Crear y gestionar proyectos con Facturas Square
Acerca de los proyectos de Facturas Square
Con Facturas Square, puedes crear proyectos para llevar un seguimiento de los ficheros digitales y adjuntar archivos en un solo lugar. Puedes vincular facturas, grupos recurrentes, presupuestos y contratos para tenerlos a mano rápidamente. También puedes añadir notas privadas e ideas mientras trabajas.
Antes de empezar
Puedes crear y gestionar proyectos desde el Panel de control de Square y la aplicación Facturas Square.
Si la factura está vinculada a un proyecto que también tiene un presupuesto relacionado, este también se vinculará automáticamente al proyecto.
Puedes añadir los campos Estimado o Valor del proyecto para calcular cuánto ganarás con este proyecto. También puedes añadir un porcentaje de probabilidad de éxito para medir las posibilidades de conseguir el proyecto. Ambos campos son opcionales, pero pueden ayudarte a priorizar el trabajo.
Crear proyectos de facturación
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Proyectos. También puedes ir a Vista general > Crear proyecto.
- Haz clic en Crear proyecto.
- Añade los clientes que estén asociados al proyecto.
- Introduce el nombre y la fase del proyecto, así como la fecha, la hora y la descripción. También puedes añadir un valor estimado o un porcentaje de probabilidad de éxito. Haz clic en Crear.
- Añade un punto de venta, si quieres, y haz clic en Crear.
- En la aplicación Facturas Square, pulsa Proyectos y luego (+) para crear uno.
- Añade los clientes que estén asociados al proyecto.
- Introduce el nombre del proyecto, la fase y la fecha de inicio y finalización. También puedes añadir un valor del proyecto o un porcentaje de probabilidad de éxito. 4. Por último, toca Guardar.
Gestionar proyectos de facturación
Una vez que hayas creado proyectos, podrás gestionarlos desde el espacio de trabajo correspondiente del Panel de control de Square o la aplicación Facturas Square.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Proyectos.
- Selecciona el proyecto y haz clic en (+) para añadir facturas, grupos recurrentes, presupuestos o contratos nuevos o que ya tengas creados. Puedes buscar por título, identificador o estado.
- Haz clic en (+) para añadir un archivo adjunto.
- Haz clic en Añadir nota para incluir una nota interna en el proyecto.
- Consulta el registro de actividad del proyecto. Puedes filtrarlos por todos, vencidos, fallidos o aceptados.
- También puedes hacer clic en los tres puntos (•••) para editar el proyecto, marcarlo como completado o eliminarlo.
Nota: Una vez que selecciones Confirmar eliminación, ya no podrás volver a acceder al proyecto.
- En la pestaña Archivos, pulsa (+) para crear facturas o presupuestos o para añadir facturas, presupuestos, grupos recurrentes o contratos que ya tengas creados.
- En la pestaña Notas, pulsa (+) para añadir una. Toca Guardar.
- En la pestaña Clientes, pulsa Compartir para compartir el enlace del proyecto.
También puedes pulsar los tres puntos (•••) para marcar el proyecto como completado, editar los detalles o eliminarlo.
Compartir el enlace de un proyecto
Una vez que hayas creado un proyecto, tendrás distintas opciones, como buscar, editar o compartir un enlace del proyecto con cualquiera de los clientes que tengas en tu lista. Cuando envíes un enlace por correo electrónico a cualquiera de los clientes que hayas añadido al proyecto, podrán consultarlo y llevar a cabo las acciones necesarias en relación con las facturas, los presupuestos y los contratos del proyecto. También verán los archivos adjuntos si los has marcado como visibles.
Puedes compartir proyectos con tus clientes desde el Panel de control de Square. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Abre el proyecto.
Selecciona Clientes y asegúrate de que haya un destinatario principal.
Solo puedes añadir clientes adicionales antes de compartir el proyecto desde el Panel de control de Square. Para hacerlo, ve a Resumen del proyecto y haz clic en Editar. En la pantalla Editar proyecto, busca el nombre o el correo electrónico de tu cliente y, luego, haz clic en Guardar.Selecciona Compartir.
Añade una nota, si quieres, y selecciona Compartir.
Si marcas la opción Solicitar que el cliente inicie sesión para ver el proyecto, tus clientes tendrán que verificar su identidad para poder acceder a a él. Esta función añade una capa adicional de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información sensible.
Gestionar clientes
Para cambiar el cliente principal o eliminar un cliente antes de compartir el proyecto:
Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Proyectos.
Desde el proyecto, haz clic en Editar o en los tres puntos (•••) > Editar proyecto.
Si hay varios clientes, haz clic en Principal ✓ junto a uno de ellos.
Para eliminar a un cliente, pasa el cursor sobre su nombre, haz clic en el icono de la papelera y selecciona Eliminar.
Organizar fases de un proyecto
En la pestaña Proyectos del Panel de control de Square y en la aplicación Facturas Square encontrarás un panel de seguimiento con toda la información que necesitas para estar al tanto de los clientes potenciales y los pagos. Puedes hacer clic en Ver como para cambiar entre las vistas de Panel y de Lista. Desde cualquiera de ellas podrás categorizar los proyectos en diferentes segmentos, por ejemplo, por Consulta, Propuesta, Reservado, En progreso o Completado. Tienes tres opciones para cambiar la fase de un proyecto:
Desde la fila correspondiente en la vista de lista del proyecto.
Desde el menú desplegable que encontrarás al crear o editar un proyecto.
Arrastrando y soltando las cuadrículas de los proyectos en las distintas columnas de las fases que encontrarás en la vista de seguimiento o de panel.