Crear y gestionar proyectos con las facturas
Acerca de los proyectos de Facturas Square
Con Facturas Square, puedes crear proyectos para llevar un seguimiento de los ficheros digitales y adjuntar archivos en un solo lugar. Puedes vincular facturas, grupos recurrentes, presupuestos y contratos para tenerlos a mano rápidamente. También puedes añadir notas privadas e ideas mientras trabajas.
Antes de empezar
Puedes crear y gestionar proyectos desde el Panel de control de Square y la aplicación Facturas Square.
Si la factura está vinculada a un proyecto que también tiene un presupuesto relacionado, este también se vinculará automáticamente al proyecto.
Puedes añadir los campos Estimado o Valor del proyecto para calcular cuánto ganarás con este proyecto. También puedes añadir un porcentaje de probabilidad de éxito para medir las posibilidades de conseguir el proyecto. Ambos campos son opcionales, pero pueden ayudarte a priorizar el trabajo.
Crear proyectos de facturación
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Proyectos. También puedes ir a Vista general > Crear proyecto.
- Haz clic en Crear proyecto.
- Añade los clientes que estén asociados al proyecto.
- Introduce el nombre, la fase, la fecha, la hora, la fecha de inicio y de finalización (opcionales) y la descripción del proyecto. También puedes añadir un valor estimado o un porcentaje de probabilidad de éxito. Haz clic en Crear.
- Añade un punto de venta, si quieres, y haz clic en Crear.
- Pulsa Proyectos y, a continuación, (+) para crear uno.
- Añade los clientes que estén asociados al proyecto.
- Introduce el nombre, la fase y las fechas de inicio y finalización (opcionales). También puedes añadir un valor del proyecto o un porcentaje de probabilidad de éxito.
- Por último, selecciona Guardar.
Los proyectos se pueden crear automáticamente al crear nuevos presupuestos. De esta forma, podrás hacer un seguimiento de tu trabajo sin tener que completar pasos adicionales.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Facturas > Presupuestos.
- Haz clic en Crear presupuesto y busca la opción Crear automáticamente un proyecto para este presupuesto.
- Actívala para crear proyectos automáticamente o desactívala para gestionarlos de forma manual.
Nota: Puedes crear proyectos aunque aún no se conozcan las fechas. Solo tienes que dejar los campos de la fecha en blanco y añadirlos más adelante, cuando se confirmen los detalles.
Gestionar proyectos de facturación
Una vez que hayas creado proyectos, podrás gestionarlos desde el espacio de trabajo correspondiente del Panel de control de Square o la aplicación Facturas Square.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Proyectos.
- Selecciona el proyecto y haz clic en (+) para añadir facturas, grupos recurrentes, presupuestos o contratos nuevos o que ya tengas creados. Puedes buscar por título, identificador o estado.
- Haz clic en (+) para añadir un archivo adjunto.
- Haz clic en Añadir nota para incluir una nota interna en el proyecto.
- Consulta el registro de actividad del proyecto. Puedes filtrarlos por todos, vencidos, fallidos o aceptados.
- También puedes hacer clic en los tres puntos (•••) para editar el proyecto, marcarlo como completado o eliminarlo.
Nota: Una vez que selecciones Confirmar eliminación, ya no podrás volver a acceder al proyecto.
- En la pestaña Archivos, pulsa (+) para crear facturas o presupuestos o para añadir facturas, presupuestos, grupos recurrentes o contratos que ya tengas creados.
- En la pestaña Notas, pulsa (+) para añadir una. Toca Guardar.
- En la pestaña Clientes, pulsa Compartir para compartir el enlace del proyecto.
También puedes pulsar los tres puntos (•••) para marcar el proyecto como completado, editar los detalles o eliminarlo.
Organizar las fases de un proyecto
En la pestaña Proyectos del Panel de control de Square y en la aplicación Facturas Square encontrarás un panel de seguimiento con toda la información que necesitas para estar al tanto de los clientes potenciales y los pagos. Puedes hacer clic en Ver como para cambiar entre las vistas de Panel y de Lista. Desde cualquiera de ellas podrás categorizar los proyectos en diferentes segmentos, por ejemplo, por Consulta, Propuesta, Reservado, En progreso o Completado.
Los proyectos muestran hasta 3 documentos adjuntos con indicadores de estado y un indicador «Más» cuando hay otros documentos adjuntos.
Ordena tus proyectos para ver primero el trabajo más relevante:
Actualizados recientemente: consulta primero tus proyectos más activos (orden predeterminado).
Fecha: los proyectos con fecha aparecen primero, seguidos de los que no la tienen.
Nombre: los proyectos se ordenan alfabéticamente.
Tienes tres opciones para cambiar la fase de un proyecto:
Desde la fila correspondiente en la vista de lista del proyecto.
Desde el menú desplegable que encontrarás al crear o editar un proyecto.
Arrastrando y soltando las cuadrículas de los proyectos en las distintas columnas de las fases que encontrarás en la vista de seguimiento o de panel.
Compartir el enlace de proyecto
Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Proyectos.
Abre el proyecto.
Selecciona Clientes y asegúrate de que haya un destinatario principal. Solo puedes añadir más clientes antes de compartir el proyecto desde el Panel de control de Square. Para hacerlo, ve a Resumen del proyecto y haz clic en Editar. En la pantalla Editar proyecto, busca el nombre o el correo electrónico de tu cliente y, luego, haz clic en Guardar.
Selecciona Compartir.
Añade una nota, si quieres, y selecciona Compartir.
Solo puedes añadir más clientes antes de compartir el proyecto desde el Panel de control de Square. Para hacerlo, ve a Resumen del proyecto y haz clic en Editar. En la pantalla Editar proyecto, busca el nombre o el correo electrónico de tu cliente y, luego, haz clic en Guardar.
Si marcas la opción Solicitar que el cliente inicie sesión para ver el proyecto, tus clientes tendrán que verificar su identidad para poder acceder a él. Esta función añade una capa adicional de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información sensible.
Gestionar clientes
Para cambiar el cliente principal o eliminar un cliente antes de compartir el proyecto:
Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Proyectos.
Desde el proyecto, haz clic en Editar o en los tres puntos (•••) > Editar proyecto.
Si hay varios clientes, haz clic en Principal ✓ junto a uno de ellos.
Para eliminar a un cliente, pasa el cursor sobre su nombre, haz clic en el icono de la papelera y selecciona Eliminar.