CONTENIDO
Por qué debes ofrecer beneficios
Cuándo debes ofrecer beneficios
Qué beneficios médicos debes ofrecer
Qué beneficios de jubilación debes ofrecer
Qué otros beneficios podrías ofrecer
El costo de ofrecer beneficios
Cómo administrar los paquetes de beneficios
Cómo afectan los beneficios a tu nómina
¿Estás preparado para ofrecer beneficios?
INTRODUCCIÓN
Es un gran paso y probablemente te sientas un poco abrumado: hay muchos beneficios para los empleados que puedes ofrecer y necesitas familiarizarte con las opciones de cada uno. Sin mencionar que ofrecer beneficios supondrá un costo para tu negocio en crecimiento. Pero ofrecer beneficios a los que tus empleados no pueden acceder por sí mismos podría permitir a tu negocio contratar más empleados y crecer aún más.
Recuerda que, al ofrecer beneficios, estás asumiendo una responsabilidad tanto legal como financiera, así que asegúrate de consultar con tus asesores legales y financieros antes de tomar la decisión de ofrecerlos.
Análisis de fondo
Cuándo debes ofrecer beneficios
Los beneficios para los empleados son las ventajas que ofrecen los empleadores y que van más allá de la compensación tradicional, como el seguro médico, los planes 401(k) y el tiempo libre remunerado (PTO, por sus siglas en inglés). Aunque los beneficios tienen un costo para tu negocio, las ventajas de ofrecerlos a los empleados pueden superar las desventajas. Te mostramos cuatro razones por las que los beneficios pueden beneficiar a tu negocio:
- Mejora de la contratación y la conservación de los empleados. Los beneficios son una herramienta valiosa tanto para atraer como para conservar a los mejores talentos. Recuerda que tus competidores, ya sean negocios grandes o pequeños, no solo compiten por los clientes, sino también por los empleados. Ofrecer beneficios coloca a tus paquetes de compensación a la altura de algunos de tus competidores y puede ayudarte a superar a otros.
- Mejora del bienestar y la productividad. El seguro médico ayuda a mantener a los empleados sanos para que puedan acudir al trabajo (y no tengan que tomar largos periodos de licencia por enfermedad). Otros beneficios, como los planes de jubilación, les dan tranquilidad. Todo ello hace que los empleados se distraigan menos y sean más productivos cuando están en el trabajo.
- Ventajas fiscales. Cuando comienzas a ofrecer beneficios, dispones de algunas ventajas fiscales. Muchos negocios pueden deducirse las contribuciones a planes de seguro médico, seguros de vida o planes de pensiones. Asegúrate de hablar con tu asesor financiero o legal sobre las ventajas fiscales de cualquier plan que decidas ofrecer.
- Cultura positiva. Harvard Business Review realizó una investigación sobre la creación de culturas positivas en el lugar de trabajo y descubrió que dos de los grandes principios consisten en preocuparse por los compañeros como si fueran amigos y ofrecer apoyo cuando otros tienen dificultades. Si bien deberías intentar hacerlo cuando interactúas personalmente con tus empleados, establecer beneficios de asistencia médica y jubilación también puede transmitir ese mensaje.
Cada una de las ventajas que te explicamos se traduce en crecimiento para tu negocio. La capacidad de contratar a los mejores talentos significa que contarás con las personas más capacitadas para llevar a cabo las estrategias cotidianas y de gran magnitud que hacen que tu negocio tenga éxito. Asegurarte de que el personal está satisfecho y saludable significa que puedes centrarte en la ejecución de esas estrategias. Las ventajas fiscales te permiten reducir la cantidad de dinero que sale, mientras tus empleados se centran en la cantidad de dinero que ingresa. Y una cultura más positiva conduce a un negocio más productivo y exitoso.
¿CUÁNDO DEBO OFRECER BENEFICIOS?
Entendemos que ofrecer beneficios puede parecer una enorme tarea, pero hay algunos momentos clave en tu negocio en los que sabes que es el momento de ofrecer asistencia médica:
En cuanto tenga sentido desde el punto de vista financiero
Te hemos explicado algunas de las ventajas de ofrecer beneficios. Así que, en cuanto sea financieramente viable, deberías empezar a investigar cómo puedes ofrecer beneficios a tus empleados. El momento adecuado podría ser antes de lo que piensas: por lo general, los pequeños negocios pueden obtener descuentos si se agrupan con otros pequeños negocios a través de un gran proveedor.
Si tienes más de 50 empleados
Si tu negocio alcanza los 50 empleados, la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio te obliga a ofrecer un seguro médico. Existen algunos tarifas importantes por no ofrecerlo a estas alturas. Se trata de un tarifa de hasta $2,000 por empleado no asegurado. Así que, si tienes 51 empleados, representa una multa de $102,000. Solo por esa multa ya merece la pena ofrecer un seguro médico.
Si estás perdiendo talentos (o, idealmente, antes de hacerlo)
Aunque 50 empleados es el punto de referencia para estar obligado legalmente a ofrecer un seguro médico, si tu negocio llega a un punto en el que le cuesta retener y atraer a los empleados estrella, es el momento de ofrecer atención médica. Investiga y observa qué ofrecen otros negocios de tamaño similar en tu sector.
¿QUÉ TIPOS DE BENEFICIOS MÉDICOS DEBERÍAS OFRECER?
Como ya hemos comentado, la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés) obliga a tu negocio a ofrecer asistencia médica a bajo precio cuando tu negocio emplea a más de 50 personas. Aunque no tengas tantos empleados, puedes considerar la posibilidad de ofrecerles beneficios médicos.
Hay dos categorías principales de seguros que puedes ofrecer a los empleados:
Un plan de salud de beneficios definidos (también llamado plan de seguro médico grupal) ofrece atención médica a los empleados y a sus dependientes, ya sea mediante un seguro, un reembolso u otro método. Este método ofrece los mismos beneficios a todos los miembros del plan. Debes ser empleado de la empresa para formar parte de este plan médico grupal.
Un plan médico de contribuciones definidas ofrece a cada empleado una cantidad fija de dinero para gastar en asistencia médica, en lugar de ofrecer un plan grupal definido para todos tus empleados. No es un plan de seguro médico; es un programa en el que los empleados son responsables de seleccionar su propio plan de seguro médico individual y de pagar por él con sus propias finanzas. Pueden usar su prestación de contribución definida para reembolsarse a sí mismos.
Esta puede ser una opción más económica que un plan de seguro médico financiado por el empleador. Las contribuciones son deducibles de impuestos para el empleador y los empleados reciben los reembolsos libres de impuestos. Además, no existen importes mínimos ni máximos de contribución, ni requisitos mínimos de participación. Sin embargo, hay muchas regulaciones relacionadas con este tipo de oferta que debes conocer, así que asegúrate de consultar con tus asesores legales y financieros.
Ya sea que ofrezcas un plan de seguro médico grupal o un plan de seguro médico de contribuciones definidas, existen otros beneficios médicos que puedes ofrecer. Dos de ellos son las cuentas de ahorro para gastos médicos (HSA, por sus siglas en inglés) o las cuentas de gastos flexibles (FSA, por sus siglas en inglés) para los empleados:
Una cuenta de ahorro para gastos médicos permite a tus empleados reservar dinero antes de los impuestos para pagar gastos médicos calificados. Los fondos de la HSA se transfieren de un año a otro, por lo que los empleados no tienen que preocuparse de gastar los fondos en el mismo año en que los reservan. Pero una HSA solo puede usarse si el empleado tiene un plan médico con un deducible alto (HDHP).
Existen límites en cuanto al importe que una persona y su familia pueden aportar al año. En 2018, las personas pudieron contribuir con hasta $3,450 antes de impuestos en su cuenta, y una familia hasta $6,900 al año.
Una cuenta de gastos flexibles (FSA) permite a los empleados contribuir con ganancias antes de impuestos a una cuenta que puede pagar los costos de asistencia médica como copagos, deducibles, etc. Los empleadores tienen que financiar un plan de FSA, y las normas de elegibilidad las establece el plan. En 2018, los empleados pudieron aportar hasta $2,650 a sus FSA médicas.
¿QUÉ BENEFICIOS DE JUBILACIÓN DEBO OFRECER?
Es probable que hayas escuchado el término 401(k) cuando la gente habla de los beneficios de jubilación. Un plan 401(k) es un plan calificado establecido por el empleador al que los empleados pueden hacer contribuciones con cargo a su salario con el fin de ahorrar para la jubilación.
Un plan 401(k) tradicional permite a los empleados hacer contribuciones antes de impuestos, mientras que un plan Roth 401(k) permite a los empleados aportar dólares después de impuestos (y luego los retiros están libres de impuestos).
Pero los 401(k) no son el único tipo de plan de jubilación que puedes ofrecer a tus empleados. Muchos propietarios de pequeños negocios optan por administrar cuentas de jubilación SIMPLE IRA para sus empleados porque son fáciles y económicas de crear y gestionar.
En este tipo de plan, los empleadores están obligados a una de las siguientes opciones:
- Igualar la contribución salarial de su empleado hasta el 3% de su compensación.
- Hacer una contribución no optativa del 2% de la compensación de su empleado.
Obtén más información sobre las 401(k), las SIMPLE IRA y otros beneficios de jubilación disponibles en nuestra guía 401(k) para empleadores.
¿Qué otros tipos de beneficios para los empleados podría ofrecer a mi equipo?
Además de la asistencia médica y los beneficios de jubilación, existen otros beneficios que pueden ayudarte a retener y atraer a los mejores talentos. El tiempo libre remunerado, la licencia parental y las acciones ayudan a garantizar que los empleados estén descansados, tengan la moral alta y se impliquen en la misión de tu negocio.
Tiempo libre remunerado (PTO)
Una buena política de tiempo libre remunerado puede marcar la diferencia a la hora de contratar nuevos talentos, y puede garantizar que tus empleados actuales se tomen el tiempo necesario para renovarse cada año.
Según la ubicación de tu negocio, es posible que se te exija una determinada cantidad de tiempo libre remunerado.
Una vez que hayas investigado y averiguado si estás obligado a ofrecer un determinado número de días libres en tu ciudad, condado o estado, puedes empezar a desarrollar una política de PTO. Debes pensar en los diferentes tipos de permisos que incorporarás a tu política, incluidas las licencias por enfermedad, las vacaciones, los días festivos personales, las fiestas nacionales y el permiso por duelo, entre otros. Además, debes determinar a qué cantidad de permisos tienen derecho los empleados, cuándo los obtienen y cómo pueden acceder a ellos.
Licencia parental
Un tipo específico de licencia remunerada de la que se habla a menudo en las noticias es la licencia parental. Si tienes más de 50 empleados, la Ley de Licencia Familiar y Médica te exige que ofrezcas al menos 12 semanas de licencia no remunerada con el puesto de trabajo garantizado para el parto, la adopción y el acogimiento temporal a los empleados que hayan trabajado al menos 1,250 horas durante el año anterior.
(Esto también se aplica si un empleado tiene una condición médica personal grave o tiene que cuidar a un hijo o cónyuge con una condición médica grave).
Pero muchos negocios están creando políticas de licencia parental remunerada más generosas para que sus negocios sean más atractivos para los jóvenes talentos. Hay que considerar con detenimiento los costos de ofrecer una licencia parental remunerada, pero también hay que tener en cuenta que algunas ciudades, condados y estados tienen sus propias leyes sobre la licencia parental.
Acciones para los empleados
Si puedes ofrecerlas, las acciones pueden crear en los empleados una sensación de entusiasmo y participación para ayudar a convertir tu negocio en algo grande. Y si no tienes suficientes fondos para invertir en un paquete de beneficios que compita totalmente con tus competidores, las acciones pueden igualar las condiciones.
Recuerda que ofrecer a otras personas una parte de tu negocio es una decisión importante que conlleva sus propias consideraciones. Hay varias formas de estructurar las acciones, por lo que debes consultar con tus asesores legales y financieros antes de tomar cualquier decisión.
¿CUÁNTO ME COSTARÁN LOS BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS?
Aunque ofrecer beneficios es útil para tu negocio, cuesta dinero. El costo exacto varía en función de los beneficios que decidas ofrecer y del número de personas que se incorporen al plan.
Pero administrar los beneficios de tu equipo también requiere tiempo (y tu tiempo también vale dinero). Es importante presupuestar adecuadamente el tiempo para este proyecto. Ten en cuenta la distribución de formularios, la selección de planes, la respuesta a las preguntas de los empleados y el cumplimiento de todas las leyes y mandatos federales, como la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA).
Es posible que la designación de una persona para supervisar los beneficios ayude a agilizar el flujo de trabajo y permita a los empleados tener una persona a la que acudir con sus preguntas. Pero, una vez más, existe un costo asociado a la contratación de un nuevo empleado para que se encargue de ello o a que forme parte de las funciones de un empleado actual.
¿CÓMO ADMINISTRAR LOS PAQUETES DE BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS?
Ahora que has decidido el tipo de beneficios que quieres ofrecer, necesitarás administrarlos. Cuando administres los beneficios serás responsable de lo siguiente:
- Crear el programa de beneficios.
- Inscribir a los nuevos empleados.
- Comunicar los beneficios disponibles.
- Ayudar a los empleados a actualizar sus selecciones de beneficios.
- Coordinar con los proveedores para garantizar que tus beneficios sean competitivos.
- Garantizar el pago mensual a los proveedores de beneficios.
- Asegurarte de que se retiene el monto correcto del pago de cada empleado.
Existen varias formas de hacerlo: internamente, externamente o una combinación de ambas.
Aunque pueda parecer menos costoso administrar los beneficios internamente, hay que tener en cuenta la cantidad de tiempo y trabajo que requiere esta gestión. Por lo general, los pequeños negocios no tienen la capacidad (o la experiencia) para gestionar la administración de los beneficios.
Si decides externalizar la administración de los beneficios, te verás liberado de la mayor parte del papeleo y de los requisitos de cumplimiento. Cuando evalúes a los proveedores de administración de beneficios, ten en cuenta qué servicios ofrecen y los que no, la estructura de costos y la garantía de cumplimiento. Es importante planificar con antelación el aumento de los costos de las primas de un año a otro.
También existen plataformas en línea que pueden ayudarte a administrar algunos de los beneficios por ti mismo y a externalizar otras partes. Esto te permite contar con cierta orientación en cuanto al cumplimiento de las normas y seguir beneficiándote de los menores costos de la autogestión.
¿Cómo afectan los beneficios a mi nómina?
Una vez que hayas decidido cómo administrar tus beneficios, también debes determinar cómo asegurarte de que estás deduciendo la cantidad correcta de dinero del pago de cada empleado para pagar esos beneficios.
Nómina Square permite procesar planes de jubilación y otras deducciones antes de impuestos.
Una vez que creas un beneficio en Nómina Square y estableces un porcentaje de deducción o un monto fijo a ser retenido del pago de tu empleado, calculamos automáticamente las deducciones y contribuciones cuando ejecutas la nómina.
A continuación, dejamos los importes en tu cuenta bancaria para que puedas distribuirlos a los proveedores correspondientes. Nómina Square también determina los requisitos de tributación y declaración para cada beneficio con el fin de asegurarse de que tus impuestos y formularios de impuestos sean precisos. Aprende a configurar los beneficios en Nómina.
Nómina Square puede ayudarte a llevar un control del tiempo libre remunerado y de las licencias por enfermedad. Puedes establecer políticas de PTO para cada empleado basadas en las horas trabajadas o puedes establecer una cantidad fija. Los empleados pueden ver su saldo de PTO en sus talones de pago. Aprende a configurar el tiempo libre remunerado en Nómina.
Ofrecer beneficios requiere bastante tiempo y tiene costos asociados, pero el verdadero beneficio está en la satisfacción y el bienestar de tus empleados.
¿ESTÁS PREPARADO PARA OFRECER BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS?
Nómina Square trabaja con los principales proveedores de beneficios para que tú y tu equipo puedan acceder a los seguros médicos, 401(k) y más, todo en un solo lugar.
Si ya usas Nómina Square, puedes inscribirte en los beneficios directamente desde el Panel de Datos de Nómina Square. Puedes elegir los beneficios que mejor se adapten a tus necesidades y presupuesto, y nosotros nos encargaremos de todo lo demás, desde la inscripción de los empleados hasta el cálculo de las deducciones y contribuciones para cada pago. Nómina Square también determina los requisitos de tributación y declaración para cada beneficio con el fin de asegurarse de que tus impuestos y formularios de impuestos sean precisos.
Crea una cuenta en Nómina Square para saber más sobre cómo inscribirse en los beneficios. Si ya tienes beneficios que quieres sincronizar con Nómina Square, aprende a incorporar tus beneficios a Nómina en nuestro Centro de Atención al Cliente.