Entender y revisar el formulario 1099-NEC

El servicio de nómina en línea de Square genera y presenta un Formulario 1099-NEC para cada uno de los contratistas a fin de año. Estos formularios estarán disponibles para que los imprimas y distribuyas a los contratistas en los Formularios de impuestos en la sección Nómina del Panel de Datos Square. Aunque Nómina Square presenta los formularios 1099-NEC en tu nombre, tú y los contratistas son responsables de presentar sus impuestos y confirmar que la información en el formulario 1099-NEC sea precisa.

Te pedimos que recuerdes:

• Asegúrate de que todos los pagos para contratistas para el 2022 estén registrados en Nómina Square antes del 5 de enero de 2023 a las 8:00 p. m. PST. Nota: Aplicable solo a empleadores que hayan presentado al menos una nómina con una fecha de pago en el año 2022.

• Nómina Square genera automáticamente y presenta de manera electrónica el formulario 1099-NEC al IRS.

• Si prefieres que Nómina Square envíe una copia física del formulario 1099-NEC a cada uno de los miembros del equipo, ve a los Ajustes de nómina y activa Enviar W-2 y 1099 por correo en papel antes del 5 de enero de 2023. Square enviará un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los contratistas que recibieron pagos en el año fiscal anterior.

• Los contratistas con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de su Formulario 1099-NEC en su pestaña Formularios de impuestos o en la Aplicación Mi Equipo Square También puedes descargar y distribuir los formularios tú mismo. Nota: Los miembros del equipo que ya no estén activos no pueden iniciar sesión en la aplicación Mi equipo Square. Los miembros del equipo desactivados solo pueden acceder a documentos de nómina, como formularios de impuestos y talones de pago, a través de su Panel de Datos del miembro del equipo.

• Nómina Square genera automáticamente y presenta de manera electrónica el formulario 1099-NEC al IRS. El Formulario 1099-NEC ya no forma parte del Programa de declaración federal/estatal (CF/SF) conjuntay deberás ponerte en contacto directamente con tudepartamento de hacienda estatal para presentar el Formulario 1099-NEC a nivel estatal. Los estados de Alaska, Florida, Illinois, Iowa, Nevada, New Hampshire, Nueva York, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no requieren la declaración del Formulario 1099-NEC. Los estados de Maine, Ohio, Carolina del Sur, Utah, Virginia y Virginia Occidental solo requieren la declaración del formulario 1099-NEC si se informan retenciones estatales de soporte.

• Si no deseas que Nómina Square declare el formulario 1099-NEC en tu nombre, puedes desmarcar la casilla "Declarar automáticamente el formulario 1099-NEC para este contratista" en su perfil de Team profile antes del 5 de enero de 2023.

• Nómina Square no presenta el Formulario 1096. Dado que Square presenta electrónicamente los formularios 1099-NEC, no se requiere el formulario 1096.

1. Descarga el formulario 1099-NEC de Nómina Square

Para acceder al formulario 1099-NEC, sigue estos pasos:

1. Visita Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

2. Haz clic en el enlace azul que termina en Square_2022_1099.zip para descargar un archivo .zip de los formularios 1099-NEC.

3. Extrae los formularios 1099-NEC del archivo .zip que descargaste (lee las instrucciones a continuación para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Extraer los formularios 1099-NEC desde un archivo .zip en una Mac

En la mayoría de las Mac, encontrarás el archivo .zip que contiene los formularios 1099-NEC en la carpeta de Descargas. Para acceder al archivo, puedes abrir directamente la carpeta de Descargas o buscar en el buscador Square_2022_1099.zip. Una vez que localices el archivo .zip, haz doble clic en él. Tu computadora extraerá automáticamente los datos del archivo .zip y creará una carpeta que contiene copias en PDF de los formularios 1099-NEC.

Extraer los formularios 1099-NEC desde un archivo .zip en una computadora con Windows

Los pasos para extraer el archivo .zip dependerán de la versión de Windows que uses. Para localizar el archivo, busca Square_2021_1099.zip o búscalo en la carpeta de Descargas de Mi Computadora. Sigue los enlaces para obtener instrucciones de extracción de .zip en Windows 7, Windows 8 o 10 y Windows XP.

2. Verificar los datos de los formularios 1099-NEC de Nómina Square

Tú y tus empleados son responsables de asegurarse de que la información en el formulario 1099-NEC sea correcta. Comenzaremos a generar borradores del formulario 1099-NEC el 19 de diciembre de 2022. Tan pronto como estos formularios estén listos, podrás verlos en Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square. Revísalos para asegurarte de que sean precisos. Tendrás hasta el 5 de enero de 2023 para revisar y actualizar la información de los contratistas:

• Nombre completo

• Número de seguro social (SSN)

• Dirección de residencia

Evita estos errores comunes: Nombres incorrectos o mal escritos, número de seguro social (SSN) incorrecto, el uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamientos que se colocan antes o después del nombre, y cambios de nombre que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA). Obtén más información sobre estos importantes campos en el Sitio web de SSA.

Puedes actualizar la información del contratista desde Nómina > Equipo de nómina. Luego podrás descargar y ver un borrador actualizado del Formulario 1099-NEC en Formularios de impuestos al día siguiente.

3. Distribuir los formularios 1099-NEC de Nómina Square

Nómina Square genera una copia de los formularios 1099-NEC para cada uno de los contratistas en línea. con instrucciones incluidas. La copia digital del formulario 1099-NEC se puede ver e imprimir desde su Panel de Datos del Equipo en línea o en la aplicación Mi Equipo Square. Los contratistas deben dar su consentimiento para recibir copias digitales de su formulario 1099-NEC, de lo contrario, debes proporcionarles una copia física. 

Si prefieres que Nómina Square envíe una copia física del Formulario W-1099 a cada uno de los miembros de tu equipo, ve a la pestaña Ajustes de nómina y activa Enviar W-2 y 1099 por correo en papel antes del 5 de enero de 2023. Se enviará un formulario fiscal por correo a la dirección registrada de todos los contratistas que recibieron pagos en el año fiscal anterior.

Si no deseas que Nómina Square declare el formulario 1099-NEC en tu nombre, puedes desmarcar la casilla "Declarar automáticamente el formulario 1099-NEC para este contratista" en su perfil de Equipo de nómina antes del 5 de enero de 2023.

Nota:  Si eliges que Square envíe a los contratistas una copia impresa de su formulario 1099-NEC por correo, no volveremos a enviar el formulario de impuesto si un contratista no lo recibe (debido a un error en su domicilio u otros motivos).

• Si el contratista tiene una dirección de envío no válida y el negocio tiene una dirección de envío válida, su formulario W-1099 se devolverá a tu negocio. Entonces, tú eres responsable de proporcionarles su copia del formulario 1099-NEC. Puedes proporcionarle al contratista una copia impresa. Descárgala desde Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

• Si el contratista tiene una dirección postal no válida y el negocio también, tú eres responsable de descargar el formulario 1099-NEC de Nómina Square y entregarlo a los contratistas.

• En el caso de que el formulario 1099-NEC de tu contratista sea devuelto a tu negocio, asegúrate de que la dirección fiscal en Nómina Square sea precisa. Puedes ver qué dirección está guardada o actualizar la dirección fiscal para tu negocio en la sección Información comercial de tu Panel de Datos de Nómina en línea.

• Puedes acceder a una copia de los Formularios 1099-NEC en la pestaña Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.

• Los contratistas con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de su Formulario 1099-NEC en su pestaña Formularios de impuestos o en la pestaña Formularios de impuestos o a través de la Aplicación Mi Equipo Square.