Accueil>Paiements

Créer et envoyer des estimations de facture

Dans cet article
À qui s’adresse cet article ?
  • Aux titulaires de compte ou aux employés disposant des autorisations nécessaires pour créer, modifier et envoyer des estimations aux clients. Définissez les autorisations dans le Tableau de bord Square.
  • Aux abonnés à Factures Square Plus ou Premium.
  • Aux vendeurs dont le mode services professionnels est activé dans l’application Solution PDV Square.

    • À propos des estimations de factures Square

    ​Avec Factures Square, vous pouvez envoyer une estimation à vos clients afin qu’ils puissent l’examiner avant d’acheter des biens ou des services. Une fois acceptée, vous pouvez rapidement convertir une estimation en facture.

    Avant de commencer

    • Les estimations n’apparaîtront pas sous forme de transaction dans vos rapports. Aucune somme d’argent n’est transférée dans le cadre d’une estimation. Cette dernière sert uniquement à informer les clients des coûts et de la portée d’un service avant sa prestation.

    • Pour télécharger un fichier CSV de vos estimations de facturation, cliquez sur Exporter dans la section Estimations de votre Tableau de bord Square.

    Créer et envoyer des estimations

    Tableau de bord Square

    1. Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimations et sélectionnez Créer une estimation.
    2. Ajoutez un client nouveau ou existant à partir de votre Répertoire de clients. Vous pouvez également saisir jusqu’à neuf destinataires supplémentaires.
    3. Saisissez les détails de l’estimation, y compris un message facultatif ou les détails de la pièce jointe. Vous pouvez également ajouter un message personnel facultatif et des pièces jointes.
      • Ajoutez jusqu’à 10 fichiers pour une taille totale de 25 Mo maximum. Types de fichiers pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. N’ajoutez ni de renseignements personnels confidentiels ni de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu téléchargé pour gérer les rétrofacturations de votre part.
    4. En option : Activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte, le cas échéant.
    5. En option : Activez l’option Créer automatiquement un nouveau projet pour cette estimation. Cette action ajoutera un nouveau projet à votre pipeline et joindra cette estimation pour le suivi. Cliquez sur Suivant.
    6. Ajoutez la date d’échéance et la date de service.
    7. Ajoutez des articles à l’aide d’une recherche ou en scannant un code-barres, puis en ajoutant des options, des annotations ou des taxes.
    8. Cliquez sur Ajouter une remise pour ajouter toutes les remises applicables à l’ensemble de la facture.
    9. Vous pouvez également ajouter des frais d’expédition, le cas échéant.
    10. Cliquez sur Ajouter un calendrier des versements pour demander un acompte initial ou partager le solde en plusieurs jalons. Cliquez sur Enregistrer.
    11. Pour créer une estimation à options multiples, cliquez sur (+) à côté de Ajouter une option pour ajouter jusqu’à neuf options. Cliquez sur Suivant.
    12. Vérifiez les détails de la facture, y compris les préférences de communication.
    13. Appuyez sur Envoyer ou sur Enregistrer comme brouillon.

    Application Solution PDV

    Depuis l’application Solution PDV Square avec le mode services professionnels activé ou depuis l’application Factures Square :

    1. Depuis l’écran d’accueil, appuyez sur (+) > Envoyer une estimation ou depuis l’onglet Estimations, appuyez sur (+).
    2. Ajoutez un client nouveau ou existant.
    3. Ajoutez un titre d’estimation avec éventuellement un identifiant d’estimation personnalisé, une pièce jointe ou un contrat Square.
    4. Appuyez sur Convertir automatiquement pour activer l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte, le cas échéant. Appuyez sur la flèche de retour.
    5. Appuyez sur Ajouter une estimation.
    6. Ajoutez des articles ou remises (le cas échéant).
    7. Ajoutez un calendrier des versements pour demander un acompte initial ou pour fractionner le solde en jalons.
    8. Ajoutez la date du service (le cas échéant) et l’échéance.
    9. Ajoutez jusqu’à neuf options pour proposer plus de choix à vos clients, le cas échéant.
    10. Appuyez sur Prévisualiser et créer.
    11. Vérifiez les détails de la facture, y compris les préférences de communication.
    12. Appuyez sur Envoyer la facture ou sur (•••) pour l’ enregistrer comme brouillon. Si vous souhaitez programmer la facture récurrente pour une date de début ultérieure, cliquez sur Programmer la facture.

    Créer et envoyer des estimations à options multiples

    Factures Square Plus vous permet d’envoyer une estimation avec plusieurs options comprenant des groupes d’articles ou de services à des prix correspondants, ce qui permet au client de choisir l’option qu’il préfère acheter. 

    • Vous pouvez envoyer entre 2 et 9 options.

    Pour créer une estimation à options multiples :

    1. Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures  > Estimates.

    2. Cliquez sur Créer une estimation.

    3. Remplissez les informations sur le client et les détails de l’estimation. Cliquez sur Suivant.

    4. Saisissez les détails des paiements et des articles de l’estimation.

    5. Sous Ajouter une option, cliquez sur l’icône (+). Au besoin, ajoutez un titre et une description. Vous pouvez également dupliquer ou supprimer l’option. Cliquez sur Suivant.

    6. Indiquez les options de communication et prévisualisez l’estimation. Cliquez sur Envoyer.

    Les estimations à options multiples présentent des fonctionnalités limitées sur l’application Solution PDV Square. La fonctionnalité n’est actuellement pas disponible sur l’application Factures Square. Pour une utilisation complète, utilisez votre Tableau de bord Square.

    Convertir des estimations

    Une fois qu’une estimation est acceptée par le client, vous devrez convertir l’estimation en facture afin que le client puisse procéder au paiement.

    Convertir manuellement des estimations

    Tableau de bord Square

    1. Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimations.
    2. À côté de la facture concernée, cliquez sur (•••) pour Modifier, Marquer comme acceptée, Convertir en facture, Convertir en série récurrente, Partager, Annuler, Dupliquer ou Archiver.

    Application de système de caisse

    Depuis l’application Solution PDV Square avec le mode services activé ou depuis l’application Factures Square :

    1. Appuyez sur Estimations et sélectionnez l’estimation concernée.
    2. Appuyez sur Modifier pour apporter des modifications ou sur (•••) pour Convertir en facture, Marquer comme acceptée, Dupliquer, Partager, Annuler ou Archiver.
    Les estimations n’apparaissent pas sous la forme de transactions dans les rapports. Aucune somme d’argent n’est transférée dans le cadre d’une estimation. Cette dernière sert uniquement à informer les clients des coûts et de la portée d’un service avant sa prestation.

    Convertir automatiquement des estimations

    Avec Factures Square Plus, vous pouvez convertir automatiquement une estimation en facture une fois que votre client a accepté votre estimation. Lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par SMS, la facture convertie automatiquement sera également envoyée par SMS.

    1. Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures  > Estimates.

    2. Sous Détails de l’estimation, activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte.

    Vos préférences de modèle de facture par défaut seront utilisées pour convertir votre estimation en facture. Vous pouvez modifier les préférences de modèle de facture dans la liste déroulante. Vous pouvez modifier ou créer de nouveaux modèles de facture dans votre Tableau de bord Square.

    Articles connexes

    Dans cet article

    Vous avez encore besoin d’aide ?

    Discuter avec nous
    Notre équipe d’assistance est là pour vous aider
    Demander à la communauté
    Obtenir des réponses de la part des utilisateurs Square