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Administrar Facturas Square en línea

Filtrar facturas

Filtre y vea las facturas por estado desde su Panel de Datos Square en línea y la aplicación Punto de venta Square.

Los filtros incluyen:

  • Enviada: sin pagar, vencida, pagada, reembolsada, cancelada y facturas que no se pudieron efectuar.
  • Pendiente: sin pagar, vencida y facturas no entregadas.
  • Pagada: todas las facturas que se pagaron o se reembolsaron (o se reembolsaron parcialmente).
  • Programada: incluye las siguientes instancias de facturas recurrentes que no se han enviado, así como las facturas programadas normales.
  • Borradores: facturas en borrador que aún deben enviarse o programarse.

Los filtros para las facturas recurrentes incluyen:

  • Activo: grupo recurrente activo con facturas programadas.
  • Terminado: grupo recurrente con todas las facturas programadas enviadas o grupo que se terminó manualmente.
  • Borradores: facturas recurrentes en borrador que aún deben enviarse o programarse.

Comparta una factura (ya sea en línea o impresa) siguiendo los pasos a continuación:

  1. Diríjase a Facturas en su Panel de Datos Square en línea > crear una factura nueva.
  2. En el menú desplegable de pago, seleccione Compartir factura manualmente > seleccione una fecha de vencimiento para el pago.
  3. Complete la factura > haga clic en Crear.
  4. Haga clic en Compartir enlace para compartir la factura con sus clientes por correo electrónico, mensaje de texto o redes sociales.
  5. Haga clic en Más > Descargar PDF para guardar la factura como PDF o imprimirla para su cliente.

Nota: Por el momento, la opción de imprimir una factura desde navegadores móviles no está disponible.

Configure los ajustes de sus facturas

Puede configurar los ajustes predeterminados y los ajustes de las notificaciones para Facturas Square desde su Panel de Datos Square en línea.

Personalice sus facturas para incluir información como la empresa y la dirección de su cliente, la política de devolución y el título de la factura. También puede configurar sus notificaciones para administrar su bandeja de entrada más eficientemente.

Cada recibo incluirá un desglose de los impuestos y los descuentos aplicables y las cantidades en números enteros y decimales.

Editar los ajustes predeterminados

Puede cambiar los siguientes ajustes predeterminados para las nuevas facturas directamente desde su Panel de Datos Square en línea:

  • Título de la factura: establezca un título compartido entre todas sus facturas.
  • Mensaje: agregue un mensaje predeterminado que aparecerá en sus facturas.
  • Método de facturación: seleccione entre enviar sus facturas por correo electrónico o compartirlas manualmente.
  • Envío: elija una frecuencia predeterminada para enviar sus facturas.
  • Vencimiento: seleccione la fecha de vencimiento de la factura (al recibirla o en una determinada cantidad de días).
  • Recordatorios: podrá programar recordatorios de pago para sus facturas. Seleccione Editar recordatorios para modificar la frecuencia de los recordatorios y crear nuevos. Nota: cuando se haya pagado una factura, se dejarán de enviar los recordatorios.
  • Dirección de envío: marque el casillero para solicitar una dirección de envío en sus facturas.
  • Propinas: marque este casillero para brindarles a sus clientes la opción de dejar propina cuando pagan la factura.
  • Tarjeta registrada: los clientes tendrán la opción de guardar su tarjeta de pago para permitir pagos futuros de factura. Si los clientes marcan esta opción, usted podrá cobrar facturas a la tarjeta guardada, en lugar de enviarla para pago.

También puede configurar lo siguiente desde la página Ajustes:

  • Personalización de la factura: cambie el logotipo de su empresa, el color de la marca y la información de negocio desde la pestaña Cuenta y ajustes de su Panel de Datos Square en línea.
  • Administración de inventario: active la administración de inventario para las facturas en la pestaña Ajustes de artículos de su Panel de Datos Square en línea.
  • Administración del equipo: personalice los permisos de su equipo y acceda a la creación de facturas desde la sección Equipo de su Panel de Datos Square en línea.
  • Obtenga procesamiento gratis: siempre que alguien nuevo se una a Square con su código de recomendación, los dos recibirán la oferta de recompensa. Active Mostrar el cartel de recomendación en el correo electrónico de la factura para que su enlace de recomendación se agregue a sus próximos recibos de Facturas Square automáticamente. Obtenga más información sobre el programa de socios recomendados de Square.

Nota: Estos ajustes pueden anularse en cada factura.

Para editar los ajustes predeterminados:

  1. Vaya a Facturas en su Panel de Datos Square en línea y haga clic en Ajustes.
  2. Seleccione Predeterminados y realice todos los cambios que desee. Nota: Si tiene más de una ubicación, seleccione la adecuada en la parte superior de la página > haga clic en Guardar.

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Editar los ajustes de notificación

Con Facturas Square, puede elegir recibir una notificación en la aplicación o por correo electrónico cada vez que se envía, actualiza, paga o cancela una factura o un presupuesto, y también cuando se envía un recordatorio de factura.

Puede cambiar sus preferencias de notificación directamente desde el Panel de Datos Square en línea.

Para hacerlo:

  1. Vaya a la pestaña Facturas de su Panel de Datos Square en línea y haga clic en Ajustes.
  2. Seleccione Notificaciones y realice los cambios que desee > haga clic en Guardar.

Nota: Todos los ajustes modificados desde su Panel de Datos Square en línea también se verán reflejados en sus dispositivos móviles.

Editar, cancelar o archivar facturas

Editar una factura

  1. Vaya a Facturas en su Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en la factura deseada.
  3. Haga clic en Editar para actualizar los detalles de la factura.

Cancele una factura

Para cancelar una factura, seleccione la factura y haga clic en Más > Cancelar > Confirmar cancelación.

Para cancelar un grupo recurrente, seleccione la factura y haga clic en Ver grupo > Terminar grupo > Confirmar.

Si la factura ya se pagó, no podrá cancelarla o eliminarla de su historial de pagos, pero podrá emitir un reembolso para equilibrar su contabilidad.

Nota: Cuando emita un reembolso por una factura vendida con una cantidad en decimales, deberá reembolsar el artículo completo.

Nota: Para su protección, Square puede, en algunas ocasiones, cancelar una factura si su cliente tiene demasiados intentos fallidos para pagarla. Usted puede duplicar la factura cancelada e intentar reenviarla. Verifique la identidad de su cliente, ya que las transacciones son rechazadas por el emisor de la tarjeta y no por Square. Obtenga más información sobre posibles fraudes y cómo aceptar tarjetas de pago de forma segura.

Archivar una factura

Puede mover facturas, incluso las canceladas o impagas, a un archivo independiente para mantenerse organizado y ocultar las facturas antiguas o menos importantes.

Para hacerlo:

  1. Navegue hasta Facturas en su Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en los tres puntos horizontales junto a la factura deseada > Archivar.
  3. Seleccione Archivar factura para confirmar.

Si desea restaurar una factura, seleccione Desarchivar en el menú desplegable.

Para ver todas las facturas archivadas, haga clic en Todas las facturas en la parte superior y seleccione Archivo en el menú.

Nota: El archivado de una factura no afectará las métricas de los informes ni los recordatorios configurados para dicha factura.

Registrar pago

Si recibe un pago para una factura fuera de Facturas Square, puede marcarla como pagada desde su Panel de Datos. Para hacerlo, seleccione la factura > y desde la página de información, haga clic en Registrar pago. No se aplican comisiones por procesamiento cuando se registra una factura.

Si su cliente quiere pagar la factura en persona, usted puede aceptar el pago a través de su Punto de venta Square. Conozca cómo aceptar pagos de facturas a través de la aplicación Punto de venta Square.

Administración del equipo y Facturas Square

Si está usando Funciones de Administración del equipo de Square, también puede proporcionar a los miembros de su equipo acceso a la creación de facturas en línea. Para hacerlo, asegúrese de que están activados los siguientes permisos para las funciones correspondientes:

  • Acceso al Panel de Datos está activado.
  • Administrar y crear facturas está seleccionado.
  • Gestionar clientes está seleccionado.

Consultar el informe de factura pendiente

Con Facturas Square, puede consultar una lista de clientes que tengan facturas pendientes y el importe total que le adeudan todos los clientes, además de filtrar por clientes específicos.

También podrá ver cuántos días de atraso tiene cada factura, enviar a sus clientes un recordatorio para pagar el saldo pendiente o consultar una lista filtrada de las facturas pendientes de un cliente en particular. Esto le ayudará a hacer un seguimiento de su flujo de efectivo y ver quién le debe dinero y cuánto, todo en un solo lugar.

Para ver las facturas pendientes de un cliente:

  1. Diríjase a la pestaña Facturas del Panel de Datos Square en línea y haga clic en Informes para ver todas las facturas pendientes.
  2. Para ver la información de un cliente específico, ingrese el nombre del cliente en la barra de búsqueda.

Seleccione los tres puntos horizontales junto al monto adeudado del cliente para enviarle un recordatorio por correo electrónico. Para hacerlo, haga clic en Enviar recordatorio > ingrese la información del recordatorio > ¡Listo!. También puede seleccionar Ver facturas para consultar una lista de todas las facturas pendientes de ese cliente.

También podrá descargar sus informes como un archivo .CSV. Para hacerlo, seleccione Exportar y se descargará un archivo en su computadora.

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