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Cómo entender y revisar el formulario W-2

Nómina Square genera, presenta y envía por correo el formulario W-2 para cada uno de sus empleados al final del año. Nosotros enviaremos el formulario W-2 a la dirección postal que nos proporcione para cada uno de sus empleados. Además, estos formularios estarán disponibles en Nómina > Formularios de impuestos en su Panel de Datos de Square.

Si bien Nómina Square presenta los formularios W-2 en su nombre, usted y sus empleados tienen la responsabilidad de confirmar y garantizar que la información en dichos formularios sea correcta. Consulte Información de fin de año si tiene más preguntas sobre cómo preparar las declaraciones impositivas de nómina anuales.

1. Descargue sus formularios W-2

Para acceder a sus formularios W-2:

  1. Visite Nómina > Formularios de impuestos en su Panel de Datos de Square.
  2. Haga clic en Descargar en el elemento de línea Declaración de impuestos y salarios para descargar un archivo .zip de su formulario W-2.
  3. Extraiga los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lea las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Extraer sus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora Mac

En la mayoría de las computadoras Mac, podrá acceder al archivo .zip con sus formularios W-2 en la carpeta Descargas. Para acceder al archivo, puede abrir directamente la carpeta Descargas o buscar “W2.zip” en el buscador. Una vez que lo haya encontrado, haga doble clic sobre el archivo .zip. Su computadora extraerá automáticamente la información del archivo .zip y creará una carpeta que contenga copias en formato PDF de sus formularios W-2.

Extraer sus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora con Windows

Los pasos para extraer su archivo .zip dependen de la versión de Windows con la que cuente. Para ubicar el archivo, busque “W2.zip” o busque el archivo en la carpeta Descargas de Mi PC. Siga los enlaces para la extracción de archivos .zip en Windows 7 y Windows 8.

2. Verifique los datos en el borrador del formulario W-2

Usted y sus empleados son responsables de garantizar que la información que figura en el formulario W-2 sea correcta. Comenzaremos a procesar un borrador del formulario W-2 el 9 de enero de 2020 (09/01/2020). Cuando los formularios estén listos, podrá consultarlos desde Nómina > Formularios de impuestos en su Panel de Datos Square. Revise los formularios para garantizar su precisión. Tendrá hasta el 17 de enero de 2020 (17/01/2020) para revisar los nombres completos, SSN y direcciones de residencia de sus empleados. Nota: Durante este tiempo, no es posible realizar cambios en el formulario W-2.

Puede actualizar la información personal de su empleado en Nómina > Equipo de nómina. Luego, podrá descargar y ver el formulario W-2 en Formularios de impuestos al día siguiente.
Evite estos errores comunes: nombres incorrectos o mal escritos, número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) incorrecto, uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamiento que se colocan antes o después del nombre y cambios de nombre o apellido que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA). Para obtener más información sobre la verificación del formulario W-2, viste el sitio web de la SSA.

Cómo revisar y entender el formulario W-2

Sabemos que el formulario W-2 puede ser un poco complicado de leer. A continuación le ofrecemos información adicional sobre los campos del formulario W-2 que deben revisarse.

  • Casilla "a": Número de seguro social (SSN) del empleado.
  • Casilla "b": Número de identificación del empleador (EIN).
  • Casilla "c": Nombre del empleado, domicilio, y código postal.
  • Casilla "e": Nombre del empleado.
  • Casilla "f": Dirección postal del empleado
  • Casilla 1: Salarios, propinas y otra remuneración. Total del año calendario de los salarios, propinas y otra remuneración abonados al empleado.
  • Casilla 2: Impuestos federales retenidos. Total del año calendario de los impuestos federales retenidos del salario del empleado.
  • Casilla 3: Salarios gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de los salarios del empleado gravables conforme impuesto del seguro social, sin incluir las propinas gravables conforme al seguro social.
  • Casilla 4: Impuestos retenidos del Seguro social. Total del año calendario de impuestos retenidos del seguro social del empleado, incluido el impuesto del seguro social sobre las propinas.
  • Casilla 5: Salarios y propinas gravables conforme a Medicare. Total del año calendario de los salarios y propinas del empleado sujetos al impuesto de Medicare.
  • Casilla 6: Impuesto retenido de Medicare. Total del año calendario del impuesto retenido de Medicare del empleado
  • Casilla 7: Propinas gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de las propinas comunicadas del empleado.
  • Casilla 10: Beneficios del cuidado de dependientes. Total de beneficios para el cuidado que su empleador le pagó o incurridos en su nombre (incluyendo los montos de un plan de la sección 125 (cafetería)). También se incluye en la casilla 1 cualquier monto superior a $5,000.
  • Casilla 11: Planes no calificados. Este monto se declara en la casilla 1 si es una distribución que se le hizo a usted de una compensación diferida no calificada o plan no gubernamental de la sección 457(b).
  • Casilla 12:
    • Desplazar D-Opcional a una sección 401(k) en efectivo o un arreglo desplazado. También incluye desplazamientos bajo una simple cuenta de jubilación que sea parte de la sección del acuerdo 401(k).
    • Los desplazamientos E-Opcional bajo la sección 403(b) de acuerdo de reducción del salario
    • Los desplazamientos G-Opcional y las contribuciones del empleador (incluyendo los desplazamientos no seleccionados) a una sección 457(b) difieren del plan de compensación.
    • Las contribuciones W-empleador (incluyendo la cantidad de los empleados seleccionados para contribuir usando la sección plan 125 (cafetería)) hacia su cuenta de seguro social.
    • AA-Aportes designados Roth en el plan sección 401 (k).
    • Las contribuciones BB-Designated Roth bajo la sección plan 403(b).
    • DD- Cobertura de salud por el empleador patrocinado. La cantidad reportada con el código DD no está sujeta a impuestos.
    • Las contribuciones EE-Designated Roth bajo la sección gubernamental plan 457 (b)
  • Caja 13: Si está seleccionado "Plan de Jubilación", límites especiales pueden aplicar al monto tradicional de las contribuciones IRA que suele deducir.
  • Caja 14: Otro - Los empleadores puede tildar este recuadro para reportar información como impuestos de seguro de discapacidad del estado retenidos.
  • Caja 15: Número de identificación del empleado en el Estado
  • Caja 16: estado, salario, propinas, etc. - Salarios anuales según año calendario del estado, propinas y otras compensaciones pagadas al empleador.

3. Distribuya el formulario W-2

Nómina Square enviará el formulario W-2 por correo a cada empleado para el 31 de enero de 2020 (31/01/2020) con instrucciones incluidas. Nota: No reenviaremos el formulario W-2 si un empleado no la recibe (ya sea por domicilio erróneo u otro motivo).

  • Si su empleado tiene un domicilio erróneo pero su negocio no, el formulario W-2 se devolverá al domicilio del empleador y usted será responsable de hacérselo llegar.

  • Si su empleado tiene un domicilios erróneo y su negocio también, usted es responsable de descargar los formularios W-2 y proporcionarlos a sus empleados.

  • Puede acceder a una copia de sus formularios W-2 en la pestaña Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square. Los formularios W-2 no están disponibles en la aplicación Nómina Square.

  • Los empleados con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de sus formularios W-2 en la pestaña Formularios de impuestos o la aplicación Equipo de Square.

Más información sobre: Nómina

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