Desde el control del flujo de caja hasta el mantenimiento de los documentos financieros, hay mucho que controlar si eres propietario de un negocio. Para estar al tanto de todo, es fundamental hacer un seguimiento de esta información y de los datos, pero no puedes quedarte solo con eso.
Para encontrar información útil sobre el rendimiento de tu negocio, debes ir un paso más allá y analizar todos estos datos. Al hacerlo, podrás averiguar qué está funcionando, qué no y qué necesitas cambiar para crecer y mejorar.
Si necesitas una visión más detallada de las tendencias de tus ventas o una evaluación de tus operaciones financieras, los informes comerciales pueden ayudarte a evaluar una cuestión concreta o un conjunto de circunstancias relacionadas con el rendimiento de tu negocio. Así que cualquier propietario de un negocio o responsable de la toma de decisiones puede (y debe) saber lo que se incluye en la redacción de un informe.
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¿Por qué son importantes los informes comerciales?
Los informes comerciales facilitan el análisis de tu negocio principal y la evaluación de su estado general. Con el software adecuado, los informes de negocio te ofrecen una forma sencilla de identificar los problemas o los éxitos para poder solucionarlos o fomentar los resultados. No solo eso, sino que te dan una señal para saber si estás cumpliendo tus objetivos. Con esa información, puedes planificar estratégicamente el futuro.
Cómo estructurar un informe comercial
Existe una amplia gama de tipos de informes comerciales que puedes querer escribir para tu negocio. A continuación, se indican algunos elementos estructurales que puedes considerar al elaborar un informe comercial:
- Título: incluye en tu documento un título que describa el contenido del informe. Esta es también una oportunidad para sumar otros detalles como el nombre del autor y la fecha.
- Índice: un índice o una lista de secciones es una buena manera de compartir un rápido avance de lo que está por venir para los informes más extensos.
- Sumario o resumen: ofrece un resumen breve del contenido del informe. Puedes sumar aquí algunos aspectos destacados de las conclusiones, los métodos de recopilación de datos y las recomendaciones.
- Introducción: la introducción es un buen momento para explicar la pregunta que intentabas responder al elaborar este informe.
- Desarrollo: esta es la sección del informe en la que se encuentra el mayor volumen de datos, análisis y metodología.
- Conclusión: de acuerdo con la sección anterior de la investigación y los datos que acabas de compartir, describe cómo has llegado a esta conclusión.
- Recomendaciones: a partir de la investigación que has realizado y de los datos que has recopilado, ¿cuáles son tus recomendaciones para el futuro?
- Referencias: enumera tus fuentes en esta sección.
- Anexos: la sección de anexos puede ser un lugar para incluir cualquier material de apoyo, como información sin procesar o entrevistas realizadas.
Cómo redactar un informe comercial
A la hora de redactar un informe comercial, prepárate para recopilar la investigación y desglosar el contenido del documento por secciones. Si el informe tiene varias secciones, considera la posibilidad de incluir un sumario o resumen al principio del informe. Por tradición, las viñetas, los títulos y los subtítulos son también buenas herramientas para organizar un informe con el fin de facilitar su lectura. Además de señales visuales como las viñetas, considera la posibilidad de usar paneles de datos o cuadros para ilustrar las tendencias. Piensa en lo que quieres comunicar a través del informe y en la audiencia con la que pretendes compartirlo.
¿Qué contiene un informe comercial?
Un informe comercial necesita realmente una cosa: datos. Esos datos deben centrarse en una parte específica de tu negocio e, idealmente, visualizarse de una manera que facilite la comprensión de lo que está sucediendo.
Es posible que ya estés familiarizado con la redacción y utilización de informes comerciales. Aunque los informes comerciales pueden parecer formales, independientemente del tamaño de tu negocio, pueden ser útiles si necesitas compartir los datos con otras personas de tu empresa. Los datos que compartas pueden ayudar a prever futuras decisiones comerciales al identificar las oportunidades de mejora o capitalizar las áreas de alto rendimiento.
Si necesitas redactar algo más formal o si solo estás revisando datos para tus propios fines, aquí te mostramos unos cuantos pasos para sacar el máximo partido a tus informes comerciales:
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Identificar el problema: resulta útil acudir a la herramienta de elaboración de informes cuando se sabe lo que se quiere averiguar, ya sean las ventas, el inventario o el rendimiento de los empleados.
Ejemplo: Parece que las ventas son más lentas de lo que suelen ser en esta época del año. -
Explorar el problema: una vez que hayas decidido lo que quieres explorar, empieza a estudiar esos datos desde todos los ángulos posibles. Mientras más formas tengas de estudiar los datos, más información podrás obtener.
Ejemplo: Estamos viendo un descenso del 10% en las ventas con respecto al año pasado. Según los datos, hemos tenido un número similar de transacciones, pero el volumen promedio ha disminuido. -
Informar las recomendaciones: una vez que tengas una idea de lo que está ocurriendo con tu negocio, debes decidir cómo puedes solucionar el problema o fomentar resultados similares. En algunos casos, incluso puedes recomendar no hacer nada.
Ejemplo: Deberíamos comercializar una promoción que premie las transacciones de mayor volumen, como $20 de descuento en $100.
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Tres categorías de informes comerciales imprescindibles
Puedes crear un informe de negocios para cualquier parte de tu negocio, pero aquí hay tres tipos que son especialmente útiles:
Informes de ventas
Las ventas son el alma de tu negocio. Los informes de ventas pueden ayudarte a analizar las tendencias del volumen de ventas a lo largo del tiempo para asegurarte de que tu negocio tiene un buen estado general. Puedes elaborarlos en cualquier momento para ver si necesitas ajustar tu estrategia de ventas. Algunos ejemplos de informes de ventas comunes son el resumen de ventas, las tendencias de ventas y los informes de ventas de artículos. Si usas Square para procesar los pagos, puedes descargar una variedad de informes de ventas desde tu Panel de Datos Square. Los informes disponibles para la descarga incluyen resúmenes de ventas, tendencias de ventas, informes de mano de obra frente a ventas, ventas de artículos, ventas de categorías y más.
Informes de inventario
La realización de auditorías de inventario y el control de los artículos en existencia son operaciones cotidianas para muchos negocios. Si los informes de inventario se actualizan con regularidad, te ofrecen un análisis actualizado del inventario que tienes a mano. Resultan útiles para conocer las necesidades de reposición, ayudar en el proceso de conciliación y determinar las necesidades futuras de inventario.
Algunos ejemplos de informes de inventario son los informes de clasificación de inventario, que clasifican los productos en orden descendente según el margen bruto generado, y los informes de aciertos de inventario, que clasifican los productos en función del volumen de ventas.
Informes de nómina
Como propietario de un negocio, tu recurso más valioso es tu equipo. Los informes de nómina te permiten ver toda la información del pago, los totales de los empleados, los talones de pago de los empleados o los totales de la empresa para un periodo seleccionado. Además, si usas Nómina Square, puedes ver tu informe del Programa de Protección de Nómina (PPP, por sus siglas en inglés) para ayudar a calcular tu nómina mensual promedio y facilitar la solicitud de estos préstamos.
Además de estos informes, es posible que tengas que recopilar otros informes comerciales para dar a los empleados una mejor imagen del negocio. Estos informes pueden incluir informes anuales que muestren los logros de la empresa en el último año, informes de marketing e informes de redes sociales, entre otros.
Elaboración de informes comerciales con Square
Como propietario de un negocio, tienes que hacer muchos malabares, y encontrar el tiempo para elaborar estos informes puede ser un desafío. La buena noticia es que puedes ahorrar tiempo y seguir obteniendo la información que necesitas si externalizas los informes comerciales a tu punto de venta.
El Punto de venta Square viene con numerosas opciones de informes para que puedas generar información importante con el fin de mejorar tu negocio mientras el software hace el trabajo. Ya sea que necesites tendencias de ventas actualizadas o que estés buscando información sobre tus empleados, puedes obtenerla directamente desde tu Panel de Datos en línea o de los Informes de Ventas en tu aplicación Punto de Venta Square. Obtén más información sobre la comparación entre Square y Shopify y otros sistemas de Punto de venta.
Aquí te mostramos algunos de los informes de Punto de venta e informes de nómina disponibles con Square:
| Informe | Descripción |
| Resumen de ventas | Descripción general de las ventas de un periodo determinado. Incluye métricas de detalle como ventas brutas, reembolsos, ventas netas, descuentos, propinas e impuestos. |
| Tendencias de ventas | Compara tus ventas brutas diarias, semanales y anuales. |
| Formas de pago | Un resumen del total recibido y toda tarifa asociada de las tarjetas de crédito, débito y regalo (u otras formas de pago). |
| Ventas por empleado | Muestra las ventas por empleado, las propinas, el volumen medio de las ventas y los ingresos por hora de trabajo. |
| Ventas de artículos | Muestra los detalles de todos los artículos vendidos, incluidas las ventas brutas, las ventas netas, los SKU, los descuentos y el total vendido. Con los informes avanzados puedes ver las ventas de artículos por dispositivo, empleado o forma de pago. |
| Ventas por categoría | Una vista general de las categorías con más ingresos y el número de artículos vendidos dentro de cada categoría. |
| Descuentos | Una lista de los descuentos más utilizados y los importes totales de los descuentos recaudados. |
| Informes de nómina | Los informes de nómina te permiten seleccionar un periodo personalizado y descargar un archivo .xls que muestra todos los detalles del pago, los totales de los empleados, los talones de pago de los empleados o los totales de la empresa. |
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