Puede que la gestión de facturas sea una de las tareas que menos te gustan, pero cuando eres propietario de un pequeño negocio, esta tarea forma parte de la gestión de tu flujo de caja. Utilizar un ejemplo de factura y crear una estrategia para generarlas, enviarlas y hacerles un seguimiento puede ayudar a administrar esta parte de las operaciones de tu negocio. Una buena gestión de las facturas favorece la regularidad del flujo de caja, alivia los problemas de contabilidad y te ahorra tiempo. Descubre cómo controlar las facturas para poder volver al trabajo.
1. Elige el tipo de factura adecuado para el trabajo.
No existe una plantilla de factura que valga para todos los casos, pero su uso puede mejorar la gestión de las facturas. Distintos planes de pago funcionan para diferentes proyectos, así que antes de empezar a trabajar, analiza y acuerda con tu cliente un calendario de pagos que sea el mejor para ambos. Aquí hay algunas opciones a considerar para tus cuentas por cobrar:
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Facturas de varias cuotas: en lugar de pagarte de una sola vez, tu cliente puede pagar según un calendario de pagos personalizado basado en metas, como un depósito inicial y el saldo restante, un depósito inicial más tres pagos iguales a lo largo de la vida del proyecto, o cualquier otro calendario que consideres que funciona para ti y tu cliente. Sea cual sea el calendario que establezcas, también puedes enviar una factura final al término del proyecto en la que se detalle el trabajo realizado y lo que se ha pagado.
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Facturas recurrentes: en el caso de proyectos continuos para el mismo cliente, tiene sentido enviar pagos recurrentes en intervalos regulares y acordados, como semanales o mensuales. Si se establece un calendario, el envío de facturas formará parte de tu flujo de trabajo y, con un poco de suerte, tus clientes seguirán el ejemplo y adquirirán el hábito de pagar a tiempo.
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Facturas finales: al final de un proyecto, envía una factura final para resumir el trabajo que se ha completado junto con las facturas provisorias que se han enviado. Detalla si se pagaron esas facturas provisorias y enumera la cantidad final que está pendiente (si es el caso). Incluso si el trabajo se pagó en su totalidad, envía una factura final para darle un cierre al trabajo tanto para ti como para tu cliente.
2. Gestiona las facturas en línea.
Una forma rápida de reducir los dolores de cabeza y agilizar la gestión de las facturas es utilizar la gestión de facturas en línea. El uso de un software de gestión de facturas puede eliminar el uso de papel de la ecuación. Las facturas en papel se acumulan (tanto para ti como para tus clientes), son un dolor de cabeza para gestionarlas y es difícil recordar si una factura se envió o se pagó.
Con programas en línea como Facturas Square, puedes enviar facturas profesionales y comprobar el estado de cada cliente desde tu computadora o dispositivo móvil. También puedes usar la aplicación de facturación para enviar facturas desde tu dispositivo sin que tu cliente tenga que pagar una tarifa.
3. Evita los retrasos habituales.
Aunque utilices facturas en línea, envíes tu factura de inmediato y tengas un calendario de pagos acordado, existen otros obstáculos para cobrar a tiempo. Estos son algunos de los problemas que podrían retrasar el pago:
Enviaste la factura a la persona equivocada: es posible que el administrador del proyecto o el contacto principal no sea la persona que se ocupa de la contabilidad, así que, para evitar confusiones (que retrasen todavía más tu pago), pregunta a tu cliente a quién debes enviar la factura.
No fuiste claro con los términos: si crees que la factura debe pagarse en el plazo de un mes, y el cliente piensa que no debe pagarse hasta la finalización del proyecto, estás en problemas. Para evitar una situación incómoda y frustrante, asegúrate de que tu cliente acepte tus condiciones (por escrito) antes de empezar a trabajar. También puedes utilizar la sección “texto personalizado” de Facturas Square para indicar claramente tus políticas de pago, cancelación y reembolso.
Enviaste la factura en un día incorrecto: determina un calendario de pagos que permita que tus clientes te paguen más rápido. Con la automatización de las facturas puedes programar previamente una factura para el momento en que es más probable que tu cliente la vea. Es más probable que tu cliente vea llegar una factura durante el horario laboral que a mitad de noche. Considera la posibilidad de enviar una factura inmediatamente después de la finalización de una venta o proyecto.
4. Gestiona las facturas enviadas en tu aplicación de facturas
A veces se producen errores o necesitas editar una factura que ya enviaste. Afortunadamente, el software de facturación de Square facilita la gestión de las ediciones de las facturas anteriores. Podrás editar, cancelar y reenviar facturas existentes directamente desde tu dispositivo móvil con la aplicación de facturación.
Reenvía, edita o cancela facturas
- Ve a Facturas en tu Panel de Datos Square.
- Selecciona la factura que desees.
- Haz clic en Editar para actualizar los detalles de la factura o en Reenviar. Asegúrate de ver tu factura antes de enviarla a tu cliente.
Cancela
- Para cancelar, selecciónala una factura y haz clic en Más > Cancelar > Confirmar cancelación.
- Para cancelar una factura recurrente, selecciona y haz clic en Ver grupo > Finalizar grupo > Confirmar.
- Si ya se pagó una factura, no puedes cancelarla ni borrarla de tu historial de pagos. Sin embargo, puedes emitir un reembolso dentro de los 60 días siguientes a la fecha de pago para equilibrar tus libros contables.
5. Personaliza tus facturas
Tus clientes pueden recibir facturas diferentes, así que, para dejar claro que la factura que reciben de ti procede de tu negocio, personaliza tus recibos y facturas. Esto puede ayudar a que tu factura se destaque entre las demás. Con Square, tus clientes pueden pagar las facturas en línea, en persona o desde su teléfono con una tarjeta de crédito, Apple Pay, Google Pay o transferencia bancaria ACH.