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Gérer le tiroir-caisse

Faites le suivi de vos ventes en espèces et gérez votre tiroir-caisse avec l’application PDV Square sur iPad ou sur une tablette Android.

Remarque : Vous devez accorder aux membres de l’équipe les autorisations Modifier les paramètres et Gérer et ouvrir les tiroirs-caisses pour qu’ils puissent commencer et clore une session de caisse.

Remarque : La gestion du tiroir-caisse n’est pas offerte sur les téléphones intelligents. Prenez connaissance des caractéristiques de l’application Square par appareil mobile.

Activer la gestion du tiroir-caisse

  1. Dans l’application Square, accédez au menu en touchant cette icône dans la barre de navigation : “Trois
  2. Touchez Paramètres, puis Gestion des espèces. Activez ensuite le bouton près de Gestion des espèces.
  3. Saisissez le montant d’espèces en caisse par défaut, puis indiquez comment vous souhaitez recevoir vos rapports.

Ouvrir une session de caisse

Après l’ouverture d’une session, les renseignements de base de la session en cours s’affichent : montant des espèces en caisse, ventes et remboursements en espèces, entrées et sorties, montant total escompté en caisse.

  1. Dans le menu de l’application, touchez Rapports, puis Solde actuel.
  2. Touchez Espèces en caisse pour saisir le montant initial d’espèces dans votre tiroir-caisse.
  3. Touchez Commencer et Confirmer.
  4. Saisissez une description (facultatif).
  5. Pour commencer à accepter des ventes, retournez à Passage en caisse.

Lorsque la fonction de gestion de caisse est activée, vous pouvez aussi commencer une nouvelle session de caisse en entrant une vente et en touchant Facturer. Quand un message vous invitant à commencer une session de caisse s’affiche, entrez votre montant initial d’espèces en caisse et touchez Commencer.

Ajouter une description au tiroir-caisse

L’ajout d’une description de caisse permet d’identifier plus facilement le tiroir-caisse pendant une session de caisse.

  1. Dans le menu de l’application, touchez Rapports, puis Solde actuel.
  2. Touchez Description caisse et saisissez une description.

Enregistrer les entrées et sorties d’espèces

La fonctionnalité Entrées/sorties vous permet d’enregistrer les dépôts et les retraits effectués dans votre tiroir-caisse. Vous retrouverez les entrées et sorties d’espèces dans votre historique de caisse sur l’iPad, accompagnées du montant total en caisse et de la description que vous aurez saisie.

Pour enregistrer les entrées et sorties d’espèces :

  1. Dans le menu de l’application, touchez Rapports, puis Solde actuel.
  2. Touchez Entrées/sorties.
  3. Saisissez le montant en espèces ainsi qu’une description.
  4. Touchez Encaissé si vous ajoutez des espèces dans le tiroir-caisse, ou **Décaissé** si vous en retirez.
  5. Touchez Confirmer Encaissé ou Confirmer Décaissé.

Clôturer une session de caisse

Une session de caisse ouverte peut être clôturée dans l’application Square, mais aussi à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Clôturer une session de caisse à partir de l’application Square

  1. Dans le menu de l’application, touchez Rapports, puis Solde actuel.
  2. Touchez Clôturer la session.
  3. Saisissez le montant total en caisse ou laissez ce champ vide.
  4. Touchez Clôturer la session, puis Confirmer Clôturer la session.

Mettre fin à une session de caisse à partir du Tableau de bord Square en ligne

Pour commencer :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne et à Rapports.
  2. Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses et sur Rapport de caisse.
  3. Dans les détails du rapport de caisse, vous verrez une option pour Clôturer la session. Entrez le solde actuel et la description de caisse.

Si vous désirez accorder à un gestionnaire ou à un employé l’accès à la gestion des tiroirs-caisses en ligne, vous avez simplement à mettre à jour ses autorisations à partir de la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous devrez lui donner l’autorisation Afficher et gérer les tiroirs-caisses dans la section Accès au Tableau de bord.

“Rapport

À retenir : Si vous clôturez une session de caisse à distance, vous ne pourrez encaisser ou décaisser.

Rapport automatique par courriel

Vous pouvez demander que le rapport de caisse soit automatiquement envoyé à votre courriel à la clôture de la session de caisse.

  1. Dans le menu de l’application touchez Paramètres, puis Gestion des espèces.
  2. Sélectionnez Rapport automatique par courriel.
  3. Saisissez l’adresse courriel de votre choix.

À retenir :: Les rapports de caisse sont spécifiques à l’appareil. Si plusieurs de vos appareils ont un tiroir-caisse, vous devrez exécuter un rapport distinct pour chacun d’entre eux.

Vous n’avez pas à entrer votre adresse courriel Square principale. Vous pouvez choisir une autre adresse courriel où recevoir ce rapport. N’oubliez pas que les rapports de caisse sont spécifiques à l’appareil connecté à un tiroir-caisse.

Afficher l’historique de caisse

Pour consulter l’historique de caisse dans l’application Square :

  1. Touchez l’icône :“Trois
  2. Touchez Rapports, puis Historique de caisse.
  3. Touchez le tiroir-caisse à examiner.

Pour envoyer un rapport de caisse par courriel, touchez l’icône d’enveloppe.

Si votre appareil est connecté à une imprimante de reçus prise en charge, vous pourrez imprimer votre rapport.

Pour consulter l’historique en ligne :

  1. Accédez à Tiroirs-caisses dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur le sélecteur de dates pour définir la période à afficher.
  3. Cliquez sur une session de caisse dans la liste pour afficher les détails.

Remarque : À l’heure actuelle, les rapports de caisse ne peuvent pas être téléchargés ni exportés à partir du Tableau de bord en ligne.

Gérer l’accès des membres de l’équipe à votre tiroir-caisse sur iPad

La Gestion d’équipe de Square permet de contrôler l’accès de votre équipe aux rapports de caisse de l’application sur iPad, y compris les rapports imprimés ou envoyés par courriel. Lorsque l’autorisation Affichage du montant escompté en caisse est activée, un membre de l’équipe peut consulter les éléments suivants à la fin d’une session de caisse :

  • Total des ventes en espèces
  • Total des remboursements en espèces
  • Montant escompté en caisse
  • Montant réel en caisse

Si l’autorisation n’est pas activée, le membre de l’équipe n’aura pas accès à ces renseignements.

Remarque : L’autorisation Affichage du montant escompté en caisse ne s’applique pas aux rapports de caisse envoyés automatiquement par courriel.

Pour modifier cette autorisation, suivez ces étapes :

  1. Accédez à la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Autorisations.
  2. Cliquez sur un groupe d’autorisation, puis activez ou désactivez l’option Affichage du montant escompté en caisse.
  3. Enregistrer.

Remarque : Pour utiliser cette fonction, les codes confidentiels doivent être activés à partir de l’application Square sur votre appareil. Accédez à Paramètres, puis à Codes confidentiels pour les activer.