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Cómo entender y revisar el formulario W-2

Update: Square Payroll has filed and mailed all 2020 Form W-2s.

Employees may receive two paper copies of the Form W-2 in the mail: one watermarked as a draft, followed by one without a watermark. Square Payroll files Form W-2s electronically so the paper watermarked draft copy has no impact on W-2 filings. Employees can use the information on this copy for their personal tax returns.

Digital copies of the Form W-2s can also be found in your Square Payroll account:

• Employers can access a copy of your Form W-2s under the Payroll > Tax Forms tab in your Square Dashboard. Form W-2s are not available in the Square Payroll mobile app for employers.
• Employees with online accounts can also access a copy of their Form W-2 under their Tax Forms tab in the Team Dashboard or in the Square Team app.

Nómina Squaregenera, presenta y envía por correolos formularios W-2 por cada uno de sus empleados en enero. Enviaremos el formulario W-2 por correo a la dirección postal que proporcionó para cada empleado. Además, estos formularios estarán disponibles en formato borrador todo el año en la pestaña Nómina > Formularios de impuestos de su Panel de Datos Square para darle tiempo a revisar la exactitud de los formularios durante todo el año.

Si bien Nómina Square presenta los formularios W-2 en su nombre, usted y sus empleados tienen la responsabilidad de confirmar y garantizar que la información en dichos formularios sea correcta. Consulte información de fin de año si tiene más preguntas sobre cómo preparar las declaraciones impositivas de nómina anuales.

1. Descargue sus formularios W-2 borradores

Para acceder a su borrador de los formularios W-2 de 2020 desde el 1 de enero de 2020 al 28 de diciembre de 2020:

  1. Vaya a Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

  2. Haga clic en el botón Generar borradores W-2 y seleccione el año.

  3. Haga clic en Descargar para descargar un archivo .zip de sus formularios borradores W-2.

  4. Extraiga los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lea las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Nota: Nómina Square comenzará a procesar el borrador del formulario 1099-NEC el 28 de diciembre de 2020.

Para acceder a los borradores de sus formularios W-2 de 2020 desde el 28 de diciembre de 2020 al 8 de enero de 2021:

  1. Vaya a Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

  2. Haga clic en Descargar en el artículo de la línea “Declaración de impuestos y salarios” para descargar un archivo .zip de sus formularios W-2.

  3. Extraiga los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lea las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Nota: Tiene hasta el 8 de enero del 2021 para hacer cambios en los nombres completos, los números del seguro social (SSN) y los domicilios de sus empleados antes de la presentación de los formularios W-2 a la Administración del seguro social (SSA).

Extraer sus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora Mac

En la mayoría de las computadoras Mac, podrá acceder al archivo .zip con sus formularios W-2 en la carpeta Descargas. Para acceder al archivo, puede abrir directamente la carpeta Descargas o buscar “W2.zip” en el buscador. Una vez que lo haya encontrado, haga doble clic sobre el archivo .zip. Su computadora extraerá automáticamente la información del archivo .zip y creará una carpeta que contenga copias en formato PDF de sus formularios W-2.

Extraer sus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora con Windows

Los pasos para extraer su archivo .zip dependen de la versión de Windows con la que cuente. Para ubicar el archivo, busque “W2.zip” o busque el archivo en la carpeta Descargas de Mi PC. Siga los enlaces para la extracción de archivos .zip en Windows 8 o 10.

2. Verifique los datos en el borrador del formulario W-2

Usted y sus empleados son responsables de garantizar que la información del formulario W-2 sea correcta. Los borradores del formulario W-2 están disponibles durante todo el año en Nómina > Formularios de impuestos en su Panel de Datos Square. Tendrá hasta el 8 de enero de 2021 (08/01/2020) para revisar la precisión de los borradores de los formularios antes de que se presenten y envíen por correo. Le recomendamos que revise la información del borrador del formulario W-2 de forma periódica durante todo el año. Los cambios en la información de su empleado, la información del negocio y las ejecuciones de nómina procesadas se verán reflejadas inmediatamente después de volver a descargar el borrador del formulario W-2.

Sabemos que el formulario W-2 puede ser un poco complicado de leer. A continuación le ofrecemos información adicional sobre los campos del formulario W-2 que deben revisarse.

Información de empleados

La información del empleado puede actualizarse ingresando en Nómina >Equipo de nómina y haciendo clic en sus perfiles. Revise estos errores comunes:

  • Nombre completo: revise nombres mal escritos y evite el uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamientos que se colocan antes o después del nombre y cambios de nombre o apellido que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA).

  • Número de seguro social (SSN): revise SSN incorrectos o con errores tipográficos.

  • Dirección de residencia: asegúrese de que refleje la dirección actual del empleado. El formulario W-2 se enviará por correo a esta dirección.

Puede obtener más información sobre la verificación de información del formulario W-2 en Funciones de BentoBox en su sitio web.

Información del negocio

Si la información en Nómina > Ajustes > Información comercial necesita actualizarse, contáctenospara obtener ayuda sobre cómo actualizar la dirección del contribuyente. Es posible que los cambios en el nombre y los números requieran una solución adicional de problemas.

  • Dirección del contribuyente

  • Números de impuestos federales y estatales

Salarios de los empleados

A medida que continúe procesando la nómina durante todo el año, los salarios se actualizarán en consecuencia en el borrador del formulario W-2 cuando se envíe o procese el pago, no después de hacer la cola para la operación. Los salarios reflejados en el borrador del formulario W-2 son una combinación de:

Cómo revisar y entender el formulario W-2

A continuación, se encuentra la información sobre los campos del formulario W-2:

  • Casilla “a”: Número de seguro social (SSN) del empleado.

  • Casilla “b”: Número de identificación del empleador (EIN).

  • Casilla “c”: Nombre del empleado, domicilio, y código postal.

  • Casilla “e”: Nombre del empleado.

  • Casilla “f”: Dirección postal del empleado

  • Casilla 1: Salarios, propinas y otra remuneración. Total del año calendario de los salarios, propinas y otra remuneración abonados al empleado.

  • Casilla 2: Impuestos federales retenidos. Total del año calendario de los impuestos federales retenidos del salario del empleado.

  • Casilla 3: Salarios gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de los salarios del empleado gravables conforme impuesto del seguro social, sin incluir las propinas gravables conforme al seguro social.

  • Casilla 4: Impuestos retenidos del Seguro social. Total del año calendario de impuestos retenidos del seguro social del empleado, incluido el impuesto del seguro social sobre las propinas.

  • Casilla 5: Salarios y propinas gravables conforme a Medicare. Total del año calendario de los salarios y propinas del empleado sujetos al impuesto de Medicare.

  • Casilla 6: Impuesto retenido de Medicare. Total del año calendario del impuesto retenido de Medicare del empleado

  • Casilla 7: Propinas gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de las propinas comunicadas del empleado.

  • Casilla 10: Beneficios del cuidado de dependientes. Total de beneficios para el cuidado que su empleador le pagó o incurridos en su nombre (incluyendo los montos de un plan de la sección 125 (cafetería)). También se incluye en la casilla 1 cualquier monto superior a $5,000.

  • Casilla 11: Planes no calificados. Este monto se declara en la casilla 1 si es una distribución que se le hizo a usted de una compensación diferida no calificada o plan no gubernamental de la sección 457(b).

  • Casilla 12:

    • Desplazar D-Opcional a una sección 401(k) en efectivo o un arreglo desplazado. También incluye desplazamientos bajo una simple cuenta de jubilación que sea parte de la sección del acuerdo 401(k).

    • Los desplazamientos E-Opcional bajo la sección 403(b) de acuerdo de reducción del salario

    • Los desplazamientos G-Opcional y las contribuciones del empleador (incluyendo los desplazamientos no seleccionados) a una sección 457(b) difieren del plan de compensación.

    • Las contribuciones W-empleador (incluyendo la cantidad de los empleados seleccionados para contribuir usando la sección plan 125 (cafetería)) hacia su cuenta de seguro social.

    • AA-Aportes designados Roth en el plan sección 401 (k).

    • Las contribuciones BB-Designated Roth bajo la sección plan 403(b).

    • DD- Cobertura de salud por el empleador patrocinado. La cantidad reportada con el código DD no está sujeta a impuestos.

    • Las contribuciones EE-Designated Roth bajo la sección gubernamental plan 457 (b)

  • Caja 13: Si está seleccionado “Plan de Jubilación”, límites especiales pueden aplicar al monto tradicional de las contribuciones IRA que suele deducir.

  • Caja 14: Otro - Los empleadores puede tildar este recuadro para reportar información como impuestos de seguro de discapacidad del estado retenidos.

  • Caja 15: Número de identificación del empleado en el Estado

  • Caja 16: estado, salario, propinas, etc. - Salarios anuales según año calendario del estado, propinas y otras compensaciones pagadas al empleador.

3. Distribuya el formulario W-2

Nómina Square enviará el formulario W-2 por correo a cada empleado para el 31 de enero de 2021. Las instrucciones se incluirán en el formulario.

Nota: No reenviaremos el formulario W-2 si un empleado no lo recibe (ya sea por domicilio erróneo u otro motivo).

  • Si su empleado tiene un domicilio erróneo pero su negocio no, el formulario W-2 se devolverá al domicilio del empleador y usted será responsable de hacérselo llegar.

  • Si su empleado tiene un domicilio erróneo y su negocio también, usted es responsable de descargar los formularios W-2 y proporcionarlos a sus empleados.

  • En el caso de que el formulario W-2 de su empleado se devuelva a su negocio, asegúrese de que la dirección de su contribuyente en Nómina Square sea correcta. Puede ver qué dirección está registrada o actualizar la dirección del contribuyente para su negocio en la sección Información comercial de su Panel de Datos de Nómina Square en línea.

  • Puede acceder a una copia de su formulario W-2 en la pestaña Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square. Los formularios W-2 no están disponibles en la aplicación Nómina Square.

  • Los empleados con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de sus formularios W-2 en la pestaña Formularios de impuestos o la Aplicación Mi Equipo Square.

Más información sobre: Nómina