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Pagos y declaraciones de impuestos de Nómina Square

El servicio de nómina en línea de Square se ocupa de la declaración y el pago de los impuestos federales y estatales en tu nombre sin cargo adicional. Una vez que se presenten dichos formularios ante las agencias correspondientes, podrás descargar, guardar e imprimir cada documento en Personal > Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

Los miembros del equipo, tanto empleados W-2 como contratistas 1099, también reciben copias digitales de sus formularios de impuestos. Pueden acceder a sus formularios W-2 o 1099-NEC a través del Panel de Datos del miembro del equipo en línea o a través de la App Mi Equipo Square. Recuerda que, de todos modos, debes proporcionar a los miembros del equipo una copia física de los formularios W-2 o 1099-NEC, a menos que brinden su consentimiento para recibirlos únicamente de manera electrónica. Como alternativa, puedes optar por enviar los formularios W-2 y 1099-NEC del equipo por correo en la pestaña Ajustes de nómina para que Nómina Square envíe copias impresas de dichos formularios de impuestos a los miembros del equipo.

Formularios de impuestos de nómina federales

Nómina Square calcula, retiene y declara todos los impuestos de nómina federales por ti. A continuación, encontrarás un desglose de cada formulario impositivo que administramos:

Federal Formularios impositivos presentados Agencia de impuestos a la nómina
Servicio de Rentas Internas (IRS) trimestral
  • Formulario 941
Servicio de Rentas Internas
Servicio de Rentas Internas (IRS) anual
  • Formulario 940
  • Formulario 944
  • Formulario 1099-NEC (solo para contratistas)
Servicio de Rentas Internas
Administración del Seguro Social (SSA) anual
  • Formulario W-2
  • Formulario W-3
Administración del seguro social

Nota: Nómina Square prepara y declara tus formularios de impuestos de manera electrónica. Los formularios impositivos completos se almacenan como archivos PDF y no tienen el mismo formato que los formularios que puedes encontrar en línea. Sin embargo, te brindan toda la información que presentamos en tu nombre ante las agencias de impuestos.

Las declaraciones trimestrales de impuestos federales vencen el último día del mes posterior al final del trimestre calendario:

  • Primer trimestre (T1): vence el 30 de abril para el período entre el 1.° de enero y el 31 de marzo

  • Segundo trimestre (T2): vence el 31 de julio para el período entre el 1.° de abril y el 30 de junio

  • Tercer trimestre (T3): vence el 31 de octubre para el período entre el 1.° de julio y el 30 de septiembre

  • Cuarto trimestre (T4): vence el 31 de enero para el período entre el 1.° de octubre y el 31 de diciembre

Las declaraciones anuales siempre vencen el 31 de enero para el año calendario que precede.

Pagos e impuestos de nómina federales

Cada vez que se procesa un pago, Nómina Square calcula y retiene los impuestos estatales y federales. Luego, estos montos se debitan de tu cuenta bancaria y se utilizan para pagar impuestos en tu nombre. Encontrarás los importes impositivos específicos que debes abonar en cada procesamiento en el Resumen de retiros. Nómina Square deposita todos los pagos de impuestos federales mediante el Sistema Electrónico de Pagos del Impuesto Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés) con un calendario de depósitos bisemanal, con excepción de los pagos del impuesto de desempleo federal, que se depositan trimestralmente.

Existen tres tipos de impuestos de nómina federales:

Retención del impuesto sobre la renta federal:

  • Este es un impuesto de empleados, y los importes retenidos se determinan según las Tablas del impuesto federal sobre la renta en relación con los ingresos de los empleados y las asignaciones en el Formulario W-4 del empleado.

  • Estos impuestos los debita directamente el IRS y aparecen como “USATAXPYMT” en tu estado de cuenta bancaria.

Impuesto de la seguridad social y Medicare:

  • Tanto los empleados como los empleadores deben pagar los impuestos de la Ley de Contribución al Seguro Social (FICA, por sus siglas en inglés), que incluye los impuestos de la seguridad social (6,2%) y Medicare (1,45%). El empleador iguala la parte de los impuestos de la FICA de su empleado.

  • Nómina Square calcula y retiene estos impuestos del cheque de pago de un empleado. Las partes del empleador y el empleado de este impuesto las debita directamente el IRS y aparecen como “USATAXPYMT” en tu estado de cuenta bancaria.

Impuesto de Desempleo Federal:

  • El índice de la Ley de Impuesto de Desempleo Federal (FUTA, por sus siglas en inglés) es del 6% y se aplica a los primeros $7,000 del sueldo del empleado cada año. Los empleados aportan el importe total adeudado por los impuestos de FUTA; este impuesto no se le retiene al empleado.

Formularios de impuestos de nómina estatales

Nómina Square también declara impuestos de nómina en agencias estatales, incluidos los impuestos a la renta estatales y los impuestos de desempleo estatales (SUTA, por sus siglas en inglés) según corresponda. Estos impuestos varían por estado, país y ciudad.

Haz clic en tu estado a continuación para ver qué formularios impositivos administramos en dicho estado:

Alaska

Alabama

Arizona

Arkansas

California

Colorado

Connecticut

Delaware

Distrito de Columbia

Florida

Georgia

Hawái

Idaho

Illinois

Indiana

Iowa

Kansas

Kentucky

Luisiana

Maine

Maryland

Massachusetts

Míchigan

Minesota

Misisipi

Misuri

Montana

Nebraska

Nevada

Nuevo Hampshire

Nueva Jersey

Nuevo México

Nueva York

Carolina del Norte

Dakota del Norte

Ohio

Oklahoma

Oregón

Pensilvania

Rhode Island

Carolina del Sur

Dakota del Sur

Tennessee

Texas

Utah

Vermont

Virginia

Washington

Virginia Occidental

Wisconsin

Wyoming

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