Cómo entender y revisar el formulario W-2

Nómina Squaregenera y presenta los formularios W-2 que corresponden al año fiscal anterior para cada uno de los empleados en enero. Estos formularios estarán disponibles en formato borrador todo el año en la pestaña Formularios de impuestos del Panel de Datos Square para que puedas tener tiempo de revisar su precisión durante todo el año.

Si bien Nómina Square presenta los formularios W-2 en tu nombre, tú y tus empleados tienen la responsabilidad de confirmar y garantizar que la información en dichos formularios sea correcta. Además, cada uno de tus empleados es responsable de presentar su propio W-2 por separado ante el IRS. Consulta el artículo información de fin de año de Nómina Square si tienes más preguntas sobre cómo preparar las declaraciones impositivas de nómina anuales.

1. Descarga los borradores de tus formularios W-2

Para acceder a los borradores de tus formularios W-2 de 2022, haz lo siguiente:

1. Ve a Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

2. Haz clic en el botón Generar borradores W-2 y selecciona el año.

3. Haz clic en Descargar para descargar un archivo .zip de tus formularios borradores W-2.

4. Extrae los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lee las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Nota: Si corresponde a tu cuenta, Nómina Square comenzará a procesar el borrador del formulario 1099-NEC para los contratistas el 19 de diciembre de 2022.

Para acceder a los borradores de tus formularios W-2 de 2022 desde el 19 de diciembre de 2022 hasta el 5 de enero de 2023, haz lo siguiente:

1. Ve a Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

2. Haz clic en Descargar en el artículo de la línea “Declaración de impuestos y salarios” para descargar un archivo .zip de tus formularios W-2.

3. Extrae los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lee las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Nota: Los borradores de los formularios W-2 están disponibles para su revisión hasta el 5 de enero de 2023. Tienes hasta el 5 de enero de 2023 para hacer cambios en los nombres completos, los números del seguro social (SSN) y los domicilios de tus empleados antes de la presentación de los formularios W-2 ante la Administración del Seguro Social (SSA).

Extrae tus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora Mac

En la mayoría de las computadoras Mac, podrás acceder al archivo .zip con tus formularios W-2 en la carpeta Descargas. Para acceder al archivo, puedes abrir directamente la carpeta Descargas o buscar “W2.zip” en el buscador. Una vez que lo hayas encontrado, haz doble clic sobre el archivo .zip. Tu computadora extraerá automáticamente la información del archivo .zip y creará una carpeta que contenga copias en formato PDF de tus formularios W-2.

Extraer tus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora con Windows

Los pasos para extraer tu archivo .zip dependen de la versión de Windows con la que cuentes. Para ubicar el archivo, busca “W2.zip” o busca el archivo en la carpeta Descargas de Mi PC. Sigue los enlaces para la extracción de archivos .zip en Windows 8 o 10.

2. Verifica los datos en el borrador del formulario W-2

Tú y tus empleados son responsables de garantizar que la información del formulario W-2 sea correcta. Los borradores del formulario W-2 están disponibles durante todo el año en Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square. Tendrás hasta el 5 de enero de 2023 para revisar la precisión de los borradores de los formularios antes de que se presenten y se envíen si eliges el envío por correo postal. Te recomendamos que revises la información del borrador del formulario W-2 de forma periódica durante todo el año. Los cambios en la información de los empleados, la información del negocio y el procesamiento de las nóminas se verán reflejados inmediatamente después de volver a descargar los borradores de los formularios W-2.

Sabemos que el formulario W-2 puede ser un poco complicado de leer. A continuación, te ofrecemos información adicional sobre los campos del formulario W-2 que deben revisarse.

Información de empleados

La información de los empleados puede actualizarse ingresando en Nómina >Equipo de nómina y haciendo clic en sus perfiles. Revisa estos errores comunes:

• Nombre completo: revisa si hay nombres mal escritos y evita el uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamientos que se colocan antes o después del nombre y cambios de nombre o apellido que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA).

• Número de seguro social (SSN): revisa si el SSN es incorrecto o tiene errores tipográficos. Los SSN pueden verse en los borradores de los formularios W-2.

• Dirección de residencia: asegúrate de que refleje el domicilio actual del empleado. El formulario W-2 se enviará por correo a esta dirección si eliges la opción de envío por correo postal.

Puedes obtener más información sobre la verificación de información del formulario W-2 en Sitio web de SSA.

Información del negocio

Si la información en las pestañas Información del negocio o Información de impuestos de tu cuenta de Nómina Square necesita actualizarse, podemos ayudarte. Si recibes un error al intentar actualizar tu información de contribuyente, comunícate con nuestro equipo de Atención al Cliente. Es posible que los cambios en el nombre y los números requieran una solución de problemas adicional.

• Dirección del contribuyente

• Número de identificación federal del empleador (EIN)

• Números de impuestos estatales, como los números de cuenta de retenciones o seguro de desempleo (UI)

Salarios de los empleados

A medida que continúes procesando la nómina durante todo el año, los salarios se actualizarán en consecuencia en el borrador del formulario W-2 cuando se envíe o procese el pago, no después de hacer la cola para la operación. Los salarios reflejados en el borrador del formulario W-2 son una combinación de:

• Procesos normales

• Pagos extraordinarios

• Historial de nómina transferido de un proveedor anterior

• Beneficios

Cómo revisar y entender el formulario W-2

A continuación, se encuentra la información sobre los campos del formulario W-2:

• Casilla “a”: Número de seguro social (SSN) del empleado.

• Casilla “b”: Número de identificación del empleador (EIN).

• Casilla "c": Nombre del empleado, domicilio, y código postal.

• Casilla “e”: Nombre del empleado.

• Casilla "f": Dirección postal del empleado

• Casilla 1: Salarios, propinas y otra remuneración. Total del año calendario de los salarios, propinas y otra remuneración abonados al empleado.

• Casilla 2: Impuestos federales retenidos. Total del año calendario de los impuestos federales retenidos del salario del empleado.

• Casilla 3: Salarios gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de los salarios del empleado gravables conforme impuesto del seguro social, sin incluir las propinas gravables conforme al seguro social.

• Casilla 4: Impuestos retenidos del Seguro social. Total del año calendario de impuestos retenidos del seguro social del empleado, incluido el impuesto del seguro social sobre las propinas.

• Casilla 5: Salarios y propinas gravables conforme a Medicare. Total del año calendario de los salarios y propinas del empleado sujetos al impuesto de Medicare.

• Casilla 6: Impuesto retenido de Medicare. Total del año calendario del impuesto retenido de Medicare del empleado

• Casilla 7: Propinas gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de las propinas comunicadas del empleado.

• Casilla 10: Beneficios del cuidado de dependientes. Total de beneficios para el cuidado que tu empleador te pagó o incurridos en tu nombre (incluyendo los montos de un plan del artículo 125 (cafetería)). También se incluyen en la casilla 1 los montos superiores a $5,000.

• Casilla 11: Planes no calificados. Este monto se declara en la casilla 1 si es una distribución que se te hizo a de una compensación diferida no calificada o plan no gubernamental del artículo 457(b).

• Casilla 12:

  • D: aplazamientos opcionales a un arreglo diferido o en efectivo conforme al artículo 401(k). También incluye aplazamientos en una cuenta de jubilación SIMPLE que sea parte del acuerdo que estipula el artículo 401(k).

  • E: aplazamientos opcionales conforme a un acuerdo de reducción del salario según el artículo 403(b).

  • G: aplazamientos opcionales y contribuciones del empleador (incluidos los aplazamientos no opcionales) a un plan de compensación diferido conforme al artículo 457(b).

  • S: contribuciones de reducción del salario de los empleados conforme al plan SIMPLE que estipula el artículo 408(p).

  • W: contribuciones del empleador (incluidos los montos que el empleado eligió contribuir mediante el plan que estipula el artículo 125 (cafetería)) a tu cuenta de ahorro para gastos médicos.

  • AA: aportes designados Roth en el plan del artículo 401 (k).

  • BB: aportes designados Roth en el plan del artículo 403(b).

  • DD: cobertura de salud por el empleador patrocinado. La cantidad reportada con el código DD no está sujeta a impuestos.

  • EE: aportes designados Roth en el plan gubernamental del artículo 457 (b).

• Caja 13: Si está seleccionado “Plan de Jubilación”, límites especiales pueden aplicar al monto tradicional de las contribuciones IRA que sueles deducir.

• Caja 14: Otro - Los empleadores pueden tildar este recuadro para reportar información como impuestos de seguro de discapacidad del estado retenidos.

• Caja 15: Número de identificación del empleado en el Estado

• Casilla 16: estado, salario, propinas, etc.: total de propinas y salarios sujetos a impuestos según el año calendario del estado, además de otras compensaciones pagadas al empleado.

• Casilla 17: impuesto estatal sobre la renta: total del impuesto estatal sobre la renta del año calendario retenido del salario del empleado.

• Casilla 18: salarios y propinas locales, entre otros.: total de propinas y salarios locales sujetos a impuestos según el año calendario, además de otras compensaciones pagadas al empleado.

• Casilla 19: impuesto local sobre la renta: total del impuesto local sobre la renta del año calendario retenido del salario del empleado.

• Casilla 20: nombre de la localidad.

3. Distribuye el formulario W-2

Debes proporcionar a tu equipo una copia física de sus formularios de impuestos, a menos que los empleados brinden el consentimiento para recibir una copia electrónica. Las copias electrónicas están disponibles para que los miembros del equipo las vean, descarguen o impriman desde sus cuentas de Nómina Square en línea. Tienes varias formas de distribuir el formulario W-2:

1. Opta por el correo postal antes del 5 de enero de 2023 y haz que Square envíe estos formularios por ti.

   1. Nómina Square no envía los formularios de impuestos anuales W-2 y 1099-NEC por correo postal de manera predeterminada. Si prefieres que Nómina Square envíe una copia física del formulario W-2 a cada uno de los miembros de tu equipo, ve a la pestaña Ajustes de nómina y activa Enviar formularios W-2 y 1099 por correo postal. Square enviará por correo un formulario de impuestos a las direcciones guardadas de todos los miembros del equipo a quienes hayas pagado durante el año fiscal anterior.

2. Descarga, imprime y distribuye formularios a tu equipo.

   1. Puedes acceder a una copia digital de tus formularios W-2 en Formularios de impuestos en la pestaña Nómina de su Panel de Datos Square. Luego, puedes descargarlos, imprimirlos y distribuirlos a tu equipo en persona o por correo. Los formularios W-2 no están disponibles en la aplicación Nómina Square del empleador.

3. Distribuir de manera electrónica (se requiere el consentimiento del empleado).

   1. Puedes proporcionar formularios W-2 a tus empleados de manera electrónica si ellos te dan permiso para hacerlo. Para obtener el consentimiento, puedes proporcionar a tus empleados una declaración, tal como “Doy permiso para recibir de manera electrónica todas las declaraciones futuras del formulario W-2. Además, entiendo que, si deseo retirar este permiso en cualquier momento, debo informar proactivamente a mi empleador”.

   2. Con el consentimiento, los miembros del equipo con cuentas en línea pueden ver, descargar o imprimir una copia de su formulario en cualquier momento al iniciar sesión en su cuenta de Nómina Square, o tú puedes enviar el formulario por correo electrónico al miembro de tu equipo.

Nota: Si optas por enviar a tus empleados una copia física de su W-2 por correo, Nómina Square no reenviará nuevamente el formulario de impuestos si un empleado no lo recibe (debido a un error en su domicilio u otros motivos).

• Si tu empleado tiene un domicilio erróneo pero tu negocio no, el formulario W-2 se devolverá al domicilio del empleador y serás responsable de hacérselo llegar.

• Si tu empleado tiene un domicilio erróneo y tu negocio también, tú eres responsable de descargar los formularios W-2 y proporcionarlos a tus empleados.

• En el caso de que el formulario W-2 de tu empleado se devuelva a tu negocio, asegúrate de que tu dirección de contribuyente en Nómina Square sea correcta. Puedes ver qué dirección está registrada o actualizar la dirección de contribuyente para tu negocio en la sección Información comercial de tu Panel de Datos de Nómina Square en línea.

• Los empleados con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de sus formularios W-2 en la pestaña Formularios de impuestos o la Aplicación Mi Equipo Square.