Guía para la dotación de personal de negocios: cómo administrar, hacer crecer y capacitar a tu equipo

Este artículo se incluye con fines educativos y no constituye ninguna asesoría legal, financiera ni fiscal. Para obtener asesoramiento específico aplicable a tu negocio, comunícate con un profesional.

Quizás ya diste los primeros pasos para empezar tu negocio, desde solidificar la idea de negocio hasta escribir el plan de negocios, o bien, crear un nombre y ya está todo listo para contratar empleados. Quizás estés buscando otras nuevas maneras de hacer crecer el equipo con el que ya cuentas. ¿Por dónde empezar? ¿Qué puedes hacer para reclutar y retener a los mejores talentos en este desafiante mercado laboral que está en constante cambio?

Te dejamos una guía que describe todo el proceso e incluye formularios necesarios, consejos y herramientas para que tu negocio logre los objetivos y crezca a la vez que te ocupas de tu equipo.

Antes de comenzar a contratar

Consulta Lista de comprobación para contratar empleados y te sugerimos completar las tareas siguientes:

• Crea un número de identificación de empleado.
• Configura los registros para la retención de impuestos.
• Define los roles.
• Encuentra candidatos.
• Lleva a cabo las entrevistas.
• Haz las revisiones de antecedentes.
• Informa las nuevas contrataciones a la agencia de empleo estatal.
• Obtén un seguro de compensación de trabajadores.
• Desarrolla un proceso de contratación completo.
• Elige un método de nómina.
• Coloca carteles en el lugar de trabajo.

Algunas tareas y pasos adicionales a tener en cuenta:

• Consulta el calendario de impuestos del empleador del Servicio de Rentas Internas (IRS).
• Familiarízate con los siguientes formularios de impuestos: Formulario 941: informe de impuestos trimestrales del empleador, Formularios W-2: una guía para los empleadores, 1099-MISC: formularios para trabajadores independientes
• Crea e implementa una política de licencia por enfermedad remunerada.

Establecimiento de los salarios y los planes de beneficios

¿Cuánto deberías pagarle a tu equipo? Te contamos algunos puntos que te ayudarán a determinar la cifra correcta:

• Redacta la descripción del trabajo de manera concreta.
• Haz una investigación de mercado.
• Revisa tu presupuesto.
• Decide el margen para empleados por hora o asalariados.

Al contratar a tu equipo, te puede resultar útil tener un sistema de nómina ya instalado. Te contamos algunos puntos básicos a tener en cuenta al configurar un sistema de nómina:

• Determina los períodos y días de pago.
• Especifica cómo cobrarás los impuestos de empleado y empleador.
• Paga y declara impuestos.
• Considera todas las leyes locales, estatales y federales relevantes, incluidos los requisitos de salario mínimo pertinentes.
• Decide cómo implementarás el registro de horas de empleados por hora y no exentos.

Recuerda que ofrecer beneficios es clave para crear un buen equipo. Si bien pueden suponer costos adicionales, también pueden beneficiar potencialmente a tu negocio de diferentes maneras, por ejemplo:

• Mejorar la contratación y retención de empleados
• Potenciar el bienestar y la productividad
• Proporcionar posibles ventajas adicionales en algunos casos
• Contribuir a una cultura positiva del trabajo

De acuerdo con la encuesta realizada por Ramsey Solutions, los diez beneficios más comunes para empleados que suelen ofrecer las empresas son los siguientes:

• Seguro de salud
• Licencia con goce de sueldo (PTO)
• Planes de ahorros para jubilación
• Seguro de vida
• Seguro dental
• Seguro de vista
• Programas de salud y bienestar
• Seguro de discapacidad
• Programas de asistencia para empleados
• Servicios de salud mental y bienestar emocional

También puedes considerar opciones de beneficios no tradicionales. Te dejamos algunas ideas aquí.

Reclutación y contratación

Prácticas recomendadas para reclutar a los mejores talentos

Hay algunas maneras importantes en que puedes prepararte para reclutar con éxito y encontrar a las personas correctas, por ejemplo:

• Definir los roles con claridad
• Saber qué estás buscando
• Buscar en los lugares correctos
• Escribir la descripción del trabajo claramente
• Hacer las preguntas correctas durante la entrevista
• Escuchar varias opiniones durante el proceso de entrevistas

¿Necesitas contratar rápido? Estos consejos te ayudarán a agilizar el proceso sin dejar de priorizar la adecuación de los candidatos:

• Vuelve a considerar las señales de advertencia, como las interrupciones en los antecedentes laborales.
• Vuelve a contratar miembros del personal antiguos o inclínate por compañeros de trabajo que hayas tenido.
• Elige a tus empleados por sus habilidades y no por su experiencia.
• Obtén recomendaciones de tu equipo.
• Concede ascensos a tu propio personal.
• Usa la creatividad durante las entrevistas de trabajo, como pagar a los candidatos para que vengan y desempeñen algunas tareas de la posible función.

El proceso de postulación y entrevistas

Cuando esté todo listo para seleccionar a los candidatos, estas son algunas maneras en que puedes aprovechar al máximo los formularios de solicitud de empleo:

• Haz que las solicitudes estén disponibles en persona y en línea.
• Responde a cada solicitud recibida con un correo electrónico de agradecimiento.
• Compara la solicitud con la descripción del trabajo.
• Compara los candidatos favoritos entre sí.
• Envía un correo electrónico a los candidatos que no pasen a la etapa siguiente y agradéceles su interés.
• Conserva los formularios de solicitud para empleos futuros.

Puedes incluir algunos de estos componentes de solicitud típicos:

• Nombre
• Dirección de correo
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono
• A qué puesto se están postulando
• Fecha en la que pueden comenzar a trabajar
• Antecedentes laborales con nombres de empresas, puestos, responsabilidades y fechas del empleo*
• Información de contacto para solicitar referencias personales y profesionales
• Espacio para la firma del solicitante para certificar que toda la información es precisa

Esta es una lista de preguntas para entrevistas que puede resultarte útil para evaluar a los nuevos postulantes:

• ¿Cuál sería el valor que tú aportarías a esta empresa?
• ¿Qué te motiva?
• ¿Qué tipo de entornos laborales son los que más te potencian?
• ¿Qué tipos de entornos laborales te generan trabas?
• ¿Cuál fue el mejor gerente que tuviste y por qué?
• Si me comunicara con tus contactos de referencias, ¿qué crees que dirían sobre ti?
• ¿Cuál fue la situación laboral más difícil en la que participaste? ¿Cómo la resolviste?
• ¿Cuál es tu estilo de trabajo? ¿Cómo te sientes trabajando en grupo?
• ¿Qué te interesó acerca de este puesto y esta empresa?
• ¿Por qué dejaste tu último trabajo?
• ¿Cuáles serían las tres habilidades o particularidades que le aportarías a este trabajo?

Tipos de trabajadores para tu negocio

Comprender la diferencia entre los distintos tipos de empleados no solo afecta a los impuestos que pagarás y los beneficios que ofrecerás, sino que también te puede ayudar a decidir a quién necesitas incorporar. A continuación, puedes leer algunas clasificaciones de tipos de empleados diferentes:

• Empleados a tiempo completo: suelen trabajar una cantidad de horas mínima predeterminada por semana y suelen reunir los requisitos para recibir beneficios de salud.
• Empleados a tiempo parcial: suelen trabajar menos horas que los empleados a tiempo completo y suelen recibir pago por hora. Pueden reunir los requisitos o no para recibir beneficios de salud.
• Empleados temporales o de temporada: se suelen incorporar por una cantidad de horas específicas o para cubrir bajas del personal específicas.
• Internos: son personas que buscan acumular más experiencia laboral en puestos iniciales.
• Aprendices: son participantes de programas de capacitación laboral remunerados que aprenden los pormenores de su campo mediante instrucciones.
• Trabajadores independientes: son trabajadores autónomos.
• Consultores: suelen ser expertos que brindan asesoramiento en un área de negocio particular.
• Trabajadores independientes: al igual que los trabajadores independientes o los consultores, son trabajadores autónomos. Este término se suele usar en el campo creativo.

Consejos para saber cómo contratar y capacitar a tus empleados

Después de haber oficialmente contratado a los empleados, desarrollar un proceso de incorporación y capacitación eficaz y bien pensado es básico para el éxito a largo plazo. Aquí tienes la guía sobre los primeros pasos del proceso de incorporación:

• Ocúpate de las tareas administrativas, como agregar a los empleados a los sistemas internos, completar el papeleo de las nuevas contrataciones y compartir el manual de empleados..
• Proporciona las herramientas que necesitan, incluidos los equipos físicos.
• Comienza un programa de aprendizaje por observación.
• Envía una guía de referencia que explique el lenguaje interno, un directorio del equipo y dónde encontrar las cosas.
• Describe los objetivos específicos del puesto.
• Ayuda a hacer contactos.
• Programa revisiones regulares.

Ser sensible al proceso de capacitación también puede ayudar a que los empleados sean más productivos y que estén más satisfechos. Ten implementado un plan para que el empleado pueda desarrollar las habilidades técnicas y blandas necesarias para el puesto.. Además, si cuentas con un ecosistema integral de herramientas fáciles de aprender, como Turnos Square para calendarios conectado con el Punto de venta Square y el sistema de nómina, se agilizará el proceso para empleados y empleadores.

Cómo hacer crecer a tu equipo y optimizar tu personal

Una parte esencial de administrar un negocio con empleados es saber cómo aprovechar al máximo el equipo y, a la vez, priorizar su bienestar y no perder de vista los costos de mano de obra. Las investigaciones demuestran que el compromiso y la retención de empleados son los problemas principales que deben sortear las empresas. Hacer hincapié en estos pasos para el desarrollo de empleados es una buena manera de empezar a construir un equipo sólido y satisfecho:

• Hacer que la capacitación y la mentoría sean una prioridad.
• Trazar un curso claro para el desarrollo y el progreso.
• Ofrecer programas de desarrollo adaptados a cada persona.
• Dar el ejemplo.

Priorizar el bienestar del personal y, a la vez, administrar el crecimiento del negocio es una de las características de los negocios exitosos. Te dejamos algunos consejos:

• Presta atención.
• Aprende a decir que no a las oportunidades incorrectas.
• Sé flexible.
• Comunícate con claridad y de manera frecuente.
• Considera el bienestar del personal como si fuese una métrica del éxito.
• Asegúrate de que los salarios sean competitivos.

La tecnología como Turnos Square puede ayudarte a hacer un seguimiento de los calendarios y las solicitudes de días libres. También puede permitirle al equipo administrar sus propios calendarios y ver las horas y el pago en tiempo real. Otras formas para retener a los mejores talentos:

• Pagos rápidos y confiables, incluidos los pagos al instante con Nómina Square
• Calendarios flexibles
• Opciones de trabajo remoto
• Políticas de vacaciones y beneficios sólidas
• Reconocimiento del buen trabajo, procesos de revisión transparentes y posibilidades de ascenso claras

La automatización y las optimizaciones son herramientas muy útiles en este contexto. Depender de varias soluciones de software y empresas diferentes para tu negocio puede ser muy arduo. Tener un único sistema integral agiliza el trabajo improductivo y libera al personal para que pueda centrarse en las tareas que sí disfruta hacer. El ecosistema de soluciones comerciales de Square optimiza las tareas que más tiempo consumen, desde la administración de datos hasta el registro de propinas y los calendarios de turnos. Esto puede darte más tiempo a ti para que puedas invertirlo en tu negocio y en tu equipo, y libera a los empleados para que hagan el trabajo más importante.

Desde control de inventario hasta nómina y automatización de correos electrónicos, estos son algunos ejemplos de cómo los negocios optimizan sus operaciones.

Soluciones y herramientas de dotación de personal

Cuando elijas o cambies el software de nómina para tu negocio, considera la cantidad de tiempo que dedicas a trabajar entre varias herramientas o a hacer cambios y correcciones en todos los ámbitos manualmente. Turnos Square ofrece registro de horas integrado en el punto de venta, calendarios de los miembros del equipo y administración de salarios para optimizar los costos de mano de obra y simplificar el proceso de nómina. Se conecta con informes de negocio clave en el Panel de Datos Square para que puedas siempre estar al tanto de los costos de mano de obra y las necesidades del calendario, desde tiempo extra y descansos hasta evitar que marquen entrada temprano, con todos los datos en un solo lugar.