Caractéristiques importantes des caisses enregistreuses pour petites entreprises

La caisse enregistreuse et les systèmes de point de vente (PDV) sont au cœur des commerces de détail, des restaurants, des instituts de beauté et bien plus encore. Ces deux appareils vous permettent de traiter des centaines de transactions par jour. Les caisses enregistreuses sont généralement moins chères et offrent des fonctionnalités de base, tandis que les systèmes PDV coûtent plus cher, mais s’intègrent mieux à vos opérations d’arrière-boutique.

La technologie des caisses enregistreuses en 2021 permet d’accepter facilement tous les paiements. Avant de vous lancer dans l’achat de la dernière caisse enregistreuse, vous devez vous familiariser avec les fonctionnalités qui accompagneront votre activité.

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Une caisse enregistreuse ou un système PDV est-il le meilleur choix pour votre entreprise? Cela dépendra du style et de la taille de votre entreprise, du nombre de transactions que vous traitez, de votre désir de disposer de fonctionnalités avancées et de votre budget.

Pour en savoir plus sur les caractéristiques et les avantages des caisses enregistreuses et des systèmes PDV, lisez ce qui suit.

Caractéristiques de base des caisses enregistreuses pour détaillants

Les détaillants, les marchés fermiers, les marchés aux puces et les foires artisanales ont tous besoin de caisses enregistreuses dotées d’une imprimante de reçus, d’un écran ACL, d’un clavier, d’identifiants pour les employés et de lecteurs de codes à barres.

Imprimante de reçus
Les clients ont besoin de reçus. Ils leur fournissent une preuve d’achat et vous permettent de garder une trace de chaque vente. Une imprimante de reçus vous permet de fournir des reçus de manière efficace. Il existe de nombreux types d’imprimantes de reçus. Si votre entreprise est en mouvement, vous aurez besoin d’une imprimante de reçus mobile. Pour les détaillants traditionnels, une imprimante normale suffira.

Écran d’affichage ACL
Un écran d’affichage permet aux clients d’examiner les achats que vous encaissez. Ils ont ainsi la certitude de ne pas être surfacturés.

Clavier
Vous devrez saisir les ventes. Un clavier ou un écran tactile vous permet de saisir les transactions et d’effectuer les rajustements nécessaires.

Identifiants des préposés
Les systèmes dotés de plusieurs identifiants de préposés vous permettent de programmer différents identifiants avec un nom ou une description.

Lecteurs de codes à barres
Les caisses enregistreuses qui s’intègrent aux lecteurs de codes à barres sont essentielles en 2021. Les détaillants proposant de nombreux produits utilisent les codes à barres pour effectuer le suivi des stocks et des ventes.

Taxe de vente personnalisée
La taxe doit être ajoutée dans tous les points de vente au détail. Chaque province a un taux de taxe de vente différent. Certains systèmes PDV offrent une fonction de détection automatique qui permet de déterminer l’emplacement et de détecter les taux de taxe de vente selon la localisation GPS.

Les transactions en espèces et par chèque
Les paiements électroniques sont de plus en plus répandus. Cependant, vous voulez toujours être en mesure d’enregistrer les transactions en espèces et par chèque qui passent par le système de paiement électronique. Un système de caisse enregistreuse PDV de Square vous permet de traiter les transactions en espèces et par chèque, puis de les conserver au même endroit.

Facturation
Si vous devez prendre des commandes personnalisées et des commissions, vous avez besoin d’une fonctionnalité de facturation. Un système de caisse enregistreuse PDV vous permet d’envoyer des factures directement à partir de l’application Square Register. Vous pouvez également envoyer des devis, effectuer le suivi des paiements, envoyer des rappels et accepter les paiements en ligne.

Remises
Les clients aiment recevoir des remises. Votre caisse enregistreuse doit être en mesure d’appliquer des remises à un ou à tous les articles. Les remises doivent être calculées sur les commandes avant que la taxe ne soit appliquée.

Caractéristiques de base pour une caisse enregistreuse de restaurant

Les caisses enregistreuses des restaurants peuvent être un peu plus compliquées. Elles doivent établir une communication entre la cuisine et le personnel de service, en plus d’imprimer des reçus pour les ventes et d’encaisser des paiements.

Les éléments essentiels recherchés par les restaurateurs au moment de choisir une caisse enregistreuse sont: une imprimante de cuisine, le calcul automatique des taxes, la possibilité de se connecter aux systèmes PDV, le traitement des paiements électroniques et les écrans tactiles. Jetons un coup d’œil à ces caractéristiques.

• Imprimante de cuisine
  Un système de caisse enregistreuse s’intègre à une imprimante de cuisine et permet d’envoyer les commandes du restaurant à la cuisine en un clin d’œil.
• Calcul automatique des taxes
  Pour augmenter la rapidité du service, l’idéal est que votre caisse enregistreuse calcule automatiquement la taxe sur l’addition du restaurant.

• Traitement des cartes de débit et de crédit
  Les clients viennent souvent au restaurant et s’attendent à pouvoir payer avec leur carte de crédit ou de débit. La caisse enregistreuse que vous choisissez doit pouvoir prendre en charge tous les modes de paiement.

• Traitement des chèques et des paiements en espèces
  De nombreux clients utilisent encore l’argent comptant et des chèques lorsqu’ils vont au restaurant. Veillez à ce que ces clients puissent toujours être servis grâce à un système qui consigne les paiements en espèces et par chèque.

• Tiroir-caisse robuste
  Un tiroir-caisse robuste est un élément de base nécessaire pour les établissements de restauration rapide. Il vous permettra de rendre la monnaie aux clients qui paient en espèces et de conserver l’argent en toute sécurité.

Un système PDV ou des caisses enregistreuses traditionnelles

Les systèmes de caisses enregistreuses de point de vente (PDV) et les caisses enregistreuses non traditionnelles ont de nombreuses caractéristiques en commun. Les deux aident à effectuer la transaction. Les deux comportent des touches d’articles programmables, des affichages de prix, des imprimantes de reçus et des fentes pour le passage des cartes de crédit. Les deux enregistrent les articles et effectuent le suivi des ventes. Cependant, les systèmes PDV et les caisses enregistreuses traditionnelles diffèrent sur de nombreux points, notamment les suivants :

• Les systèmes PDV vous aideront à analyser plus de données que la simple vente. Ils vous permettent d’analyser vos ventes sur des plages de dates, des catégories et des points de vente diversifiés.

• Les systèmes PDV permettent une gestion des stocks que les caisses enregistreuses de base ne peuvent pas offrir. Cela peut vous aider à cibler les articles qui se vendent le mieux ou ceux qui ne sont pas à la hauteur et qui doivent être retirés. Un rapport standard de PDV fournira ces données.

• Les caisses enregistreuses standard sont beaucoup moins chères à l’achat. Elles coûtent généralement entre 100$ et 500$. Elles ne nécessitent pas non plus d’équipement informatique ou de réseau. Pour les entreprises qui ne disposent pas de beaucoup d’argent et qui effectuent des transactions simples, une caisse enregistreuse standard est recommandée.

• Les systèmes PDV vous offrent des fonctionnalités inégalées. Les tâches consistant à enregistrer les achats des clients et à exécuter les rapports de base sur un système PDV sont très similaires à celles des caisses enregistreuses électroniques.

• Pour les entreprises qui ont plusieurs points de vente, un système PDV est la meilleure solution. Il vous permet d’obtenir un portrait complet de votre entreprise sans avoir à visiter chaque point de vente. Les systèmes PDV offrent des tableaux de bord en ligne qui regroupent les données de plusieurs magasins.

Comment fonctionne une caisse enregistreuse de PDV?

Les caisses enregistreuses de PDV modernes sont composées de deux éléments : le matériel et le logiciel. Tous deux travaillent ensemble pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Les composants matériels d’un système PDV comprennent le tiroir-caisse, l’imprimante de reçus, le lecteur de codes à barres et plus encore. Les fournisseurs de caisses enregistreuses de PDV vendent souvent le matériel qui fonctionne bien avec leur logiciel PDV.

Le composant logiciel dépendra du fournisseur PDV que vous choisirez. Il sera doté de fonctionnalités uniques qui aideront votre entreprise à bien fonctionner. Par exemple, le système PDV Square pour les restaurants offre de nouvelles fonctions de commande conversationnelle et de paiement à la table.

Un système de caisse enregistreuse de PDV permet également d’ajouter facilement un programme de fidélisation numérique. Les programmes de fidélisation encouragent les clients à revenir et augmentent ainsi les ventes.

Une fois que vous avez choisi entre une caisse enregistreuse traditionnelle et un système de caisse PDV, vous devez considérer les systèmes sur place et les systèmes infonuagiques.

Caisses enregistreuses sur place à caisses enregistreuses infonuagiques

Le matériel de votre caisse enregistreuse se trouvera dans votre magasin. Le logiciel peut être infonuagique et accessible à partir de plusieurs appareils ou installé avec la caisse enregistreuse du magasin.

Les deux choix présentent des avantages et des inconvénients. Les caisses enregistreuses sur place ne sont souvent achetées qu’une seule fois et peuvent nécessiter des mises à jour manuelles ultérieures, tandis que les services infonuagiques peuvent entraîner des frais de transaction individuels ou des frais mensuels. Examinons les différentes caractéristiques de ces deux caisses.

Caisse enregistreuse sur place

• Une caisse enregistreuse sur place est l’option la plus populaire pour les petites entreprises. Elle fonctionne avec un réseau interne de serveurs pour stocker et récupérer les données. Elle est très similaire à l’installation d’un logiciel sur votre ordinateur personnel avec accès à partir du disque dur.

• Les systèmes sur place sont un excellent choix, car ils fonctionnent rapidement sans dépendre d’une connexion Internet.

• Le plus gros inconvénient d’une caisse enregistreuse sur place est que vous êtes responsable de la maintenance et des mises à niveau. Ces mises à niveau nécessitent parfois l’intervention d’un spécialiste. De plus, vous ne pourrez accéder aux données que si vous êtes devant votre caisse enregistreuse.

Caisse enregistreuse infonuagique

• Une caisse enregistreuse de PDV infonuagique vous permet d’emmener votre entreprise partout où vous pouvez vous connecter à Internet. C’est une excellente option pour les entreprises mobiles qui desservent les marchés fermiers et les salons professionnels. Une solution qui convient parfaitement aux entreprises mobiles comme les entraîneurs personnels et les spécialistes de la réparation à domicile.

• L’option PDV infonuagique vous permet de faire des affaires sur n’importe quel appareil mobile. Le logiciel est accessible à partir de n’importe quel téléphone intelligent, tablette ou appareil de poche. Les ventes peuvent être effectuées lorsque vos employés sont absents du magasin.

• Les caisses enregistreuses PDV infonuagiques fournissent au propriétaire de l’entreprise les quantités des stocks, les pourcentages d’utilisation de la main-d’œuvre, les rapports de productivité et les totaux quotidiens, le tout à distance. Les informations peuvent être instantanément téléchargées à partir de n’importe quel endroit.

• Les caisses enregistreuses infonuagiques permettent de réduire le temps de téléchargement lors des mises à jour. Les gestionnaires n’ont pas à consacrer un temps précieux à la mise à jour du système. La mise à jour s’effectue automatiquement en temps réel.

• Toutes les informations d’un PDV infonuagique sont organisées. Vous pouvez accéder aux informations à partir de plusieurs endroits à tout moment. C’est la meilleure option pour les entreprises qui ont de nombreux points de vente.

• Avec un PDV infonuagique, vous n’avez pas à vous soucier de la perte de données en cas de panne de courant ou de défectuosité du matériel. Toutes les données sont stockées dans le nuage. Les services infonuagiques disposent de mesures de sécurité de cryptage pour protéger les données contre les virus et les violations.

Comme vous pouvez le constater, les caisses enregistreuses en 2021 comprennent de nombreuses fonctionnalités qui contribuent à la réussite de votre entreprise, que vous dirigiez un restaurant ou un magasin de disques. Elles vous permettent d’effectuer le suivi des stocks, de communiquer avec le personnel et de gérer votre entreprise même en déplacement.