Cómo entender y revisar el formulario W-2

Nómina Squaregenera elformulario W-2 y lo presenta a cada uno de tus empleados en enero por el año fiscal anterior. Estos formularios están disponibles como borradores durante todo el año en la pestaña Formularios de impuestos de tu Panel de Datos Square para que tengas tiempo de revisar que estén bien.

Aunque Nómina Square presenta los W-2 por ti, tú y tus empleados son responsables de confirmar y garantizar que la información en los formularios sea correcta. Además, cada uno de tus empleados es responsable de presentar su propio W-2 por separado ante el IRS. Mira el artículo de información de fin de año de Nómina Square si tienes más preguntas sobre cómo prepararte para la presentación anual de impuestos sobre la nómina.

1. Descargar los borradores de los formularios W-2

Para acceder a los borradores de tus formularios W-2 de 2022, haz lo siguiente:

1. Visita Nómina > Formularios de impuestos en tu Panel de Datos Square.

2. Haz clic en el botón Generar borradores W-2 y selecciona el Año. 

3. Haz clic en Descargar para descargar un archivo .zip de los borradores del formulario W-2.

4. Extrae los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lee las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Nota: Si es el caso de tu cuenta, Nómina Square comenzará a procesar el borrador del formulario 1099-NEC para los contratistas el 19 de diciembre de 2022.

Para acceder a los borradores de tus formularios W-2 de 2022 desde el 19 de diciembre de 2022 hasta el 5 de enero de 2024, haz lo siguiente:

1. Visita Nómina > Formularios de impuestos en tu Panel de Datos Square.

2. Haz clic en Descargar en el elemento “Declaración de impuestos y salarios” para descargar un archivo .zip de tus formularios W-2.

3. Extrae los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lee las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Nota: Los borradores del W-2 estarán disponibles para su revisión hasta el 5 de enero de 2024. Tienes hasta el 5 de enero del 2024 para hacer cambios en los nombres completos, los números del seguro social (SSN) y los domicilios de tus empleados antes de la presentación de los formularios W-2 ante la Administración del Seguro Social (SSA).

Extraer los formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora Mac

En la mayoría de las Mac, encontrarás el archivo .zip que contiene tus W-2 en la carpeta de Descargas. Para acceder al archivo, puedes abrir directamente la carpeta de Descargas o buscar “W2.zip” en tu buscador. Una vez que localices el archivo .zip, haz doble clic en él. Tu computadora extraerá automáticamente los datos del archivo .zip y creará una carpeta que contiene copias en PDF de tus W-2.

Extraer los formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora con Windows

Los pasos para extraer el archivo .zip dependerán de la versión de Windows que uses. Para localizar el archivo, busca “W2.zip” o abre la carpeta de Descargas de Mi Equipo. Sigue los enlaces para obtener las instrucciones de extracción de archivos .zip en Windows 8 o 10.

2. Verificar los datos en el borrador del formulario W-2

Tú y tus empleados son responsables de asegurarse de que la información en el formulario W-2 sea correcta. Los borradores del formulario W-2 están disponibles durante todo el año en Nómina > Formularios de impuestos en tu Panel de Datos Square. Tendrás hasta el 5 de enero de 2024 para revisar los borradores y verificar su exactitud antes de que se presenten y se envíen, si optaste por enviarlos por correo postal. Recomendamos revisar la información de los borradores del formulario W-2 periódicamente durante el año. Los cambios en los datos de tus empleados, la información del negocio y las ejecuciones de nómina procesadas se reflejarán inmediatamente al volver a descargar los borradores del formulario W-2.

Sabemos que puede ser un poco abrumador leer el formulario W-2. A continuación, encontrarás información adicional sobre los campos del formulario W-2 que debes revisar.

Información de los empleados

Para actualizar la información de un empleado, ve a Personal y nómina > Equipo y haz clic en su perfil. Comprueba estos errores comunes:

• Nombre completo: comprueba si hay nombres mal escritos y evita el uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamientos que se colocan antes o después del nombre, y cambios de nombre o apellido que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA).

• Número de seguro social (SSN): comprueba si hay números de seguro social (SSN) incorrectos o con errores tipográficos. Los SSN se pueden ver en los borradores del formulario W-2.

• Dirección de residencia: asegúrate de que refleje la dirección actual del empleado. Si optas por el correo postal, Nómina Square enviará tu formulario W-2 a esta dirección.  

Visita el Sitio web de SSA para obtener más información sobre cómo verificar los datos del formulario W-2.

Información del negocio

Son los datos en las pestañas Información del negocio o Información de los impuestos de tu cuenta de Nómina Square. Si recibes un error al intentar actualizar tu información tributaria, comunícate con nuestro equipo de Atención al Cliente. Los cambios en el nombre y los números del contribuyente pueden requerir un proceso adicional de solución de problemas.

• Dirección del contribuyente

• Número de identificación del empleador (EIN)

• Números de impuestos estatales, como los números de cuenta de retenciones o seguro de desempleo (UI)

Salarios de los empleados

A medida que continúes procesando la nómina durante todo el año, los salarios se actualizarán en consecuencia en el borrador del formulario W-2 cuando se envíe o procese el pago, no después de poner en cola la nómina. Los salarios reflejados en el borrador del formulario W-2 son una combinación de lo siguiente:

• Procesos normales

• Pagos extraordinarios

• Historial de nómina transferido de un proveedor anterior

• Beneficios

Cómo revisar y entender el formulario W-2

Estos son los detalles de los campos del formulario W-2:

• Casilla a: Número de seguro social (SSN) del empleado.

• Casilla b: Número de identificación del empleador (EIN).

• Casilla c: Nombre, domicilio, y código ZIP del empleador.

• Casilla e: Nombre del empleado.

• Casilla f: Dirección postal del empleado.

• Casilla 1: Salarios, propinas y otras compensaciones. Salarios, propinas y otras remuneraciones totales del año calendario abonados al empleado.

• Casilla 2: Impuestos federales sobre la renta retenidos. Total de impuestos federales sobre la renta del empleado retenidos durante el año calendario.

• Casilla 3: Salarios gravables a efectos del seguro social. Total de los salarios del empleado gravables a efectos del impuesto del seguro social durante el año calendario, sin incluir las propinas gravables.

• Casilla 4: Impuestos retenidos del seguro social. Total de impuestos retenidos del seguro social del empleado durante el año calendario, incluido el impuesto del seguro social sobre las propinas.

• Casilla 5: Salarios y propinas gravables a efectos de Medicare. Total de salarios y propinas del empleado sujetos al impuesto de Medicare durante el año calendario.

• Casilla 6: Impuesto retenido de Medicare. Total de impuestos retenidos de Medicare del empleado durante el año calendario.

• Casilla 7: Propinas gravables a efectos del seguro social. Total de propinas del empleado reportadas durante el año calendario.

• Casilla 10: Beneficios del cuidado de dependientes. Total de beneficios para el cuidado de dependientes que el empleador pagó o incurrió en nombre del empleado. Esto incluye los montos de un plan de la sección 125 (cafetería). También se incluyen en la casilla 1 los montos superiores a $5,000.

• Casilla 11: Planes no calificados. Este monto se declara en la casilla 1 si se te entregó como una compensación diferida no calificada o plan no gubernamental de la sección 457(b).

• Casilla 12:

  • D: aplazamientos opcionales a un acuerdo de efectivo o diferido de la sección 401(k). También incluye aplazamientos a una cuenta SIMPLE que es parte de un acuerdo de la sección 401(k).

  • E: aplazamientos opcionales conforme a un acuerdo de reducción del salario según la sección 403(b).

  • G: aplazamientos opcionales y contribuciones del empleador (incluidos los aplazamientos no opcionales) a un plan de compensación diferido conforme a la sección 457(b).

  • S: contribuciones de reducción del salario de los empleados conforme al plan SIMPLE que estipula la sección 408(p).

  • W: contribuciones del empleador (incluidos los montos que el empleado eligió contribuir mediante el plan que estipula la sección 125 [cafetería]) a tu cuenta de ahorro para gastos médicos.

  • AA: contribuciones designadas para el plan Roth de la sección 401 (k).

  • BB: contribuciones designadas para el plan Roth de la sección 403(b).

  • DD: costo de la cobertura de salud patrocinada por el empleador. El monto informado con el código DD no está sujeto a impuestos.

  • EE: contribuciones designadas para el plan Roth gubernamental de la sección 457 (b).

• Casilla 13: Si la casilla “Plan de Jubilación” está seleccionada, es posible que se apliquen límites especiales al monto tradicional de las contribuciones IRA que puedes deducir.

• Casilla 14: Otro: los empleadores pueden marcar esta casilla para reportar información como impuestos de seguro de discapacidad del estado retenidos.

• Casilla 15: Número de identificación del empleador (EIN) en el Estado. Si tu estado no impone un impuesto estatal sobre la renta (AK, FL, NV, SD, TN, TX, WY o WA), esta casilla quedará en blanco.

• Casilla 16: Salarios, propinas, etc. sujetos a impuestos estatales. Salarios, propinas y otras compensaciones pagadas al empleador en el año calendario sujetos a impuestos estatales.

• Casilla 17: Impuesto estatal sobre la renta. Total del impuesto estatal sobre la renta del año calendario retenido del salario del empleado.

• Casilla 18: Salarios, propinas, etc. sujetos a impuestos locales. Total de propinas, salarios y otras compensaciones sujetos a impuestos locales pagadas al empleado en el año calendario.

• Casilla 19: Impuesto local sobre la renta. Total del impuesto local sobre la renta del año calendario retenido del salario del empleado.

• Casilla 20: Nombre de la localidad.

3. Distribuir el formulario W-2

Debes proporcionar a tu equipo una copia física de sus formularios fiscales, a menos que tus empleados acepten recibir una copia electrónica. Las copias electrónicas están disponibles para que los miembros de tu equipo las vean, descarguen o impriman desde sus cuentas en línea de Nómina Square. Existen varias formas de distribuir tus formularios W-2:

1. Opta por el correo postal antes del 5 de enero de 2024, y Square enviará estos formularios por ti.

   1. Nómina Square no envía los formularios de impuestos anuales W-2 y 1099-NEC de manera predeterminada. Si prefieres que Nómina Square envíe una copia física del formulario W-2 a cada uno de los miembros de tu equipo, ve a tu Ajustes de nómina y activa Enviar W-2 y 1099 por correo en papel. Square enviará un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los miembros del equipo que recibieron pagos en el año fiscal anterior. Las copias en papel de los formularios W-2 y 1099-NEC tienen una comisión de $3 por empleado o contratista.

2. Descarga, imprime y distribuye los formularios.

   1. Puedes acceder a una copia digital de tus formularios W-2 en Formularios de impuestos en la pestaña Nómina de tu Panel de Datos Square. Luego puedes descargarlos, imprimirlos y distribuirlos en persona o por correo a tu equipo. También puedes generar los formularios W-2 a través de la aplicación Mi equipo Square.

3. Distribuye los formularios de manera electrónica (se requiere el consentimiento del empleado).

   1. Puedes proporcionar los formularios W-2 de manera digital a tus empleados si ellos te dan permiso para hacerlo. Para obtener el consentimiento, puedes proporcionar a tus empleados una declaración, como “Doy permiso para recibir todas las futuras declaraciones del formulario W-2 electrónicamente. También entiendo que si deseo retirar este permiso en cualquier momento, debo informar proactivamente a mis empleadores”. 

   2. Con el consentimiento, los miembros del equipo con cuentas en línea pueden ver, descargar o imprimir una copia de su formulario en cualquier momento desde su cuenta de Nómina Square, o tú puedes enviárselos por correo electrónico. 

Nota:  Si optas por enviar a tus empleados una copia física de su W-2 por correo, Nómina Square no reenviará nuevamente el formulario de impuestos si un empleado no lo recibe (debido a un error en su domicilio u otros motivos).

• Si tu empleado tiene una dirección que no es válida y tu negocio tiene una válida, su formulario W-2 se devolverá a tu negocio. Entonces, tú serás responsable de proporcionarle su copia del formulario W-2.

• Si tu empleado tiene un domicilio erróneo y tu negocio también, tú serás responsable de descargar los formularios W-2 y proporcionarlos a tus empleados.

• En el caso de que se devuelva el formulario W-2 de tu empleado a tu negocio, asegúrate de que la dirección fiscal en Nómina Square sea precisa. Puedes ver qué dirección está registrada o actualizar la dirección fiscal para tu negocio en la sección Información comercial de tu Panel de Datos de Nómina en línea.

• Los empleados con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de su formulario W-2 en su pestaña formularios de impuestos o en la Aplicación Mi Equipo Square. Nota: Los miembros del equipo que ya no estén activos no podrán iniciar sesión en la aplicación Mi equipo Square. Solo pueden acceder a documentos de nómina, como formularios de impuestos y talones de pago, a través de su Panel de Datos del miembro del equipo.