Démarrer avec le Terminal virtuel
| Prêt à encaisser des paiements à partir de votre ordinateur avec Square? Démarrer > |
Le Terminal virtuel Square vous permet de facturer rapidement ou de créer des paniers détaillés, le tout à partir de votre ordinateur portable ou de bureau. Le Terminal virtuel est idéal pour la facturation à distance ou la prise en charge des paiements par carte par téléphone. Vous pouvez également connecter Square Terminal au Terminal virtuel pour créer une expérience simplifiée et sans fil de passage en caisse en personne.
Remarque : Nous recommandons d’utiliser le Terminal virtuel sur des navigateurs Web compatibles comme Google Chrome, Safari, Firefox ou Microsoft Edge.
Accepter des paiements avec le Terminal virtuel
Pour saisir manuellement les paiements par carte, utiliser la carte enregistrée ou les cartes cadeaux et enregistrer les transactions en espèces ou avec d’autres modes de paiement :
À partir de la Page d’aperçu du Terminal virtuel, sélectionnez Encaisser un paiement.
Sélectionnez Facturation rapide ou Vente par article.
Sous « Détail de la transaction », entrez un autre montant, cherchez dans votre catalogue d’articles, créez de nouveaux articles ou numériser un code à barres.
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Le cas échéant, ajoutez toute remise appropriée, tous frais de service ou tous pourboires.
Facultatif : Vous pouvez aussi ajouter une note pour votre client. Sachez qu’il y a une limite de 500 caractères.
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Sous « Détails du paiement », choisissez votre mode de paiement. Vous pouvez également Fractionner le paiement s’il doit être réglé avec plusieurs modes de paiement.
Facultatif : Vous pouvez aussi ajouter un client à la vente.
Vérifiez les détails de la transaction, puis cliquez sur Facturer.
Lorsque vous verrez « Paiement enregistré », vous pourrez envoyer un reçu électronique à votre client par courriel ou par texto. Vous pourrez également imprimer le reçu sur une imprimante connectée ou par l’entremise de l’imprimante du Square Terminal si votre Terminal est connecté.
Vous pouvez consulter l’historique de vos transactions, envoyer des confirmations et effectuer des remboursements à partir de la Page d’aperçu du Terminal virtuel.
Configurer un paiement récurrent
Sur la page « Paiement effectué », cliquez sur Changer ce paiement en paiement récurrent pour facturer automatiquement ce montant à votre client de façon régulière.
Créer une commande ouverte
Une commande ouverte sera finalisée lorsque votre client viendra chercher sa commande à l’heure prévue. Votre client peut payer sa commande en personne, avec une carte enregistrée ou à l’aide d’un lien de paiement.
Pour créer une commande ouverte pour cueillette :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes.
Cliquez sur Créer une commande et saisissez les détails de la commande.
Cliquez sur Ajouter un client sous Détails du paiement. Il s’agit du client qui passe la commande ou la paie et qui sera désigné comme destinataire par défaut pour la cueillette.
Sous Détails du traitement, cliquez sur Ajouter une cueillette.
Saisissez le nom, la date et l’heure de la cueillette, puis cliquez sur Terminé. Vous pouvez modifier le nom du destinataire de la cueillette s’il diffère de celui du client mentionné dans les détails du paiement.
Cliquez sur Créer une commande.
Modifier une commande ouverte ou encaisser un paiement
Vous pouvez voir toutes les commandes ouvertes dans la section Gestionnaire des commandes de votre Tableau de bord. Pour modifier une commande ou encaisser le paiement :
Cliquez sur les trois points à côté de l’état de la commande et sélectionnez Afficher les détails.
De là, vous pouvez cliquer sur les trois points pour indiquer que la commande est en cours, prête ou retirée en magasin.
Cliquez sur Modifier et payer pour traiter le paiement ou modifier la commande. Remarque : Les articles ou les détails de la cueillette ne peuvent plus être modifiés une fois la commande payée.
Raccourcis clavier
Effectuez un passage en caisse encore plus rapide avec nos raccourcis clavier sur le Terminal virtuel.
Commencez à taper un montant ou entrez le nom à partir de votre catalogue d’articles. Ajoutez-le automatiquement à la vente en appuyant sur Entrée.
Une fois que vous avez terminé de constituer votre panier, appuyez sur Entrée dans le champ « Ajouter un montant ou un article » pour passer à l’écran des détails du paiement.
Appuyez sur la touche de tabulation jusqu’à ce que vous atteignez le type de paiement, puis appuyez sur Entrée à deux reprises.
Modes de paiement supplémentaires
Pour effectuer un paiement par carte glissée avec Square Reader pour cartes magnétiques :
- À partir de la page Aperçu du Terminal virtuel, sélectionnez Encaisser un paiement.
- Branchez votre Square Reader pour cartes magnétiques aur la prise casque d’un ordinateur Apple ou Chromebook utilisant Safari ou Google Chrome.
- Sous « Détails de la transaction », entrez un montant personnalisé, cherchez dans votre catalogue d’articles, créez des articles ou lisez un code à barres, tout au même endroit. Vous n’avez qu’à commencer à taper.
- Suivez le processus de passage en caisse.
- Sous « Détails du paiement », sélectionnez Glisser la carte.
- Glissez la carte ou cliquez sur Facturer, puis glissez la carte.
Lorsque Paiement effectué s’affiche, vous êtes prêt et vous pouvez imprimer un reçu ou envoyer un reçu électronique à votre client par courriel ou par texto. Vous pouvez vérifier et confirmer l’exécution de ce paiement sous l’option Transactions dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Visionnez notre Vidéo YouTube pour apprendre comment configurer Square Reader sur le Terminal virtuel.
Vous pouvez fractionner une transaction en paiements multiples dans le Terminal virtuel, quel que soit le mode de paiement. Au moment de faire payer le client :
- Passez par le processus de passage en caisse à partir du Terminal virtuel.
- Suivez le processus de passage en caisse.
- Sous « Détails du paiement », cliquez sur Paiement fractionné.
- Saisissez le montant du premier paiement. Vous pouvez choisir entre Saisir manuellement la carte, Saisir manuellement la carte cadeau, Enregistrer le paiement en espèces ou Enregistrer un autre paiement. Si vous souhaitez utiliser la carte enregistrée du client, assurez-vous d’ajouter le client à la vente. Vous pouvez également connecter votre Square Terminal au Terminal virtuel pour des paiements sans contact en personne. Cliquez sur Suivant pour traiter le reste du paiement.
- Vous avez également la possibilité d’annuler un paiement effectué si vous devez changer le montant ou le mode de paiement. Si vous annulez l’un des modes de paiement, assurez-vous de finaliser la vente, sinon elle sera entièrement annulée. Pour annuler, cliquez sur Rétablir le fractionnement.
- Si le paiement a échoué, vous pouvez revoir les détails du paiement pour réessayer.
- Continuez à traiter les montants des paiements fractionnés jusqu’à ce que la vente soit entièrement réalisée. Vous pouvez envoyer au client un reçu électronique par courriel ou par message texte pour la vente finalisée.
Remarque : Pour le moment, les paiements fractionnés ne prennent pas en charge les pourboires. Pour inclure un pourboire, ajoutez-le à votre panier en tant que montant personnalisé avant de sélectionner l’option « paiement fractionné ». Les transactions Afterpay ne prennent pas en charge les paiements fractionnés.
Simplifiez et automatisez vos paiements récurrents directement sur votre ordinateur avec Terminal virtuel. Économisez du temps, faites-vous payer plus rapidement, améliorez votre flux de trésorerie et favorisez de bonnes relations avec les clients simplement en programmant des paiements avec d’autres montants récurrents ou par article pour vos clients réguliers.
Pour encaisser des paiements récurrents à l’aide du Terminal virtuel, vous devez ajouter un client ayant une adresse courriel valide et une carte enregistrée.
Remarque : La première facturation d’une série récurrente sera traitée immédiatement dans le Terminal virtuel. Toutes les factures subséquentes seront traitées par le biais de factures récurrentes que vous pouvez gérer à partir de la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne. Votre client recevra un reçu électronique pour cette opération et pour tous les frais récurrents ultérieurs.
Apprenez-en davantage sur la programmation des paiements récurrents avec le Terminal virtuel.
Vous pouvez afficher et gérer vos paiements récurrents à tout moment à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :
- Accédez à Factures.
- Cliquez sur Récurrente.
- Sélectionnez une série récurrente dans la liste pour l’afficher, la modifier ou l’annuler.
Apprenez-en davantage sur la programmation de paiements récurrents avec le Terminal virtuel.
Le Terminal virtuel sur votre ordinateur portable ou de bureau peut se connecter sans fil à un ou à plusieurs Square Terminal à la fois pour les paiements sans contact en personne.
Apprenez-en davantage sur la façon de connecter Square Terminal au Terminal virtuel.
Envoyez un lien par texto pour que votre client finalise le paiement en utilisant Passage en caisse en ligne Square ou Afterpay.
Découvrez comment envoyer un lien de paiement par message texte en utilisant Square Terminal.
Configurer les paramètres du Terminal virtuel
La page Aperçu du Terminal virtuel affichera toutes les transactions que vous avez effectuées à un point de vente en particulier. Vous pouvez passer d’un emplacement à l’autre à l’aide du menu déroulant des points de vente.
Pour filtrer vos transactions, utilisez le menu déroulant Filtres d’activité pour trouver facilement les transactions en fonction d’un intervalle de dates ou d’un type de transaction.
En sélectionnant l’une des transactions, vous pourrez en consulter les détails, et envoyer un reçu ou effectuer un remboursement.
Accédez à Paramètres > Caisse à partir de la page Aperçu du Terminal virtuel pour configurer les types de transactions par défaut et activer ou désactiver les frais de service.
Vous pouvez personnaliser les types de modes de paiement que vous acceptez et les classer dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils soient affichés. Les types de paiement que vous activez ou désactivez apparaîtront dans les détails du paiement dans le Terminal virtuel.
Lorsqu’un client achète chez un commerçant Square, la transaction qui figurera sur son relevé de facture comportera un descripteur d’identification. Par défaut, ces descripteurs commencent par SQ suivi du nom de votre entreprise (BUSINESS_NAME).
Terminal virtuel dispose d’un champ d’identification du relevé qui permet de personnaliser ce descripteur pour chaque commande. Il suffit de saisir votre descripteur de 20 caractères lors du passage en caisse pour aider le client à identifier facilement une transaction passée dans votre entreprise.
Si cette fonctionnalité vous intéresse, communiquez avec l’équipe Succès client Square pour que nous puissions l’activer sur votre compte.
Pour créer des frais de service avec les paiements sur le Terminal virtuel :
- Dans votre Tableau de bord Square en ligne, accédez aux Paramètres > Compte et paramètres.
- Cliquez sur Informations d’entreprise > Frais de service et choisissez Créer des frais de service pour saisir les détails de frais de service :
- Saisissez le nom de vos frais de service (p. ex. frais d’emballage).
- Saisissez le pourcentage ou le montant.
- Indiquez si les frais de service seront taxables ou non.
- Choisissez les points de vente où ces frais de service s’appliquent, puis cliquez sur Enregistrer et sélectionnez Ajouter.
Pour ajouter les frais de service que vous venez de créer à la vente :
- À partir du Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez Terminal virtuel > Accepter un paiement. Si l’option Terminal virtuel n’apparaît pas, sélectionnez Paiements > Terminal virtuel > Accepter un paiement.
- Choisissez si vous voulez facturer une vente d’article ou traiter une Facturation rapide. Sous Détails de la transaction, choisissez les articles achetés ou saisissez manuellement le montant à facturer. Remarque : Vous pouvez modifier les taxes à facturer pour chaque article en cliquant sur le nom de l’article.
- Sélectionnez Ajouter des frais de service.
- Choisissez des frais de service existants ou cliquez sur Créer des frais de service.
Important : Avant de poursuivre, assurez-vous d’informer les clients que des frais de service s’appliquent.
- Cliquez sur Ajouter pour ajouter les frais de service à la vente, puis saisissez les détails de paiement, les informations de client et choisissez le mode de paiement.
Remarque : Vous pouvez sélectionner Ajouter des frais de service supplémentaires pour ajouter différents frais de service à la vente, puis répéter le processus. - Cliquez sur Facturer pour facturer le montant total, y compris les taxes et les frais de service applicables. Les frais de service apparaîtront comme un article sur la facture du client et dans les détails de votre rapport.
Avis de non-responsabilité : Les conseils fournis ici le sont uniquement à titre informatif et ne constituent pas un avis juridique, fiscal ou tout autre type de conseil professionnel. Si vous avez des questions au sujet des obligations légales ou ne savez pas où trouver des renseignements appropriés à ce sujet, nous vous invitons à faire appel à un professionnel en la matière.
Vous pouvez configurer vos paramètres d’Accès avancé pour permettre aux membres de votre équipe d’accéder au Terminal virtuel. Avant de commencer, vous devrez créer au moins un membre d’équipe.
Les membres de l’équipe qui souhaitent enregistrer les renseignements sur le client et imputer les frais sur une carte enregistrée à l’aide du Terminal virtuel doivent disposer des autorisations suivantes dans leur ensemble d’autorisations :
- Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients
- Ajouter et supprimer les cartes enregistrées du client
- Utiliser le Terminal virtuel
Pour accorder à un membre de l’équipe l’accès au Terminal virtuel :
- Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez l’ensemble d’autorisations attribué à ce membre de l’équipe.
- Cochez Utiliser le Terminal virtuel. Le cas échéant, cochez Ajouter et supprimer les cartes enregistrées des clients et Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients pour permettre à ce membre de l’équipe d’enregistrer et de charger les cartes enregistrées à l’aide du Terminal virtuel.
- Cliquez sur Continuer et sélectionnez les points d’accès avec lesquels le membre de l’équipe pourra utiliser son ensemble d’autorisations.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Les modifications apportées aux ensembles d’autorisations s’appliquent à tous les membres d’équipe auxquels ces ensembles d’autorisations sont assignés. En savoir plus sur les autorisations et la gestion des ensembles d’autorisations.
Une fois que vous avez autorisé l’accès du membre de votre équipe au Terminal virtuel, celui-ci reçoit un courriel contenant des instructions concernant la configuration de son compte. Les membres de l’équipe ne pourront voir que les éléments du compte auxquels vous avez autorisé l’accès.
Branchez un lecteur de codes à barres USB compatible dans votre ordinateur, cliquez sur l’icône du lecteur de codes à barres pendant le passage en caisse et ajoutez facilement des articles dans votre panier.
Remarque : Pour le moment, le Terminal virtuel ne prend pas en charge les lecteurs de codes à barres Bluetooth.
Enregistrer les informations sur le client avec Terminal virtuel
Les fonctionnalités Répertoire de clients et Cartes enregistrées de Square permettent d’enregistrer les clients existants et de leur facturer des frais plus facilement à partir de votre Tableau de bord Square.
Lorsque vous acceptez un paiement avec le Terminal virtuel, vous avez la possibilité d’enregistrer le nom du client et sa carte de paiement dans son profil dans votre Répertoire de clients pour les prochains paiements. Vous avez également la possibilité de enregistrer la carte d’un client en toute sécurité à partir de votre Répertoire de clients.