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Gérer les bons de commande avec Square pour détaillants

Avec Square pour détaillants, vous pouvez facilement créer des bons de commande pour vous approvisionner en produits, faire le suivi des fournisseurs, recevoir les stocks. Remarque : Les bons de commande ne sont pas offerts avec Square pour détaillants Gratuit.

Créer un nouveau bon de commande

Créer un bon de commande en ligne

  1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à l’onglet Articles > Gestion des stocks > Purchase Orders, puis cliquez sur Créer un bon de commande.

  2. Remplissez les détails du bon de commande, puis cliquez sur Créer ou Enregistrer l’ébauche. N’oubliez pas qu’on ne peut ajouter plus de 500 articles à un bon de commande.

  3. Vérifiez l’adresse courriel de votre fournisseur et ajoutez une note (facultatif).

  4. Si vous souhaitez obtenir une copie du bon de commande, sélectionnez M’envoyer une copie, Enregistrer au format PDF ou Enregistrer au format CSV.

Une fois que vous avez créé un bon de commande pour un fournisseur existant, la variante de l’article sera associée à ce fournisseur et au coût d’achat chez ce fournisseur. Les articles associés à un fournisseur seront visibles sous l’onglet Catalogue d’articles dans le profil du fournisseur.

Remarque : Pour consulter le bon de commande avant de l’envoyer, cliquez sur Prévisualiser un courriel.

Créer un bon de commande dans l’application

  1. Dans la barre de navigation, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher vos stocks.

  2. Touchez Bons de commande et sélectionnez Créer un bon de commande.

  3. Sélectionnez un fournisseur existant ou touchez Créer un nouveau fournisseur pour ajouter un fournisseur avec lequel vous travaillez pour la première fois. Ensuite, sélectionnez Continuer.

  4. À l’aide de la barre de recherche ou d’un lecteur de codes à barres compatible, sélectionnez les articles à appliquer au bon de commande et touchez Continuer.

  5. Saisissez d’autres détails du bon de commande, comme le coût unitaire et la quantité, puis touchez Continuer pour vérifier votre bon de commande.

  6. À partir de l’écran Vérifier la commande, vérifiez que toutes les informations sont correctes et sélectionnez Enregistrer pour continuer à travailler sur le bon de commande à une date ultérieure ou sélectionnez Créer pour finaliser le bon de commande.

  7. À partir de l’écran Envoyez une copie du bon de commande, vous avez la possibilité d’envoyer une copie à vous-même et au vendeur, ainsi que de laisser des notes propres au bon de commande. Lorsque vous avez fini, touchez Terminé.

Générer automatiquement un nouveau bon de commande en ligne

  1. Accédez à la section Prévision des stocks de votre online Square Dashboard.

  2. Sélectionnez l’article ou la variante en question (ou plusieurs d’entre eux) qui s’afficheront à l’écran Créer un bon de commande.

  3. Confirmez que tous les renseignements sont exacts.

  4. Touchez Enregistrer l’ébauche pour enregistrer le bon de commande pour une date ultérieure ou Créer pour créer le bon de commande.

Vous remarquerez peut-être également la présence d’une bannière en haut de la section « Bons de commande » dans votre online Square Dashboard qui indique que vous serez bientôt à court de certains articles. À partir de cette bannière, l’option Créer un bon de commande automatique devrait s’afficher, vous invitant à générer des bons de commande automatiques pour les articles en question.

Modifier un bon de commande existant

Modifier un bon de commande en ligne

  1. Accédez à Articles > Gestion des stocks > Purchase Orders, puis cliquez sur le bon de commande que vous souhaitez modifier.

  2. Cliquez sur Modifier la commande pour mettre à jour les détails du bon de commande.

Remarque : La modification d’un bon de commande ne déclenche pas automatiquement l’envoi d’un nouveau courriel à votre fournisseur. Pour vous assurer qu’il recevra bien la mise à jour de la commande :

  1. Accédez à la section Purchase Orders et cliquez sur les trois points horizontaux à la droite du bon de commande.

  2. Cliquez sur Envoyer par courriel, puis ajoutez une note expliquant que le bon de commande a été mis à jour.

Modifier un bon de commande dans l’application

Vous pouvez également modifier un bon de commande existant directement à partir de l’application Square pour détaillants avec tout appareil compatible (iPhone et iPad). Pour démarrer :

  1. Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher le Stock.

  2. Touchez Bons de commande, puis le bon de commande concerné sous la liste En cours.

  3. Sélectionnez le ou les article(s) à mettre à jour pour ouvrir l’écran Modifier l’article à recevoir.

  4. Modifiez les renseignements nécessaires et répétez ces étapes pour tous les articles concernés, puis touchez Enregistrer pour terminer la modification.

Annuler un bon de commande

Annuler un bon de commande en ligne

  1. Connectez-vous à Purchase Orders et cliquez sur les trois points horizontaux à côté du bon de commande que vous souhaitez annuler.

  2. Cliquez sur Annuler la commande.

Remarque :Une commande qui a été annulée est déplacée dans la section Commandes archivées.

Recevoir un bon de commande

Recevoir un bon de commande en ligne

  1. Connectez-vous à Purchase Orders et cliquez sur le bon de commande que vous avez reçu.

  2. Cliquez sur Recevoir tout ou Ne pas recevoir. Pour recevoir une partie des stocks, cliquez sur Recevoir dans la ligne du produit et entrez la quantité reçue, puis cliquez sur Enregistrer.

Recevoir un bon de commande dans l’application

  1. Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher le Stock.

  2. Touchez Bons de commande, puis le bon de commande concerné sous la liste En cours.

  3. Touchez Sélectionner les articles à recevoir, puis cochez les articles concernés et touchez Suivant.

  4. Pour modifier le type de réception des articles, touchez Recevoir au complet pour recevoir la quantité totale, ou touchez Partiellement reçu pour recevoir une partie de la quantité, puis touchez Enregistrer.

  5. Touchez à nouveau Suivant pour afficher le résumé du bon de commande, puis touchez Recevoir pour finaliser la réception.

Remarque : À l’heure actuelle, les bons de commande ne permettent pas de commander ou de recevoir des quantités décimales; seuls les nombres entiers sont acceptés.

Si le stock est endommagé ou ne peut être reçu pour une autre raison, cliquez sur Mettre à jour à côté de l’article en question. Le fait de marquer les articles comme endommagés, volés ou perdus ne se reflétera pas dans votre rapport sur le coût des biens vendus.

Remarque : Lorsque vous recevez un bon de commande, vous pouvez y ajouter les frais d’expédition et de manutention ou autres frais en cliquant sur Ajouter les frais. Les frais supplémentaires seront inclus dans votre rapport sur le coût des biens vendus. N’oubliez pas que l’ajout de frais supplémentaires ne modifiera pas le coût unitaire des articles sur le bon de commande.

Ajouter ou créer un article à partir d’un bon de commande

Si vous avez déjà créé les articles à inclure dans un bon de commande donné, il vous suffit de commencer à taper et votre catalogue s’affichera sous forme de liste déroulante parmi laquelle vous pourrez choisir. Si vous devez créer un article pour une commande, vous pouvez saisir manuellement le nom, le prix et le coût unitaire de l’article sur place.

Créer un article à partir d’un bon de commande en ligne

  1. Connectez-vous à Purchase Orders, puis cliquez sur Créer un bon de commande.

  2. Saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.

  3. Cliquez sur Créer un article.

  4. Saisissez les détails de l’article, y compris l’UGS, le prix et le coût.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un article à partir d’un bon de commande dans l’application

  1. Dans la barre de navigation, touchez Stock. Remarque : Si vous utilisez Square pour détaillants sur un iPhone, touchez l’icône de liste pour afficher le Stock.

  2. Touchez Bons de commande et sélectionnez Créer un bon de commande.

  3. Dans la barre de recherche des articles, tapez le nom de l’article que vous voulez créer.

  4. Touchez Créer un article.

  5. Saisissez les détails de l’article, y compris l’UGS, le prix et le coût.

  6. Touchez Enregistrer.

Votre nouvel article sera automatiquement ajouté à votre bon de commande. Remarque : On ne peut ajouter plus de 500 articles à un bon de commande.

De plus, sur la page d’un article en cours de création, si vous cliquez sur Afficher toutes les propriétés de l’article, vous pouvez ajouter d’autres renseignements tels que les points de vente où cet article sera offert ou encore les variantes de l’article.

Fixer un coût unitaire avec les bons de commande

Lorsque vous recevez du stock à partir d’un bon de commande, le coût unitaire des articles figurant dans celui-ci est automatiquement enregistré.

Pour fixer le coût unitaire du Stock reçu dans votre Tableau de bord :

  1. À partir de l’onglet Articles de votre Tableau de bord Square en ligne, recherchez et sélectionnez un article à rajuster parmi votre stock.

  2. Sélectionnez un point de vente pour lequel vous souhaitez rajuster le stock, puis cliquez sur Stock reçu.

  3. Ajoutez une quantité de 1 ou plus.

  4. Ajoutez un prix à l’unité, puis cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus sur la gestion et la mise à jour de vos unit costs.

Imprimer des étiquettes de codes à barres pour les bons de commande

Vous pouvez imprimer des étiquettes de codes à barres pour les bons de commande à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Pour démarrer :

  1. Accédez à l’onglet Articles en ligne.

  2. Cliquez sur Actions > Imprimer des étiquettes.

  3. Ensuite, cliquez sur Sélectionner à partir du bon de commande. La liste de vos bons de commande s’affichera, avec le numéro de commande et le nom du fournisseur.

  4. Sélectionnez les bons de commande concernés, puis cliquez sur Terminé.

Remarque : Lorsque les étiquettes sont imprimées directement à partir d’un bon de commande pour une quantité fractionnée, la quantité préremplie pour le nombre d’étiquettes qui seront imprimées doit être arrondie au nombre entier supérieur le plus proche.

En savoir plus sur la création de barcode labels with Square for Retail.

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