Contrataste a tu primer empleado. Ahora tienes que asegurarte de que reciba el pago. Si eres principiante en el tema de las nóminas, puedes sentir que estás en aguas desconocidas, navegando por un mar de terminología nueva: períodos de pago, impuesto al desempleo, algo llamado Formulario 941.
Si te sientes abrumado, estamos para ayudarte. Esta es una guía rápida para guiarte a través de los conceptos básicos a la hora de configurar un sistema de nómina para tu negocio. Ten en cuenta que no pretende en modo alguno cubrir todas las regulaciones a las que los empleadores están expuestos, así que asegúrate de consultar con un profesional si tienes preguntas específicas sobre tus obligaciones como empleador.
1. Períodos de pago y días de pago
Una de las primeras decisiones que tienes que tomar es tu calendario de pago, que esencialmente es la fecha en que les pagas a los empleados por determinados días de trabajo. Las fechas de inicio y finalización de este calendario es tu período de pago, que representa el período en el que tu personal registró el tiempo de trabajo o salarios ganados. Algunos ejemplos de períodos de pago son el semanal, el quincenal y el bimensual.
El día de pago es la fecha en la que les pagas a los empleados. Generalmente, es un número de días fijos después de la finalización del período de pago. Por razones impositivas, tu día de pago se usa para determinar el período en el que tienes que pagar y presentar los impuestos sobre la nómina.
2. Recaudación de impuestos de empleados y empleadores
Ahora la parte divertida (estamos bromeando): los impuestos. En lo que respecta a los impuestos sobre la nómina, hay dos partes que deben pagar impuestos sobre los salarios: empleados y empleadores. Estos impuestos generalmente se deben al gobierno federal y estatal y, en algunos casos, también al de la ciudad y al municipio.
Por lo general, los empleadores son los responsables de recaudar el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare de los pagos de los empleados en función de sus formularios W-4 (que todos tus empleados deben completar antes de comenzar a trabajar en tu negocio). Los empleadores también deben pagar un monto equivalente de impuestos al Seguro Social y a Medicare, y el impuesto federal de desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Los empleadores pagan por el desempleo mediante el FUTA, que es un impuesto federal para los empleadores que, junto con el impuesto estatal sobre el desempleo (si se aplica), proporciona una indemnización por desempleo a los trabajadores que han perdido su trabajo. Según el estado, también se les puede pedir a los empleadores que recauden y paguen el impuesto sobre la renta estatal.
Para obtener más información, revisa esta Guía de impuestos sobre la nómina proporcionada por el Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés).
3. Pagar y presentar impuestos
¿Cuándo tienes que pagar estos impuestos? Por lo general, tienes que pagar los impuestos sobre las rentas federales y estatales de forma mensual. Otros tipos de impuestos, como el FUTA, generalmente se pagan de forma trimestral. Sin embargo, la frecuencia con la que tienes que pagar estos impuestos depende del tamaño de tu negocio. La mayoría de los empleadores tienen que pagar impuestos mensualmente y, si tienen que hacerlo con mayor frecuencia, reciben notificaciones del gobierno federal y estatal. Los proveedores de nómina de servicio completo generalmente retienen estos impuestos en cada período de pago y los pagan al gobierno cuando se deben.
Ahora las presentaciones. Si pagas a empleados, también tienes que presentar algunos formularios. El formulario federal 941 (declaración trimestral de impuestos federales) se debe presentar cada trimestre y el formulario 940 (declaración de impuestos FUTA) cada año. Es posible que también tengas que presentar al estado formularios similares. A los empleadores también se les pide que envíen los formularios W-3 y W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) todos los años. Una vez más, la mayoría de los servicios de nómina se encargan de estas presentaciones por ti de manera electrónica. Si haces las presentaciones tú mismo, obtén más información acerca de estos formularios aquí.
4. Leyes federales, estatales y locales
Luego están las leyes de empleo. Cuando configuras una nómina, debes cumplir las leyes laborales y de empleo federales, estatales y locales, incluso si las leyes tienen normas diferentes. Por ejemplo, aunque el salario federal mínimo es de $7.25, en California es de $10.00 y en San Francisco es de $12.25. Como mínimo, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) federal establece un salario mínimo, un pago adicional por horas extras y la protección de los niños que trabajan. Debes conocer los requisitos de la FLSA así como de las leyes estatales y locales sobre salarios y horas, además de siempre seguir las disposiciones más favorables para tus empleados (por ejemplo, pagar $12.25 por hora si tu ubicación está en San Francisco). La mayoría de los estados tienen sitios web informativos para ayudarte a conocer las leyes que se aplican. Es buena idea empezar allí y luego hablar con un profesional para asegurarte de seguir el conjunto de leyes que correspondan.
5. Registro de horas
Una cosa más. Como empleador, tienes que llevar un registro de las horas trabajadas de los empleados por hora, no exentos. La mayoría de los trabajadores se clasifican en empleados exentos y no exentos, según su salario y el tipo de trabajo que realizan. Puedes obtener más información acerca de estas y otras clasificaciones en la FSLA y en las leyes de salarios y horas de tu estado. Esta hoja informativa de la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo puede ayudarte a entender mejor los requisitos de control de horarios.
Esperamos que esto te ayude a comenzar. Comunícate con el IRS o con las autoridades fiscales locales y estatales para consultarles acerca del registro, la presentación de informes y otros requisitos de cumplimiento. En la Publicación 15, mejor conocida como Circular E, también hay mucha información.
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Este artículo se actualizó el 22 de enero de 2018