Comment choisir le meilleur système PDV pour détaillants (2025)

Le choix d’un système de point de vente (PDV) est l’une des décisions les plus importantes que vous puissiez prendre en 2025. Des hausses tarifaires aux défis de la chaine d’approvisionnement en passant par l’évolution des attentes des consommateurs, les détaillants canadiens font face à un marché de détail imprévisible. Vous avez besoin d’outils pour vous adapter rapidement et prospérer, et cela inclut votre PDV.

Que vous soyez propriétaire d’une épicerie ou d’une boutique de vêtements, un système PDV moderne peut grandement améliorer l’efficacité de vos opérations, l’expérience client et l’accès à des données en temps réel. Cependant, avec tant d’options disponibles, comment choisir le système PDV le mieux adapté à vos besoins? Ce guide vous aidera à comprendre quels sont les facteurs importants à considérer ainsi que les fonctionnalités à rechercher.

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Qu’est-ce qu’un système PDV pour détaillants?

Un système PDV est une combinaison de matériel et de logiciel qui vous permet d’accepter des paiements et de gérer votre activité dans plusieurs emplacements et sur différents canaux. Pour les détaillants modernes, qui s’appuient sur la technologie pour rester concurrentiels, un système PDV fait bien plus que simplement enregistrer les ventes. Il optimise vos opérations quotidiennes et vous aide à:

• Suivez et gérez les stocks en temps réel.
• Synchronisez les données de manière transparente sur tous les canaux et emplacements.
• Générez des rapports de ventes et de performance avec des données exploitables.
• Commercialisez auprès des clients et fidélisez-les.
• Gérez le personnel et optimisez les coûts de main-d’œuvre.

Le PDV pour détaillants idéal vous fait économiser du temps et de l’argent en évitant les problèmes, tels que les ruptures de stock et les processus inefficaces.

Voici trois des systèmes PDV les plus courants utilisés au Canada:

1. Système PDV basé sur le nuage: un PDV basé sur le nuage stocke les données en ligne plutôt que sur un seul appareil. En d’autres termes, cela signifie que vous pouvez accéder à tous vos outils et informations où que vous soyez, en temps réel. Ce type de point de vente est idéal si vous gérez votre entreprise à distance et sur plusieurs sites.
2. Système PDV mobile: un PDV mobile fonctionne sur tablette électronique ou téléphone intelligent. Il est idéal pour traiter les paiements en déplacement, par exemple dans une boutique éphémère ou un kiosque. Il est aussi pratique pour accélérer le passage à la caisse, puisque le personnel peut encaisser directement les paiements en rayon.
3. Système PDV traditionnel: les systèmes PDV traditionnels, tels que ceux des supermarchés traditionnels, utilisent généralement des serveurs et des terminaux en magasin. Ils vous offrent un meilleur contrôle sur vos données, mais sont un peu moins flexibles et peuvent nécessiter une maintenance manuelle.

Pourquoi est-il important de choisir le bon PDV pour votre commerce de détail?

Le système PDV idéal peut vous aider à atteindre vos objectifs, que ce soit pour ouvrir une boutique cette année ou pour développer considérablement votre activité de commerce électronique au cours des dix prochaines années. Tandis qu’un mauvais système peut créer davantage de tâches administratives, causer des frictions et coûter plus cher qu’il n’en rapporte de bénéfices. Cette décision peut sembler simple, mais le choix de votre système PDV affecte en réalité plusieurs aspects clés de votre entreprise :

• Processus de vente simplifié: le meilleur système PDV pour votre commerce élimine le travail manuel. Ainsi, vous pouvez servir vos clients plus rapidement et plus efficacement, ce qui se traduit par une augmentation des ventes et du chiffre d’affaires.
• Gestion des stocks et de la clientèle: qui achète quoi et quand? Un bon système PDV répond à ces questions. Il suit les niveaux de stocks pour vous permettre de commander à temps et d’éviter les surplus. De plus, il devrait surveiller des indicateurs clés, tels que le coût des marchandises vendues (CMV) et les marges bénéficiaires. Enfin, il vous aide à entretenir des relations solides avec vos clients.
• Conformité fiscale: votre système PDV devrait vous aider à être conforme aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Il doit permettre le calcul et l’application automatiques de la taxe de vente TPS/TVH, ainsi que la tenue de registres organisés pour les déclarations de revenus.
• Expérience client: un PDV efficace permet de régler la transaction plus rapidement et offre des options de paiement variées, telles que le débit Interac, les cartes de crédit, les portefeuilles mobiles, les cartes-cadeaux et le paiement « Acheter maintenant, payer plus tard ». Il permet également de créer des expériences d’achat personnalisées.
• Intégration omnicanale: de nos jours, un client peut voir une publicité sur Instagram, se rendre sur votre site web quelques jours plus tard pour acheter le produit qu’il a vu et finalement l’échanger contre un format plus grand en magasin. Vous devriez pouvoir facilement synchroniser vos ventes en ligne et en magasin à partir de votre PDV.
• Intelligence d’entreprise: accéder à un tableau de bord est une chose. Utiliser des données en temps réel pour prendre des décisions qui développent votre activité en est une autre. Une solution PDV performante vous aide à identifier les tendances et à agir en conséquence.
• Évolutivité: les entreprises de vente au détail sont de toutes formes et de toutes tailles. Le chemin vers l’expansion est donc différent pour chacune. Votre PDV doit être à la hauteur de vos ambitions sans vous obliger à changer de système ni à jongler avec plusieurs outils.
• Traitement sécurisé des paiements: un PDV pour détaillants solide protège les données des clients, réduit le risque de fraude et vous assure la conformité avec les normes de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).
• Gestion des employés: le logiciel PDV rationalise les tâches telles que la planification, le suivi des heures de travail et la gestion des autorisations de l’équipe. Vous consacrez ainsi moins de temps à l’administration et plus de temps au soutien et à l’encadrement de votre personnel.
• Assistance bilingue: si vous êtes basé au Québec, faire des affaires en français est essentiel. Toutefois, il est toujours judicieux de rechercher un point de vente offrant une assistance bilingue, car vous pourrez répondre aux préférences dans les deux langues officielles du Canada.

Facteurs à prendre en compte lors du choix d’un système PDV pour détaillants

Toutes les plateformes PDV ne se valent pas. Voici quelques facteurs clés à prendre en compte:

1. Définissez les besoins de votre entreprise de vente au détail

Type d’entreprise

Un magasin de meubles et de fournitures ménagères a des exigences différentes de celles d’un magasin de spiritueux. Le premier gère des articles coûteux et une logistique de livraison élaborés, tandis que le second s’occupe de ventes à volume élevé et de facteurs tels que la vérification de l’âge. Votre modèle opérationnel a une influence sur vos rapports.

Taille de l’entreprise

Vendez-vous quelques produits spécialisés ou alternez-vous entre une grande variété de marques et d’articles? Vos priorités en matière de gestion des UGS varieront selon la réponse. De plus, quelle est la taille de votre équipe? Allez-vous déléguer la gestion de votre personnel à votre PDV ou aurez-vous besoin de plusieurs autorisations? Un PDV flexible s’adapte à votre entreprise.

Volume des ventes

Combien de transactions effectuez-vous chaque jour, semaine, mois ou trimestre? Le volume de vos ventes détermine vos besoins en matière de points de vente. Si vous vendez des centaines d’articles par jour, vous aurez besoin d’un suivi en temps réel des stocks pour rester compétitif.

Canaux de vente

Exploitez-vous plusieurs emplacements de vente? Avez-vous une boutique en ligne? La plupart de vos commandes en ligne proviennent-elles de votre liste de diffusion ou de vos publicités sur les réseaux sociaux? Répertoriez tous les points de contact où vos clients interagissent avec votre entreprise et effectuent des achats. Votre système PDV doit les rationaliser.

Gestion des stocks 

Votre PDV doit être adapté à votre système de gestion et de réapprovisionnement des stocks. Préférez-vous approvisionner les commandes en fonction de la demande ou selon un horaire prédéfini? De plus, pour lancer des éditions limitées, vous aurez besoin d’un téléchargement et d’une catégorisation des produits rapides et pratiques. Si vous vendez des denrées périssables, il est judicieux de suivre les dates de péremption.

Types de paiement

Les consommateurs apprécient la possibilité de pouvoir payer de différentes manières. Un point de vente devrait faciliter l’acceptation d’une grande variété de modes de paiement, tels que les cartes, les portefeuilles mobiles, le paiement sans contact sur iPhone et Android, et les cartes-cadeaux. Si vous ciblez une clientèle plus jeune, envisagez d’offrir le service « Acheter maintenant, payer plus tard ». Selon Paiements Canada, les jeunes Canadiens (de 18 à 34 ans) sont beaucoup plus susceptibles d’utiliser ce service.

Configurations matérielles requises

Une caisse enregistreuse complète n’est pas toujours nécessaire. Une simple tablette électronique, voire un téléphone intelligent, peut suffire. Pensez également aux autres accessoires dont vous pourriez avoir besoin, tels que des lecteurs de codes à barres et des imprimantes de reçus.

Besoins d’intégration

Votre système PDV doit pouvoir communiquer avec vos autres outils, tels que votre logiciel de comptabilité ou votre plateforme de courriel marketing. Cela simplifie les flux de travail et permet d’obtenir des rapports plus précis et plus complets.

Croissance à long terme

Si vous envisagez de vous développer sur plusieurs emplacements, votre PDC doit suivre le rythme. Ryan Nesci, copropriétaire d’Amici Food + Beverage Co., l’a constaté à ses dépens. « La gestion de plusieurs magasins n’était pas possible (avec notre ancien fournisseur) parce que nous n’avions pas la possibilité de choisir le point de vente d’un article lorsque les clients commandaient en ligne. Ce problème a perturbé la gestion de nos stocks.», explique-t-il.

L’équipe devait appeler le service à la clientèle pour résoudre des problèmes, comme la vente en ligne d’articles indisponibles. La transition vers Square a simplifié la gestion des stocks à tous les niveaux. « Grâce à Square, lorsqu’un client passe une commande en ligne, nous pouvons maintenant choisir le magasin qui la traitera. »

2. Évaluer les coûts et les frais d’un système PDV pour détaillants

Êtes-vous prêt à établir un budget pour votre PDV? Comparez les fournisseurs et répartissez les couts en fonction des catégories suivantes:

Coûts du matériel et des logiciels

Certains fournisseurs de PDV séparent les coûts matériels et logiciels, tandis que d’autres les combinent. Des frais mensuels récurrents sont souvent associés aux rétrofacturations, à la conformité des cartes de crédit ou aux fonctionnalités avancées. Avec Square, vous pouvez démarrer avec un logiciel PDV gratuit et un matériel minimal. Il n’y a pas de frais d’installation ni de frais mensuels. Vous ne payez que lorsque vous effectuez une transaction.

Frais de traitement des paiements

Il est important de comprendre les frais de traitement des paiements pour éviter les mauvaises surprises. Certains fournisseurs peuvent en effet appliquer des taux différents selon le type de carte de crédit utilisée ou ajouter des frais de service supplémentaires. La tarification de Square est simple: 2,5% pour tous les paiements par carte de crédit en magasin, 0,75% + 7¢ pour les paiements par carte de débit Interac, 2,8% + 30¢ pour les achats en ligne et 3,3% + 15¢ pour les informations de carte saisies manuellement.

Assistance et maintenance 

Certains fournisseurs de PDV facturent une assistance ou une formation prémium. Avec Square, l’assistance est incluse dans le prix: vous pouvez contacter l’équipe d’assistance par courriel, par clavardage ou par téléphone dès que vous avez besoin d’aide.

Apprenez-en davantage sur le coût total d’un système PDV au Canada.

3. Priorisez la conformité canadienne

Être propriétaire d’une entreprise de vente au détail au Canada implique un ensemble de considérations uniques. Ces dernières devraient éclairer le choix de votre système PDV.

Soutien fiscal TPS/TVH

La perception et le versement de la TPS/TVH peuvent être intimidants. Cependant, un bon système PDV simplifie le processus. Privilégiez un système qui calcule automatiquement la TPS/TVH en fonction de livraison (où vous vendez le produit) et en se synchronisant avec votre logiciel comptable.

Déclarations favorables à l’ARC

La dernière chose que vous souhaitez est de revenir en arrière et de corriger des erreurs pendant la période des impôts. Un système PDV performant génère automatiquement des rapports de ventes, simplifie la comptabilité et vous permet de rester organisé en cas de vérification fiscale.

Fonctionnalité bilingue

Recherchez un PDV qui accepte le français et l’anglais sur tous les points de contact, comme les écrans, les pages de paiement et les reçus. Ce petit détail peut être un facteur décisif pour ce qui est de l’expérience client. Au Québec, il s’agit d’une exigence.

4. Consultez les avis et les témoignages

Prenez le temps de consulter les avis et les témoignages de détaillants canadiens qui exploitent des entreprises semblables à la vôtre. Un fournisseur peut avoir des éloges, mais cela ne signifie pas grand-chose si vous avez un modèle d’affaires complètement différent. Voici ce que quelques propriétaires d’entreprises canadiennes qui utilisent Square ont à dire.

Vendez n’importe où. Vendez n’importe où.

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Caractéristiques à rechercher lors du choix d’un système PDV pour détaillants

Vous vous apprêtez à prendre une décision ? Cette liste de fonctionnalités clés à rechercher dans un système PDV vous aidera à consolider votre choix:

• Traitement flexible des paiements: recherchez un PDV qui accepte facilement tous les types de paiement, des paiements sans contact aux paiements en ligne et aux factures récurrentes. Ces fonctionnalités s’avèrent utiles lors de la vente de forfaits d’abonnement.
• Gestion des stocks: comme mentionné précédemment, une gestion avancée des stocks est essentielle dans la vente au détail. Recherchez des fonctionnalités comme les mises à jour des stocks en temps réel, les alertes de rupture de stock et la possibilité de modifier facilement les articles.
• Rapports et analyses des ventes: la visualisation des données sur les ventes et les performances en temps réel vous permet d’agir rapidement lorsqu’un article est en rupture de stock, ou encore d’ajuster votre stratégie marketing selon les tendances.
• Gestion multi-sites: si vous gérez un commerce de détail multi-sites ou si vous envisagez de vous développer dans ce sens, vous avez besoin d’un PDV qui rationalise les opérations dans tous les emplacements. Square simplifie la tâche pour les détaillants.
• Intégration omnicanale: pour les détaillants, les capacités omnicanale ne sont plus des privilèges, mais des nécessités. Votre PDV doit synchroniser les actions en ligne et en magasin tout en créant une expérience fluide sur tous les différents canaux.
• Options de paiement mobiles: les options de paiement mobile vous offrent une grande flexibilité. Avec une solution portable comme Square Reader, vous et votre équipe pouvez accepter des paiements rapidement et en déplacement.
• Outils de gestion client: certains outils PDV peuvent approfondir les relations et générer des ventes répétées. Par exemple, Fidélisation Square vous permet de créer et de personnaliser votre propre programme de récompenses.
• Gestion des employés: découvrez des fonctionnalités qui allègent la gestion d’une équipe, de la planification simplifiée à la préparation des paies. Quarts de travail Square vous aide à optimiser le temps de votre équipe.
• Système infonuagique: une solution infonuagique vous permet d’accéder à votre PDV où que vous soyez, et de rester synchronisé sur tous vos appareils et emplacements. Les mises à jour sont effectuées automatiquement.
• Traitement sécurisé des paiements: protégez votre entreprise et vos clients: recherchez un PDV pour détaillants offrant une protection garantie de la conformité PCI et une prévention intégrée contre la fraude.
• Reçus personnalisés: des petites attentions comme des reçus de marque ou des messages post-achat personnalisés peuvent renforcer votre marque.
• Support linguistique bilingue: avoir un PDV pour détaillants qui s’adapte aux deux langues officielles est crucial au Québec et valorisé ailleurs au Canada.
• Intégration de logiciels de comptabilité: que vous utilisiez QuickBooks, Xero ou Wave, recherchez un PDV qui synchronise les données de vente avec votre logiciel de comptabilité et propose d’autres intégrations utiles.
• Assistance client: choisissez un PDV qui ne facture pas de supplément lorsque vous avez besoin d’une aide urgente juste avant le Vendredi fou et le Cyberlundi.
• Compatibilité matérielle: votre logiciel de PDV pour détaillants doit être compatible avec les terminaux de carte de crédit ou les imprimantes de reçus que vous utilisez.
• Considérations relatives aux coûts: lisez attentivement les petits caractères et comparez les modèles de tarification lorsque vous achetez un PDV pour détaillant. Les modules complémentaires et les frais mensuels récurrents peuvent avoir un impact sur votre budget.

Comment configurer le système PDV pour détaillants

Avec sa gamme d’outils faciles à utiliser, conçus pour répondre aux besoins de divers types de commerçants, Square est le système PDV idéal pour les détaillants canadiens. Prêt à vous lancer? Suivez ces étapes simples:

1. Inscrivez-vous à Square pour détaillants et créez votre compte gratuit.
2. Consultez la boutique Square pour commander le matériel et les accessoires dont vous pourriez avoir besoin.
3. Téléchargez l’application Square PDV pour accepter des paiements par le biais de vos appareils mobiles.
4. Vérifiez votre identité et associez votre compte bancaire pour commencer à recevoir des paiements.
5. Créez des articles pour constituer votre inventaire depuis le Tableau de bord Square sur un ordinateur portable ou de bureau, ou depuis les applications et appareils Square PDV. Lorsque vous ajoutez, mettez à jour ou supprimez un article, la modification est automatiquement appliquée sur l’ensemble du site. Vous pouvez également importer des articles en gros.

Utiliser Square pour détaillants est simple, même pour les novices en technologie. Brandon Shedden, fondateur de la marque de mode Cakeworthy, peut en témoigner. Lorsque l’équipe de Cakeworthy a ouvert sa première boutique, elle avait besoin d’une solution qui n’exigerait pas une formation technique approfondie.

« Tout est tellement convivial et intuitif. Le personnel du magasin a été formé en un rien de temps. », dit Shedden qui utilise Square pour accepter les paiements, établir les horaires du personnel, gérer les stocks et gérer le programme de fidélisation. « L’utilisation de Square pour détaillants nous a permis à tous de gagner du temps, et nous réalisons certainement des économies puisque nous n’avons pas à utiliser différentes applications pour accéder à différentes fonctionnalités. »

Comment choisir le bon système PDV pour votre commerce de détail FAQ

Combien coûte un système PDV pour détaillants au Canada?

Le coût d’un système PDV dépend du fournisseur de services. Selon Forbes, vous pourriez payer entre 0$ et plus de 300$ par mois pour un système PDV basé sur le nuage et entre 69$ et plus de 1 200$ pour du matériel.

Quelle est la différence entre les systèmes PDV basés sur le nuage et les systèmes PDV traditionnels?

Contrairement aux systèmes PDV traditionnels, les systèmes PDV infonuagiques ne dépendent pas de serveurs physiques pour stocker les données. Ils synchronisent automatiquement les informations entre vos différents emplacements, vous permettant ainsi de gérer votre entreprise à distance.

Mon système PDV doit-il calculer la TPS/TVH?

Oui, au Canada, il est important que votre système PDV prenne en charge les calculs de la TPS/TVH afin que vous puissiez facilement rester conforme aux exigences de l’ARC.

Quels méthodes de paiement mon système PDV doit-il accepter au Canada?

Les méthodes de paiement sans contact, telles que Débit Interac et les principales cartes de crédit, sont essentielles pour les détaillants canadiens. Cependant, votre point de vente doit également accepter les portefeuilles mobiles, comme Apple Pay, les cartes-cadeaux et les options comme « Acheter maintenant, payer plus tard », qui gagnent en popularité.

Dois-je former mon équipe à l’utilisation d’un système PDV?

Un bon système PDV ne requiert pas de formation approfondie. Assurez-vous de choisir un système PDV convivial, même pour les personnes peu à l’aise avec la technologie.