiquettes de codes à barres pour les bons de commande à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Pour commencer :
Accédez à Articles & commandes > Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Actions > Imprimer des étiquettes.
Cliquez sur Sélectionner à partir du bon de commande. La liste de vos bons de commande s’affichera, avec le numéro de commande et le nom du fournisseur.
Sélectionnez les bons de commande concernés, puis cliquez sur Terminé.
Remarque : Lorsque les étiquettes sont imprimées directement à partir d’un bon de commande pour une quantité fractionnée, la quantité préremplie pour le nombre d’étiquettes qui seront imprimées doit être arrondie au nombre entier supérieur le plus proche.
Renseignez-vous davantage sur la création de barcode labels with Square for Retail.