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Cómo entender y revisar los formularios 1099-MISC

El servicio de nómina en línea de Square genera, presenta y envía un formulario 1099-MISC por cada uno de sus contratistas en el final del año. Enviaremos el Formulario 1099-MISC por correo a la dirección postal que proporcionó para cada contratista. Además, estos formularios estarán disponibles en la sección Nómina > Formularios de impuestos de su Panel de Datos Square en línea. Si bien presentamos el Formulario 1099-MISC en su nombre, usted y sus contratistas son responsables de confirmar y garantizar que la información incluida en este formulario sea exacta.

Le pedimos que recuerde:

  • Asegúrese de que todos los pagos a contratistas para el año estén registrados en Nómina Square para el 8 de enero de 2020 a las 8:00 p. m., hora del Pacífico. Nota: Esto solo es aplicable para los empleadores que hayan enviado al menos una nómina con una fecha de pago en 2019.
  • Nómina Square genera automáticamente y presenta de manera electrónica el formulario 1099-MISC al IRS.
  • Los contratistas con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de su formulario 1099-MISC en su pestaña Formularios de impuestos o la aplicación Equipo de Square. También puede descargar y distribuir los formularios usted mismo.
  • Nómina Square genera automáticamente y presenta de manera electrónica el Formulario 1099-MISC ante el IRS. Para los estados que participan en el Programa de declaración combinada de impuestos estatales y federales (Combined Federal/State Filing, CF/SF), el estado reenviará el formulario 1099-MISC al IRS como parte del programa. Si es un empleado de otro estado, deberá comunicarse con su departamento de hacienda estatal directamente sobre cómo presentar el formulario 1099-MISC.
  • Nómina Square no presenta el formulario 1096. Dado que Square presenta electrónicamente los formularios 1099-MISC, el formulario 1096 no es necesario.

1. Descargue el o los formularios 1099-MISC de Nómina Square

Para acceder a su formulario 1099-MISC:

  1. Visite Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos de Square.
  2. Haga clic en el enlace azul que termina en Square_2019_1099.zip para descargar un archivo .zip de sus formularios 1099-MISC.
  3. Extraiga los formularios 1099-MISC del archivo .zip que descargó (lea las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Extraiga sus formularios 1099-MISC desde un archivo .zip en una Mac

En la mayoría de las computadoras Mac, podrá acceder al archivo .zip con sus formularios 1099-MISC en la carpeta Descargas. Para acceder al archivo, puede abrir directamente la carpeta Descargas o buscar Square_2019_1099.zip en el buscador. Una vez que lo haya encontrado, haga doble clic sobre el archivo .zip. Su computadora extraerá automáticamente la información del archivo .zip, creando una carpeta que contiene copias en formato PDF de sus formularios 1099-MISC.

Extraiga sus formularios 1099-MISC de un archivo .zip en una computadora con Windows

Los pasos para extraer su archivo .zip dependen de la versión de Windows con la que cuente. Para ubicar el archivo, busque Square_2019_1099.zip o busque el archivo en la carpeta Descargas de Mi PC. Siga los enlaces para la extracción de archivos .zip en Windows 7, Windows 8 y Windows XP.

2. Verifique los datos de los formularios 1099-MISC de Nómina Square

Usted y sus contratistas son responsables de garantizar que la información que figura en los formularios 1099-MISC sea correcta. Comenzaremos a generar un borrador del formulario 1099-MISC el 9 de enero de 2020 (09/01/2020). Cuando los formularios estén listos, podrá consultarlos desde Nómina > Formularios de impuestos en su Panel de Datos Square. Revise los formularios para garantizar su precisión. Tendrá hasta el 17 de enero de 2020 a las 8:00 p. m., hora del Pacífico (17/01/2020) para revisar y actualizar los nombres completos, SSN y direcciones de residencia de sus contratistas.

Puede actualizar la información de su contratista en la pestaña Nómina > Equipo de nómina. Luego, podrá descargar y ver un formulario 1099-MISC actualizado en Formularios de impuestos al día siguiente.

Evite estos errores comunes: nombres incorrectos o mal escritos, número de seguro social (SSN) incorrecto, uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamientos que se colocan antes o después del nombre y cambios de nombre o apellido que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA). Obtenga más información sobre estos campos fundamentales en el sitio web de la SSA.

3. Distribuya los formularios 1099-MISC de Nómina Square

Nómina Square enviará los formularios 1099-MISC por correo a cada uno de sus contratistas. Las instrucciones están incluidas en el formulario.

Nota: No enviaremos nuevamente el formulario 1099-MISC si un contratista no lo recibe (debido a una dirección no válida u otros motivos).

  • Si su contratista tiene una dirección postal no válida y su negocio tiene una dirección postal válida, su formulario 1099-MISC se devolverá a su negocio. En ese caso, usted es responsable de proporcionarles su copia del formulario 1099-MISC. Puede proporcionarle a su contratista una copia impresa. Esta copia puede descargarse en Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

  • Si su contratista tiene una dirección postal no válida y su negocio también, usted es responsable de descargar el formulario 1099-MISC de Nómina Square y entregarlo a sus contratistas.

  • Puede acceder a una copia de su formulario 1099-MISC en Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square. Los formularios 1099-MISC no están disponibles en la aplicación Nómina Square.

  • Los contratistas con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de su formulario 1099-MISC en su pestaña Formularios de impuestos o mediante la app Mi Equipo Square.

Más información sobre: Nómina

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