¿Qué es una factura? Guía de facturación para pequeños negocios

Tabla de contenido

• Introducción a facturas de negocios
• 5 preguntas frecuentes sobre facturas
• ¿Qué es una factura?
• Facturas frente a recibos frente a órdenes de compra
• Tipos de facturas
• ¿Por qué es importante facturar?
• Facturación en línea frente a facturación en papel
• ¿Qué incluir en las plantillas de tu factura?
• ¿Cómo hacer un seguimiento de tus facturas?
• ¿Cómo recibir pagos de forma rápida?
• ¿Cómo lidiar con personas que pagan tarde?

Introducción

Introducción a facturas de pequeños negocios

Si tienes un negocio que se centra en los clientes o servicios, la facturación es una gran parte del juego. Una factura es un documento que envías a los clientes con los detalles de lo provisto y cómo pueden pagarte por esos productos o servicios. Esta guía te lleva a recorrer todos los detalles de la facturación de pequeños negocios: todo desde plantillas de facturas y flujo de trabajo hasta el manejo de clientes que pagan tarde. Tendrás consejos y trucos que te pueden ayudar a automatizar el proceso de facturación, haciendo que la experiencia sea muy fácil para ti y tus clientes.

Preguntas frecuentes

5 preguntas frecuentes sobre facturas

1. ¿Qué es una factura?

Una factura es una lista detallada que registra los productos o servicios que brindaste a tus clientes, el importe total adeudado y la forma de pago de esos productos o servicios. Puedes enviar facturas electrónicas o en papel. Las facturas se pueden abonar en un pago o en cuotas. Incluso, puedes programar varios pagos en una sola factura. Si usas Facturas Square, puedes filtrar y visualizar facturas en tu Panel de Datos Square en línea o la aplicación Punto de venta Square.

Obtén más información sobre los aspectos básicos de la facturación

2. ¿Cómo se crea una factura?

Square tiene una plantilla de factura de estilo profesional lista para enviar que incluye toda la información esencial de una factura. Con Facturas Square, puedes crear, enviar y gestionar facturas y pagos desde tu Panel de Datos Square. Obtén más información sobre cómo crear una factura.

3. ¿Cómo se envía una factura?

Puedes enviar facturas digitales directamente a la bandeja de entrada de tus clientes a través de Facturas Square.

4. ¿Cómo gestionar las facturas?

La forma más fácil de gestionar y hacer un seguimiento de tus facturas es a través de un sistema de facturación en línea. El software de facturación te permite enviar rápida y fácilmente facturas profesionales desde tu dispositivo de escritorio o dispositivo móvil. Los clientes pueden pagar con un solo clic, y tú puedes hacer un seguimiento de las personas que pagaron y las que no lo hicieron desde un panel de datos centralizado. Tradicionalmente, las tareas manuales, como la contabilidad y la numeración de facturas se hacen en el software, por lo que es fácil que lleves un control sobre tu flujo de caja. Obtén más información sobre gestión de facturas.

5. ¿Cómo elegir el mejor sistema de facturación?

Tu software de facturación debe hacer que el envío y seguimiento de facturas de manera rápida sea fácil. Elige un sistema que permita crear y distribuir facturas de forma continua y que facilite el cobro de pagos.

UNA INVESTIGACIÓN PROFUNDA

¿Qué es una factura?

Una factura es un registro de los productos o servicios que brindas a tus clientes, y es un método a través del cual pueden pagarte por esos productos o servicios. Si eres un trabajador independiente que ha reparado un techo, un artista de maquillaje que trabajó en una sesión de fotos o un emprendedor que acaba de iniciar un negocio de consultoría, es probable que tengas que enviar una factura.

¿Por qué es importante facturar?

Tener un manejo sólido de todos los aspectos de la facturación es fundamental para el éxito de tu negocio. Si dejas que todo termine en la nada o tienes un proceso de facturación desordenado, puede dar la impresión de que no eres profesional. En especial, cuando estás trabajando con proyectos costosos (por ejemplo, si eres un organizador de eventos o un trabajador independiente), eso no es bueno para tu marca o para conseguir clientes que vuelvan.

Un proceso de facturación y un flujo de trabajo adecuados también son parte esencial del manejo de la contabilidad. Si dejas que las facturas se apilen o el proceso es confuso para los clientes, es probable que te lleve muchísimo tiempo organizar las facturas. Esto es malo para la administración del flujo de caja y un gran problema para la contabilidad. Además, la facturación es importante por razones impositivas. Cuando tienes tu propio negocio, tienes que mantener registros meticulosos de los ingresos y egresos de efectivo, lo cual incluye copias de las facturas.

Por eso, si estás recién comenzando (o si ya estás consolidado, pero tienes problemas para controlar la situación), es necesario que te tomes el tiempo de aprender cómo facturar de forma profesional y eficiente. Tus balances finales (y tu contador) te lo agradecerán.

Tipos de facturas

Según los productos o servicios que brinda tu negocio, existen diferentes tipos de facturas que se pueden usar. Estas son algunas de las formas de facturas más comunes:

• Una propuesta (u oferta): si estás haciendo un trabajo largo, podrías querer hacer una propuesta u oferta por el trabajo. Debe detallar lo que esperas que cuesten los servicios cuando todo esté listo. Asegúrate de que todos tengan en claro que es una estimación, no el cargo final.
• Facturas provisorias (o de progreso): las facturas provisorias les permiten a los clientes pagar el trabajo por partes, en lugar de pagar una suma alta cuando esté terminado. Las facturas provisorias deben estar seguidas de una factura final que detalle todo el trabajo (y lo que se pagó).
• Facturas por conteo de horas: este tipo de factura se usa para los negocios en los que se cobra a los clientes por la cantidad de tiempo que usaron tus servicios. Generalmente, los consultores, psicoterapeutas, abogados y otros profesionales que ofrecen servicios más intelectuales usan estas facturas. Otro caso es cuando un artículo se alquila durante un determinado tiempo, como vehículos y equipamiento para la construcción.
• Facturas proforma: son facturas preliminares que se les envían a los compradores antes de que el envío, la entrega o el trabajo estén terminados. Estas facturas se usan más para hacer ventas que para su confirmación. Representan un compromiso con los bienes y servicios que llegan y no se pueden usar con fines contables. Una factura proforma se usa más como una cotización.

• Facturas recurrentes: Si tienes una empresa que hace un trabajo regular recurrente para los clientes (por ejemplo, si eres la persona de la limpieza o paseas perros), puedes enviar facturas recurrentes por periodo (semanalmente o mensualmente, por ejemplo) regulares (según lo acordado).

Los pagos recurrentes son fáciles de establecer con Facturas Square y simplifican la facturación, por lo que se asegura la recepción de pagos cada mes, semana, día o, incluso, año.

• Facturas finales: una factura final detalla todos los servicios brindados para un trabajo o proyecto en particular. Si hubiese facturas provisorias a lo largo del proyecto, la factura final debe enumerarlas y detallar el importe pendiente. Analizaremos todo lo que tienes que incluir en una factura final en otra sección.
• Facturas vencidas: si tu cliente no pagó una factura, es posible que tengas que enviarle otra con los cambios que pudieran resultar de las facturas con pagos atrasados (detallado anteriormente en los términos y condiciones).

¿En qué se diferencian las facturas de los recibos y de las órdenes de compras?

Las facturas (y requerimientos de pago) son documentos exigibles por ley que se usan para solicitar un pago a los clientes. Frecuentemente, incluyen términos y condiciones acordados, como la fecha de vencimiento del pago por los servicios prestados.

Una orden de compra es un documento iniciado por el comprador y enviado al vendedor. Es un resumen de los productos y servicios que el comprador planea comprarle al proveedor.

Un recibo es la documentación que demuestra que se recibió el pago con el fin de autorizar una venta y se puede usar como prueba de propiedad.

Facturación en línea frente a facturación en papel

Enviar un papel impreso al cliente es una opción. Sin embargo, la forma más simple, conveniente y ecológica es la facturación en línea. Elegir un software de facturación en línea tiene algunos beneficios importantes para los propietarios de negocios pequeños. Estos son algunos:

Pagos más rápidos

El correo común es, digamos, lento. Por naturaleza, el tiempo de entrega para recibir el pago por correo postal es muy lento. Además, si un cliente paga con cheque, los fondos pueden demorar en compensarse, mientras que, con tarjeta de crédito o débito, los cargos, generalmente, se depositan en tu cuenta en pocos días hábiles.

Con Facturas Square, puedes enviar facturas electrónicas profesionales directamente a la bandeja de entrada de tus clientes, en donde tienen la opción de pagar solo con un clic. Con Square, también puedes enviar facturas directamente desde tu dispositivo móvil usando la aplicación para facturación, lo cual es práctico cuando estás afuera. La capacidad de enviar una factura justo después de haber terminado el trabajo te ayuda a evitar usar tu tiempo en tareas administrativas cuando regresas a la computadora y acelera el tiempo que te lleva recibir un pago. En promedio, las facturas enviadas a través de Square se pagan dentro del siguiente día hábil.

La facturación en línea puede reducir, de manera significativa, el tiempo que te llevan las tareas administrativas y te ayuda a garantizar los pagos a tiempo.

Flujo de caja mejorado

Ya hablamos del flujo de caja con anterioridad, y otra forma de reducir cualquier problema es elegir facturas en línea. Los pagos más rápidos hacen que sea más probable que lleves las cuentas al día.

Facilidad para la administración y el seguimiento

Las facturas en papel tienden a acumularse, o bien se pierden en los archivadores. Facturas Square guarda todas tus facturas de manera automática en el Panel de Datos Square para que sea más fácil encontrarlas cuando necesites consultarlas. Además, hacer un seguimiento es más fácil. La herramienta filtra automáticamente tus facturas por el monto abonado y el saldo pendiente, de manera que puedas ver con facilidad a qué clientes debes hacer un seguimiento.

Menor gasto de materiales

Pueden ser solo un par de dólares para esto o aquello, pero los costos de enviar facturas por correo postal se suman rápidamente. Puede parecer que los gastos de envío no son muchos, pero si envías facturas regularmente, esto puede convertirse en una parte significativa de tu presupuesto. Enviar facturas por correo electrónico te ahorra el gasto de las impresiones, el papel y la tinta.

¿Cómo se comienza con la facturación?

Comienza con una plantilla de factura profesional

Las Facturas Square cuentan con una plantilla de estilo profesional que puedes completar con toda la información pertinente relacionada con el proyecto o trabajo. Además, llevamos todo un paso más adelante e incluimos un área donde es fácil para los consumidores dejar una propina o enviar un comentario. ¿Aún no estás listo para pasar a un software de facturación? Square también te ofrece plantillas de facturación gratis para descargar.

Las plantillas de facturas gratis de Square son completamente personalizables y están disponibles en formato Word, PDF o Excel. Solo tienes que ingresar la información que se detalla en la platilla y, luego, compartirla con tu cliente.

¿Qué incluir en tu factura?

Si bien esto puede variar de negocio a negocio (un dentista posiblemente quiera enumerar códigos de procedimientos para el seguro, por ejemplo), existen algunas prácticas recomendadas generales.

Siempre debes incluir la siguiente información:

• el nombre de tu negocio e información de contacto
• el nombre de tu cliente
• el número de factura, también llamado número de referencia (para tus registros)
• la fecha y las condiciones de pago (en especial, detallando el periodo en que esperas recibir el pago)
• el precio y la descripción de los artículos (también las cantidades)
• el monto total adeudado
• los impuestos, cuotas y descuentos

Tener todo detallado con claridad te ayuda a mejorar tu contabilidad y hace que la factura sea más fácil de leer y entender para los clientes. Lo que incluyes en tu factura puede variar según el tipo de negocio que tengas. Las facturas de negocios de la fotografía pueden abarcar áreas diferentes a las facturas de un plomero. Para una mirada más detallada sobre los distintos tipos de facturas que usan los pequeños negocios, aquí encontrarás algunos ejemplos de facturas por sector.

Adelantarse e implementar un flujo de trabajo de facturación escalable puede ahorrarte tiempo y dinero a largo plazo.

¿Cómo hacer un seguimiento de tus facturas?

En relación con el proceso de facturación de un negocio pequeño, tienes que ser estricto y eficiente. Eso significa implementar sistemas con el fin de asegurarte de que estás enviando facturas y recibiendo pagos a tiempo y de forma organizada. Aquí encontrarás algunos consejos para ayudarte a administrar el flujo de facturación de tu pequeño negocio:

Envía facturas de manera rápida

No recibirás el pago si no envías una factura. Por eso, la primera regla de la gestión de facturas es enviarlas justo después de haber terminado el trabajo. Esto es fácil de hacer con Facturas Square, que te permite crear y enviar las facturas directamente desde la aplicación de facturación de Square de inmediato.

Envía la factura a la persona indicada

A veces, quien lleva la contabilidad es tu cliente mismo o un contador. Con Facturas Square, las puedes enviar por correo electrónico a ambos, a tu cliente y a quien realmente haga los pagos, de manera que obtengas tu dinero tan rápido como sea posible.

Usa la facturación en línea

La facturación en línea, o electrónica, te ayuda a prevenir las “pérdidas del correo postal”. Como las facturas en línea se envían digitalmente, siempre es más fácil que los clientes las encuentren; solo tienen que buscar en su bandeja de entrada (en lugar de buscar en la pila de correos no deseados).

Establece condiciones de pago bien claras

Tienes que definir claramente tus términos y condiciones con anticipación y en la factura final. Esto incluye cualquier cargo asociado con pagos atrasados. Tener todo por escrito es clave para prevenir interacciones incómodas.

Ten un sistema de organización

Deberías tener los registros de todas tus facturas en un solo lugar organizado. Esto es fundamental no solo para la contabilidad y los impuestos, sino también para mantener el control. Con Facturas Square, todo se almacena en tu Panel de Datos y se clasifica por estado.

¿Cómo recibir pagos de manera rápida?

Hasta la fecha, se han pagado millones de dólares a través de Facturas Square. Según las tendencias e información de Square, estas son algunas estrategias inteligentes para asegurarte de que tus facturas se paguen de manera rápida y fluida.

*Envía las facturas a tus clientes los jueves. Descubrimos que las facturas enviadas los jueves tienen la mayor posibilidad de ser abonadas en dos días.

• Personaliza la fecha de vencimiento de cada factura. Con Facturas Square, puedes agregar un mensaje para que el destinatario solicite que el cliente emita un pago contra recibo. Esto puede llevar a devoluciones de pagos más rápidas.
• Evita facturar los sábados. Es menos probable que la gente pague una factura recibida un sábado, ya que, al fin y al cabo, es el día de la semana que más perezosos estamos.

¿Cómo lidiar con personas que pagan tarde?

Es normal el hecho de que la gente se olvide de pagar sus facturas. Existen varias formas de estar al tanto de tus cuentas por cobrar. Todo está ordenado en tu Panel de Datos según lo que se pagó y lo que no. Puedes ingresar rápidamente y presionar el botón Reenviar para aquellos que necesiten un recordatorio. Eso te ahorra el tiempo de tener que sentarte y escribir varios correos electrónicos incómodos.