Actualizaciones de sistema

Estamos experimentando problemas que pueden afectar a tus servicios Square. Continuaremos actualizando nuestra página de estado con más información.

Inicio>Pagos y declaraciones de impuestos

Cómo entender y revisar el formulario W-2

Nómina Squaregenera y presenta los formularios W-2 para cada uno de sus empleados en enero. Estos formularios estarán disponibles en formato borrador todo el año en la pestaña Formularios de impuestos de su Panel de Datos Square para darle tiempo a revisar su exactitud durante todo el año.

Si bien Nómina Square presenta los formularios W-2 en su nombre, usted y sus empleados tienen la responsabilidad de confirmar y garantizar que la información en dichos formularios sea correcta. Además, cada uno de sus empleados es responsable de presentar su propio W-2 por separado ante el IRS. Consulte nuestra información de fin de año si tiene más preguntas sobre cómo preparar las declaraciones impositivas de nómina anuales.

1. Descargue los borradores de sus formularios W-2

Para acceder a los borradores de sus formularios W-2 de 2021 desde el 1 de enero de 2021 al 27 de diciembre de 2021:

  1. Vaya a Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

  2. Haga clic en el botón Generar borradores W-2 y seleccione el año.

  3. Haga clic en Descargar para descargar un archivo .zip de sus formularios borradores W-2.

  4. Extraiga los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lea las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Nota: Nómina Square comenzará a procesar el borrador del formulario 1099-NEC el 27 de diciembre de 2021.

Para acceder a los borradores de sus formularios W-2 de 2021 desde el 27 de diciembre de 2021 al 7 de enero de 2022:

  1. Vaya a Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

  2. Haga clic en Descargar en el artículo de la línea “Declaración de impuestos y salarios” para descargar un archivo .zip de sus formularios W-2.

  3. Extraiga los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lea las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Nota: Tiene hasta el 7 de enero del 2022 para hacer cambios en los nombres completos, los números del seguro social (SSN) y los domicilios de sus empleados antes de la presentación de los formularios W-2 ante la Administración del seguro social (SSA).

Extraiga sus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora Mac

En la mayoría de las computadoras Mac, podrá acceder al archivo .zip con sus formularios W-2 en la carpeta Descargas. Para acceder al archivo, puede abrir directamente la carpeta Descargas o buscar “W2.zip” en el buscador. Una vez que lo haya encontrado, haga doble clic sobre el archivo .zip. Su computadora extraerá automáticamente la información del archivo .zip y creará una carpeta que contenga copias en formato PDF de sus formularios W-2.

Extraer sus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora con Windows

Los pasos para extraer su archivo .zip dependen de la versión de Windows con la que cuente. Para ubicar el archivo, busque “W2.zip” o busque el archivo en la carpeta Descargas de Mi PC. Siga los enlaces para la extracción de archivos .zip en Windows 8 o 10.

2. Verifique los datos en los borradores de los formularios W-2

Usted y sus empleados son responsables de garantizar que la información del formulario W-2 sea correcta. Los borradores del formulario W-2 están disponibles durante todo el año en Nómina > Formularios de impuestos en su Panel de Datos Square. Tendrá hasta el 7 de enero de 2022 para revisar la precisión de los borradores de los formularios antes de que se presenten y, si elige que se envíen por correo postal, que se envíen. Le recomendamos que revise la información del borrador del formulario W-2 de forma periódica durante todo el año. Los cambios en la información de su empleado, la información del negocio y las ejecuciones de nómina procesadas se verán reflejados inmediatamente después de volver a descargar el borrador del formulario W-2.

Sabemos que el formulario W-2 puede ser un poco complicado de leer. A continuación, le ofrecemos información adicional sobre los campos del formulario W-2 que deben revisarse.

Información de empleados

La información del empleado puede actualizarse ingresando en Nómina >Equipo de nómina y haciendo clic en sus perfiles. Revise estos errores comunes:

  • Nombre completo: revise nombres mal escritos y evite el uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamientos que se colocan antes o después del nombre y cambios de nombre o apellido que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA).

  • Número de seguro social (SSN): revise si el SSN es incorrecto o tiene errores tipográficos.

  • Dirección de residencia: asegúrese de que refleje el domicilio actual del empleado. El formulario W-2 se enviará por correo a esta dirección.

Puede obtener más información sobre la verificación de información del formulario W-2 en Funciones de BentoBox en su sitio web.

Información del negocio

Si la información en las pestañas Información del negocio o Información de impuestos de su cuenta de Nómina Square necesita actualizarse, podemos ayudarle. Si recibe un error al intentar actualizar su información de contribuyente, comunícate con nuestro equipo de Atención al Cliente. Es posible que los cambios en el nombre y los números requieran una solución de problemas adicional.

  • Dirección del contribuyente

  • Números de impuestos federales y estatales

Salarios de los empleados

A medida que continúe procesando la nómina durante todo el año, los salarios se actualizarán en consecuencia en el borrador del formulario W-2 cuando se envíe o procese el pago, no después de hacer la cola para la operación. Los salarios reflejados en el borrador del formulario W-2 son una combinación de:

Cómo revisar y entender el formulario W-2

A continuación, se encuentra la información sobre los campos del formulario W-2:

  • Casilla “a”: Número de seguro social (SSN) del empleado.

  • Casilla “b”: Número de identificación del empleador (EIN).

  • Casilla “c”: Nombre del empleado, domicilio, y código postal.

  • Casilla “e”: Nombre del empleado.

  • Casilla “f”: Dirección postal del empleado

  • Casilla 1: Salarios, propinas y otra remuneración. Total del año calendario de los salarios, propinas y otra remuneración abonados al empleado.

  • Casilla 2: Impuestos federales retenidos. Total del año calendario de los impuestos federales retenidos del salario del empleado.

  • Casilla 3: Salarios gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de los salarios del empleado gravables conforme impuesto del seguro social, sin incluir las propinas gravables conforme al seguro social.

  • Casilla 4: Impuestos retenidos del Seguro social. Total del año calendario de impuestos retenidos del seguro social del empleado, incluido el impuesto del seguro social sobre las propinas.

  • Casilla 5: Salarios y propinas gravables conforme a Medicare. Total del año calendario de los salarios y propinas del empleado sujetos al impuesto de Medicare.

  • Casilla 6: Impuesto retenido de Medicare. Total del año calendario del impuesto retenido de Medicare del empleado

  • Casilla 7: Propinas gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de las propinas comunicadas del empleado.

  • Casilla 10: Beneficios del cuidado de dependientes. Total de beneficios para el cuidado que su empleador le pagó o incurridos en su nombre (incluyendo los montos de un plan de la sección 125 (cafetería)). También se incluye en la casilla 1 cualquier monto superior a $5,000.

  • Casilla 11: Planes no calificados. Este monto se declara en la casilla 1 si es una distribución que se le hizo a usted de una compensación diferida no calificada o plan no gubernamental de la sección 457(b).

  • Casilla 12:

    • Desplazar D-Opcional a una sección 401(k) en efectivo o un arreglo desplazado. También incluye desplazamientos bajo una simple cuenta de jubilación que sea parte de la sección del acuerdo 401(k).

    • Los desplazamientos E-Opcional bajo la sección 403(b) de acuerdo de reducción del salario

    • Los desplazamientos G-Opcional y las contribuciones del empleador (incluyendo los desplazamientos no seleccionados) a una sección 457(b) difieren del plan de compensación.

    • Las contribuciones W-empleador (incluyendo la cantidad de los empleados seleccionados para contribuir usando la sección plan 125 (cafetería)) hacia su cuenta de seguro social.

    • AA-Aportes designados Roth en el plan sección 401 (k).

    • Las contribuciones BB-Designated Roth bajo la sección plan 403(b).

    • DD- Cobertura de salud por el empleador patrocinado. La cantidad reportada con el código DD no está sujeta a impuestos.

    • Las contribuciones EE-Designated Roth bajo la sección gubernamental plan 457 (b)

  • Caja 13: Si está seleccionado “Plan de Jubilación”, límites especiales pueden aplicar al monto tradicional de las contribuciones IRA que suele deducir.

  • Caja 14: Otro - Los empleadores puede tildar este recuadro para reportar información como impuestos de seguro de discapacidad del estado retenidos.

  • Caja 15: Número de identificación del empleado en el Estado

  • Caja 16: estado, salario, propinas, etc. - Salarios anuales según año calendario del estado, propinas y otras compensaciones pagadas al empleador.

3. Distribuya el formulario W-2

Debe proporcionar a su equipo una copia física de sus formularios de impuestos, a menos que sus empleados brinden el consentimiento para recibir una copia electrónica. Las copias electrónicas están disponibles para que los miembros de su equipo las vean, descarguen o impriman desde sus cuentas de Nómina Square. Tiene varias formas de distribuir su formulario W-2:

  1. Opte por el correo postal antes del 7 de enero de 2022 y haga que Square envíe estos formularios por usted.

    1. En un esfuerzo por no usar papel, Nómina Square no envía los formularios de impuestos anuales W-2 y 1099-NEC por correo postal a menos que usted lo solicite de forma predeterminada. Si prefiere que Nómina Square envíe una copia física del formulario W-2 a cada uno de los miembros de su equipo, vaya a su Ajustes de nómina y active Enviar formularios W-2 y 1099 por correo postal. Square enviará por correo un formulario de impuestos a las direcciones guardadas de todos los miembros del equipo a quienes haya pagado durante el año fiscal anterior.

  2. Descargue, imprima y distribuya formularios a su equipo.

    1. Puede acceder a una copia digital de sus formularios W-2 en Formularios de impuestos en la pestaña Nómina de su Panel de Datos Square. Luego, puede descargarlos, imprimirlos y distribuirlos a su equipo en persona o por correo. Los formularios W-2 no están disponibles en la aplicación Nómina Square del empleador.

  3. Distribúyalos de manera electrónica (se requiere el consentimiento del empleado).

    1. Puede proporcionar formularios W-2 a sus empleados de manera electrónica si ellos le dan permiso para hacerlo. Para obtener el consentimiento, puede proporcionar a sus empleados una declaración, tal como “Doy permiso para recibir de manera electrónica todas las declaraciones futuras del formulario W-2. Además, entiendo que, si deseo retirar este permiso en cualquier momento, debo informar proactivamente a mi empleador”.

    2. Con el consentimiento, los miembros del equipo con cuentas en línea pueden ver, descargar o imprimir una copia de su formulario en cualquier momento al iniciar sesión en su cuenta de Nómina Square, o usted puede enviar el formulario por correo electrónico al miembro de su equipo.

Nota: Si opta por enviar a sus empleados una copia física de su W-2 por correo, Nómina Square no reenviará nuevamente el formulario de impuestos si un empleado no lo recibe (debido a un error en su domicilio u otros motivos).

  • Si su empleado tiene un domicilio erróneo pero su negocio no, el formulario W-2 se devolverá al domicilio del empleador y usted será responsable de hacérselo llegar.

  • Si su empleado tiene un domicilio erróneo y su negocio también, usted es responsable de descargar los formularios W-2 y proporcionarlos a sus empleados.

  • En el caso de que el formulario W-2 de su empleado se devuelva a su negocio, asegúrese de que su dirección de contribuyente en Nómina Square sea correcta. Puede ver qué dirección está registrada o actualizar la dirección de contribuyente para su negocio en la sección Información comercial de su Panel de Datos de Nómina Square en línea.

  • Los empleados con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de sus formularios W-2 en la pestaña Formularios de impuestos o la Aplicación Mi Equipo Square.

Más información sobre: Nómina