Exemples de factures pour tous les types d’entreprises

Être payé à temps est essentiel pour maintenir une bonne gestion de la trésorerie, quelle que soit la taille de votre entreprise. Mettre en place un système et un processus de facturation permet de maintenir une comptabilité organisée et d’être payé plus rapidement. Cependant, trouver des exemples de factures qui correspondent à la réalité de votre entreprise peut s’avérer complexe.

Que vous soyez novice en facturation ou que vous souhaitiez mettre à jour votre système, commencez par la facture, le document central du processus. Selon le secteur d’activité de votre entreprise, vos factures doivent vous aider à suivre vos projets, vos échéances, vos encaissements et vos décaissements. De plus, elles peuvent inclure des champs spécifiques. Par exemple, une facture de travaux contractuels avec des acomptes est différente d’une facture de vente au détail avec des références de produits UGS.

Voici des exemples de factures ainsi que des conseils pour concevoir différents types de factures en fonction des besoins de votre entreprise.

Recevez vos paiements plus rapidement grâce à notre logiciel de facturation gratuit

Découvrir comment -/^

Éléments clés à inclure dans une facture

Une facture doit toujours mentionner les produits ou services vendus, le montant dû par le client ainsi que la date de paiement. Elle doit également fournir certaines informations essentielles pour suivre les projets et les échéances de paiement, en se conformant aux directives de l’Agence du revenu du Canada (ARC):

• Nom et coordonnées de l’entreprise: cela permet à votre client d’accéder facilement aux informations de votre entreprise pour produire ses propres déclarations d’impôts.
  Logo et/ou couleurs de l’entreprise: vous n’avez pas besoin d’être un graphiste pour créer une facture de marque attrayante. Factures Square vous offre une facilité de personnalisation des modèles pour qu’ils s’adaptent à votre image de marque.
  Numéro de facture: que vous utilisiez des chiffres, des lettres ou des noms de projets, chaque facture doit comporter un identifiant unique afin que vous puissiez vous y référer ultérieurement.
  Date de la facture: considérez cela comme un horodatage officiel. Il s’agit de la date de création d’une facture, mais pas nécessairement de la date d’échéance d’un paiement.
• Numéro de TPS/TVH: dès que vous dépassez 30 000$ de revenus de vente au cours d’un seul trimestre civil ou de quatre trimestres civils consécutifs, vous devez vous inscrire à un compte de TPS/TVH. Il est obligatoire d’inclure votre numéro de TPS/TVH sur les factures.
• Renseignements de facturation du client: cela vous permet de rechercher facilement une facture par le nom du client.
• Description des biens ou des services fournis: énumérer les détails des biens et des services fournis peut faciliter le suivi des stocks, la production de rapports et plus encore.
• Total avant taxes: il s’agit d’un champ simple, mais il peut faciliter la comptabilité pour toutes les personnes impliquées dans la collecte et le versement des taxes. De plus, il donne aux clients une idée plus claire de vos taux et de vos frais.
• Détail des taxes de vente: les factures doivent indiquer les taux de taxe et les montants séparément. Indiquez clairement la TPS/TVH, ainsi que la TVQ au Québec ou la TVP en Colombie-Britannique.
• Total dû: indiquez clairement le total afin que les clients comprennent immédiatement combien ils vous doivent.
• Date d’échéance du paiement: si la date d’échéance est la même que la date de la facture, vous pouvez noter que le paiement est dû à la réception. Sinon, précisez la date d’échéance exacte.
• Modalités et frais de retard ou pénalités applicables: que se passe-t-il si un paiement est en retard? Évitez les zones grises et énumérez clairement vos modalités.

Exemple de facture pour les travailleurs pigistes et les consultants

Selon votre type de travail et vos préférences, les consultants et les pigistes sont rémunérés de différentes manières, de l’heure au forfait mensuel. Une facture pour un pigiste ou un consultant doit inclure des informations détaillées sur les projets en cours. Par exemple, si vous êtes consultant en stratégie et que vous facturez un forfait mensuel, assurez-vous de mentionner les livrables inclus, tels que l’aide à l’analyse SWOT de l’entreprise.

Exemples de composants de facture pour les travailleurs pigistes/consultants:

• Détails du projet: énumérez tous les travaux effectués. Par exemple, un concepteur pourrait inscrire les informations « site web » ou « éléments graphiques pour les réseaux sociaux ». Si vous facturez à l’heure, indiquez le nombre d’heures consacrées à chaque tâche. 
• Tarifs du projet: clarifiez si les tarifs sont à prix fixe ou à taux horaire. 
• Frais de logiciel ou de licence: Décrivez tous les frais de logiciel ou de licence engagés pour les projets (par exemple, une licence de police pour un projet de conception).
• Pourboire: Pensez à ajouter une ligne de pourboire si c’est d’usage dans votre secteur. Factures Square offre à vos clients un lien de paiement pratique leur permettant de vous laisser un pourboire.
• Conditions de paiement: notez clairement quand le client recevra le travail final et à quelle(s) date(s) le paiement est dû, de manière à éviter toute confusion avec les travaux en cours.

Exemple de facture pour les travaux contractuels

Comme pour les factures de travailleurs pigistes, une facture pour un travail contractuel détaille les spécificités du projet. Imaginez que vous ayez divisé un projet de construction en phases. Indiquez clairement que vous facturez la phase de conception au client, en listant toutes les tâches accomplies et en ventilant les dépenses liées aux matériaux et aux outils.

Se référer à des clauses contractuelles spécifiques, relatives aux conditions de paiement ou à l’étendue des travaux, peut également aider à éviter des surprises désagréables, particulièrement dans le cas de travaux complexes et à long terme.

Exemple de composants d’une facture de travaux contractuels:

• Détails du projet: précisez tous les tâches et sous-tâches. Par exemple, le processus de conception peut inclure des sous-tâches, telles que la clarification des exigences et la création de modèles 3D.
• Étapes franchies: notez les étapes franchies, par exemple « Phase 1 – Conception » et « Phase 1 – License », ce qui permettra à votre client de suivre la progression du projet.
• Coûts supplémentaires: décrivez les coûts de tous les biens, outils ou licences dont vous avez besoin pour terminer les projets.
• Références contractuelles: faites référence au contrat si nécessaire. Par exemple, lorsque vous facturez des outils au client, mentionnez la « Clause 3.2 (Matériaux et équipement) ».
• Échéancier de versements: du dépôt initial au dernier paiement, affichez l’intégralité du calendrier de versements ainsi que les dates d’échéance.

Exemple de facture pour les services professionnels

Si vous offrez des services professionnels, vous savez que la rétrofacturation vient avec le territoire. En effet, il peut être difficile de déterminer quand un service a été effectué, en plus du fait que la satisfaction du travail fourni est subjective à chacun. En d’autres termes, il y a place à l’ambigüité. Toutefois, une facture solide permet d’établir des relations positives avec les clients et de protéger votre entreprise.

De plus, les structures tarifaires peuvent varier: un avocat peut choisir d’envoyer une facture à taux horaire en début de contrat, un comptable peut proposer un forfait pour la tenue des livres comptables ou la préparation des déclarations fiscales, et un concepteur graphique peut envoyer des factures à ses clients en fonction du projet. Utilisez votre facture pour définir clairement vos attentes.

Exemples de composants d’une facture de services professionnels:

• Structure tarifaire: travaillez-vous avec un tarif fixe ou un taux horaire, ou les deux? Facturez-vous à vos clients un acompte ou des jalons de paiement? Cela devrait être évident sur votre facture.
• Description des services: d’un appel de consultation initiale, au temps consacré à la recherche, décrivez ce que vous avez fait pour soutenir le projet.
• Calendriers du projet: supposons que vous êtes un photographe de mariage qui accepte les acomptes pour confirmer une réservation. Votre forfait peut inclure une séance de fiançailles, une séance photo le jour du mariage et du temps après le mariage pour travailler sur les modifications. Indiquez clairement quand chaque service sera fourni dès le départ.
• Conditions générales: utilisez la section des notes de votre facture pour clarifier vos conditions générales. Par exemple, un rédacteur peut préciser combien de cycles de révisions sont inclus avant que des frais supplémentaires ne s’appliquent.

Exemple de facture pour la vente au détail

Les factures de vente au détail sont cruciales pour la gestion des stocks et peuvent vous permettre d’optimiser vos opérations lorsqu’elles sont correctement remplies. Par exemple, lorsque vous utilisez Factures Square pour créer des factures pour la vente au détail, vous pouvez configurer un suivi automatique des stocks. Ceux-ci seront mis à jour en temps réel lors d’une transaction.

Exemples de composants d’une facture de vente au détail:

• Noms de produits et USG: une description comme « Chandail avec graphique » ne suffit pas à elle seule. Notez les informations sur la marque, le style et la couleur sous la section des noms de produits.
• Expédition et livraison: énumérez les frais d’expédition séparément et ajoutez une note sur le délai de livraison estimé en jours ouvrables.
• Remises: affichez les remises applicables sur chaque ligne d’article et sur les totaux pour conserver l’exactitude des données de vente dans le côté serveur et pouvoir traiter rapidement un remboursement avec le montant correct.
• Politique de retour: une simple note comme « retours acceptés dans les 30 jours suivant l’achat » et un lien vers votre processus de retour en ligne permettent de gagner du temps et de réduire le besoin de communication par courriel.

Exemple de factures pour les services traiteurs

Lorsque vous organisez un événement, vous facturez plusieurs services en même temps, tels que le personnel, l’installation et les repas. Votre facture doit être transparente et refléter la valeur de vos services. Ainsi, vos clients sauront ce qu’ils paient et pourquoi des frais supplémentaires peuvent être applicables selon certains facteurs, comme le nombre de convives ou le choix du menu.

Imaginons que vous envisagiez d’inclure des frais de service incontournables de 15 % sur votre facture pour couvrir les pourboires. Au Canada, il s’agit d’un pourboire règlementé, c’est-à-dire qu’il est imposable et doit être déduit des salaires avec les cotisations à la RPC et à l’Æ. N’oubliez pas que vous devez également déclarer tous frais supplémentaires à l’avance afin de respecter la règlementation sur la tarification au compte-goutte.

Exemples de composants d’une facture de service traiteur:

• Nombre de convives: le nombre de vos convives a une incidence sur les coûts. Indiquez-le donc sur votre facture, ainsi que des éléments tels que « repas de style buffet ».
• Prix du menu: indiquez le ou les prix du ou des menus spécifiques choisis par votre client et identifiez clairement les suppléments, comme un plat principal avec des ingrédients de qualité supérieure ou des hors-d’œuvre supplémentaires.
• Frais de personnel et de service: vous proposez peut-être un service de traiteur complet avec serveurs, barmans, accessoires, installation et nettoyage, ou vous effectuez simplement une livraison. Indiquez tous les frais de personnel et de service impliqués.
• Acomptes et versements: détaillez les acomptes et les échelons de paiement. De plus, si vous envoyez une facture après avoir déduit l’acompte initial utilisé pour garantir la commande, affichez cet acompte comme un élément que vous soustrayez du total.
• Taxes sur l’alcool: certaines provinces ont des règles fiscales spécifiques sur l’alcool, il est donc recommandé de séparer l’alcool des aliments sur votre facture. En Colombie-Britannique, par exemple, vous devez facturer une TVP de 10% sur la vente de boissons alcoolisées, ce qui est plus élevé que le taux standard de 7% appliqué à la plupart des produits.
• Frais de service: Les frais de service doivent constituer une ligne distincte et vous y appliquerez la TPS/TVH (et la TVQ ou la TVP, le cas échéant). Insérez une note claire indiquant les frais de service à la fin de la facture afin de vous conformer aux règles canadiennes et décrivez ce que ces frais couvrent.
• Conditions générales: avez-vous des politiques spéciales en place pour des circonstances comme un changement de dernière minute le nombre d’invités? Ajoutez-les à la section des notes de votre facture afin que les clients comprennent s’ils peuvent apporter des modifications et ce que cela signifie pour eux.

Vendez n’importe où. Vendez n’importe où.

Découvrir comment -/^

Exemples de factures pour restaurants et cafés 

Si vous êtes propriétaire d’un restaurant ou d’un café, diversifier vos services pour générer de nouvelles sources de revenus peut contribuer à la bonne santé de vos résultats financiers. Par exemple, selon le rapport 2025 de Square sur l’avenir de la restauration, un restaurateur canadien sur trois prévoit développer son activité en proposant la location de son espace pour des évènements au cours des 12 prochains mois. Vous pouvez également vendre vos pâtisseries ou votre café à d’autres cafés de votre région.

L’expansion de l’offre nécessite une gestion minutieuse des factures. Pour les événements privés, il est important d’inclure le détail du menu et des options afin d’éviter les problèmes ultérieurs, par exemple si un client demande pourquoi il n’y a qu’un seul choix végétarien ou pourquoi le vin lui a été facturé plus cher. Comme pour une facture de traiteur, vous devrez indiquer les frais de service obligatoires et les traiter comme des pourboires règlementés. Il est préférable de séparer les frais d’alcool.

Avec des commandes récurrentes, telles que des livraisons de produits de boulangerie, il est judicieux de demander à vos clients de signer un formulaire d’autorisation de carte de crédit. Cela peut vous faire gagner du temps et réduire le risque de rétrofacturation. Factures Square vous permet de configurer une facturation récurrente automatisée pour simplifier vos tâches administratives.

Exemple de composants de la facture d’un restaurant ou d’un café:

• Détails du menu: vos invités profiteront-ils d’un souper trois services avec des accords mets et vins? Énumérez chaque élément, y compris les modifications liées aux allergies et aux demandes spéciales. Votre facture est un moyen de documenter la commande exacte de votre client.
• Frais de service: les frais de service obligatoires, comme des frais de 18% appliqués automatiquement à la facture des grands groupes, doivent être indiqués sur leur propre ligne et divulgués dans la section des notes de votre facture. N’oubliez pas d’y appliquer la TPS/TVH (ou la TVQ ou la TVP).
• Taxes sur l’alcool: séparez l’alcool des aliments sur votre facture pour appliquer les bons montants de taxe si votre province a des taux différents pour l’alcool. Cela donne également aux clients une ventilation claire des coûts.
• Mode de paiement: indiquer clairement les modes de paiement que vous acceptez donne à votre client des options et évite les surprises ultérieures.
• Calendrier de paiement: Pour les factures récurrentes, précisez la fréquence de paiement, par exemple si vous facturez un montant à votre client chaque semaine ou chaque mois.

Exemple de facturation pour la vente en gros

Si vous possédez une entreprise de vente en gros (par exemple, la création et la distribution de produits cosmétiques vendus en magasin), une facture adaptée à votre type d’entreprise est cruciale pour suivre vos transactions importantes.

Les factures pour la vente en gros sont similaires à celles pour la vente au détail, mais elles doivent également inclure le prix courant de vos produits, la remise en gros et le prix facturé à votre client.

Selon une récente enquête de Statistique Canada, les couts de transport constituent un des principaux obstacles à la réussite des entreprises canadiennes, ce qui souligne l’importance de les indiquer sur votre facture.

Exemples de composants d’une facture de vente en gros:

• Tarification en fonction des niveaux: plus un client achète de quantités d’un produit, plus le prix unitaire diminue. Comment l’indiquer sur une facture de gros? Répertoriez les niveaux sur des lignes distinctes, par exemple « Niveau 1 (1 à 30 unités) ». Ajoutez ensuite les quantités et les prix unitaires pour chaque niveau.
• Frais d’expédition: des frais d’expédition à prix concurrentiels peuvent attirer et fidéliser les clients dans le monde de la vente en gros, alors mentionnez-les sur votre facture – c’est simple, mais cela nourrit la relation avec la clientèle.
• Remises: pour donner aux clients un aperçu des économies qu’il fera, les commandes en gros affichent souvent un pourcentage de remise au sous-total avant l’application des taxes.

Exemple de facture forfaitaire

Une facture forfaitaire est utilisée lorsque vous proposez un tarif unique pour une variété de biens ou services. Elle est idéale pour les forfaits de cours dans un studio de yoga/d’entrainement ou pour les projets à tarif fixe.

Si vous proposez des forfaits ou des montants forfaitaires importants, assurez-vous de les décrire clairement dans la section détaillée. Sachez aussi que la plupart des factures forfaitaires incluent déjà la TVA, il n’est donc pas nécessaire d’ajouter une taxe supplémentaire (comme illustré ici).

Exemples de composants de factures forfaitaires:

• Description de l’abonnement acheté: n’écrivez pas simplement « entrainement personnel » si un client a acheté un abonnement de 20 séances; précisez plutôt le nombre précis de séances.
• Conditions générales: si un client a six mois pour utiliser ses séances, vous devrez le préciser dans les notes de votre facture afin d’éviter toute déception et toute demande de remboursement.
• TPS/TVH: lorsque vous incluez les taxes dans le total, assurez-vous de divulguer que la TPS/TVH est incluse dans le prix afin de respecter les exigences de l’ARC.

Avantages des factures

Les factures ne servent pas seulement à demander un paiement. De la gestion de la trésorerie à la fluidité des opérations, voici tous les avantages qu’elles offrent à votre entreprise.

• Définissez et maintenez des attentes claires: qu’il s’agisse de vous aider à être payé à temps ou de réduire le risque de rétrofacturation, une facture bien présentée définit et maintient des attentes claires entre une entreprise ou un prestataire de services et un client.
• Renforcez la crédibilité de votre marque: les clients ne remarquent pas nécessairement qu’une facture a l’air professionnelle, mais des erreurs ou une mise en page bancale peuvent éroder la confiance qu’ils ont en votre entreprise. Avec Factures Square, vous pouvez créer des factures à partir de différentes mises en page et les personnaliser avec votre logo et les couleurs de votre marque pour une touche soignée.
• Soyez payé à temps: vos chances d’être payé à temps sont augmentées si vous envoyez une facture dès que vous avez terminé le travail et que vous incluez une date limite de paiement claire.
• Suivez les paiements: ne laissez pas les revenus de votre entreprise passer entre les mailles du filet. Lorsque vous utilisez un logiciel de facturation comme Factures Square, vous pouvez facilement suivre les paiements et savoir quand envoyer un message de rappel de paiement.
• Gérez vos flux de trésorerie: en vous permettant de prévoir le montant des entrées d’argent dans votre entreprise et le moment où elles auront lieu, un système de facturation bien organisé vous aide à maitriser vos flux de trésorerie.
• Tenez des registres financiers précis: Factures Square numérote automatiquement vos factures pour vous et vous permet de les retrouver facilement si vous devez les consulter à nouveau dans vos conversations avec les clients ou si vous faites l’objet d’une vérification par l’ARC.
• Simplifiez vos opérations: que vous soyez un fournisseur de services qui envoie des factures mensuelles à ses clients ou un détaillant proposant des abonnements, vous pouvez créer des factures récurrentes automatisées grâce à Factures Square. De plus vous pouvez ajouter des champs personnalisés aux modèles de factures en fonction de votre type d’entreprise et les réutiliser rapidement à l’avenir. De plus, vous pouvez facilement calculer et appliquer le taux de TPS/TVH approprié. Avec les bons outils, la facturation peut passer d’une corvée à un système simple qui aide votre entreprise à fonctionner harmonieusement.

Développez votre entreprise avec des outils qui vous font avancer

Obtenir les outils -/^

FAQ sur les exemples de factures

Quel est le but d’une facture?

Une facture permet à un vendeur de demander un paiement à un client et fournit un enregistrement financier de la transaction pour faciliter les divers processus, allant du suivi des stocks à la comptabilité et aux déclarations fiscales. Elle est également importante en cas de litige avec le client après la fourniture d’un produit ou d’un service, ou en cas de vérification par l’ARC.

Comment rédiger une facture simple?

Ajoutez vos coordonnées et votre numéro de TPS/TVH (le cas échéant) ainsi que les coordonnées de votre client. Décrivez tous les services ou produits offerts, en indiquant les quantités et les prix. Calculez le sous-total, puis séparez distinctement le montant et les taux de TPS/TVH (ainsi que de TVQ ou TVP, si applicable). Enfin, indiquez le montant total dû. Indiquez la date de la facture et la date d’échéance du paiement.

Quel est le meilleur format pour une facture?

Le format idéal pour une facture dépend de votre type d’entreprise. Bien qu’il y ait des champs obligatoires à inclure et de bonnes pratiques à suivre, il est judicieux d’utiliser un modèle adapté au secteur d’activité de votre entreprise ainsi qu’à votre modèle tarifaire.

Comment faire payer vos factures plus rapidement?

Définissez des attentes claires dès le départ et indiquez vos conditions de paiement sur la facture, telles que la date d’échéance du paiement et les frais ou pénalités en cas de retard.