Verifica y distribuye el Formulario W-2 con Nómina Square
Información sobre el Formulario W-2
Nómina Square genera y presenta el Formulario W-2 por cada uno de tus empleados en enero correspondiente al año fiscal anterior. Aunque Nómina Square presenta los Formularios W-2 por ti, tú y tus empleados son responsables de confirmar y asegurarse de que la información en ellos sea correcta. Además, cada uno de tus empleados es responsable de presentar su propio Formulario W-2 por separado ante el IRS.
Antes de comenzar
Puedes descargar Formularios W-2 para el personal desde el Panel de Datos Square.
- Casilla a: Número de seguro social (SSN) del empleado.
- Casilla b: Número de identificación del empleador (EIN).
- Casilla c: Nombre, domicilio y código ZIP del empleado.
- Casilla e: Nombre del empleado.
- Casilla f: Dirección postal del empleado.
- Casilla 1: Salarios, propinas y otras compensaciones. Total del año calendario de los salarios, las propinas y otra remuneración abonados al empleado.
- Casilla 2: Impuestos federales retenidos. Total del año calendario de los impuestos federales retenidos del salario del empleado.
- Casilla 3: Salarios gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de los salarios del empleado gravables conforme al impuesto del seguro social, sin incluir las propinas gravables conforme al seguro social.
- Casilla 4: Impuestos retenidos del Seguro social. Total del año calendario de impuestos retenidos del seguro social del empleado, incluido el impuesto del seguro social sobre las propinas.
- Casilla 5: Salarios y propinas gravables conforme a Medicare. Total del año calendario de los salarios y propinas del empleado sujetos al impuesto de Medicare.
- Casilla 6: Impuesto retenido de Medicare. Total del año calendario del impuesto retenido de Medicare del empleado
- Casilla 7: Propinas gravables conforme al Seguro Social. Total del año calendario de las propinas comunicadas del empleado.
- Casilla 10: Beneficios del cuidado de dependientes. Total de beneficios para el cuidado de dependientes que tu empleador te pagó o incurridos en tu nombre (incluidos los montos de un plan de la sección 125 [cafetería]). También se incluyen en la casilla 1 los montos superiores a $5,000.
- Casilla 11: Planes no calificados. Este monto se declara en la casilla 1 si es una distribución que se te hizo de una compensación diferida no calificada o plan no gubernamental de la sección 457(b).
- Casilla 12:
- D: Aplazamientos voluntarios a un acuerdo de efectivo o diferido de la sección 401(k). También incluye aplazamientos a una cuenta SIMPLE de jubilación que es parte de un acuerdo de la sección 401(k).
- E: Aplazamientos opcionales conforme a un acuerdo de reducción del salario según la sección 403(b).
- G: Aplazamientos opcionales y contribuciones del empleador (incluidos los aplazamientos no opcionales) a un plan de compensación diferido conforme a la sección 457(b).
- S: Contribuciones de reducción del salario de los empleados conforme al plan SIMPLE que estipula la sección 408(p).
- W: Contribuciones del empleador (incluidos los montos que el empleado eligió contribuir mediante el plan que estipula la sección 125 [cafetería]) a tu cuenta de ahorro para gastos médicos.
- AA: Contribuciones designadas Roth en el plan de la sección 401 (k).
- BB: Contribuciones designadas Roth en el plan de la sección 403(b).
- DD: Costo de la cobertura de salud patrocinada por el empleador. El monto informado con el código DD no está sujeto a impuestos.
- EE: Contribuciones designadas Roth en el plan gubernamental de la sección 457(b).
- Casilla 13: Si está seleccionado “Plan de Jubilación”, límites especiales se pueden aplicar al monto tradicional de las contribuciones IRA que sueles deducir.
- Casilla 14: Otro: los empleadores pueden marcar esta casilla para reportar información como impuestos de seguro de discapacidad del estado retenidos.
- Casilla 15: Número de identificación del empleado (EIN) en el Estado. Si tu estado no impone un impuesto estatal sobre la renta (AK, FL, NV, SD, TN, TX, WY o WA), esta casilla quedará en blanco.
- Casilla 16: Estado, salario, propinas, etc. Total de salarios, propinas y otras compensaciones anuales sujetas a impuestos pagadas al empleado según el año calendario del estado.
- Casilla 17: Impuesto estatal sobre la renta. Total del impuesto estatal sobre la renta del año calendario retenido del salario del empleado.
- Casilla 18: Salarios y propinas locales, etc. Total de propinas y salarios locales sujetos a impuestos según el año calendario, además de otras compensaciones pagadas al empleado.
- Casilla 19: Impuesto local sobre la renta. Total del impuesto local sobre la renta del año calendario retenido del salario del empleado.
- Casilla 20: Nombre de la localidad.
Paso 1: Descarga tus Formularios W-2
Puedes acceder al Formulario W-2 desde el Panel de Datos Square.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal > Nómina > Tax Forms.
Ordena por W-2 o filtra por período, nombre del empleado o estado del formulario.
Elige el formulario que desees y selecciona Descargar. También puedes descargar todos los Formularios W-2 para un año fiscal en un archivo .zip.
Extrae el Formulario W-2 del archivo descargado.
Paso 2: Verifica los datos en el Formulario W-2
Tú y tus empleados son responsables de asegurarse de que la información en el Formulario W-2 sea correcta. Tienes hasta el 6 de enero de 2025 para revisar los borradores y verificar su exactitud antes de que su presentación y envío, si optaste por enviarlos por correo postal. Te recomendamos revisar los borradores del Formulario W-2 periódicamente durante el año.
Los cambios en la información de tus empleados, la información del negocio y las ejecuciones de nómina procesadas se reflejarán inmediatamente al volver a descargar los borradores del Formulario W-2 del año en curso. También puedes obtener más información sobre la verificación de la información del Formulario W-2 al visitar el Sitio web de SSA.
Asegúrate de revisar cada uno de los siguientes campos en el Formulario W-2 para verificar su exactitud. Puedes verificar la información del empleado desde su perfil de miembro del equipo.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal > Equipo > Miembros del equipo.
Selecciona el perfil de un miembro del equipo y selecciona Nómina.
En la sección Impuestos, selecciona Editar.
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Revisa estos errores comunes:
Nombre completo: comprueba si hay nombres mal escritos y evita el uso de apodos o nombres abreviados, títulos antes o después del nombre y cambios de nombre o apellido que no se hayan notificado a la Administración del Seguro Social (SSA).
Número de seguro social (SSN): comprueba si hay números de seguro social (SSN) incorrectos o con errores tipográficos. Los SSN se pueden ver en los borradores del Formulario W-2.
Domicilio: asegúrate de que refleje la dirección actual del empleado. Si optas por el correo en papel, Nómina Square enviará el Formulario W-2 a esta dirección.
Trabajos y compensación: asegúrate de que su salario sea correcto.
Haz los cambios necesarios y selecciona Guardar.
A medida que continúes procesando la nómina durante todo el año, los salarios se actualizarán acordemente en el borrador del Formulario W-2 cuando se envíe o procese el pago y no después de solicitar el proceso de ejecución. Los salarios reflejados en el borrador del Formulario W-2 son una combinación de: ejecuciones regulares de nómina, pagos fuera de ciclo, historial de nómina transferido de un proveedor anterior y beneficios.
Paso 3: Distribuye el Formulario W-2 con Nómina Square
El personal debe dar su consentimiento para recibir copias digitales de su Formulario W-2, de lo contrario, debes proporcionarles una copia física. Puedes hacer que Nómina Square se encargue del envío, solo configura los ajustes de nómina en el Panel de Datos Square.
Si optas por enviar a tus empleados una copia física del Formulario W-2 por correo, Nómina Square no reenviará nuevamente el formulario de impuestos si un empleado no lo recibe (debido a un error en su domicilio u otros motivos).
Si tu empleado tiene una dirección de envío no válida y tu negocio tiene una dirección de envío válida, el Formulario W-2 se devolverá a tu negocio. Entonces, tú serás responsable de proporcionarles la copia de su Formulario W-2.
Si tu empleado tiene un domicilio erróneo y tu negocio también, eres responsable de descargar los Formularios W-2 y proporcionarlos a tus empleados. En el caso de que el Formulario W-2 de tu empleado sea devuelto a tu negocio, asegúrate de que la dirección fiscal en Nómina Square sea precisa.
Para solicitar que Square envíe tus formularios por correo, sigue estos pasos:
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal > Nómina > Ajustes.
Activa Enviar Formularios W-2 y 1099 por correo postal.
Square enviará un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los empleados que recibieron pagos en el año fiscal anterior.
Opta por el correo postal antes del 6 de enero de 2025 y haz que Square les envíe los formularios al personal por ti. El formato físico de los Formularios W-2 y 1099-NEC incurre una comisión de $3 por empleado o contratista.