Crea i gestiona projectes amb les factures
Informació sobre els projectes de Factures Square
Amb Factures Square, pots crear projectes per fer un seguiment dels arxius digitals i pujar fitxers adjunts en un sol espai de treball. Per accedir-hi ràpidament, pots vincular factures, grups recurrents, pressupostos i contractes. També pots afegir notes personals i idees mentre treballes.
Abans de començar
Pots crear i gestionar projectes des del Tauler de control de Square i des de l’aplicació de Factures Square.
Si una factura està vinculada amb un projecte que ja té algun pressupost relacionat, aquest també es vincularà automàticament al projecte.
Pots afegir els camps de valor estimat o del projecte per calcular quants diners hi guanyaràs. També pots afegir un percentatge de probabilitat d’èxit per mesurar la possibilitat d’aconseguir el projecte. Tots dos camps són opcionals, però poden ajudar-te a establir prioritats en la feina.
Crea projectes de facturació
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments o a Pagaments) > Factures > Projectes. També pots anar a Vista general > Crea un projecte.
- Fes clic a Crea un projecte.
- Afegeix els clients associats al projecte.
- Introdueix el nom del projecte, la fase, la data i l’hora, la data d’inici i la de finalització (opcionals), i la descripció. També pots afegir-hi un valor estimat o un percentatge de probabilitat d’èxit. Fes clic a Crea.
- Afegeix un punt de venda opcional i fes clic a Crea.
- Toca Projectes i, a continuació, + per crear un projecte.
- Afegeix els clients associats al projecte.
- Introdueix el nom del projecte, la fase i les dates d’inici i de finalització (opcionals). També pots afegir-hi un valor del projecte o un percentatge de probabilitat d’èxit.
- Selecciona Desa.
Els projectes es poden crear automàticament quan creïs pressupostos nous. D’aquesta manera, podràs fer un seguiment de la feina sense haver de fer res més.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Factures > Pressupostos.
- Fes clic a Crea un pressupost i, a continuació, busca l’opció Crea automàticament un projecte per a aquest pressupost.
- Activa aquesta opció per crear projectes automàticament o desactiva-la per fer-ho manualment.
Nota: pots crear projectes encara que no en sàpigues les dates. Només has de deixar els camps de data en blanc i afegir-los més endavant quan se’n confirmin els detalls.
Gestiona projectes de facturació
Un cop hagis creat els projectes, els pots gestionar des de l’espai de treball del projecte al Tauler de control de Square o a l’aplicació de Factures Square.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments o a Pagaments) > Factures > Projectes.
- Selecciona el projecte i, a continuació, fes clic a (+) per afegir factures, grups recurrents, pressupostos o contractes. Pots cercar per títol, identificador o estat.
- Fes clic a + per afegir-hi els fitxers adjunts que vulguis.
- Feu clic a Afegeix una nota per deixar comentaris interns al projecte.
- Mostra un registre d’activitat del projecte. Pots filtrar per tots, vençuts, fallits o acceptats.
- També pots fer clic a (•••) a Modifica el projecte, Marca el projecte: Completa o elimina el projecte.
Nota: un cop seleccionis Confirma l’eliminació, ja no hi podràs accedir.
- A la pestanya Fitxers, toca (+) per crear factures o pressupostos o bé per afegir factures, pressupostos, grups recurrents o contractes que ja tinguis.
- A la pestanya Notes, toca (+) per afegir una nota. Toca Desa.
- A la pestanya Clients, toca Comparteix per compartir l’enllaç del projecte.
També pots tocar (•••) a Marca el projecte: Completa, modifica la informació del projecte o elimina el projecte.
Organitza les fases del projecte
A la pestanya Projectes del Tauler de control de Square i de l’aplicació de Factures Square, hi trobaràs un tauler de seguiment amb tota la informació que necessites respecte a possibles clients i pagaments. Pots fer clic a Mostra com per canviar entre les vistes de Tauler o Llista. Des de qualsevol de les dues, pots classificar els projectes en segments diferents, com ara Sol·licitud, Proposta, Reservat, En curs i Completat.
Els projectes mostren fins a 3 documents adjunts i l’estat en què es troben, a més de la paraula Més en cas que n’hi hagi més per consultar.
Ordena els projectes per consultar primer la feina més rellevant:
Actualitzats recentment: consulta els projectes més actius primer (ordenació per defecte).
Data: els projectes amb dates apareixen primer, seguits dels que no en tenen.
Nom: ordenació alfabètica.
Tens tres opcions per canviar la fase d’un projecte:
Canviar-la en la línia a la vista de llista del projecte.
En crear o modificar un projecte, es mostrarà un menú desplegable.
Arrossega i deixa anar els mòduls del projecte a les columnes de les fases a la vista de les etapes del projecte o tauler.
Comparteix l’enllaç del projecte
Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments o a Pagaments) > Factures > Projectes.
Obre el projecte.
Selecciona els clients i comprova que hi hagi un destinatari principal. Per afegir clients addicionals al projecte abans de compartir-lo, has d’anar al Tauler de control de Square, a la secció Vista general del projecte, i fer clic a Modifica. A la pantalla Modifica el projecte, cerca pel nom o l’adreça electrònica del client i, a continuació, fes clic a Desa.
Prem Comparteix.
Afegeix una nota opcional i prem Comparteix.
Per afegir clients addicionals al projecte abans de compartir-lo, has d’anar al Tauler de control de Square, a la secció Vista general del projecte, i fer clic a Modifica. A la pantalla Modifica el projecte, cerca pel nom o l’adreça electrònica del client i, a continuació, fes clic a Desa.
A l’hora de compartir un projecte, pots seleccionar l’opció Demana al client que iniciï la sessió per consultar el projecte perquè verifiqui la seva identitat abans d’accedir-hi. Aquesta funció serveix per vetllar encara més per la seguretat del teu negoci, fonamental sobretot quan treballes amb informació confidencial.
Gestiona els clients
Per canviar el client principal o eliminar-lo abans de compartir el projecte:
Inicia la sessió al Tauler de control de Square i ves a Comandes i pagaments (o bé a Factures i pagaments o a Pagaments) > Factures > Projectes.
Al projecte, fes clic a Modifica o (•••) > Modifica el projecte.
Si hi ha diversos clients, fes clic a Principal ✓ al costat del client principal nou.
Per eliminar-lo, passa el cursor per sobre del client, fes clic a la icona de la paperera i a Elimina.