Auditorías de inventario: cómo crear procedimientos de recuento

Simplemente leer la palabra “auditoría” es motivo suficiente para que la mayoría de los propietarios de negocios sientan escalofríos. Sin embargo, tanto si la auditoría se realiza con fines internos como a petición de un auditor externo, comprender los matices de una auditoría de inventario con antelación te servirá para lo que se avecina y te preparará para triunfar.

¿Qué es una auditoría de inventario?

Una auditoría de inventario representa el momento en el que tú o un auditor utilizan un procedimiento analítico para revisar los métodos de inventario de una empresa y confirmar que coincidan los registros financieros con el recuento real de productos.

Es importante realizar auditorías de inventario para mantener su exactitud, detectar las causas de las pérdidas y garantizar que siempre se dispone de la cantidad correcta de existencias en el momento adecuado. Entender mejor el flujo de existencias también te ayudará a garantizar el buen funcionamiento del negocio porque sabrás qué productos tienes disponible.

Procedimientos de auditoría para el inventario

Si tu inventario se somete a una auditoría, un empleado interno o un auditor externo realizarán una serie de procedimientos para validar tus registros. Los procedimientos pueden incluir inspección, observación, confirmación, recálculo, rendimiento o análisis analítico del inventario durante cualquier etapa de las operaciones.

Esta es una lista de los distintos procedimientos de auditoría de inventario que pueden aplicarse.

• Conteo del inventario físico: este es el proceso de contar cada elemento del inventario para llevar un registro de todos los artículos. Deberías programar un recuento de inventario físico con antelación, ya que probablemente supondrá un inconveniente para el flujo normal del negocio. Además, tal vez deberías considerar el uso de tecnología, como un escáner de códigos de barras, para facilitar el recuento físico de cada artículo. (Si trabajas con un auditor, probablemente quiera observar este proceso y conciliar el recuento con tu libro mayor).

• Capas de inventario: si haces el inventario usando el sistema FIFO (primero en entrar, primero en salir) o LIFO (último en entrar, primero en salir), sería conveniente que evalúes las capas de inventario que has registrado para asegurarte de que sean válidas.

• Análisis de inventario de artículos de alto valor: también puede conocerse como Análisis ABC. Los artículos de alto valor se asignan a la agrupación de productos A, los de nivel medio se colocan en la categoría B y los de bajo valor se ubican en la C. El análisis ABC también puede ayudarte a mejorar la administración de un almacén y a ahorrar tiempo. Si colocas los artículos de gran volumen en el grupo C cerca de la entrada, se agilizarán los desplazamientos desde la sección de ventas. A la vez, los artículos de bajo volumen y gran valor del grupo A deben guardarse en un lugar seguro para reducir las probabilidades de robos que tendrían un costo alto. (Si trabajas con un auditor, es probable que dedique más tiempo a contar los artículos de alto valor del inventario).

• Análisis del inventario en tránsito: si tienes material que se mueve entre dos o más ubicaciones, deberías controlar el tiempo transcurrido entre la fecha de envío o traslado, y la fecha de recepción. Estas auditorías de inventario ayudan a garantizar que nada se pierda ni se dañe durante el período de tránsito. Los auditores lo comprueban revisando cualquier tipo de documentación de transferencia.

• Análisis de costos de transporte: este análisis determinará los costos de envío o cuánto cuesta llevar los productos de un lugar a otro.

• Análisis del costo de los productos terminados: este tipo de análisis es más adecuado si creas tus propios productos. Una vez que se completa todo el trabajo del inventario, se convierte en un “producto terminado” y está listo para la venta. Luego, puedes analizar el valor del inventario para el período contable actual.

• Análisis de la mano de obra directa: la mano de obra directa es la que participa en la producción o la que presta servicios. Además, se asigna a un producto, un centro de costo o una orden de trabajo específicos. Se considera generalmente como el costo de los horarios normales, los diferenciales de turno y las horas extras trabajadas por los empleados. Para analizar correctamente este costo, también deberías sumar los impuestos sobre las nóminas y los costos de las prestaciones asociadas a los empleados. (Este análisis solo se realiza si se incluye la mano de obra directa en el costo del inventario).

• Análisis de los gastos generales: los gastos generales representan el costo de la actividad empresarial que no incluye los materiales ni la mano de obra directos necesarios. Esto debe incluir el costo del alquiler, la electricidad, etc. Realizar un análisis de los gastos generales implica intentar predecir el costo indirecto de la actividad, lo que te ayudará a preparar un presupuesto para ese año. (Al igual que con el costo de mano de obra directa, los auditores solo querrán evaluar esto si se incluyen los gastos generales en tus costos de inventario.)

• Investigación de la conciliación de artículos: si hay discrepancias entre los recuentos de inventario en los registros de la empresa y las cantidades reales en los estantes del almacén, tendrás que averiguar por qué existen estas diferencias entre las dos cantidades y hacer ajustes en los registros que reflejen este análisis. La conciliación de las existencias es una parte muy importante del recuento cíclico.

• Prueba de facturas que figuran en el informe de cuentas por cobrar: los auditores seleccionarán al azar facturas del informe de antigüedad de las cuentas por cobrar y las compararán con la documentación de respaldo para comprobar si se facturaron con los importes correctos, a los clientes correctos y en las fechas correctas. Esta es una prueba que abarca todo el sistema para ver cómo se alinean las cosas.

• Cotejamiento de facturas respecto del registro de envíos: en ese caso, el auditor verificará que las facturas de los productos coincidan con la cantidad de artículos y el costo de lo que se envió desde tu almacén.

• Revisión de los recibos de caja: un auditor contará todos los recibos de artículos pagados en efectivo y hará el balance correspondiente.

Lista de verificación de una auditoría de inventario

Realizar tu propia auditoría de manera periódica permite visualizar mejor cómo se mueven tus materiales a través de la cadena de suministro. Puede ayudarte a evaluar los costos y a prepararte para cualquier procedimiento de auditoría externa.

Las mejores auditorías de inventario tienen tres fases: planificación, ejecución y análisis. Esta es una lista de verificación para realizar una auditoría de inventario.

1. Evalúa qué artículos deben someterse a auditoría: los artículos de inventario de mayor riesgo deben evaluarse con mayor frecuencia. Puedes clasificar el inventario por SKU o por códigos de barras, para luego organizar los artículos según las prioridades del negocio.
2. Crea un calendario de auditoría: a continuación, tendrás que preparar un calendario de auditorías. Lamentablemente, realizar una auditoría de inventario puede interrumpir el funcionamiento normal del negocio. Deberías elegir los momentos que menos afectarán al negocio, pero también es importante llevar a cabo las auditorías con una buena frecuencia para asegurarse de contabilizar los artículos de alto valor. Las políticas y los procedimientos de compra y envío de artículos también pueden afectar el calendario de auditoría.
3. Recopila la documentación necesaria: obtén los documentos importantes con antelación y asegúrate de que se pueda acceder a ellos con facilidad, pero que estén a salvo igualmente.
4. Realiza la auditoría de inventario: como se ha comentado anteriormente, hay una serie de auditorías que tal vez sean esenciales según la naturaleza de tu negocio. Asegúrate de contar con un auditor interno que sea imparcial, pero que sepa cómo realizar la auditoría.
5. Registra tus hallazgos: es fundamental hacer un seguimiento de los resultados de las auditorías año tras año o ciclo tras ciclo. El objetivo principal de una auditoría es encontrar lagunas en el cumplimiento, además de buscar oportunidades para solucionar déficits y mejorar los procesos operativos.
6. Reporta los hallazgos: cuando todo haya terminado, sería conveniente que generes un informe de la auditoría fácil de leer que sirva como prueba si alguna vez se realiza una auditoría externa.

Por qué es importante el control de inventario

Mantener un proceso de control de inventario eficiente puede simplificar las auditorías y acotar los períodos en los cuales se realizan. Por ejemplo, si tienes un sistema que rastrea y escanea los artículos cuando entran o salen de tu tienda, habrá marcas temporales asociadas a cada acción que se pueden rastrear con facilidad.

Punto de venta Square tiene un sistema de control de inventario integrado que puede ayudarte a realizar un seguimiento adecuado del inventario en cualquier lugar y en cualquier momento. Puedes importar tu hoja de cálculo de productos al sistema de control de inventario y tienes la opción de personalizar los nombres, administrar las cantidades y editar los precios de los productos.

También puedes configurar alertas de inventario que te notificarán cuando tu inventario de productos alcance una cantidad determinada. Esto puede ayudarte a reaccionar rápidamente ante los cambios repentinos en la demanda y a mantener el buen funcionamiento de tus procesos.

Si abriste una tienda, es posible que necesites funciones adicionales, como el control de inventario en más de una ubicación o la creación de pedidos de compra, en función de tu recuento de existencias. El Punto de venta para tiendas de Square incluye una potente herramienta de control de inventario que puede satisfacer estas necesidades.

Contar con sistemas de control de inventario como estos hará que tu negocio funcione de manera eficiente y te permitirá hacer un seguimiento preciso de los productos. De esta forma, cuando surjan solicitudes de auditoría de inventario, podrás responder rápidamente con datos precisos y tomar las medidas necesarias para completar una auditoría sin miedo.

Administrar un negocio no es fácil, pero Square está aquí para ayudarte. Tenemos todas las herramientas que necesitas para abrir, operar y hacer crecer tu negocio, ya sea que vendas productos en persona, en línea o con ambas modalidades. Además, todas nuestras herramientas funcionan juntas como un solo sistema, lo que ahorra tiempo y dinero, además de facilitar la toma de decisiones. Esto te permite volver a hacer el trabajo que te gusta y centrarte en lo que viene. Averigua cómo funciona Square.