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Comenzar a utilizar Administración del equipo

Square tiene las herramientas para ayudarle a administrar su equipo fácilmente en varias ubicaciones, dispositivos y cargos. Con Administración del equipo, puede realizar un seguimiento del tiempo de su equipo, administrar su acceso a su Punto de venta Square y Panel de Datos Square en línea y optimizar los costos laborales.

Administración del equipo también le facilita el pago a su equipo a través del servicio de nómina en línea de Square.

¿Qué incluye?

Niveles de precios de Administración del equipo

Con Administración del equipo, tendrá acceso gratuito a Permisos para el equipo, un amplio conjunto de permisos en su Punto de venta Square o Panel de Datos Square en línea. Al actualizar a Equipo Plus, podrá crear conjuntos ilimitados de permisos, realizar un seguimiento de las ventas y más de un salario por miembro del equipo, consultar informes de costos de mano de obra vs. ventas y más.

Cómo funciona

Administración del equipo utiliza permisos y códigos de acceso para brindar a los miembros acceso a las herramientas que necesitan para su trabajo, y le da a usted el control y los informes que necesita para administrar su negocio.

A continuación, se detallan algunos términos que debe conocer de Administración del equipo:

Conjuntos de permisos

Puede crear y asignar conjuntos de permisos a los miembros de su equipo por función laboral en su negocio. Determine el acceso de los miembros del equipo a su Panel de Datos Square en línea y las aplicaciones Punto de venta, Citas y Facturas de Square.

Por ejemplo, puede crear un conjunto de permisos para cajeros que les dé acceso para que solo acepten pagos desde el Punto de venta Square, luego, otro conjunto de permisos que les permita emitir reembolsos, editar artículos y ajustes, reemplazar artículos y acceder a lo que necesiten en su Panel de Datos Square en línea. Y puede crear otro conjunto de permisos para permitir a los contadores acceder solo a determinadas áreas de su Panel de Datos Square en línea, como los informes de ventas y depósitos. Es importante recordar que puede crear conjuntos de permisos para miembros individuales del equipo según sus deberes específicos y reutilizarlos para miembros del equipo futuros que realicen las mismas funciones.

Con Administración del equipo, tendrá acceso a un conjunto único de Permisos para el equipo para todos los miembros del equipo de manera gratuita y un conjunto ilimitado de permisos por $35 al mes por ubicación con un miembro del equipo asignado.

Perfil del miembro del equipo

Cree perfiles de miembros del equipo para guardar su información de contacto y asignarles permisos

y salarios específicos de su puesto en su negocio. Nota: Los perfiles desactivados no se eliminan de su cuenta pero pueden permanecer ocultos y reactivarse en cualquier momento.

Puesto

Los puestos le permiten asignar a un miembro del equipo una o más funciones laborales y los salarios respectivos. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar la entrada como anfitrión para el comienzo de su turno y, luego, cambiar a camarero para que sus horas se registren y se paguen según corresponda. Los puestos no determinan los permisos del miembro de un equipo y solo se utilizan para realizar un seguimiento del costo de mano de obra, el trabajo realizado y los salarios pagados para cada trabajo. Sin embargo, debe asignar un puesto a los miembros del equipo antes de poder habilitar sus permisos.

Código de acceso para el equipo

Un código de acceso es la manera más rápida y sencilla de proporcionar a su equipo acceso para aceptar pagos y, al mismo tiempo, proteger áreas y acciones específicas en el punto de venta. Esto significa que todos los miembros del equipo compartirán el mismo acceso y permisos en la aplicación Punto de venta Square, mientras que el código de acceso del propietario de la cuenta desbloqueará las áreas y las acciones restringidas.

Los códigos de acceso de equipos se recomiendan para los negocios que no necesitan realizar un seguimiento de las ventas por miembro del equipo ni dar a miembros del equipo permisos diferentes que los del resto del equipo.

Código de acceso personal

Los códigos de acceso personal sirven para realizar un seguimiento del desempeño y el tiempo de los miembros del equipo individuales. Si se les asigna otra función además de Permisos para el equipo, los Códigos de acceso personal le permitirán realizar un seguimiento de las ventas de cada miembro del equipo.

Un miembro del equipo puede iniciar sesión en la aplicación Punto de venta Square con su código de acceso personal para marcar la entrada de su turno, registrar sus ventas individuales y tener acceso a permisos específicos a su función asignada. Al marcar la salida, los miembros del equipo pueden imprimir el resumen de su jornada laboral, que incluye las horas de entrada y salida, los descansos y el total de horas pagadas.

Los miembros del equipo asignados a la función Permisos del equipo gratuita pueden usar códigos de acceso personales para fines de seguimiento de registro de horas.

Crear puestos y asignar permisos

Defina y limite a qué pueden acceder los miembros del equipo desde la aplicación Square y el Panel de Datos Square en línea con los permisos del equipo. Los permisos del equipo también agregan un nuevo nivel de seguridad de cuenta ya que usted decide qué miembros de su equipo tienen acceso al Panel de Datos Square, pueden modificar su surtido de artículos, administrar los permisos de los miembros del equipo , procesar reembolsos y mucho más.

Para darle permiso a un miembro del equipo para que se comunique con Atención al Cliente de Square acerca de información específica de la cuenta, agréguelo gratis como Representante autorizado. Esta es una excelente opción para individuos que solo necesitan llamar a Atención al Cliente de Square, pero no requieren acceso adicional a su cuenta, como un contador.

Otra opción es configurar un código de acceso del equipo, lo que permite a los miembros del equipo aceptar pagos en un punto de venta compartido y, al mismo tiempo, requiere un código de acceso personal con los permisos adecuados para acceder a áreas y funciones restringidas, como procesar reembolsos. Administrar todos los miembros con códigos de acceso del equipo no tiene costo y es una excelente opción si no necesita realizar un seguimiento de las ventas por miembro del equipo, pero desea dar seguimiento al registro de horas y mantener el acceso a áreas del punto de venta seguro. En este caso, usará su propio código de acceso de propietario para anular determinadas acciones y configurar los ajustes.

Crear una nueva función del equipo

  1. Inicie sesión en la sección Equipo del Panel de Datos Square en línea > Permisos.
  2. Haga clic en Crear puesto > ingresar nombre de puesto (por ejemplo, Cajero, Gerente, Chofer de entregas).
  3. Seleccione a qué lugar desea otorgarle acceso a un empleado:
    • Acceso al punto de venta compartido: permite que este empleado tenga acceso a su punto de venta con una contraseña de 4 dígitos (p. ej., más de un empleado comparten el mismo punto de venta).
    • Acceso al Panel de Datos: permite que este empleado inicie sesión en el Panel de Datos con su propio correo electrónico y contraseña.
    • Acceso al punto de venta móvil: permite que este empleado inicie sesión en la aplicación Square con su propio correo electrónico y contraseña en su propio dispositivo (p. ej., empleados que aceptan pagos móviles).
    • Acceso a Citas: permite que este empleado acceda a Citas con su propio correo electrónico y contraseña. Incluye acceso a su propio calendario. Nota: Únicamente para vendedores registrados en Citas Square.
  4. Seleccione la casilla de al lado de cada permiso al que desea otorgarle acceso a un miembro del equipo.
  5. Haga clic en Guardar.

Una vez creado, se le puede asignar este puesto a cualquier miembro del equipo desde su perfil.

Editar o eliminar funciones de miembros del equipo

Para editar una función:

  1. Inicie sesión en la sección Equipo del Panel de Datos Square en línea > Permisos.
  2. Seleccione una función existente y edítela.
  3. Haga clic en Guardar. Todos los cambios realizados aplican a todos los miembros del equipo asignados a la función.

Para eliminar un puesto, haga clic en Eliminar. Nota: Si los miembros del equipo activos siguen estando asignado a esta función, deberá primero eliminarlos de la función.

Crear y administrar perfiles de miembros del equipo

Crear un nuevo perfil de miembro del equipo.

  1. En la lista de Miembros del equipo en su Panel de Datos Square en línea, haga clic en Crear miembro del equipo.
  2. Ingrese el nombre y la información personal del miembro del equipo > Guardar.
  3. Si desea realizar un seguimiento del tiempo y el costo laboral y asignar permisos, haga clic en Completar configuración.
  4. Seleccione si el miembro del equipo está exento de horas extra. Esto es necesario solamente si está controlando el registro de horas con Square. Asigne o cree un puesto e ingrese el salario > haga clic en Guardar.
  5. Para permitir que el miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, marque la entrada/salida del trabajo usando la aplicación Square o acceda al Panel de Datos Square en línea, haga clic en Activar permisos y seleccione o cree un puesto del menú desplegable.
    • Para permitir que el miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square en un punto de venta compartido y marque la entrada/salida con una contraseña, ingrese un código de acceso personal de 4 dígitos o haga clic en Generar para crear una clave al azar.
    • Si la función del miembro de su equipo le otorga acceso al Panel de Datos Square o a la aplicación Square en su propio dispositivo, ingrese la dirección de correo electrónico que este utilizará para iniciar sesión. El miembro del equipo recibirá un correo electrónico invitándolo a crear una contraseña para su cuenta.
    • Si un miembro de su equipo ha recibido acceso a la aplicación Square y al Panel de Datos Square en línea, necesitará un código de acceso personal y una dirección de correo electrónico para iniciar sesión.
  6. Cuando haya finalizado, haga clic en Guardar.

Si corresponde, este miembro de su equipo recibirá una invitación por correo electrónico para crear su propio inicio de sesión para acceder al Panel de Datos Square y a la aplicación Square en su dispositivo personal.

Crear un nuevo código de acceso personal para un miembro de su equipo

  1. Desde la lista Miembros del equipo en el Panel de Datos Square en línea, seleccione un miembro del equipo que necesite un nuevo código de acceso.
  2. En Permisos, haga clic en Editar > ingrese un código de acceso personal de 4 dígitos o haga clic en Generar para crear una clave al azar. Recuerde guardar y compartir esta contraseña con el miembro del equipo.
  3. Guardar.

Nota: Asegúrese de guardar el código de acceso para su referencia personal y dárselo al miembro del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo conectado con la ubicación del negocio mediante un código de dispositivo.

Desactivar un miembro del equipo

Si un miembro de su equipo deja su negocio (ya sea de forma temporal o permanente), puede desactivar su perfil. No tiene que pagar por miembros del equipo desactivados, la información de su cuenta se guarda para estar disponible para su consulta y puede reactivarlos en cualquier momento.

  1. En la lista de Miembros del equipo en su Panel de Datos Square en línea, seleccione un miembro del equipo.
  2. Haga clic en los tres puntos del menú desplegable de acciones > Desactivar miembro del equipo > confirmar.

Nota: La información del miembro de su equipo no se perderá ni eliminará una vez desactivado; puede reactivarse en cualquier momento.

Reactivar un miembro del equipo

  1. Desde la lista Miembros del equipo del Panel de Datos Square en línea, haga clic en el menú desplegable Estado a la izquierda > haga clic en Inactivo.
  2. Haga clic en el nombre del miembro del equipo > Reactivar miembro del equipo.
  3. Para permitir que el miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, haga clic en Editar en Permisos y seleccione o cree una función en el menú desplegable.
  4. Para permitir que un miembro del equipo inicie sesión en la aplicación Square con un código de acceso, ingrese un código personal de acceso de 4 dígitos o haga clic en Generar para crear una clave al azar.
  5. Si el conjunto de permisos del miembro de su equipo le otorga acceso al Panel de Datos Square en línea o a la aplicación Square en su propio dispositivo, ingrese la dirección de correo electrónico que utilizará para iniciar sesión.

Nota: Es importante que guarde un registro del código de acceso, ya que será el que el miembro de su equipo utilizará para acceder a un punto de venta que tenga Administración del equipo activado.

Agregar compensación

Agregar puestos y salarios para un miembro del equipo le permite hacer seguimiento del costo de mano de obra y, si utiliza el Registro de horas de Square, ver el tiempo destinado a realizar una o varias funciones laborales dentro de su negocio.

Si un miembro del equipo tiene más de un puesto, podrá elegir entre un puesto cuando marca la entrada/salida en la aplicación Square y el salario para ese trabajo quedará registrado en su informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar la entrada como Invitado para una parte de su turno y luego cambiar a Administrador.

Nota: El puesto de un empleado no está asociado con ningún conjunto particular de permisos y solo se usa para hacer un seguimiento del tiempo y ayudar a los miembros del equipo a registrar el trabajo correcto en la aplicación Square. Para establecer permisos y limitar el acceso a la cuenta, asígnele una función en la sección Permisos de su Panel de Datos. Si bien los miembros del equipo ahora pueden tener salarios múltiples con puestos, aún pueden tener solo una función de permiso.

Agregar un puesto y un salario

  1. Desde la lista Miembro del equipo del Panel de Datos Square en línea, seleccione un miembro del equipo.
  2. En Remuneración, ingrese un puesto y el salario que se le paga a este miembro del equipo en particular por llevar a cabo ese trabajo.
  3. Si realizan más de un trabajo, haga clic en Agregar otro salario, luego, ingrese un puesto y el salario. A los miembros del equipo asignados a varios puestos se les pedirá que elijan el que corresponda a su turno al momento de marcar la entrada en la aplicación Square.
  4. Guardar.

Activar la Administración del equipo en la aplicación Square

Una vez que haya creado los conjuntos de permisos y los perfiles de los miembros del equipo, podrá activar la Administración del equipo en la aplicación Square.

Los códigos de acceso les permiten a los miembros de su equipo iniciar sesión en la aplicación Square sin una dirección de correo electrónico o contraseña en cualquier dispositivo conectado con la ubicación de su negocio. Una vez iniciada la sesión, los miembros de su equipo pueden aceptar los pagos que aparezcan en su informe de ventas individual.

  1. Abra la aplicación Square e inicie sesión con su propio correo electrónico o un código de dispositivo. Si inicia sesión con este último, asegúrese de ingresar su contraseña con permisos para administrar los ajustes.
  2. En el menú de navegación, presione Ajustes > Códigos de acceso > Activar códigos de acceso.
  3. En Solicitar código de acceso, seleccione entre Después de cada venta o Cuando se intente cancelar una venta para cancelar un pago.
  4. Ingrese su código de acceso para guardar estos cambios.
  5. Seleccione el período de inactividad para la aplicación Square.
  6. Presione Cerrar sesión en la parte inferior derecha para permitir a los miembros de su equipo iniciar sesión y comenzar a aceptar pagos.

Desactivar los códigos de acceso para el equipo desde la aplicación Punto de venta Square

Una vez que tenga activada la Administración del equipo en su aplicación Punto de venta, podrá desactivarla en cualquier momento.

  1. Presione el siguiente ícono en la barra de navegación: “Tres o la flecha hacia abajo en la parte superior del Square Register: “Register
  2. Presione Ajustes > Códigos de acceso.
  3. Desactive Permitir código de acceso del equipo.

Activar Permisos compartidos para el equipo

Con Permisos para el equipo, puede otorgar a todos los miembros de su equipo el mismo conjunto de permisos cuando acceden al Punto de venta Square y el Panel de Datos Square en línea en su propio dispositivo y configurar un código de acceso del equipo para controlar a qué acciones e información puede acceder su equipo en un punto de venta compartido:

Activar Permisos para el equipo en su Panel de Datos Square en línea

  1. Visite Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Seleccione Permisos para el equipo.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo para los miembros del equipo que usan un punto de acceso compartido. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Seleccione los permisos que quiere que los miembros de su equipo tengan. Si un miembro de su equipo intenta acceder a un área que usted no haya seleccionado, necesitará un código de acceso de un miembro del equipo con los permisos adecuados activados para continuar.
  5. Haga clic en Guardar.

Activar Permisos para el equipo en su Punto de venta Square

  1. En el menú de navegación, vaya a Ajustes > Códigos de acceso > active Códigos de acceso.
  2. Active Permitir código de acceso del equipo.
  3. De manera predeterminada, su equipo solo tendrá acceso para aceptar pagos, mientras que las demás acciones requerirán un código de acceso de propietario. Si desea otorgar a los miembros de su equipo permisos como procesar reembolsos o ver informes, presione Editar. Se le dirigirá a Permisos en su Panel de Datos Square en línea en un navegador móvil. Cree un código de acceso del equipo para los miembros del equipo que usan un punto de venta compartido > seleccione a qué desea otorgar acceso.
  4. Guardar > regrese a la aplicación Punto de venta Square.

En este punto, los miembros de su equipo que utilicen el Código de acceso del equipo establecido podrán aceptar pagos y acceder a áreas y funciones del punto de venta que usted seleccionó en Permisos para el equipo. Para acceder a áreas y funciones restringidas, deberá ingresar un código de acceso con los permisos adecuados activados.

Editar su código de acceso para el equipo

Para editar su código de acceso para el equipo desde el Panel de Datos Square en línea:

  1. Visite Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Seleccione Permisos para el equipo.
  3. Cree o genere un código de acceso aleatorio para el equipo. Anote y comparta este código de acceso con su equipo.
  4. Guardar.

Para editar su código de acceso del equipo desde la aplicación Square:

  1. Desde el menú de navegación, visite Ajustes > Códigos de acceso.
  2. Presione el código de acceso del equipo existente.
  3. Ingrese su código de acceso del propietario.
  4. Ingrese su nuevo código de acceso del equipo > Guardar.
  5. Comparta el nuevo código de acceso con su equipo.

Administración del equipo con Nómina Square

Nómina Square se integra con nuestras funciones de Administración del equipo. Los miembros del equipo pueden marcar entrada y salida desde su aplicación Square y nuestro equipo se encarga de sus pagos y declaraciones de impuestos a la nóminas federales y estatales. Obtenga más información sobre el servicio de nómina en línea de Square.

Nota: Square almacena datos en Estados Unidos y en otros países. Es posible que tenga que notificar a sus empleados sobre esto y obtener su consentimiento antes de almacenar su información.

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