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Créer et gérer des estimations

Avec Factures Square, vous pouvez envoyer une estimation pour information à vos clients avant de lancer le paiement des biens ou des services. Une fois qu’une estimation est acceptée, vous pouvez la convertir en facture en un clin d’œil pour recevoir votre paiement rapidement.

Vous pouvez également envoyer des estimations à options multiples pour couvrir plusieurs articles et services dans un seul document. Remarque : l’offre à options multiples est une fonctionnalité de Factures Square plus.

Envoyer une estimation en ligne

Créer une estimation en ligne

  1. Accédez à Factures sur votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez Estimations, puis Créer une estimation.
  3. Sélectionnez un client depuis votre Répertoire de clients, ou saisissez un nouveau nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
  4. Ajoutez un titre d’estimation facultatif ou modifiez le nº de facture pour que les informations correspondent avec celles de vos dossiers.
  5. Ajoutez un message personnel facultatif.
  6. Ajoutez des pièces jointes facultatives. Remarque : Vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers pour un poids total de 25 Mo. Types de fichiers pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles sensibles ou de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléchargez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Sélectionnez l’échéance et la date du service (le cas échéant).
  9. Ajoutez des articles, des options, des remarques ou des taxes.
  10. Cliquez sur Ajouter une remise pour ajouter toute remise applicable à l’ensemble de la facture.
  11. Ajoutez un échéancier de paiement pour demander un acompte initial ou partager le solde en tranches jalon. Remarque : Paiement à jalons est une fonctionnalité de Factures Plus.
  12. Le cas échéant, ajoutez jusqu’à neuf options. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.
  13. Cliquez sur Suivant.
  14. Choisissez de partager l’estimation par e-mail ou manuellement. Vous pouvez également sélectionner une date d’envoi et une date d’expiration.
  15. Cliquez sur Enregistrer comme brouillon pour enregistrer la version actuelle afin de la retravailler ou cliquez sur Envoyer une fois que vous avez finalisé l’estimation.

Pour télécharger un fichier de vos estimations en format CSV, cliquez sur Exporter dans l’onglet Estimations.

Envoyer une estimation depuis l’application Factures

Créer une estimation via l’application Factures Square

  1. Dans l’application Factures Square, appuyez sur + > Estimation.
  2. Créez un nouveau client ou ajoutez un client existant à partir de votre Répertoire de clients.
  3. Ajoutez un titre facultatif à votre estimation ou un n° d’estimation personnalisé.
  4. Ajoutez une pièce jointe facultative.
  5. Appuyez sur Ajouter une estimation.
  6. Ajoutez des articles ou remises (le cas échéant).
  7. Ajoutez un échéancier de paiement pour demander un acompte initial ou partager le solde en tranches jalon. Remarque : Jalons est une fonctionnalité de Factures Plus.
  8. Ajoutez la date du service (le cas échéant) et l’échéance.
  9. Ajoutez jusqu’à neuf options pour laisser le choix à vos clients. Remarque : Options multiples est une fonctionnalité de Factures Plus.
  10. Appuyez sur Prévisualiser et envoyer.
  11. Confirmez le mode de communication, la date d’envoi ainsi que la date d’expiration.
  12. Activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte pour automatiser la conversion de l’estimation en facture.
  13. Appuyez sur Envoyer l’estimation.

Remarque : Il n’est actuellement pas possible d’envoyer une estimation via l’application Solution PDV Square. Pour accéder à vos estimations, utilisez l’application Factures ou votre Tableau de bord Square en ligne.

Créer une estimation à options multiples

Factures Square plus vous permet d’envoyer une estimation à options multiples comprenant des ensembles d’articles ou de services tarifés, afin que le client puisse choisir l’offre qui lui convient le mieux. Vous passez ainsi moins de temps à envoyer plusieurs estimations pour la même tâche et plus de temps à conclure une vente.

Pour créer une estimation à options multiples :

  1. Accédez à la page Aperçu de Vente en ligne Square et cliquez sur Estimations.

  2. Cliquez sur Créer une estimation.

  3. Remplissez les informations sur le client et les détails de l’estimation. Cliquez sur Suivant.

  4. Saisissez les détails du paiement et des articles de l’estimation.

  5. Sous "Ajouter une offre", cliquez sur l’icône +. Renseignez un titre et une description facultatifs. Vous pouvez également dupliquer ou supprimer l’offre. Cliquez sur Suivant.

  6. Indiquez les options de communication et prévisualisez l’estimation. Cliquez sur Envoyer.

Remarque : vous pouvez envoyer minimum 2 et maximum 9 offres.

Convertir une estimation en facture

Une fois que l’estimation a été acceptée par le client, vous devez la convertir afin que le client puisse effectuer le paiement.

Convertir une estimation en ligne

  1. Depuis l’onglet Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur ••• puis appuyez sur Convertir en facture.
  3. Vérifiez les détails de la facture et effectuez les modifications souhaitées.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Convertir une estimation dans l’application

  1. Ouvrez l’estimation.
  2. Faites défiler vers le bas et appuyez sur Convertir en facture.
  3. Vérifiez les détails de la facture et effectuez les modifications souhaitées.
  4. Appuyez sur Continuer > Envoyer la facture.

Convertir automatiquement les estimations en factures

Avec Factures Square Plus, vous pouvez choisir de convertir automatiquement votre estimation en facture une fois que votre client l’a acceptée ou d’enregistrer la facture en tant que brouillon pour l’envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de convertir automatiquement les estimations en factures, le titre et la description de la facture resteront identiques à ceux de l’estimation, et l’acheteur pourra effectuer le paiement dès qu’il l’aura acceptée.

Activer la fonctionnalité de conversion automatique

  1. Suivez les étapes ci-dessous pour créer une estimation.
  2. Sur l’écran « Communication », activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte.
  3. Choisissez l’option Une fois l’estimation acceptée, envoyer la facture ou créer un lien de partage ou Une fois l’estimation acceptée, enregistrer la facture comme brouillon.

Ne pas oublier

  • Cette fonctionnalité Factures Plus est disponible uniquement dans le Tableau de bord Square et sur les appareils iOS. Cette option de conversion automatique n’est pas disponible sur les appareils Android pour le moment.
  • Lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par SMS, la facture convertie automatiquement le sera également.
  • Les paramètres par défaut de la facture s’appliquent pour les champs qui ne s’affichent pas dans l’estimation. Par exemple, les rappels de facture sont basés sur les paramètres par défaut de la facture. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à tout moment pour n’importe quelle estimation.

Questions fréquentes à propos des estimations

Comment puis-je accéder aux fonctionnalités de Factures Plus ?

Abonnez-vous à Factures Square Plus pour améliorer votre processus de facturation. Accédez aux estimations à options multiples, convertissez automatiquement les estimations acceptées en factures et créez des champs personnalisés, des modèles de contenu et plus encore. Découvrez Factures Plus avec un essai gratuit de 30 jours.

Comment puis-je accéder à mes estimations à partir du Tableau de bord Square ?

Une fois qu’une estimation avec plusieurs options a été envoyée, elle apparaîtra sous l’onglet Estimations. Vous pouvez cliquer sur l’estimation pour consulter les détails, afficher les offres refusées (le cas échéant), les Modifier ou les Marquer comme acceptées. Si le client a accepté l’estimation, vous avez la possibilité de la Convertir en facture manuellement.

Puis-je envoyer des estimations avec plusieurs options à partir de l’application Solution PDV Square?

Les estimations comportant plusieurs options ont une fonctionnalité limitée dans l’application Solution PDV Square. À l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’est pas offerte pour l’application Factures Square. Pour une utilisation complète, vous pouvez utiliser la fonctionnalité à partir de votre Tableau de bord Square.

Combien d’options puis-je inclure dans une seule estimation?

Les estimations à options multiples comportent un minimum de deux offres et un maximum de neuf. Vous pouvez les dupliquer ou les supprimer selon les besoins.

Les estimations apparaîtront-elles dans mes rapports Square?

Les estimations n’apparaissent pas sous la forme de transactions dans les rapports. Aucune somme d’argent n’est transférée dans le cadre d’une estimation. Cette dernière sert uniquement à informer les clients des coûts et de la portée d’un service avant sa prestation.