Meilleures pratiques pour accepter les paiements par carte
Chaque fois que vous encaissez un paiement par carte, vous et votre client concluez un accord. Cela signifie que vous pourriez être responsable du montant si le client conteste le paiement.
En suivant ces directives, vous réduisez les possibilités d’être confronté à un litige de paiement et vous serez mieux préparé si un tel cas venait à se présenter.
Transactions par carte glissée
Les achats effectués quand le client est sur place avec sa carte de paiement risquent moins de faire l’objet de litige que les paiements à distance. Suivez les pratiques ci-dessous pour réduire au minimum les risques de litige dans les cas de transactions par carte.
Toujours insérer ou passer les cartes EMV
Les cartes EMV (à puce) sont plus sûres que les cartes magnétiques classiques et les émetteurs de cartes de crédit ont instauré des règlements pour s’assurer que les vendeurs traitent les cartes à puce de façon appropriée lorsque c’est possible. En tant que commerçant, cela signifie qu’il y a un transfert de responsabilité. Si vous glissez une carte à puce au lieu d’utiliser un lecteur de carte à puce, vous devenez automatiquement responsable si la transaction s’avère frauduleuse.
Si la carte est présente au moment de la transaction, insérez toujours la puce ou touchez la carte avec le lecteur sans contact et cartes à puce Square. S’il ne s’agit pas d’une carte à puce, glissez-la dans le lecteur.
Confirmer l’ID du client
Lorsque cela est possible, demandez au client de présenter une carte d’identité émise par le gouvernement pour confirmer qu’il est bien le propriétaire légitime de la carte qu’il utilise.
Toujours fournir un reçu
Un reçu constitue une preuve de transaction pour vous et votre client. Providing a digital receipt peut également aider un acheteur à se souvenir des frais qu’il a engagés. En cas de litige, nous pouvons utiliser un reçu pour contester ce litige auprès de la banque du client.
Transactions par carte non glissée
Pour les paiements de commerce électronique ou Terminal virtuel, le client n’a évidemment pas besoin d’être physiquement présent. Comme vous ne pouvez pas vous assurer que la personne qui effectue la transaction est bien la titulaire de la carte, nous recommandons de suivre les étapes ci-dessous pour réduire au minimum le risque de litige de paiement.
Obtenir l’information relative à la carte
Demandez au client de vous fournir le numéro de la carte, le nom de la société émettrice, l’adresse de facturation, la date d’expiration et le code de sécurité au dos de la carte.
Obtenir une confirmation de livraison
Si vous expédiez un produit, assurez-vous de conserver les renseignements de suivi ainsi que le reçu de livraison. Pour les commandes volumineuses, exigez une signature confirmant la livraison.
Obtenir une preuve de prestation du service
Si vous fournissez un service, obtenez un document indiquant que le service a bien été fourni. Par exemple, vous pouvez demander au client de vérifier et de signer un bon de travail et le conserver dans vos dossiers.
Contrats
Avec Contrats Square, vous avez la possibilité de créer et d’envoyer des contrats directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Les modèles de contrat disponibles sont conçus pour être personnalisés en fonction des besoins uniques de votre entreprise. Ils vous permettent de conclure des ententes claires avec vos clients, de protéger les signatures numériques et d’éviter les litiges de paiement potentiels.
Remarque : Square n’est pas un cabinet d’avocats, un avocat ou un conseiller professionnel dans un secteur d’activité. Square offre ces modèles à des particuliers qui choisissent de rédiger eux-mêmes leurs contrats et ces modèles ne peuvent être considérés comme un avis juridique. Consultez Conditions générales de Contrats Square.
Connaître votre client
Essayez de connaître votre client avant de réaliser une transaction importante. Vérifiez son identité, son adresse de facturation, son entreprise (le cas échéant) avant de traiter des articles de grande valeur ou une commande volumineuse. Faites une recherche sur Google ou demandez-lui une carte d’identité émise par le gouvernement, et assurez-vous que le nom sur la carte d’identité correspond bien au nom sur la carte de paiement.
Paiements à volume élevé
Transactions multiples
Si vous traitez des transactions multiples pour le même client, échelonnés sur une certaine période, obtenez une signature pour chaque paiement. Dans la description de l’article, précisez que le paiement est un « versement échelonné ». Vous serez ainsi assuré qu’il n’y a pas de malentendu entre le client et vous, en plus d’être protégé si jamais il alléguait que les transactions n’avaient pas été autorisées.
Paiements récurrents
En cas de facturation récurrente avec un client, obtenez un document écrit du titulaire de la carte vous autorisant à imputer celle-ci de façon périodique pour les biens ou les services fournis. Sur l’accord écrit, assurez-vous d’inclure :
les montants des transactions
Fréquence des facturations
La durée de validité pour laquelle l’autorisation du titulaire de la carte est accordée
Si vous devez rembourser un paiement, émettez toujours le remboursement directement sur la carte de paiement utilisée. Si vous devez rembourser un paiement en espèces, par chèque ou par mandat, assurez-vous d’obtenir un document signé de votre client attestant qu’il a bien reçu le remboursement.
Ne demandez jamais à votre client de signer une renonciation à son droit de contester une transaction auprès de l’émetteur de sa carte. Il s’agit d’une violation des règlements des réseaux de carte susceptible de réduire vos chances d’obtenir gain de cause en cas de litige de paiement. La meilleure pratique consiste à bien expliquer vos attentes au client et à vous assurer qu’il comprend le fonctionnement des transactions avec votre entreprise.
Transactions volumineuses
Tous les commerçants Square ont une limite par transaction de 50 000 $.
Si vous souhaitez accepter des transactions de plus de 50 000 $ chacune, vous devez diviser le paiement en versements multiples. Assurez-vous d’enregistrer le numéro du reçu et le montant total facturé pour chaque versement. Pour des raisons de sécurité, nous pourrions à l’occasion communiquer avec les clients pour confirmer cette information.
Frais de service
Chaque province a ses propres règles et règlements concernant les frais de service. En savoir plus sur l’imputation de frais de service avec Square.
Reçus
Ajouter vos coordonnées
Ajoutez votre numéro de téléphone, votre adresse, votre site Web et des pages de médias sociaux à vos reçus. Le client pourra ainsi communiquer avec vous directement si quelque chose ne va pas au sujet d’une vente, au lieu de soumettre un litige à sa banque.
Publier une politique de remboursement
Ajoutez un une politique de remboursement ou d’annulation sur vos reçus.
Faire en sorte que le nom de votre entreprise soit facilement identifiable
Vous assurer de choisir un nom d’entreprise facile à identifier sur vos reçus. C’est le nom qui figure sur les relevés bancaires de vos clients. Si un client voit sur son relevé bancaire un nom d’entreprise qui lui est familier, il pourrait être moins enclin à soumettre un litige. Si vous n’avez pas de nom d’entreprise ou si le nom de votre entreprise comporte plus de 35 caractères, ajoutez au nom de votre entreprise une description de vos produits et l’endroit où vous êtes situé. Par exemple, si vous conduisez un taxi à Vancouver, inscrivez « Taxi - Vancouver, C.-B. ».
Inscrire une description des biens ou des services offerts
Fournissez une description du produit ou du service vendu pour chaque transaction. Cela pourrait aider le client à se souvenir de son achat et ainsi éviter un litige.
Si inscrire une description de chaque transaction n’est pas possible pour votre entreprise, créer un catalogue d’articles. Ensuite, quand vous traitez une vente, sélectionnez les articles ou les services vendus et ils seront ajoutés au reçu.
Recueillir les rétroactions des clients
Utilisez Rétroaction Square pour recueillir les commentaires des clients au sujet de leur achat. Si un client éprouve un problème au sujet d’une vente, il peut communiquer avec vous directement en consultant son reçu électronique. Vous pourriez être en mesure de lui fournir des explications, d’émettre un remboursement ou de résoudre le problème sans avoir recours au processus de litige.
Litige de paiements
Ces conseils permettent de réduire le risque d’être confronté à un litige, mais tout paiement par carte de crédit reste susceptible de poser problème. Si un client conteste un paiement, Square vous représentera gratuitement et notre équipe de spécialistes mettra tout en œuvre pour vous aider tout au long de la procédure de litige. Vous pouvez obtenir plus d’information sur le processus de litige ici. Nous vous conseillons également de vous familiariser sur la façon de vous se protéger contre les escroqueries et la fraude.