Al llegar al final del año, el Equipo de Nómina Square recomienda que lea este artículo sobre información de nómina al cierre del año (EOY, end-of-year, en inglés).

Revise la información de empleados

Confirme el nombre, número de seguro social y dirección de sus empleados. Esta información vendrá impresa en su formulario W-2. Intentaremos enviar el W-2 por carta a cada empleado usando la dirección proporcionada. Si este intento de entrega no es exitoso, usted tiene la responsabilidad de proporcionar a su empleado el formulario W-2.

Obtenga más información sobre cómo descargar, verificar y distribuir el formulario W-2.

Agregue a todos los ex-empleados a Nómina Square

Verifique que todos los empleados que recibieron pago este año, incluidos los que ya no trabajan para usted, han sido agregados a Nómina Square. Usted es responsable de proporcionar formularios W-2 a todos los empleados que trabajaron para usted el año pasado.

Envíe su nómina final

Los impuestos a la nómina vencen de acuerdo con la fecha de pago y no con los días trabajados por los empleados. Los cheques de pago con fecha de enero de 2018, independientemente del período de pago actual, serán incluidos en 2019 por motivos impositivos (y formularios W-2 anuales). Si le gustaría incluir los salarios en los formularios W-2, asegúrese de que la fecha de pago sea en 2018 antes de enviarlos.

Podrá enviar pagos extraordinarios para 2017 hasta el 8 de enero de 2019 (1/8/2019).

Pague bonos de fin de año

Puede pagar bonos de fin de año con un pago extraordinario. Deberá seleccionar Bono o Pago complementario como tipo de pago e ingresar el monto en la columna Pago adicional. Los impuestos se calcularán usando la tasa de retención complementaria. Si desea que los bonos se contabilicen como parte de los salarios de 2018, envíe este pago extraordinario antes del 8 de enero de 2019.

Nota: los pagos extraordinarios procesados en 2019 podrían resultar en multas impositivas, por lo que recomendamos hacerlo lo antes posible.

Restablezca los saldos de permiso con goce de sueldo y por enfermedad

Los saldos de permiso con goce de sueldo de los empleados pasan automáticamente al nuevo año calendario. Si dese restablecer los saldos de PTO de sus empleados para el año nuevo, le recomendamos hacerlo después de enviar su último proceso de W-2 del año anterior. El saldo de PTO de cada empleado puede actualizarse en el perfil del empleado en la pestaña Equipo de su panel de datos de Nómina.

Los saldos por enfermedad de los empleados también pasan automáticamente al nuevo año calendario. Por ley, se le podría solicitar que acumule licencias por enfermedad pagas devengadas y no utilizadas para el año nuevo, según su estado.

Restablezca los límites de las contribuciones de beneficios y las deducciones después de impuestos

Los límites de los beneficios y las deducciones después de impuestos aplican a cada año calendario. Para los beneficios administrados por fuera de Nómina Square, puede configurar y modificar los límites de las contribuciones anuales para cada beneficio en el perfil del empleado en la pestaña Equipo de su panel de datos de Nómina. Le recomendamos que configure sus límites de contribuciones para 2019 antes de enviar su primer proceso de pago en 2019. Si no se establece ningún límite de beneficios ni contribuciones después de impuestos, por defecto, su límite de 2019 será el mismo que en 2018.

No se requiere ninguna acción de parte de los empleadores que utilizan nuestras integraciones de beneficios SimplyInsured, Guideline of Alice.

Actualice la tasa del seguro de desempleo (UI)

Una vez que recibe su nueva tasa de UI, puede actualizarla en la pestaña Ajustes en su panel de datos de Nómina. Le recomendamos hacerlo antes de su primera nómina de 2019. Si se encuentra en CA, NY, VA, PA o WI, actualizaremos automáticamente esta tasa por usted y no se requiere ninguna acción de su parte.

Declaración del seguro de salud para sociedades anónimas de tipo S

Las primas de los seguros de salud y accidentes pagados para más del dos por ciento de los empleados-socios de sociedades anónimas tipo S se presentan como salario en el formulario W-2 del socio-empleado, y están sujetas a la retención de impuestos sobre la renta.

Si esto le corresponde a usted, comuníquese con nosotros de inmediato. Puede obtener más información sobre las declaraciones de primas del seguro de salud para sociedades anónimas tipo S en el sitio web del IRS.

Recaudación del impuesto FUTA de California

Al 10 de noviembre de 2018, California ha pagado su saldo restante del préstamo y no habrá pago de reducción de crédito FUTA para empleadores en este estado para el 2018. Puede obtener más información al respecto en el sitio web del Departamento de Trabajo y en el sitio web de CA EDD.

¿Todavía necesita ayuda? Pregunte a la comunidad

Visite el foro de la comunidad