Verificar y distribuir el Formulario 1099-NEC con Nómina Square
Acerca del formulario 1099-NEC
Nómina Square genera automáticamente y presenta electrónicamente el Formulario 1099-NEC para cada uno de tus contratistas al final del año. Estos formularios estarán disponibles para que los imprimas y distribuyas a los contratistas en los formularios de impuestos en la sección Nómina del Panel de Datos Square. Aunque Nómina Square presenta los formularios 1099-NEC en tu nombre, tú y los contratistas son responsables de presentar sus impuestos y confirmar que la información en el formulario 1099-NEC sea precisa.
Antes de comenzar
Todos los pagos del contratista para un año fiscal determinado deben enviarse y registrarse en Nómina Square antes del tercer día hábil del nuevo año. Esto se aplica solo al personal con al menos una fecha de pago en ese año fiscal
Los contratistas con cuentas en línea pueden acceder a una copia de su Formulario 1099-NEC de un año anterior en sus Formularios de impuestos, en su Panel de Datos para empleados de Nómina Square o en la Aplicación Mi equipo Square. También puedes descargar y distribuir los formularios tú mismo.
Los miembros del equipo desactivados solo pueden acceder a los documentos de nómina, como los formularios fiscales y los talones de pago, a través de su Panel de Datos para personal de Nómina Square.
El Formulario 1099-NEC ya no forma parte del Programa de declaración federal/estatal (CF/SF) conjunta y deberás ponerte en contacto directamente con tu departamento de hacienda estatal para presentar el Formulario 1099-NEC a nivel estatal. Revisa tu Recursos de impuestos estatales de Nómina Square.
Los estados de Alaska, Florida, Illinois, Iowa, Nevada, New Hampshire, Nueva York, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no requieren la declaración del Formulario 1099-NEC.
Los estados de Maine, Ohio, Carolina del Sur, Utah, Virginia y Virginia Occidental solo requieren la declaración del formulario 1099-NEC si se informan retenciones estatales de soporte.
Nómina Square no presenta el Formulario 1096. Dado que Square presenta electrónicamente los formularios 1099-NEC, no se requiere el formulario 1096.
Si no deseas que Nómina Square declare el formulario 1099-NEC en tu nombre, puedes anular la selección de Presentar automáticamente el Formulario 1099-NEC para este contratista en el perfil de un miembro del equipo antes del tercer día hábil del nuevo año. Obtén más información sobre cómo agregar y administrar miembros del equipo.
Paso 1: Descarga el formulario 1099-NEC de Nómina Square
Puedes descargar el Formulario 1099-NEC desde el Panel de Datos Square.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Nómina > Formularios de impuestos.
Ordena por 1099 o filtra por período de tiempo, nombre del empleado o estado del formulario.
Elige el formulario que desees y selecciona Descargar. También puedes descargar todos los formularios 1099 para un año fiscal en un archivo .zip.
Extrae el Formulario 1099-NEC del archivo .zip descargado.
Paso 2: Verificar los datos de los formularios 1099-NEC de Nómina Square
Tú y tus empleados son responsables de asegurarse de que la información en el formulario 1099-NEC sea correcta. A partir del 19 de diciembre de 2024, empezamos a generar borradores del formulario 1099-NEC. Revísalos para verificar su exactitud. Tendrás hasta el 6 de enero de 2025 para revisar y actualizar la información de tus contratistas, incluido su nombre completo, número de seguro social (SSN) y dirección de residencia.
Evita estos errores comunes:
Nombres incorrectos o mal escritos
Número de seguro social incorrecto
Uso de alias o nombres abreviados
Títulos antes o después del nombre
Cambios de nombre no reportados a la Administración del Seguro Social (SSA).
Obtén más información sobre estos importantes campos en el Sitio web de SSA.
Obtén más información sobre cómo actualizar la información de tu cuenta de Nómina Square.
Paso 3: Distribuir los formularios 1099-NEC de Nómina Square
Los contratistas deben dar su consentimiento para recibir copias digitales de su formulario 1099-NEC, de lo contrario, debes proporcionarles una copia física. Puedes hacer que Nómina Square se encargue del envío, basta configurarlo en los ajustes de la nómina en el Panel de Datos Square.
Inicia sesión en Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Nómina > Ajustes.
Activa Enviar Formularios W-2 y 1099 por correo postal.
Square enviará un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los contratistas que recibieron pagos en el año fiscal anterior. El formato físico de los Formularios W-2 y 1099-NEC incurre una tarifa de $3 por empleado o contratista.