Réaliser, vérifier et approuver le comptage des stocks
À propos de l’inventaire des stocks
Deux options de comptage des stocks s’offrent à vous : le comptage complet et le comptage périodique.
Un inventaire complet des stocks est un comptage de l’ensemble de votre stock, au cours duquel la quantité de chaque article est physiquement vérifiée et consignée afin d’aligner les niveaux de stock réels sur les données enregistrées.
Un inventaire périodique est un processus d’audit cyclique au cours duquel un sous-ensemble de votre stock est compté à intervalles réguliers afin de maintenir des niveaux de stock précis et d’identifier les écarts.
Avant de commencer
Vous pouvez réaliser des comptages de stocks à partir de votre application Solution PDV Square et les vérifier à partir de votre Tableau de bord Square ou de l’application Solution PDV Square.
Vous devez vérifier et approuver les résultats après avoir réalisé un comptage complet des stocks. Assurez-vous d’avoir compté chaque article disponible avant de soumettre un comptage pour vérification.
Les comptages complets visent à répertorier chaque article en stock dans un point de vente. Tous les stocks non comptés sont définis à zéro. Pour éviter d’avoir les articles non comptabilisés configurés à 0 stock, nous vous recommandons d’utiliser un comptage périodique.
Il est recommandé d’effectuer un comptage périodique pour chaque variante d’article au moins une fois tous les 90 jours.
Les articles qui ne font pas l’objet d’un comptage périodique ne sont pas affectés et les niveaux de stocks restent inchangés.
Effectuez des comptages des stocks à intervalles réguliers pour maintenir des niveaux de stock précis.
Les comptages complets et périodiques sont disponibles sur les appareils iOS et Android, y compris Square Register, Square Terminal et Square Handheld.
Réaliser un comptage complet des stocks
Vous pouvez réaliser un comptage complet des stocks à partir de votre application Solution PDV Square.
- Ouvrez l’application de système de caisse, puis appuyez sur Stock > Comptages des stocks.
- Appuyez sur Compter les stocks > Comptage complet.
- Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran et sélectionnez la variante souhaitée, puis appuyez sur Continuer.
- Appuyez sur la variante d’article pour saisir une quantité en utilisant le pavé numérique, puis appuyez sur la coche.
- Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.
- Appuyez sur Envoyer la progression > Confirmer.
- Ouvrez l’application de système de caisse, puis appuyez sur Stock > Comptages des stocks.
- Appuyez sur Compter les stocks > Comptage complet.
- Utilisez un lecteur de codes-barres compatible ou la caméra intégrée de votre appareil pour scanner l’article.
- Scannez les doublons d’articles individuellement ou appuyez sur la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Appuyez ensuite sur la coche.
- Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.
- Appuyez sur Envoyer la progression > Confirmer.
- Ouvrez l’application de système de caisse, puis appuyez sur Stock > Comptages des stocks.
- Appuyez sur Compter les stocks > Comptage complet ou sélectionnez un comptage complet en cours.
- Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran, puis cliquez sur l’icône de filtre à côté de la barre de recherche.
- Sélectionnez une catégorie d’article dont vous voulez compter le stock et appuyez sur Afficher les résultats.
- Dans la liste des résultats, vous pouvez sélectionner certains articles ou cliquer sur Tout sélectionner.
- Appuyez sur Confirmer une fois la sélection terminée.
Une fois que vous avez terminé d’ajouter des articles à votre session de comptage, vous pouvez appuyer sur un article ou une variante et en entrer la quantité. Après avoir terminé le comptage de tous vos articles, appuyez sur Envoyer la progression pour enregistrer votre travail.
Plusieurs appareils peuvent être utilisés dans le cadre d’un comptage complet. Pour effectuer un comptage complet avec plusieurs appareils via votre application de système de caisse :
- Sur votre appareil principal, commencez un comptage complet en appuyant sur Compter les stocks dans l’onglet « Comptage des stocks ».
- Une fois qu’un comptage complet a commencé sur un appareil initial, accédez à Stock > Comptages des stocks sur vos appareils secondaires.
- Dans votre liste de comptages des stocks, sélectionnez le Comptage complet que vous avez créé sur l’appareil principal répertorié comme En cours. Ne créez pas de nouveau comptage complet sur l’appareil secondaire, car tous les appareils doivent contribuer à un seul comptage complet en cours à la fois.
- Dans l’écran « Détails du comptage complet », vous pouvez choisir de Compter les articles ou d’Afficher le récapitulatif du comptage. Vous verrez également les options Supprimer le comptage ou Démarrer la vérification sur vos appareils secondaires, mais elles risquent de ne pas être pertinentes lorsqu’un comptage est en cours.
Les comptages des stocks avec plusieurs appareils ne peuvent être effectués que pour les comptages complets. Tous les appareils qui contribuent au comptage complet doivent être connectés à l’application Solution PDV Square et attribués au même point de vente.
Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage complet à tout moment en appuyant sur l’icône en forme de X située à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez une fenêtre contextuelle indiquant Enregistrer les modifications et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit ignorer sans enregistrer.
Vérifier et approuver le comptage complet des stocks
Vous pouvez vérifier et approuver un comptage complet des stocks à partir de votre Tableau de bord Square ou de l’application Solution PDV Square.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et services (ou Articles et cartes ou Articles et stock) > Articles > Catalogue d’articles. Cliquez sur Comptages des stocks.
- Sélectionnez un comptage complet en cours. Cliquez ensuite sur Démarrer la vérification. Les variantes non comptées verront leur quantité en stock remise à zéro une fois que le résultat vérifié du comptage aura été approuvé. Pour afficher un récapitulatif sans le soumettre pour vérification, cliquez sur Annuler > Afficher le récapitulatif du comptage.
- Vérifiez que tous les comptages sont corrects à partir de l’écran Vérifier les résultats.
- Pour trier la liste, appuyez sur Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Écart (comptage), Écart (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction « Alphabétique ».
- Pour remplacer un comptage d’article, cliquez sur l’article, puis sur Remplacer le comptage. Entrez ensuite le comptage correct, puis cliquez sur Terminé.
- Pour ajouter les articles manquants au comptage, revenez à la vue « Comptages des stocks », puis cliquez sur le comptage qui présente le statut « En cours de vérification ». Appuyez sur Retirer de la vérification > Confirmer et le comptage revient à « En cours ». Une fois que le comptage revient à « En cours », les nouveaux articles peuvent être comptés à l’aide de l’application Solution PDV Square. Lorsque vous avez terminé le comptage, vous devez le soumettre à nouveau pour vérification.
- Une fois que tous les articles ont été vérifiés, appuyez sur Confirmer.
- Ouvrez l’Application Solution PDV, puis appuyez sur Stock > Comptages des stocks.
- Dans cette liste, appuyez sur un comptage complet répertorié comme En cours. Ensuite, appuyez sur Commencer la vérification.
- Les variantes non comptées verront leur quantité en stock remise à zéro une fois que le résultat vérifié du comptage aura été approuvé. Pour afficher un récapitulatif sans le soumettre pour vérification, appuyez sur Annuler > Afficher le récapitulatif du comptage.
- Vérifiez que tous les comptages sont corrects à partir de l’écran « Vérifier les résultats » :
- Pour trier la liste, appuyez sur Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par « Écart (comptage) », « Écart (coût) » ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction « Alphabétique ».
- Pour remplacer un comptage d’article, appuyez sur l’article, puis sur Remplacer le décompte. Entrez ensuite le comptage correct, appuyez sur la coche, puis sur Terminé.
- Pour ajouter des articles au comptage, revenez dans la vue « Comptages des stocks », puis appuyez sur le comptage qui présente le statut « En cours de vérification ». Appuyez sur Retirer de la vérification > Confirmer et le comptage revient à « En cours ». Pour ajouter des variantes manquantes au comptage, appuyez sur Reprendre le comptage. Lorsque vous avez terminé le comptage, vous devez le soumettre à nouveau pour vérification.
- Une fois que tous les articles ont été vérifiés, appuyez sur Confirmer.
Vérifiez tous les articles avant d’appuyer sur « Confirmer » : cette action est irréversible. Une fois le comptage complet des stocks approuvé, le statut de « Comptages des stocks » affiche « Terminé ».
Effectuer un comptage périodique
Vous pouvez effectuer un comptage périodique des stocks à partir de votre application Solution PDV Square.
Lorsque vous commencez un comptage périodique, un écran Sélectionner la catégorie s’affiche. Vous pouvez choisir une ou plusieurs catégories d’articles pour préremplir votre comptage avec tous les articles de ces catégories, ou appuyer sur Ignorer pour rechercher et ajouter manuellement des articles.
- Ouvrez l’application de système de caisse, puis appuyez sur Stock > Comptages des stocks.
- Appuyez sur Compter les stocks > Comptage périodique.
- Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran et sélectionnez la variante souhaitée. Appuyez ensuite sur Continuer.
- Appuyez sur la variante d’article pour saisir une quantité en utilisant le pavé numérique, puis appuyez sur la coche.
- Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.
- Appuyez sur Suivant > Confirmer.
- Ouvrez l’application de système de caisse, puis appuyez sur Stock > Comptages des stocks.
- Appuyez sur Compter les stocks > Comptage périodique.
- Utilisez un lecteur de codes-barres compatible ou la caméra intégrée de votre iPad ou iPhone pour scanner l’article.
- Vous pouvez continuer à lire le code de chacun des articles en double ou appuyez sur la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Appuyez ensuite sur la coche.
- Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.
- Appuyez sur Suivant > Confirmer.
- Ouvrez l’application de système de caisse, puis appuyez sur Stock > Comptages des stocks.
- Appuyez sur Compter les stocks > Comptage périodique.
- Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran, puis cliquez sur l’icône de filtre à côté de la barre de recherche.
- Sélectionnez une catégorie d’article dont vous voulez compter le stock et appuyez sur Afficher les résultats.
- Dans la liste des résultats, vous pouvez sélectionner certains articles ou cliquer sur Tout sélectionner.
- Appuyez sur Confirmer une fois la sélection terminée.