Square para Tiendas: Inventario Plus
El sistema PDV de Square para Tiendas incluye herramientas sólidas de control de inventario: crea pedidos de compra y administra las existencias directamente desde el Panel de Datos Square en línea.
Si estás empezando en Square para Tiendas, echa un vistazo en nuestra Guía de inicio. La guía incluye consejos útiles para comerciantes que son nuevos en Punto de Venta Square para Tiendas (pero tienen experiencia en el uso de la aplicación Punto de Venta Square), así como pasos de incorporación fáciles de seguir para cualquier persona que sea nueva en Square.
Nota: Por el momento, la gestión avanzada de inventario no está disponible con Square para Tiendas en dispositivos móviles. Sin embargo, aún puedes recibir existencias en la aplicación. Obtén más información sobre Haz un seguimiento del inventario para las variantes de artículo creadas en el Panel de Datos Square o en la aplicación para Square para Tiendas gratis y Square para Tiendas Plus.
El inventario de un vistazo
Cuando ingreses a la pestaña Artículos en el Panel de Datos Square en línea, verás la lista de tus artículos de inventario. Si tienes varias ubicaciones, los niveles de existencias para cada variante de artículo reflejarán la cantidad total de artículos en todas las ubicaciones.
Nota: Antes de comenzar a administrar tu inventario, consulta creación de artículos, cómo administrar modificadores, y cómo importar su surtido de artículos.
Acciones que puedes realizar desde aquí:
Haz clic en cualquier artículo del inventario para consultar sus variantes, costos unitarios, SKU, precio y nivel actual de existencias.
Haz clic en Acciones > Transferir inventario para mover artículos individualmente o en grandes cantidades entre ubicaciones.
Explora las herramientas de control de inventario: haz clic en Control de inventario para ver tus proveedores, crear órdenes de compra o consultar tu historial de acciones sobre las existencias.
Administra los modificadores de artículos, las categorías, los descuentos, los impuestos, las tarjetas de regalo, Opciones de servicio y los ajustes de Cortesía y Anular.
Comienza a controlar el inventario
Para realizar el control de inventario para un artículo nuevo o existente, sigue estos pasos:
Dirígete a la pestaña Artículos > Surtido del Panel de Datos Square en línea.
Haz clic en el nombre del artículo del cual desees controlar > en la sección Precio e inventario, haz clic en Existencias.
En la página de detalles de la variante, cada ubicación aparecerá a continuación. Alterna en cada ubicación aplicable al activar Seguimiento.
Selecciona la acción de las existencias e ingresa la cantidad de Existencias actuales .
Activa Alertas y configura Alertas de existencias bajas > Guardar.
Nota: Si utilizas decimales, los niveles de alerta de artículos en existencia solo pueden establecerse en números enteros.
Para actualizar los niveles de inventario para un artículo existente, sigue estos pasos:
Inicia sesión en Artículos y pedidos > Artículos > pestaña Inventario del Panel de Datos Square en línea.
Busca el artículo > haz clic en la variante a ajustar.
En la página de detalles de la variante, actualiza las existencias haciendo clic en Acción de inventario.
Activa Alertas y configura Alertas de existencias bajas > Listo.
Obtén más información sobre tracking your Square Inventory.
Para ajustar los niveles de existencias desde la aplicación Punto de venta Square para Tiendas, sigue estos pasos:
Ingresa el nombre del artículo en la barra de búsqueda.
Cuando el artículo aparezca en el menú desplegable > pulsa Más información.
Busca la sección en la tienda > pulsa Ajustar existencias.
Ingresa el nuevo número de existencias, selecciona un motivo, pulsa Guardar.
Nota: Hay un límite de 100,000 artículos. Las existencias recibidas, el recuento de inventario y la devolución se agregarán a las existencias totales ajustadas. Los daños, los robos y las pérdidas serán descontados del las existencias.
Conversión de existencias
Si necesitas controlar el inventario por las cosas que vendes en varias unidades, puedes hacerlo utilizando la función de conversión de existencias en tu surtido de artículos. Por ejemplo, si tu negocio minorista vende vino por botella y por copa, puedes controlar todo el inventario en una única variante de artículo para que, independientemente de si lo vendes por botella o por copa, el inventario se reduzca.
Para comenzar, sigue estos pasos:
Dirígete a Artículos y pedidos > pestaña Artículos en el Panel de Datos Square en línea.
Selecciona un artículo existente o haz clic en Crear un artículo.
En la sección Variante selecciona Agregar unidad en el campo precio, o selecciona Editar detalles de variante > Agregar unidad. Si el artículo tiene más de una variante, selecciona el nombre de la variante y, luego, en el modal Editar detalles de variante selecciona Agregar unidad.
Selecciona una unidad o crea una nueva, por ejemplo, “copa”.
En la sección Conversión , ingresa los detalles de conversión específicos de la variante del artículo. Por ejemplo, una conversión para una botella de vino podría ser “4 copas es igual a 1 botella”.
Haz clic en Listo para guardar.
Nota: Si supervisas las existencias de un artículo, la columna de existencias en la tabla Variantes mostrará la cantidad disponible de ese artículo en cada unidad. (En el ejemplo a continuación, hay 12.5 botellas de vino Napa 2018 o 50 copas disponibles).
Puedes agregar varias unidades a cualquier artículo que no utilice las opciones de artículo. Este proceso se puede repetir para cualquier artículo adicional que se venda en varias unidades.
Conteo de inventario
Con Square para Tiendas Plus, puedes realizar fácilmente conteos por ciclos desde tu iPad o iPhone de forma manual o utilizando un escáner de códigos de barras compatible o la cámara integrada de tu iPhone o iPad.
Manual
Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario. Nota: Si estás usando Square para Tiendas en un iPhone, pulsa el ícono de lista para acceder a Inventarioy, a continuación, pulsa Vista general de Inventario.
Pulsa Ajustar existencias > Total.
Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante adecuada > pulsa Agregar a la lista.
Pulsa la variante de artículo para ingresar una cantidad con el teclado numérico > pulsa Listo.
Repite este proceso en todas las variantes aplicables.
Pulsa Continuar > Confirmar.
Escáner
Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario. Nota: Si estás usando Square para Tiendas en un iPhone, pulsa el ícono de lista para acceder a Inventarioy, a continuación, pulsa Vista general de Inventario.
Pulsa Ajustar existencias > Total.
Usa un o la cámara integrada del iPad o iPhone para escanear el artículo. Continúa escaneando, o toca la pantalla mientras la cámara integrada está abierta, para aumentar la cantidad en uno cada vez.
Repite este proceso en todas las variantes aplicables.
Pulsa Continuar > Confirmar.
Para guardar o cancelar un conteo completo en cualquier momento, pulsa el ícono X junto a Conteo de existencias en la esquina de la pantalla. Verás una ventana emergente que dice Guardar progreso y puedes guardar y cerrar o cerrar sin guardar. Nota: El progreso solo se guardará en el dispositivo utilizado para el conteo de inventario. Esto significa que no podrás acceder al conteo guardado desde otro dispositivo, incluso si este inició sesión en la misma cuenta de Square.
Transferir existencias entre las ubicaciones
Si necesitas transferir existencias de una ubicación a otra, puedes transferir artículos individuales o mover el inventario en grandes cantidades de manera fácil y rápida.
Para comenzar, sigue estos pasos:
Dirígete a Artículos y pedidos > ve a la pestaña Artículos desde el Panel de Datos Square en línea.
Haz clic en Acciones > Transferir existencias. Desde aquí, puedes comenzar a transferir existencias.
Selecciona las ubicaciones de origen y de destino.
Elige los artículos y cantidad a transferir. Toma nota de los niveles actuales de existencias de la ubicación de origen para asegurarte de que tienes las suficientes para respaldar la transferencia.
Haz clic en Completar transferencia.
Una vez que completes la transferencia, podrás ver la información del pedido en cualquier momento, incluidos los detalles de ubicación, el nombre del producto, la fecha y la hora, todo desde el Registro del historial. A cada transferencia se le asigna un número de transferencia único para ayudar a identificar las transferencias anteriores.
Para filtrar tu historial y ver solo las transferencias de artículos, haz clic en Todos los tipos de ajuste > anula la selección de todos los filtros excepto Transferido.
Obtén más información sobre informes con Square para Tiendas.
Informes avanzados de inventario
Con Square para Tiendas, tienes acceso a tres informes nuevos y potentes: Costo de bienes vendidos, ganancias previstas e inventario por categoría. Inicia sesión en tu Panel de Datos Square en línea, ve a Inventario y selecciona el informe que deseas ver para comenzar.
Inventario de antigüedad
El inventario de antigüedad se refiere a los artículos que han estado en la tienda durante un período prolongado. Las bajas ventas de estos artículos pueden deberse a un inventario fuera de temporada o en exceso, o a una baja visibilidad del producto. Para tu negocio, esta rotación lenta se traduce en una mala organización del inventario, unos gastos de mantenimiento más elevados y un retorno de la inversión escaso o nulo. Obtén más información sobre managing aging inventory.
Costo de bienes vendidos
El informe de costo de bienes vendidos te ayuda a vigilar tu margen de ganancias, ya que mantiene en primer plano tus parámetros principales: el costo de los bienes, los ingresos totales, las ganancias y el margen de ganancias. Navega por tus informes configurando los filtros deseados y haciendo clic en Exportar para descargar un archivo CSV.
La columna COGS (costo de los bienes vendidos) contabilizará los costos adicionales asociados a un pedido. Por ejemplo, cuando recibes una orden de compra, puedes elegir incluir el envío y el manejo seleccionando Agregar comisión opcional. Incluir costos adicionales al recibir un pedido aumentará la visibilidad de tu margen de ganancias.
Nota: El informe de costo de bienes vendidos se calcula en función de las ventas FIFO (primero en entrar, primero en salir) de los artículos recibidos con un costo asignado. Recuerda que, si tienes preguntas sobre cómo usar los informes de Square para Tiendas para fines de impuestos o contabilidad, debes comunicarte con un asesor de impuestos.
Ventas por proveedor
El Informe de ventas de proveedores te permite ver qué artículos se han vendido en un periodo de tiempo determinado, ordenados por proveedor. Al seleccionar un intervalo de fechas y filtrar por proveedor, tendrás una imagen precisa del desempeño de cada proveedor y estadísticas adicionales de cada artículo vendido.
Con los gráficos sencillos incluidos en el informe de ventas por proveedor, hacer una encuesta de cuáles son tus mejores proveedores por ventas netas y unidades vendidas será un alivio, ya que podrás dedicar más tiempo a otros aspectos de tu negocio.
Para comenzar, sigue estos pasos:
Dirígete a Generación de informes > Informes > Informes de inventario > Ventas de proveedores en tu Panel de Datos Square en línea.
Utiliza el selector de fechas ubicado en la esquina superior izquierda para seleccionar el rango de fechas que deseas ver o introduce una fecha específica.
Si tienes más de una ubicación, selecciona cuáles te gustaría ver.
Ganancias proyectadas
El Informe de ganancia prevista te permite ver la ganancia potencial del inventario de tu negocio. Divide los datos en secciones más pequeñas para ver el rendimiento de un artículo, la ganancia potencial de cada ubicación y cómo cada categoría del inventario contribuye a la fortaleza de tu negocio. El informe de ganancias proyectadas solo se actualiza una vez al día y no reflejará los cambios en tiempo real.
Inventario por categoría
El informe de inventario por categoría compara los datos de los dos informes anteriores para mostrar el valor acumulado de tu inventario por categoría, e incluye el valor total del inventario, la ganancia potencial y el margen de ganancia por categoría de artículo.
Nota sobre artículos de precio variable: Los artículos con precios variables se incluyen en tus informes de inventario por categoría y ganancias previstas, pero no proporcionamos un margen previsto, ya que estos informes reflejan posibles ventas futuras. Una vez que vendas un artículo de precio variable a un costo fijo, el informe de COGS reflejará tu margen de ganancia.
Historial
Cuando ajustas manualmente tus existencias, aceptas una orden de compra o realizas una venta, tu Registro del historial reflejará cada ajuste. Tu Registro de historial está destinado a proporcionar una descripción detallada de tus niveles de inventario actuales al enumerar cada ajuste de existencias.
Nota: Si tu informe de COGS, ganancias proyectadas o inventario por categoría parece bajo, consulta tu historial de registros. Es posible que hayas recibido existencias o haya realizado un ajuste sin un costo por unidad asociado. Puedes actualizar tu costo por unidad para un ajuste histórico desde tu Registro del historial para volver a estar en control.
Obtén más información sobre Informes avanzados de Square para Tiendas.