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Administre las pedidos de compra con Square para Tiendas

Con Square para Tiendas, puede crear órdenes de compra con facilidad para abastecer productos, hacer seguimiento de proveedores y recibir inventario. Nota: Las órdenes de compra no están disponibles con Square para Tiendas sin cargo.

Crear una nueva orden de compra

Cree una orden de compra en línea

  1. Desde el Panel de Datos Square en línea, diríjase a la pestaña Artículos > Control de inventario > Purchase Orders > haga clic en Crear orden de compra.

  2. Ingrese la información de orden de compra > haga clic en Crear o Guardar como borrador. Recuerde que es posible agregar un máximo de 500 artículos únicos a cada Orden de compra.

  3. Compruebe la dirección de correo electrónico del proveedor y agregue una nota (opcional).

  4. Si desea obtener una copia de la orden de compra, seleccione Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como CSV.

Cuando cree una orden de compra para un proveedor existente, la variable de artículo se asociará con ese proveedor y su costo de compra. Los artículos asociados a un proveedor se podrán ver en la pestaña de surtido de artículos del perfil del proveedor.

Nota: Para ver la orden de compra antes de enviarla, haga clic en Vista previa del correo electrónico.

Cree una orden de compra en la aplicación

  1. En la barra de navegación, pulse Inventario. Nota: Si está usando Square para Tiendas en un iPhone, pulse el ícono de la lista para ver Inventario.

  2. Pulse Órdenes de compra y seleccione Crear orden de compra.

  3. Seleccione un proveedor existente o pulse Crear nuevo proveedor para agregar un proveedor con el que esté trabajando por primera vez. Luego, seleccione Continuar.

  4. Con la barra de búsqueda o un escáner de código de barras compatible, seleccione los artículos que desea aplicar a la orden de compra y pulse Continuar.

  5. Ingrese más detalles de la orden de compra, como el costo por unidad y la cantidad, y pulse Continuar para revisar su orden de compra.

  6. Desde la pantalla Revisar pedido, verifique que toda la información sea correcta y seleccione Guardar para continuar trabajando en el pedido de compra más tarde o seleccione Crear para finalizar la orden de compra.

  7. Desde la pantalla Enviar copia de la orden de compra, tiene la opción de enviarse una copia a sí mismo y al proveedor, así como dejar notas específicas para la orden de compra. Una vez que finalice, pulse Listo.

Nota: Por el momento, la posibilidad de crear órdenes de compra en la aplicación no está disponible para Square Register.

Genere una nueva orden de compra en línea automáticamente

  1. Visite la sección Pronóstico de existencias en su online Square Dashboard.

  2. Seleccione los artículos o variantes en cuestión y haga clic en Pedir más para completar la pantalla Editar orden de compra.

  3. Confirme que toda la información es correcta.

  4. Pulse Guardar como borrador para guardar la orden de compra para más adelante o Crear para crear la orden de compra.

Es posible que note un cartel en la parte superior de la sección Órdenes de compra en su online Square Dashboard que le sugiere que algunos artículos se agotarán pronto. En este cartel, debería tener la opción Crear OC automáticas, que le conducirá a la autogeneración de órdenes de compra para los artículos sugeridos mencionados en el cartel.

Editar una orden de compra existente

Edite una orden de compra en línea

  1. Diríjase a la pestaña Artículos > Control de inventario > Purchase Orders > haga clic en la orden de compra que desea editar.

  2. Haga clic en Editar orden > actualice la información de orden.

Nota: No se genera de manera automática un nuevo correo electrónico para el proveedor cuando se edita una orden de compra. Para asegurarse de que reciba la información de orden actualizada:

  1. Vaya a Purchase Orders > haga clic en los tres puntos horizontales a la derecha de la orden de compra.

  2. Haga clic en Enviar como correo electrónico > incluya una nota para explicar que se actualizó la orden de compra.

Edite una orden de compra en la aplicación

También puede editar una Orden de compra directamente desde la aplicación Tiendas en un dispositivo compatible (iPhone, iPad y Square Register). Para comenzar:

  1. En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulse Inventario. Nota: Si está usando Square para Tiendas en un iPhone, pulse el ícono de la lista para ver Inventario.

  2. Pulse Órdenes de compra > luego, pulse la orden de compra correspondiente en la lista Activas.

  3. Seleccione los artículos que deben actualizarse para abrir la pantalla Modificar recepción de artículo.

  4. Edite la información correspondiente y repita esos pasos para los artículos afectados > pulse Guardar para finalizar la edición.

Cancele una orden de compra

Cancele una orden de compra en línea

  1. Inicie sesión en Purchase Orders > haga clic en los tres puntos horizontales junto a la orden de compra que desea cancelar.

  2. Haga clic en Cancelar pedido.

Nota: Cuando se cancela una orden de compra, se mueve a la sección Órdenes archivadas.

Reciba una orden de compra

Reciba una orden de compra en línea

  1. Inicie sesión en Purchase Orders > haga clic en la orden de compra que recibió.

  2. Haga clic en Recibir todas o No recibir ninguna. Para recibir una parte del inventario, haga clic en Recibir en la fila de producto > ingrese el monto de la parte que quiere recibir > Guardar.

Reciba una orden de compra en la aplicación

  1. En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulse Inventario. Nota: Si está usando Square para Tiendas en un iPhone, pulse el ícono de la lista para ver el Inventario. Si está usando Square para Tiendas en Square Register, pulse el ícono de la lista en la parte izquierda de la pantalla.

  2. Pulse Órdenes de compra > luego, pulse la orden de compra correspondiente en la lista Activas.

  3. Pulse Seleccionar artículos para recibir > marque los artículos correspondientes para recibir > pulse Siguiente.

  4. Para los artículos recibidos que necesita modificar, pulse Recibidos completamente para recibir la cantidad completa o Recibidos parcialmente para recibir solo una parte > luego, pulse Guardar.

  5. Pulse Siguiente de nuevo para ver el Resumen de orden de compra y pulse Listo para completar la recepción.

Nota: Actualmente, las órdenes de compra no admiten el pedido ni la recepción de cantidades decimales; solo números enteros.

Si el control de inventario está dañado o no se cumplirá por alguna otra razón, haga clic en Actualizar junto a la línea de pedido afectada. Marcar los artículos como dañados, robados (robos) o como una pérdida no afectará su informe de Costo de bienes vendidos.

Nota: Cuando recibe una orden de compra, puede ingresar los gastos de envío y gestión u otros costos haciendo clic en Agregar comisión. El costo adicional se incluirá en el informe de Costo de bienes vendidos. Tenga en cuenta que agregar comisiones adicionales no afectará el costo por unidad de los artículos individuales en la orden de compra.

Agregar o crear artículos desde una orden de compra

Si ya creó los artículos para incluir en una orden de compra determinada, solo comience a escribir y se llenará el surtido como menú desplegable para que pueda elegir. Si necesita crear un artículo para una orden de compra, puede ingresar manualmente el nombre del artículo, el precio y el costo por unidad en el mismo lugar.

Cree un artículo desde una orden de compra en línea

  1. Inicie sesión en Purchase Orders > haga clic en Crear orden de compra.

  2. Escriba el nombre del artículo que desea crear.

  3. Haga clic en Crear artículo.

  4. Ingrese la información del artículo, como SKU, precio y costo.

  5. Haga clic en Guardar.

Cree un artículo desde una orden de compra en la aplicación

  1. En la barra de navegación, pulse Inventario. Nota: Si está usando Square para Tiendas en un iPhone, pulse el ícono de la lista para ver Inventario.

  2. Pulse Órdenes de compra y seleccione Crear orden de compra.

  3. Desde la barra de búsqueda de artículos, escriba el nombre del artículo que desee crear.

  4. Pulse Crear un artículo.

  5. Ingrese la información de artículo, como SKU, precio y costo.

  6. Pulse Guardar.

Su artículo recién creado aparecerá automáticamente en su orden de compra. Nota: Es posible agregar hasta un máximo de 500 artículos únicos a cada Orden de compra.

Además, en la página de creación de artículos, si hace clic en Ver todas las propiedades de los elementos, puede agregar otra información, como la ubicación a la que se lleva su nuevo artículo o las variantes de este.

Establecer el costo por unidad con órdenes de compra

Cuando recibe un inventario al utilizar una orden de compra, el costo por unidad de los artículos en la orden de compra se guarda automáticamente.

Para establecer el costo por unidad con Inventario recibido en el Panel de Datos, haga lo siguiente:

  1. En la pestaña Artículos en su Panel de Datos Square en línea, busque y seleccione un artículo de inventario para ajustar.

  2. Seleccione una ubicación para ajustar el control de inventario > seleccione Inventario recibido.

  3. Agregue el total de 1 o más.

  4. Agregue un precio por unidad > Guardar.

Obtenga más información sobre cómo configurar y actualizar los unit costs.

Imprimir etiquetas de código de barras para órdenes de compra

Puede imprimir etiquetas de código de barras para órdenes de compra desde el Panel de Datos Square en línea.

Para comenzar, haga lo siguiente:

  1. Diríjase a la pestaña Artículos en línea .

  2. Haga clic en Acciones > Imprimir etiquetas.

  3. A continuación, haga clic en Seleccionar de la orden de compra. Verá sus pedidos de compra en la lista, incluidos el número de pedido y el nombre del proveedor.

  4. Seleccione las órdenes de compra correspondientes > Listo.

Nota: Cuando las etiquetas se impriman directamente desde una orden de compra por una cantidad fraccionaria, la cantidad precompletada de cuántas etiquetas se imprimirán se redondeará al siguiente entero más próximo.

Lea más sobre cómo crear barcode labels with Square for Retail.