Créer et gérer des projets avec Factures Square
À propos des projets Factures Square
Avec Factures Square, vous pouvez créer des projets pour garder la trace des fichiers numériques et télécharger des pièces jointes dans un seul espace de travail. Vous pouvez lier des factures, des séries récurrentes, des estimations et des contrats pour un accès rapide. Vous pouvez également ajouter des notes privées et des idées pendant que vous travaillez.
Avant de commencer
Vous pouvez créer et gérer des projets à partir de votre Tableau de bord Square et de l’application Factures Square.
Si une facture est associée à un projet comportant déjà une estimation, cette dernière sera aussi automatiquement liée au projet.
Vous pouvez ajouter les champs « Estimation » ou « Valeur du projet » pour évaluer ce que vous rapportera ce projet. Vous pouvez également ajouter un pourcentage de probabilité de gain pour mesurer l’intérêt de concrétiser ce projet. Ces deux champs sont facultatifs, mais ils peuvent vous aider à établir des priorités dans votre travail.
Créer des projets de factures
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures > Projets. Vous pouvez également accéder à Aperçu > Créer un projet.
- Cliquez sur Créer un projet.
- Ajoutez les clients associés au projet.
- Saisissez le nom du projet, la phase du projet, la date et l’heure, ainsi que la description. Vous pouvez également ajouter une valeur estimée facultative ou un niveau de confiance. Cliquez sur Créer.
- Ajoutez un point de vente facultatif, puis cliquez sur Créer.
- À partir de l’application Factures Square, appuyez sur Projets puis sur (+) pour créer un nouveau projet.
- Ajoutez les clients associés au projet.
- Saisissez le nom du projet, la phase, la date de début et la date de fin du projet. Vous pouvez également ajouter une valeur facultative de projet ou une cote de confiance. 4. Appuyez sur Enregistrer.
Gérer les projets de facturation
Une fois que vous avez créé des projets, vous pouvez les gérer à partir de l’espace de travail du projet sur votre Tableau de bord Square ou depuis votre application Factures Square.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures > Projets.
- Sélectionnez le projet, puis cliquez sur (+) pour ajouter des éléments nouveaux ou existants comme des factures, des séries récurrentes, des estimations ou des contrats. Vous pouvez rechercher par titre, identifiant ou statut.
- Cliquez sur (+) pour ajouter des pièces jointes facultatives.
- Cliquez sur Ajouter une note pour ajouter une note interne au projet.
- Affichez un journal d’activité du projet. Les filtres Tous, En retard, Échoué ou Accepté sont disponibles.
- Vous pouvez également cliquer sur (•••) pour modifier le projet, marquer le projet : Finalisez ou supprimez le projet.
Remarque : Une fois la suppression confirmée, le projet n’est plus accessible.
- Dans l’onglet Fichiers, appuyez sur (+) pour Créer de nouvelles factures ou estimations ou pour Ajouter des factures, des estimations, des séries récurrentes ou des contrats existants.
- Dans l’onglet Notes, appuyez sur (+) pour ajouter une note. Appuyez sur Enregistrer.
- À partir de l’onglet Clients, appuyez sur Partager pour partager le lien du projet.
Vous pouvez également appuyer sur (•••) pour marquer le projet : Finalisez, modifiez les détails du projet ou supprimez le projet.
Partager le lien du projet
Une fois que vous avez créé un projet, vous pouvez effectuer plusieurs actions telles que rechercher, modifier ou partager un lien de projet avec l’un des clients que vous avez répertoriés. Quand vous envoyez un lien de projet par e-mail à l’un des clients que vous avez ajoutés à ce projet, il pourra examiner le projet et effectuer les actions nécessaires sur les factures, estimations et contrats. Il verra également les pièces jointes si vous avez choisi de les rendre visibles.
Vous pouvez partager des projets avec des clients à partir de votre Tableau de bord Square. Pour cela :
Ouvrez le projet.
Sélectionnez Clients et assurez-vous qu’il y a un destinataire principal.
Vous ne pouvez ajouter des clients supplémentaires avant de partager qu’à partir de votre Tableau de bord Square. Pour cela, accédez à « Aperçu du projet » et cliquez sur Modifier. Dans l’écran « Modifier le projet », recherchez le nom ou l’adresse e-mail du client, puis cliquez sur Enregistrer.Sélectionnez Partager.
Ajoutez une note facultative, puis sélectionnez Partager.
Lorsque que vous partagez un projet, vous pouvez sélectionner Exigez la connexion du client pour consulter le projet. Cela signifie que votre client devra vérifier son identité pour accéder au projet. Cette fonctionnalité permet d’ajouter un niveau de sécurité supplémentaire, ce qui est particulièrement important lors du partage d’informations confidentielles ou sensibles.
Gérer les clients
Pour modifier le client principal ou supprimer un client avant de partager :
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Projets.
À partir du projet, cliquez sur Modifier ou (•••) > Modifier le projet.
S’il y a plusieurs clients, cliquez sur Principal ✓ à côté du nouveau client principal.
Pour supprimer un client, passez la souris sur son nom, cliquez sur l’icône de la corbeille, puis sur Supprimer.
Organiser les phases du projet
Dans l’ onglet Projets de votre Tableau de bord Square et dans l’application Factures Square, vous avez accès à un tableau de suivi de processus qui vous permet de mieux suivre les prospects et les paiements. Vous pouvez cliquer sur Afficher en tant que pour basculer entre vues Tableauou Liste Dans les deux vues, vous pouvez classer les projets en différents segments, notamment Demande, Proposition, Réservé, En cours et Terminé. Pour modifier la phase d’un projet, trois options s’offrent à vous :
Modifier la ligne concernée dans la vue de la liste des projets.
Lors de la création ou de la modification d’un projet, un menu déroulant s’affiche.
Faites glisser et déposez des vignettes de projet sur les colonnes de phase dans la vue processus/tableau.