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Administración del surtido de artículos y costo por unidad

El seguimiento del costo por unidad solo está disponible con una suscripción a Square para Tiendas. Si aún no tiene una suscripción, puede registrarse para obtener una prueba gratuita de 30 días.

Nota: Square para Tiendas no se integra actualmente con Bigcommerce.

Una vez que se haya registrado, antes de poder aprovechar los informes disponibles con Inventory Plus, debe establecer un costo por unidad para cada artículo en su surtido. Hay tres formas de configurar el costo por unidad: a través de la importación masiva en línea, mediante la utilización manual del editor de artículos del Panel de Datos Square en línea o al recibir pedidos de compra.

Nota: Seguir las exitencias e incluir un costo por unidad para las variaciones de los artículos garantizará que sus informes en adelante reflejarán con precisión el costo de los bienes vendidos, los beneficios y el margen de beneficios; sin embargo, para corregir sus ajustes históricos de existencias, deberá dirigirse a su registro de historial en su Panel de Datos Square en línea .

Revise las preguntas frecuentes sobre informes de tiendas, o lea más sobre actualizar sus ajustes históricos.

Una vez que se establece un costo por unidad, se utilizará para rellenar previamente las órdenes de compra futuras y los ajustes de existencias manuales, como la existencia recibida, el reabastecimiento o los recuentos que se ajustan.

Importe o exporte su biblioteca de artículos para realizar acciones en masa en el inventario, los códigos de artículo y los costos unitarios desde su Panel de Datos Square en línea. Para comenzar, deberá descargar nuestra plantilla de Excel o CSV.

Cómo exportar su surtido

Su archivo de exportación incluye todos sus artículos, costos unitarios e inventario en todas las ubicaciones.

Tenga en cuenta:

  • Se recomienda el formato de archivo de Excel (.xlsx) para la mayoría de los usuarios. El formato de Excel es compatible con todos los editores de planillas modernos, como Micosoft Excel, Apple Numbers y Google Spreadsheets.
  • El archivo de plantilla de Excel está formateado para texto, no para números. Si desea usar el archivo exportado del surtido de artículos para utilizar funciones de números, debe cambiar el archivo a formato para números.

Para exportar una copia de su surtido:

  1. Consulte Artículos en su Panel de Datos Square en línea > Artículos.
  2. Haga clic en Acciones > Exportar en la parte superior derecha > Confirmar exportación.
  3. Elija entre los formatos Excel (.xlsx) o CSV. Se descargará una hoja de cálculo en su computadora.
Descripciones de campos del archivo exportado  
Token Su Panel de Datos Square mostrará automáticamente este token. Si está importando un artículo nuevo, deje este campo en blanco. Si está editando artículos, no cambie el token.
Nombre del artículo Puede incluir números, letras o símbolos. Máximo 128 caracteres.
Descripción Puede incluir números, letras o símbolos. Máximo 1024 caracteres.
Categoría Puede incluir números, letras o símbolos. Máximo 128 caracteres.
SKU Cada variante debe tener un SKU único.
Nombre de variante Puede incluir números, letras o símbolos. Máximo 128 caracteres.
Precio Numérico. Debe ser 0.00 o superior (un precio fijo debe ser un número positivo). También puede dejar en blanco o escribir en “Variable” para indicar un precio variable.
Costo por unidad actual Numérico. En el caso de que haya varios proveedores asociados con una variación, puede seleccionar un costo unitario predeterminado. Esto es lo que se exportará.
Costo por unidad nuevo Numérico. Actualizar la variación del costo unitario por artículo.
[el nombre de su ubicación] Activado Sí o no. Esto marcará su artículo como visible en ubicaciones individuales. Si solo tiene una ubicación y ve esta columna, asegúrese de que todos los artículos estén marcados como Sí.
Cantidad actual [el nombre de su ubicación] Numérico. Si está utilizando Control de inventario, esta es la cantidad actual que aparece en los artículos en existencia. Los cambios en este campo son omitidos durante la importación.
Cantidad nueva* [el nombre de la ubicación] Numérico. Si está utilizando Control de inventario, ingrese su conteo de artículos en existencia nuevo. Este conteo reemplazará cualquier conteo de artículos en existencia.
Alerta de existencias activado [el nombre de su ubicación] Si está utilizando Control de inventario, puede establecer Sí o No para activar alertas de inventario para artículos.
Número de alertas de existencias [el nombre de su ubicación] Numérico. Si está utilizando Control de inventario y tiene alertas activadas, se le avisará cuando el conteo llegue a esta cantidad.
Precio [el nombre de su ubicación] Numérico.
Impuesto [Su nombre de impuesto] Si ha creado un impuesto, establezca sí o No para aplicarlo al artículo.
  • Nota sobre el campo Cantidad nueva: Asegúrese de ingresar su nuevo recuento de existencias en esta columna. Si ingresa su nuevo recuento de existencias en el campo Cantidad actual, sus existencias no se actualizarán.

Identificar y actualizar los costos por unidad que faltan

Puede determinar los costos unitarios faltantes exportando su surtido de artículos. En la columna con el encabezado Costo por unidad actual, las variaciones sin un costo por unidad establecido estarán en blanco.

Si está transfiriendo sus artículos a Square desde otro sistema de POS o Inventario, deberá convertir el formato del archivo existente al archivo del surtido de artículos de Square, el cual está adaptado a su cuenta.

Nota: Se requiere el encabezado/primera fila del archivo de plantilla. No debe cambiar ninguno de los nombres de columna ni eliminar ninguna columna.

Para actualizar los costos por unidad:

  1. Actualice la plantilla de su surtido de artículos con sus costos por unidad en la columna Nuevos costos por unidad.
  2. Visite Artículos en su Panel de Datos Square en línea > haga clic en Acciones > Importar.

  3. Arrastre su archivo actualizado de Excel o CSV al cuadro de carga (o haga clic en cargar desde su computadora) > haga clic en Acciones > Importar.

Cuando actualice los costos por unidad de su surtido de artículos, las variaciones de los artículos se actualizarán para que sus acciones y ventas futuras reflejen sus nuevos costos por unidad. Sin embargo, si ya recibió, reabasteció o volvió a contar los artículos sin ingresar un costo por unidad, diríjase a su registro de historial< / a>.

Identificar y actualizar los costos por unidad faltantes para ajustes históricos

Una vez que tenga un costo por unidad asociado con las variaciones de artículos en su </a>surtido, verá la opción para Resolver costos por unidad en forma masiva para ajustes en su registro de historial.

Tenga en cuenta, si a un artículo le falta un costo por unidad, deberá actualizar cada variación de su surtido de artículos antes de poder resolver en forma masiva los costos faltantes de su Registro de historial .

Para comenzar:

  1. Inicie sesión en su surtido de artículos en su Panel de datos Square en línea para confirmar que cada variación de artículo tenga un costo por unidad asociado.
  2. Una vez que haya revisado, cada variación del artículo tiene un costo por unidad asociado, vaya a la pestaña Historial a >.
  3. Seleccione Resolver costos por unidad > Resolver costos.

Cuando seleccione Ver acciones de inventario, verá que cada ajuste histórico pierde un costo por unidad asociado.

Cuando actualice un ajuste histórico, el costo por unidad de cada ajuste reflejará el nuevo costo por unidad para ese artículo en particular.

No podrá realizar una actualización masiva de los costos por unidad de las variaciones que haya eliminado del surtido de artículos. Para actualizar los ajustes históricos para una variación eliminada, deberá actualizar el costo por unidad de cada variación desde su </a>Historial.

Obtenga más información acerca de actualizar los costos por unidad para ajustes históricos.

Editar el archivo CSV

Si bien es posible importar la información del CSV a una hoja de cálculo, si su surtido de artículos contiene SKU no abra el archivo CSV directamente ya que algunos editores de la hoja de cálculo modificarán los SKU de manera inesperada. Específicamente, pueden eliminar 0 iniciales (por ejemplo, 0012345 se convierte en 12345) o convertirlos en notación científica (por ejemplo, 12345678999 se convierte en 1.2346E + 10).
Si tiene SKU en su CSV, siga estos pasos para asegurarse de que no haya errores en sus archivos CSV:

Importe datos CSV en Microsoft Excel

  1. Cree una nueva hoja de cálculo en Microsoft Excel.
  2. Seleccione Archivo y, a continuación, Importar desde el menú principal.
  3. Seleccione la opción de Archivo .csv y haga clic en Importar.
  4. Seleccione el archivo CSV que ha exportado desde su surtido de artículos y haga clic en Obtener datos.
  5. Aparecerá su asistente emergente de importación:
    • Haga clic en Siguiente.
    • Asegúrese de que solo esté tildada la casilla “Coma” y haga clic en Siguiente.
    • Desplácese hasta la columna SKU y cambie el formato de datos de la columna a Texto. A continuación, haga clic en Finalizar.
  6. Seleccione la opción de Hoja nueva y pulse Aceptar para completar la importación.

Importe datos CSV en hojas de cálculo de Google

Si está importando su existencia por primera vez con Square para Tiendas, la acción de entrada de existencia se reflejará como Recibido. Si ha importado su surtido de artículos anteriormente, su entrada de existencia se considerará como Volver a contar.

Nota: En función de si su entrada de existencia se considera una recepción o recuento, su informe de costo de bienes vendidos se verá afectado de manera diferente. La recepción de existencia no afectará el costo de los bienes vendidos (COGS). Sin embargo, los recuentos que ajusten las existencias acumularán su COGS (disminución), y los recuentos que ajusten sus existencias se cargarán en su COGS (aumento). Si solo está interesado en ver la ganancia y el margen de ganancia para los artículos vendidos (es decir, excluyendo los recuentos), aplique el filtro Ventas.

Para comenzar:

  1. Cómo crear una nueva hoja de cálculo en Google Drive.
  2. Seleccione Archivo y, a continuación, Importar desde el menú principal.
  3. Seleccione la pestaña Cargar y seleccione el archivo .csv que ha exportado desde su surtido de artículos.
  4. Una vez que el archivo se cargue, se abrirá una ventana de "Archivo de importación". Asegúrese de poner "Convertir texto en números y fechas" como No.
  5. Haga clic en Importar para completar la importación.

Cómo cargar el Surtido de artículos

Antes de comenzar, tenga en cuenta que actualizar los costos por unidad a través de la carga masiva solo funciona una vez cuando configura su biblioteca de artículos con Square para Tiendas.

Para cargar el conteo de su inventario:

  1. Vaya a Artículos en su Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en Acciones > Importar en la parte superior derecha de la página.
  3. Seleccione Modificar el surtido de mis artículos para agregar artículos nuevos y actualizar los existentes, o seleccione Reemplazar surtido de artículos para eliminar todos los artículos existentes y reemplazarlos con los artículos cargados.
  4. Haga clic en Siguiente > “Descargue nuestra plantilla”. Elija si quiere descargar la plantilla en Excel (.xlsx), lo cual se recomienda para la mayoría de los usuarios, o en CSV.

Nota: si usa el navegador Safari, tendrá que hacer clic derecho en el enlace “Descargue nuestra plantilla” y guardar el archivo en la computadora.

  1. Abra el archivo “catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx o .csv” guardado en la computadora en el paso 4 a través de Excel (.xlsx) u otro programa para hojas de cálculo.

Nota: Para editar el archivo Excel, le recomendamos usar la versión más actualizada del programa para hojas de cálculo.

  1. Ingrese la información de los artículos en las columnas de la plantilla. Para editar la plantilla, tenga en cuenta lo siguiente:
    • “Costo por unidad actual” es simplemente como referencia, y solo “Costo por unidad nuevo” editará el costo en su Panel de Datos.
    • No modifique la información en la columna de Token ni elimine columnas vacías.
    • Los cambios realizados en la columna 'Cantidad nueva' reemplazará la cantidad de artículos existente. Si pone un 0 en la columna 'cantidad nueva', su inventario para el artículo en esa ubicación se quedará en 0.
    • Si deja el campo para categoría en blanco, el artículo aparecerá como Sin categorizar.
    • Se crearán categorías nuevas para cualquier valor nuevo identificado en la columna "Categoría".
    • Si deja el campo Precio en blanco o escribe Variable, se creará un artículo con un precio variable.
    • Si deja el campo de variante en blanco se desactivará la variante. Coloque una “Y” en la columna indicada para Variantes si desea aplicar una variante determinada a un artículo.

“Edit

Nota: Puede asignar un precio, un conteo de artículos en existencia o una disponibilidad a una ubicación específica si establece valores en las columnas de ubicación específica. Por ejemplo, si establece el precio en la columna “Precio de ubicación 2”, se asignará un precio a esa ubicación solamente.

  1. Guarde el archivo Excel (.xlsx) o CSV editado en la computadora.
  2. Arrastre y suelte el archivo Excel (.xlsx) o CSV en el área de carga o haga clic en “elegir desde computadora” > Cargar.
  3. Verifique los cambios y pulse Confirmar importación para subir el nuevo surtido de artículos.
  4. Se le pedirá que alinee los principales atributos de productos de Square con las columnas importadas del archivo Excel (.xlsx) o CSV. Si no cambió los nombres de las columnas en el archivo descargado de Square, los atributos de productos deberían emparejarse automáticamente.
    • Las siguientes columnas son obligatorios para el archivo Excel (.xlsx) o CSV: Nombre de artículo, Nombre de variable, Descripción, SKU. Si tiene más de una ubicación, la columna [Nombre de ubicación] Activado también es obligatoria.
    • La columna Impuestos requiere también un formato de encabezado específico. Los nombres de la columna Impuestos deben incluir el valor de porcentaje de impuestos en paréntesis dentro del encabezado. Por ejemplo, "Impuestos - ventas (7%)".
  5. Haga clic en Confirmar para cargar los cambios.

“Make

Una vez que haga clic en Confirmar importación, no podrá volver a su surtido de artículos anterior.

Aprenda cómo solucionar los problemas de su Archivo .csv.

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