Nada de lo incluido en este artículo constituye un asesoramiento fiscal ni contable. Si tienes dudas sobre tu formulario 1099, consulta a un profesional.
A medida que crezca tu negocio, llegarás a un punto en el que necesitarás contratar a alguien que te ayude. Si esa ayuda viene en forma de trabajadores independientes, tendrás que presentar los formularios 1099-MISC al IRS. Este tipo de formularios fiscales pueden ser difíciles de interpretar, por lo que te explicamos qué es el formulario 1099 y te brindamos las instrucciones para ayudarte a completarlo.
Los negocios que pagan a los trabajadores independientes a través de Nómina Square tienen un punto menos en su lista de tareas porque Nómina Square completa, archiva y envía copias del formulario 1099-MISC a los trabajadores independientes, todo en nombre del empleador.
¿Qué es el formulario 1099-MISC?
El formulario 1099-MISC informa sobre el monto que has pagado a un trabajador independiente a lo largo del año. Tiene una función similar a la del formulario W-2 para un empleado.
¿Cómo puedes distinguir a un trabajador independiente de un empleado? Un trabajador independiente es alguien que incorporas para cumplir un puesto o tarea específica y que trabaja para sí mismo. Esto significa que ellos fijan su propia tarifa y horario, y pueden trabajar para varias empresas al mismo tiempo si así lo desean. Como son autónomos, no debes retenerles ningún impuesto de sus pagos ni proporcionarles ninguna prestación.
Para las personas que trabajan para ti y que se ajustan a esta descripción, tienes que presentar el formulario 1099-MISC en lugar del formulario W-2. Existen estrictos requisitos legales en torno a lo que distingue a un trabajador independiente de un empleado, por lo que debes revisar las directrices para asegurarte de que lo tienes claro y presentar los formularios fiscales correctos en consecuencia.
¿Cómo leo el formulario 1099-MISC?
Si vas a presentar el 1099-MISC tú mismo, puede ser difícil saber por dónde empezar (hay muchas casillas). A continuación te explicamos qué significa cada casilla del formulario 1099-MISC y qué debes hacer (o no hacer) con cada uno de esos espacios vacíos.
Nombre del PAGADOR, dirección, ciudad o pueblo, estado o provincia, país, código ZIP o código postal extranjero y número de teléfono.
Esta casilla es relativamente clara. Aquí escribes toda la información sobre ti, el pagador.
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DE CONTRIBUYENTE (TIN) DEL PAGADOR
Aquí es donde se pone el número de identificación fiscal. Puedes utilizar tu número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) para ello.
Cuando firmas un contrato con un trabajador independiente, normalmente le haces completar un formulario W-9, que contiene información sobre el trabajador independiente, como el número de identificación fiscal, la dirección y la escritura correcta de su nombre. Puedes utilizar el formulario W-9 para recopilar la información correcta de las siguientes casillas.
TIN DEL DESTINATARIO
En esta casilla debes poner el número de identificación fiscal de la persona a la que le pagaste.
Nombre del DESTINATARIO
Aquí es donde debes poner el nombre de la persona a la que le pagaste.
Las siguientes casillas reflejan la información indicada sobre la persona a la que le pagaste.
Dirección de la calle
Ciudad, pueblo, estado o provincia, país y código ZIP o código postal extranjero
El resto del formulario tiene casillas numeradas del 1 al 18. A continuación encontrarás una explicación de para qué sirve cada una de estas casillas. Recuerda que solo debes colocar el importe total pagado en la casilla correspondiente a la persona a la que estás pagando. (Y lo más probable es que completes la casilla 7.) El resto de las casillas que no describen el trabajo que realizó esta persona puede dejarse en blanco.
1. Rentas
Si pagaste a un particular la renta por el espacio o el equipamiento de tu negocio, deberás consignar esa cifra en esta casilla.
2. Regalías
Si recibes algún tipo de regalías, como el pago de derechos de propiedad o intelectuales, a un particular, indica ese monto en esta casilla.
3. Otros ingresos
Aquí es donde colocas cualquier pago a un individuo que no corresponde a ninguna de las otras casillas de este formulario.
4. Impuesto federal sobre la renta retenido
Si retuviste algo del pago de tu trabajador independiente en concepto de impuestos federales, indica esa cifra en esta casilla.
5. Ingresos de barcos de pesca
Esta casilla solo se aplica si eres propietario de un barco de pesca. Si ese es el caso, este es el monto que se paga a un miembro contratado de tu tripulación.
6. Pagos médicos y del cuidado de la salud
Si realizaste un pago a una persona que prestó servicios médicos o de cuidado de la salud este año, indícalo en esta casilla.
7. Remuneración de los no empleados
Lo más probable es que esta sea la casilla que debes completar. Aquí es donde informas sobre el monto total que has remunerado a un trabajador independiente durante el año.
8. Pagos sustitutos en lugar de dividendos o intereses
Esta casilla solo se aplica si tienes accionistas. Este pago se produce si esas acciones se prestan a los vendedores al descubierto.
9. El pagador realizó ventas directas por $5,000 o más de productos de consumo a un comprador (destinatario para la reventa)
Marca esta casilla si has vendido productos a un particular para su reventa por un importe superior a $5,000.
10. Ingresos del seguro de cosechas
Lo más probable es que no sea relevante para ti, a menos que seas una empresa aseguradora que emite un seguro a un agricultor para el seguro de cosechas, en cuyo caso completa esta casilla con el producto de ese seguro.
[11–12. Estas casillas son para los impuestos que se solían declarar en este formulario].
13. Exceso de pagos de paracaídas de oro
Esta casilla es para los pagos realizados a una persona no calificada (es decir, un accionista).
14. Ingresos brutos pagados a un abogado
Si contrataste a un abogado, ingresa el monto que le pagaste aquí.
15. Aplazamientos e ingresos
A y B. Este apartado se refiere al artículo 409, que se aplica a las compensaciones que un trabajador ha ganado en un año, pero que no se pagan hasta un año futuro. En A, declaras el importe aplazado que se pagará en un año futuro. En B, declaras el total de los ingresos.
16. Impuesto estatal retenido
Completa esta casilla solo si tu estado no participa en el Programa de declaración combinada federal/estatal. Ingresa aquí cualquier monto que hayas retenido para los impuestos estatales del trabajador independiente. Esta casilla se divide en dos en el caso de que esta persona esté declarando en dos estados (nombra los estados en la casilla 17 y el total de ingresos a declarar a cada estado en la casilla 18), y retuviste impuestos para ambos. Sin embargo, como esta persona a la que le pagaste es un trabajador independiente, es poco probable que le hayas retenido algún impuesto de su pago.
Fechas clave que hay que recordar al presentar y enviar los formularios 1099-MISC
- 31 de enero: asegúrate de haber enviado los formularios 1099-MISC antes de esta fecha. Debe llevar un sello a más tardar de esta fecha.
- 28 de febrero: si vas a declarar tus impuestos por correo, tienes que asegurarte de que tu formulario 1099-MISC y tu formulario 1096 esté sellado antes de esta fecha.
- 31 de marzo: si haces la declaración por vía electrónica, debes presentar tus formularios 1099 y 1096 antes de esta fecha.
El formulario 1099-MISC es solo uno de los múltiples formularios fiscales que debes presentar para asegurarte de que cumples la normativa. Si pagas a tus trabajadores independientes a través de Nómina Square, puedes estar tranquilo sabiendo que nos encargamos de los formularios como el 1099-MISC por ti, para que puedas concentrarte en hacer crecer tu negocio.