Pagos y declaraciones de impuestos de Nómina Square
Los servicio de nómina en línea Square se encargan de las declaraciones de impuestos estatales y federales y de los pagos en tu nombre sin costo adicional. Una vez que se hayan presentado estos formularios a las agencias correspondientes, puedes descargar, guardar e imprimir cada documento desde Personal > Nómina > Formularios de impuestos en Panel de Datos Square.
Los miembros del equipo, los empleados con W-2 y los contratistas con 1099, también reciben copias digitales de sus formularios de impuestos. Pueden acceder al Formulario W-2 o Formulario 1099-NEC desde el Panel de Datos en línea del equipo o desde el Aplicación Mi equipo Square. Recuerda que de todas maneras debes entregarle a los empleados una copia impresa del formulario W-2, a menos que expresamente acepten el envío solo electrónico. De lo contrario, puedes optar que los formularios W-2 y 1099-NEC de tu equipo se envíen por correo en la pestaña Ajustes de nómina y Nómina Square enviará copias impresas de estos formularios de impuestos por correo a los miembros de tu equipo.
Formularios de impuestos de nómina federales
Nómina Square calcula, retiene y declara todos los impuestos de nómina federales por ti. A continuación, un desglose de cada formulario fiscal que manejamos:
| Federal | Formularios impositivos presentados | Agencia de impuestos a la nómina |
|---|---|---|
| Servicio de Rentas Internas (IRS) trimestral |
|
Servicio de Rentas Internas |
| Servicio de Rentas Internas (IRS) anual |
|
Servicio de Rentas Internas |
| Administración del Seguro Social (SSA) anual |
|
Administración del seguro social |
Nota: Nómina Square prepara y declara tus formularios de impuestos electrónicamente. Los formularios de impuestos completos se guardan como archivos PDF y no tienen el mismo formato que los formularios similares que se puede encontrar en línea. Sin embargo, brindan toda la información que presentamos ante las agencias fiscales en tu nombre.
Las declaraciones trimestrales de impuestos federales vencen el último día del mes posterior al final del trimestre:
Primer trimestre (T1): Vence el 30 de abril para el periodo entre el 1 de enero y el 31 de marzo
Segundo trimestre (T2): Vence el 31 de julio para el periodo entre el 1 de abril y el 30 de junio
Tercer trimestre (T3): Vence el 31 de octubre para el periodo entre el 1 de julio y el 30 de septiembre
Cuarto trimestre (T4): Vence el 31 de enero para el periodo entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre
Las declaraciones anuales siempre vencen el 31 de enero para el año calendario que precede.
Frecuencia de declaración federal
Nómina Square presenta un Formulario Trimestral 941 o un Formulario Anual 944 según la frecuencia de declaración federal proporcionada. Si la frecuencia de declaración federal en tu cuenta de Nómina Square no coincide con la frecuencia asignada por el IRS, deberás actualizar la configuración de la cuenta. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Inicia sesión en Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Nómina > Ajustes > Información de impuestos.
Selecciona la frecuencia de declaración para el año fiscal actual de la lista desplegable.
Si se te notificó que tu frecuencia de declaración cambiará para el próximo año fiscal, haz clic en Agregar frecuencia de declaración para programar una nueva frecuencia a partir del 1 de enero del próximo año.
Haz clic en Guardar.
Si realizas algún cambio para el año en curso, presentamos retroactivamente los formularios de impuestos pendientes que vencen a partir del 1 de enero del año en curso.
Para conciliar los formularios de impuestos pendientes por años fiscales anteriores, comunícate con el IRS o sigue las instrucciones en el aviso. Serás responsable de las multas que el IRS aplique a tu cuenta si la frecuencia de declaración federal se actualiza después del plazo límite en el aviso. Puedes comunicarte con el IRS al 800-555-4477.
Pagos e impuestos de nómina federales
Cada vez que procesas un pago, Nómina Square calcula y retiene los impuestos federales y estatales. Luego, estos montos se debitan de tu cuenta bancaria y se utilizan para pagar impuestos en tu nombre. Encontrarás los montos de los impuestos específicos que debes abonar por proceso en el Resumen de retiros. Nómina Square deposita todos los pagos de impuestos federales mediante el Sistema Electrónico de Pagos del Impuesto Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés) con un calendario de depósitos bisemanal, con la excepción de los pagos del Impuesto Federal de Desempleo que se depositan trimestralmente.
Para garantizar la puntualidad de los pagos de impuestos, Nómina Square deposita todos los pagos de impuestos federales con un calendario de depósitos bisemanal mediante el EFTPS, con la excepción de los pagos del Impuesto Federal de Desempleo que se depositan trimestralmente. Los pagos de impuestos bisemanales se realizan dentro de los tres días posteriores a la fecha de pago. Para obtener más información, visita irs.gov.
Existen tres tipos de impuestos de nómina federales:
Retención del impuesto sobre la renta federal:
Este es un impuesto de empleados y los importes retenidos se determinan según las tablas del impuesto federal sobre la renta en relación con los ingresos de los empleados y las asignaciones en el Formulario W-4 del empleado.
Estos impuestos los debita directamente el IRS y aparecen como “USATAXPYMT” en tu estado de cuenta bancaria.
Impuesto del seguro social y Medicare:
Tanto los empleados como los empleadores deben pagar los impuestos de la Ley de Contribución al Seguro Social (FICA, por sus siglas en inglés), que incluyen los impuestos del seguro social (6.2%) y Medicare (1.45%). El empleador iguala la parte de los impuestos de la FICA de su empleado.
Nómina Square calcula y retiene los impuestos del cheque de pago del empleado. Las partes del empleador y el empleado de este impuesto se debitan directamente al IRS y aparecen como “USATAXPYMT” en el estado de cuenta bancaria.
Impuesto de Desempleo Federal (FUTA):
El índice de la Ley de Impuesto de Desempleo Federal (FUTA, por sus siglas en inglés) es del 6% y se aplica a los primeros $7,000 del sueldo del empleado cada año. Los empleados aportan el monto total adeudado por los impuestos de FUTA. Este impuesto no se le retiene al empleado.
Formularios de impuestos de nómina estatales
Nómina Square también declara impuestos de nómina en agencias estatales, incluidos los impuestos a la renta estatales y los impuestos de desempleo estatales (SUTA, por sus siglas en inglés) según corresponda. Estos impuestos varían según el estado, el condado y la ciudad.
Haz clic en tu estado a continuación para ver los formularios fiscales que administramos en dicho estado: