Qu’est-ce qu’une facture et comment puis-je en produire une?

Table des matières

• Introduction aux factures commerciales
• Cinq questions fréquentes au sujet des factures
• Qu’est-ce qu’une facture?
• En quoi une facture diffère-t-elle d’un reçu?
• Quelle est l’importance de la facturation?
• Types de factures
• Les factures en ligne par rapport aux factures papier
• Les éléments à inclure dans les modèles de factures
• Le suivi des factures
• Se faire payer rapidement
• L’attitude face aux mauvais payeurs

Introduction

Introduction aux factures commerciales

Lorsque l’on possède une entreprise axée sur la clientèle et le service, la facturation n’est pas à négliger. Le présent document vous guidera à travers les méandres de la facturation : il aborde tout, des modèles au traitement des paiements en retard en passant par le flux de travail. Lorsque vous aurez pris connaissance des conseils qu’il contient, la facturation sera simple comme bonjour.

Questions fréquentes

Cinq questions fréquentes au sujet des factures

1. Qu’est-ce qu’une facture?

Une facture est une liste des articles ou services que vous avez fournis à un client. Elle leur permet de vous payer ces articles ou services.

En savoir plus au sujet des bases de la facturation

2. Comment créer une facture?

Square propose une facture prête à l’emploi d’allure professionnelle, qui comprend tous les renseignements de facturation essentiels. L’outil Factures Square vous permet de créer des factures, de les envoyer et de gérer les paiements directement depuis le Tableau de bord Square. Découvrez les détails de la création de factures ici.

3. Comment envoyer une facture?

Vous pouvez envoyer des factures numériques directement dans les boîtes de réception des clients par le biais de Factures Square.

4. Comment gérer les factures?

L’usage d’un système de facturation en ligne est le meilleur moyen de gérer les factures et d’en assurer le suivi. Les logiciels de facturation permettent d’envoyer en toute simplicité des factures professionnelles à partir de votre ordinateur ou appareil mobile. Les clients peuvent ensuite payer en un clic, et vous avez la possibilité de savoir qui a effectué son paiement et qui est en retard en un point centralisé du tableau de bord. Habituellement, les tâches manuelles comme la tenue de livres et la numérotation des factures se font en arrière-plan, ce qui facilite le suivi du flux de trésorerie.

5. Comment choisir le bon système de facturation?

Le système de facturation doit faciliter l’envoi rapide des factures et leur suivi. Optez pour un système qui permet de créer et de transmettre les factures aux clients en toute simplicité et qui facilite l’encaissement des paiements.

En savoir plus

Qu’est-ce qu’une facture?

Commençons par le commencement. Une facture est une liste des biens ou des services que vous fournissez aux clients et un moyen pour eux de vous payer ces biens ou services. Que vous soyez un entrepreneur qui a réparé un toit, un maquilleur qui a créé le style d’une séance photo ou un pâtissier qui a cuisiné pour un événement, il est probable que vous deviez produire une facture.

En quoi une facture est-elle différente d’un reçu?

Les factures (et les notes ou additions) sont des documents ayant force exécutoire utilisés pour demander le paiement auprès des clients. Ils précisent souvent les conditions convenues, telles que l'échéance du paiement pour les services rendus. Le reçu, lui, indique que le paiement autorisant une vente a été effectué; il peut servir de preuve de propriété.

L’importance de la facturation

Bien maîtriser tout ce qui concerne la facturation est essentiel à la réussite d’une entreprise. Si vous laissez aller les choses ou si votre processus de facturation est confus, cela pourrait laisser croire que vous manquez de professionnalisme. Cela est particulièrement dommageable pour l’image et pour la fidélisation des clients en cas de gestion de projets coûteux (par exemple si vous organisez des événements ou que vous êtes un entrepreneur).

Un flux de traitement des factures adéquat est également essentiel à la comptabilité. Si le processus semble confus à vos clients ou si vous laissez les factures s’accumuler, il est probable que leur règlement prenne trop de temps. Voilà une mauvaise nouvelle en ce qui concerne la gestion de votre flux de trésorerie et un gros problème lorsque vient le moment de faire les comptes. La facturation est aussi extrêmement importante du point de vue de la fiscalité. Quand on possède une entreprise, on doit méticuleusement enregistrer toutes les entrées et sorties d’argent, donc garder un exemplaire de chaque facture.

Donc, si vous débutez (ou si vous êtes bien établi, mais avez du mal à maîtriser la situation financière), il est dans votre intérêt de prendre le temps d’apprendre un mode de facturation professionnel et efficace. Vos résultats financiers (et votre comptable) ne s’en porteront que mieux!

Types de factures

Selon votre type d’entreprise et les services que vous fournissez, différents types de factures conviendront. En voici quelques-uns :

La proposition (ou l’offre)

Si vous effectuez une tâche importante, vous voudrez peut-être créer une proposition ou offre de travail. Celle-ci devrait contenir le détail de l’ensemble des coûts de vos services. Pensez à bien indiquer qu’il s’agit d’une estimation et non de la somme finale à payer.

Factures intermédiaires

Il peut parfois sembler pertinent de délivrer des factures intermédiaires, qui permettent aux clients de payer le travail en plusieurs parties, plutôt qu’en un paiement à la fin. Une facture finale indiquant le détail du travail effectué (et ce qui a déjà été payé) doit suivre les factures intermédiaires.

Factures récurrentes

Si votre entreprise effectue régulièrement des travaux pour certains clients (par exemple si vous êtes un aide ménager ou un promeneur de chiens), vous pourriez souhaiter envoyer une facture récurrente à intervalles réguliers convenus (disons toutes les semaines ou tous les mois).

Les paiements récurrents sont faciles à mettre en place avec l’outil Factures Square et simplifient la facturation, car elles garantissent les paiements mensuels, hebdomadaires, quotidiens ou même annuels.

La facture finale

Une facture finale indique le détail de tous les services rendus dans le cadre d’une tâche ou d’un projet en particulier. Si des factures intermédiaires ont été délivrées au cours du projet, la facture finale doit le préciser, ainsi que le solde à payer. Dans une section ultérieure, nous aborderons tous les éléments à inclure dans la facture finale.

La facture échue

En cas de défaut de paiement d’une facture, vous pourriez devoir transmettre une nouvelle facture indiquant les éventuels frais de retard (qui étaient prévus par les conditions de la facture initiale).

La facturation en ligne par rapport à la facturation papier

Envoyer une facture papier à un client est une option. Néanmoins, la facturation en ligne est beaucoup plus simple, pratique et écoresponsable. Adopter un logiciel de facturation en ligne comporte de gros avantages. En voici quelques-uns :

Des paiements plus rapides

Le courrier ordinaire est, disons… ordinaire. Le délai de paiement par la poste est plutôt lent. De plus, si un client vous paie par chèque, il pourrait falloir un moment avant que les fonds soient disponibles, alors que les frais portés à une carte de crédit ou de débit entraînent généralement un dépôt dans votre compte en quelques jours ouvrables.

Grâce à l’outil Factures Square, vous pouvez envoyer des factures professionnelles directement dans la boîte de réception de vos clients, d’où ils pourront les payer en un clic. Soixante-sept pour cent des factures envoyées par l’outil Square sont payées en un jour ouvrable.

Les factures en ligne peuvent réduire considérablement les tâches administratives chronophages et contribuer à des paiements rapides.

L’amélioration du flux de trésorerie

Nous avons déjà abordé le flux de trésorerie : une autre façon de limiter les problèmes est d’opter pour les factures en ligne. Les paiements plus rapides favorisent souvent l’élimination des documents papier.

La facilité de gestion

Les factures papier ont tendance à s’empiler – ou à se perdre au fond des classeurs. L’outil Factures Square enregistre automatiquement toutes les factures dans votre Tableau de bord Square. Il est ainsi facile de les trouver quand vous devez vous y référer et beaucoup plus facile d’en assurer le suivi. De plus, l’outil classe automatiquement les factures payées et celles qui demeurent impayées, ce qui vous permet de savoir rapidement qui vous devez relancer.

La rapidité d’envoi

Square permet d’envoyer des factures directement de votre appareil mobile grâce à l’application de facturation, un outil pratique quand vous êtes à l’extérieur. La possibilité d’envoyer une facture immédiatement après l’achèvement d’un mandat aide à éviter de perdre du temps en procédures administratives une fois de retour à votre ordinateur.

Éléments à inclure dans le modèle de facture

Un modèle professionnel

L’outil Factures Square comprend un modèle d’aspect professionnel. Il vous suffit d’y inscrire tous les renseignements liés à votre projet ou tâche. Nous allons même un peu plus loin et incluons une zone où les clients peuvent facilement inscrire un pourboire ou des commentaires. Vous n’êtes pas prêt à passer à un logiciel de facturation? Square offre aussi des modèles de factures gratuits à télécharger.

Les éléments à inclure dans la facture

Bien que les éléments à inclure puissent varier d’un secteur à un autre (un dentiste voudra inclure des codes de procédure pour les assurances, par exemple), certaines bonnes pratiques s’appliquent dans tous les cas.

Vous devrez vous assurer d’inclure les éléments suivants :

• Le nom et les coordonnées de votre entreprise
• Le nom du client
• Le numéro de la facture (pour vos dossiers)
• La date et les conditions (en particulier le délai de paiement)
• Le prix et la description des biens ou services (ainsi que leur quantité)
• Les taxes, les frais et les remises

La précision des détails simplifie la comptabilité et facilite pour le client la consultation et la compréhension des factures.

Prendre le temps de mettre en œuvre un flux de facturation évolutif vous fera épargner temps et argent à long terme.

Le suivi des factures

Un conseil : on ne plaisante pas avec le processus de facturation. Cela signifie qu’il faut mettre en place des systèmes qui garantissent un envoi des factures et une réception des paiements rapides et bien organisés. Voici quelques astuces de bonne gestion de votre flux de facturation :

Envoyer des factures rapidement

Si vous n’envoyez pas de facture, vous ne serez pas payé. La première règle de la gestion des factures est donc d’envoyer une facture dès la fin d’un mandat. Vous pouvez facilement le faire avec Factures Square, qui vous permet de créer et d’envoyer des factures à partir de l’application de facturation quand vous êtes encore sur place.

Envoyer les factures aux bonnes personnes

Il arrive que ce ne soit pas le client lui-même qui gère la facture. Peut-être est-ce le comptable responsable de la tenue des livres, ou encore le parent des mariés à qui vous avez livré des fleurs. Avec l’outil Factures Square, vous pouvez envoyer la facture par courriel au client et à la personne qui s’occupe des paiements, afin d’obtenir votre argent rapidement.

Utiliser la facturation en ligne

La facturation en ligne évite que des documents se « perdent dans le courrier ». Étant donné que les factures électroniques sont transmises numériquement, il est facile pour les clients de les trouver. Ils n’ont qu’à chercher dans leur boîte de réception (plutôt que dans leur pile de courrier poubelle).

L’établissement de conditions claires et nettes

Vous devez exposer vos conditions au départ, ainsi que dans la facture finale. Cela inclut les éventuels frais de retard associés aux paiements échus. Posséder une preuve écrite vous permettra d’éviter d’embarrassants échanges.

Une organisation systématique

Vous devriez conserver les dossiers de toutes vos factures dans un seul emplacement bien organisé. C’est une condition essentielle non seulement de la bonne tenue de livres et aux fins des impôts, mais aussi pour bien maîtriser la situation. Avec l’outil Factures Square, tout est conservé dans votre Tableau de bord et trié par état.

Se faire payer rapidement

À ce jour, des millions de dollars ont été payés par l’intermédiaire de l’outil Factures Square. En fonction des tendances et des données observées, voici des moyens d’obtenir un paiement rapide de vos factures.

Exploitez ces stratégies gagnantes afin de garantir un paiement rapide et simple de vos factures.

• Envoyez vos factures le jeudi. On a constaté que les factures envoyées le jeudi étaient celles le plus souvent payées en moins de deux jours.
• Adaptez l’échéance de paiement à chaque facture. L’outil Factures Square permet d’inclure un message au destinataire exigeant un paiement sur réception. Cela peut contribuer à des paiements plus rapides.
• Évitez de facturer les clients le dimanche. Les gens ont moins tendance à se presser de payer une facture reçue le dimanche. Après tout, c’est un jour de repos.

Composer avec les retardataires

Cela arrive : les gens oublient d’effectuer leur paiement. Or, l’outil Factures Square permet très facilement de suivre les comptes en souffrance. Étant donné que les factures payées et impayées sont bien classées dans le Tableau de bord, il est facile d’appuyer simplement sur le bouton Renvoyer pour tous les cas exigeant un rappel. Cela vous évite le temps nécessaire pour rédiger des courriels difficiles.