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Administración de órdenes de compra

Con Square para Tiendas, puede crear órdenes de compra con facilidad para abastecer productos, hacer seguimiento de proveedores y recibir inventarios. Nota: Las órdenes de compra no están disponibles con Square para Tiendas sin cargo. Si usa Square para Tiendas Plus en un iPhone, las órdenes de compras estarán disponibles en su Panel de Datos Square en línea, pero no en la aplicación.

Crear una nueva orden de compra

  1. Desde el Panel de Datos Square en línea, diríjase a la pestaña Artículos > Control de inventario > Purchase Orders > haga clic en Crear orden de compra.

  2. Ingrese la información de orden de compra > haga clic en Crear o Guardar como borrador. Recuerde que es posible agregar un máximo de 500 artículos únicos a cada Orden de compra.

  3. Compruebe la dirección de correo electrónico del proveedor y agregue una nota (opcional).

  4. Si desea obtener una copia de la orden de compra, seleccione Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como CSV.

Cuando cree una orden de compra para un proveedor existente, la variable de artículo se asociará con ese proveedor y su costo de compra. Los artículos asociados a un proveedor se podrán ver en la pestaña de surtido de artículos del perfil del proveedor.

Nota: Para ver la orden de compra antes de enviarla, haga clic en Vista previa del correo electrónico.

Generar una nueva orden de compra automáticamente

  1. Visite la sección Pronóstico de existencias en su online Square Dashboard.

  2. Seleccione los artículos o variantes en cuestión y haga clic en Pedir más para completar la pantalla Editar orden de compra.

  3. Confirme que toda la información es correcta.

  4. Pulse Guardar como borrador para guardar la orden de compra para más adelante o Crear para crear la orden de compra.

Es posible que note un cartel en la parte superior de la sección Órdenes de compra en su online Square Dashboard que le sugiere que algunos artículos se agotarán pronto. En este cartel, debería tener la opción Crear OC automáticas, que le conducirá a la autogeneración de órdenes de compra para los artículos sugeridos mencionados en el cartel.

Editar una orden de compra existente

  1. Diríjase a la pestaña Artículos > Control de inventario > Purchase Orders > haga clic en la orden de compra que desea editar.

  2. Haga clic en Editar orden > actualice la información de orden.

Nota: No se genera de manera automática un nuevo correo electrónico para el proveedor cuando se edita una orden de compra. Para asegurarse de que reciba la información de orden actualizada:

  1. Vaya a Purchase Orders > haga clic en los tres puntos horizontales a la derecha de la orden de compra.

  2. Haga clic en Enviar como correo electrónico > incluya una nota para explicar que se actualizó la orden de compra.

También puede editar una Orden de compra directamente desde la aplicación Tiendas en un dispositivo compatible (iPhone, iPad y Square Register). Para comenzar:

  1. En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulse Inventario. Nota: Si está usando Square para Tiendas en un iPhone, pulse el ícono de la lista para ver Inventario.

  2. Pulse Órdenes de compra > luego, pulse la orden de compra correspondiente en la lista Activas.

  3. Seleccione los artículos que deben actualizarse para abrir la pantalla Modificar recepción de artículo.

  4. Edite la información correspondiente y repita esos pasos para los artículos afectados > pulse Guardar para finalizar la edición.

Cancelar una orden de compra

  1. Inicie sesión en Purchase Orders > haga clic en los tres puntos horizontales junto a la orden de compra que desea cancelar.

  2. Haga clic en Cancelar pedido.

Nota: Cuando se cancela una orden de compra, se mueve a la sección Órdenes archivadas.

Recibir una orden de compra

Recibir una orden en línea

  1. Inicie sesión en Purchase Orders > haga clic en la orden de compra que recibió.

  2. Haga clic en Recibir todas o No recibir ninguna. Para recibir una parte del inventario, haga clic en Recibir en la fila de producto > ingrese el monto de la parte que quiere recibir > Guardar.

Recibir orden en la aplicación

  1. En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulse Inventario. Nota: Si está usando Square para Tiendas en un iPhone, pulse el ícono de la lista para ver Inventario.

  2. Pulse Órdenes de compra > luego, pulse la orden de compra correspondiente en la lista Activas.

  3. Pulse Seleccionar artículos para recibir > marque los artículos correspondientes para recibir > pulse Siguiente.

  4. Para los artículos recibidos que necesita modificar, pulse Recibidos completamente para recibir la cantidad completa o Recibidos parcialmente para recibir solo una parte > luego, pulse Guardar.

  5. Pulse Siguiente de nuevo para ver el Resumen de órdenes de compra y pulse Recibir para completar la recepción.

Nota: Actualmente, las órdenes de compra no admiten el pedido ni la recepción de cantidades decimales; solo números enteros.

Si el control de inventario está dañado o no se cumplirá por alguna otra razón, haga clic en Actualizar junto a la línea de pedido afectada. Marcar los artículos como dañados, robados (robos) o como una pérdida no afectará su informe de Costo de bienes vendidos.

Nota: Cuando recibe una orden de compra, puede ingresar los gastos de envío y gestión u otros costos haciendo clic en Agregar comisión. El costo adicional se incluirá en el informe de Costo de bienes vendidos. Tenga en cuenta que agregar comisiones adicionales no afectará el costo por unidad de los artículos individuales en la orden de compra.

Agregar o crear artículos desde una orden de compra

Si ya creó los artículos para incluir en una orden de compra determinada, solo comience a escribir y se llenará el surtido como menú desplegable para que pueda elegir.

Si necesita crear un artículo para una orden de compra, puede ingresar manualmente el nombre del artículo, el precio y el costo por unidad en el mismo lugar.

  1. Inicie sesión en Purchase Orders > haga clic en Crear orden de compra.

  2. Escriba el nombre del artículo que desea crear.

  3. Haga clic en Crear artículo.

  4. Ingrese la información del artículo, como SKU, precio y costo.

  5. Haga clic en Guardar.

Su artículo recién creado aparecerá automáticamente en su orden de compra. Nota: Es posible agregar un máximo de 500 artículos únicos a cada Orden de compra.

Además, en la página de creación de artículos, si hace clic en Ver todas las propiedades de los elementos, puede agregar otra información, como la ubicación a la que se lleva su nuevo artículo o las variantes de este.

Establecer el costo por unidad con órdenes de compra

Cuando recibe un inventario al utilizar una orden de compra, el costo por unidad de los artículos en la orden de compra se guarda automáticamente.

Para establecer el costo por unidad con Inventario recibido en el Panel de Datos, haga lo siguiente:

  1. En la pestaña Artículos en su Panel de Datos Square en línea, busque y seleccione un artículo de inventario para ajustar.

  2. Seleccione una ubicación para ajustar el control de inventario > seleccione Inventario recibido.

  3. Agregue el total de 1 o más.

  4. Agregue un precio por unidad > Guardar.

Obtenga más información sobre cómo configurar y actualizar los unit costs.

Imprimir etiquetas de código de barras para órdenes de compra

Puede imprimir etiquetas de código de barras para órdenes de compra desde el Panel de Datos Square en línea.

Para comenzar, haga lo siguiente:

  1. Diríjase a la pestaña Artículos en línea .

  2. Haga clic en Acciones > Imprimir etiquetas.

  3. A continuación, haga clic en Seleccionar de la orden de compra. Verá sus pedidos de compra en la lista, incluidos el número de pedido y el nombre del proveedor.

  4. Seleccione las órdenes de compra correspondientes > Listo.

Nota: Cuando las etiquetas se impriman directamente desde una orden de compra por una cantidad fraccionaria, la cantidad precompletada de cuántas etiquetas se imprimirán se redondeará al siguiente entero más próximo.

Lea más sobre cómo crear barcode labels with Square for Retail.