Nómina Square genera y presenta el formulario W-2 para cada uno de sus empleados al final del año. Nosotros enviaremos el formulario W-2 a la dirección postal que nos proporcione para cada uno de sus empleados. Además, estos formularios estarán disponibles en Formularios de impuestos en la sección de Nómina del Panel de Datos de Square. Aunque presentamos los formularios W-2 por usted, tanto usted como sus empleados tienen la responsabilidad de confirmar y asegurarse de que la información en los W-2 sea correcta.

1. Descargar sus formularios W-2 de Nómina Square

Para acceder a sus formularios W-2:

  1. Visite Formularios de impuestos en la sección Nómina del Panel de Datos de Square.
  2. Haga clic en el enlace azul que acaba en “W2.zip” para descargar un archivo .zip de sus formularios W-2.
  3. Extraiga los formularios W-2 del archivo .zip descargado (lea más abajo las instrucciones para hacerlo en una computadora Mac o Windows).

Cómo extraer sus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora Mac

En la mayoría de las computadoras Mac podrá acceder al archivo .zip con sus formularios W-2 en la carpeta Descargas. Para acceder al archivo, puede abrir directamente la carpeta Descargas o buscar "W2.zip" en el Finder. Una vez que lo haya encontrado, haga doble clic sobre el archivo .zip. Su computadora extraerá automáticamente la información del archivo .zip, creando una carpeta que contiene copias en formato PDF de sus formularios W-2.

Cómo extraer sus formularios W-2 de un archivo .zip en una computadora con Windows

Los pasos para extraer su archivo .zip dependen de la versión de Windows con la que cuente. Para ubicar el archivo, busque “W2.zip” o busque el archivo en la carpeta Descargas de Mi PC. Siga los enlaces para la extracción de archivos .zip en Windows 7 y Windows 8.

2. Cómo verificar la información de sus formularios W-2 en Nómina Square

Tanto usted como sus empleados tienen la responsabilidad de asegurarse de que la información en el formulario W-2 sea correcta. Se recomienda que lo revise para asegurarse de ello. Usted puede actualizar la información de su empleado en la pestaña Empleados de su panel de datos de Nómina. Luego podrá descargar y ver el formulario W-2 actualizado de la pestaña Formularios de impuestos en su panel de datos de Nómina al día siguiente.

Evite estos errores comunes: nombres incorrectos o mal escritos, número de seguro social (SSN) incorrecto, uso de apodos o nombres abreviados, títulos o tratamientos que se colocan antes o después del nombre y cambios de nombre o apellido que no se han notificado a la Administración del Seguro Social (SSA). Para obtener más información sobre la verificación del formulario W-2, viste el sitio web de la SSA.

Cómo revisar y entender el formulario W-2

Sabemos que el formulario W-2 puede ser un poco complicado de leer. A continuación le ofrecemos información adicional sobre los campos del formulario W-2 que deben revisarse.

  • Casilla "a": Número de seguro social (SSN) del empleado.
  • Casilla "b": Número de identificación del empleador (EIN).
  • Casilla "c": Nombre del empleado, domicilio, y zona postal.
  • Casilla "e": Nombre del empleado.
  • Casilla "f": Dirección postal del empleado
  • Casilla 1: Salarios, propinas y otra remuneración. Total del año calendario de los salarios, propinas y otra remuneración abonados al empleado.
  • Casilla 2: Impuestos federales retenidos. Total del año calendario de los impuestos federales retenidos del salario del empleado.
  • Casilla 3: Salarios gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de los salarios del empleado gravables conforme impuesto del seguro social, sin incluir las propinas gravables conforme al seguro social.
  • Casilla 4: Impuestos retenidos del Seguro social. Total del año calendario de impuestos retenidos del seguro social del empleado, incluido el impuesto del seguro social sobre las propinas.
  • Casilla 5: Salarios y propinas gravables conforme a Medicare. Total del año calendario de los salarios y propinas del empleado sujetos al impuesto de Medicare.
  • Casilla 6: Impuesto retenido de Medicare. Total del año calendario del impuesto retenido de Medicare del empleado
  • Casilla 7: Propinas gravables conforme al seguro social. Total del año calendario de las propinas comunicadas del empleado.
  • Casilla 10: Beneficios del cuidado de dependientes. Total de beneficios para el cuidado que su empleador le pagó o incurridos en su nombre (incluyendo los montos de un plan de la sección 125 (cafetería)). También se incluye en la casilla 1 cualquier monto superior a $5,000.
  • Casilla 11: Planes no calificados. Este monto se declara en la casilla 1 si es una distribución que se le hizo a usted de una compensación diferida no calificada o plan no gubernamental de la sección 457(b).
  • Casilla 12:
    • Desplazar D-Opcional a una sección 401(k) en efectivo o un arreglo desplazado. También incluye desplazamientos bajo una simple cuenta de jubilación que sea parte de la sección del acuerdo 401(k).
    • Los desplazamientos E-Opcional bajo la sección 403(b) de acuerdo de reducción del salario
    • Los desplazamientos G-Opcional y las contribuciones del empleador (incluyendo los desplazamientos no seleccionados) a una sección 457(b) difieren del plan de compensación.
    • Las contribuciones W-empleador (incluyendo la cantidad de los empleados seleccionados para contribuir usando la sección plan 125 (cafetería)) hacia su cuenta de seguro social.
    • AA-Aportes designados Roth en el plan sección 401 (k).
    • Las contribuciones BB-Designated Roth bajo la sección plan 403(b).
    • DD- Cobertura de salud por el empleador esponsoreado. La cantidad reportada con el código DD no está sujeta a impuestos.
    • Las contribuciones EE-Designated Roth bajo la sección gubernamental plan 457 (b)
  • Caja 13: Si está seleccionado "Plan de Jubilación", límites especiales pueden aplicar al monto tradicional de las contribuciones IRA que suele deducir.
  • Caja 14: Otro - Los empleadores puede tildar este recuadro para reportar información como impuestos de seguro de discapacidad del estado retenidos.
  • Caja 15: Número de identificación del empleado en el Estado
  • Caja 16: estado, salario, propinas, etc. - Salarios anuales según año calendario del estado, propinas y otras compensaciones pagadas al empleador.

3. Cómo distribuir el formulario W-2 con Nómina Square

La Nómina Square enviará el formulario W-2 a cada empleado. Las instrucciones serán incluidas.

Nota: No reenviaremos el formulario W-2 si un empleado no la recibe (ya sea por domicilio erroneo u otro motivo).

  • Si su empleado tiene un domicilio erróneo pero su negocio no, el formulario W-2 le será de vuelto al domicilio del empleador. Por este motivo, es usted responsable de hacérselo llegar.

  • Si su empleado tiene un domicilio erróneo pero su negocio no, es responsable de descargar la Nómina Square W-2s y brindársela a sus empleados.

  • Usted puede acceder a una copia de sus formularios W-2 ubicada debajo de la pestaña de Formulario de impuestos de su Panel de Datos de Nómina. Los empleados con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de su formulario W-2 en la pestaña Formularios de Impuestos.

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