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Créer et gérer des estimations

Avec Factures Square, vous pouvez envoyer une estimation à vos clients afin qu’ils puissent l’examiner avant d’acheter des biens ou des services. Une fois acceptée, vous pouvez rapidement convertir une estimation en facture afin d’être payé rapidement.

Vous pouvez également envoyer des estimations à options multiples pour proposer plusieurs articles et services à partir d’une seule et même estimation. Remarque : Les options multiples sont une fonctionnalité de Factures Square plus.

Envoyer une estimation en ligne

Création d’une estimation en ligne

  1. Ouvrez Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Estimations > Créer une estimation.
  3. Créez un client ou ajoutez un client existant dans votre Répertoire de clients. Vous pouvez entrer jusqu’à neuf autres destinataires.
  4. Ajoutez un titre d’estimation facultatif ou modifiez le numéro de facture pour que les informations correspondent avec celles de vos dossiers.
  5. Ajoutez un message personnel facultatif.
  6. Ajoutez des pièces jointes facultatives. Remarque : ajoutez jusqu’à 10 fichiers pour une taille totale de 25 Mo maximum. Types de fichier pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP, et PDF. N’ajoutez ni de renseignements personnels confidentiels ni de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu chargé pour gérer les rétrofacturations de votre part.
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Sélectionnez l’échéance et la date du service (le cas échéant).
  9. Ajoutez des articles à l’aide d’une recherche ou en scannant un code-barres, puis en ajoutant des options, des annotations ou des taxes.
  10. Cliquez sur Ajouter une remise pour ajouter toute remise applicable à l’ensemble de la facture.
  11. Ajoutez un calendrier des versements pour demander un acompte initial ou pour fractionner le solde en jalons. Remarque : le paiement des jalons est une fonctionnalité de Factures Plus.
  12. Le cas échéant, ajoutez jusqu’à neuf options. Remarque : il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.
  13. Cliquez sur Suivant.
  14. Choisissez de partager l’estimation par e-mail ou manuellement. Vous pouvez aussi choisir une date d’envoi et une date d’échéance.
  15. Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour continuer la création de brouillon ou sur Envoyer une fois l’estimation terminée.

Pour télécharger un fichier .CSV de vos estimations, cliquez sur Exporter dans l’onglet Estimations.

Envoyer une estimation depuis l’application Factures

Créer une estimation via l’application Factures Square

  1. Depuis l’application Factures Square, touchez + > Estimation.
  2. Créez un client ou ajoutez un client existant dans votre Répertoire de clients.
  3. Ajoutez un titre facultatif à votre estimation ou un numéro d’estimation personnalisé.
  4. Ajoutez une pièce jointe facultative.
  5. Touchez Ajouter une estimation.
  6. Ajoutez des articles ou remises (le cas échéant).
  7. Ajoutez un calendrier des versements pour demander un acompte initial ou pour fractionner le solde en jalons. Remarque : les jalons sont une fonctionnalité de Factures Plus.
  8. Ajoutez la date du service (le cas échéant) et l’échéance.
  9. Ajoutez jusqu’à neuf options pour proposer plus de choix à vos clients. Remarque : les options multiples sont une fonctionnalité de Factures Plus.
  10. Touchez Prévisualiser et envoyer.
  11. Confirmez le mode de communication, la date d’envoi ainsi que la date d’expiration.
  12. Activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte pour automatiser la conversion de l’estimation en facture.
  13. Touchez Envoyer l’estimation.

Remarque : l’envoi d’estimations n’est pas encore disponible dans l’application Solution PDV Square. Pour accéder à vos estimations, utilisez l’application Factures ou votre Tableau de bord Square en ligne.

Créer une estimation à options multiples

Factures Square plus vous permet d’envoyer une estimation avec plusieurs options comprenant des groupes d’articles ou de services à des prix correspondants, ce qui permet au client de choisir l’option qu’il préfère acheter. Cela vous permet de consacrer moins de temps à l’envoi de plusieurs estimations pour le même travail et plus de temps à la conclusion d’une vente.

Pour créer une estimation à options multiples :

  1. Accédez à la Page Aperçu de Vente en ligne Square, puis cliquez sur Estimations.

  2. Cliquez sur Créer une estimation.

  3. Remplissez les informations sur le client et les détails de l’estimation. Cliquez sur Suivant.

  4. Saisissez les détails des paiements et des articles de l’estimation.

  5. Sous Ajouter des options, cliquez sur l’icône +. Au besoin, ajoutez un titre et une description. Vous pouvez également dupliquer ou supprimer l’option. Cliquez sur Suivant.

  6. Indiquez les options de communication et prévisualisez l’estimation. Cliquez sur Envoyer.

Remarque : vous pouvez envoyer entre 2 et 9 options.

Convertir une estimation en facture

Une fois qu’une estimation est acceptée par le client, vous devrez convertir l’estimation afin que le client puisse procéder au paiement.

Convertir une estimation en ligne

  1. Depuis l’onglet Estimations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur ••• puis appuyez sur Convertir en facture.
  3. Vérifiez les détails de la facture et effectuez les modifications souhaitées.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Convertir une estimation dans l’application

  1. Ouvrez l’estimation.
  2. Faites défiler vers le bas et appuyez sur Convertir en facture.
  3. Vérifiez les détails de la facture et effectuez les modifications souhaitées.
  4. Appuyez sur Continuer > Envoyer la facture.

Convertir automatiquement les estimations en factures

Avec Factures Square Plus, vous pouvez choisir de convertir automatiquement votre estimation en facture une fois que votre client l’a acceptée ou d’enregistrer la facture en tant que brouillon pour l’envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de convertir automatiquement les estimations en factures, le titre et la description de la facture resteront identiques à ceux de l’estimation, et l’acheteur pourra effectuer le paiement dès qu’il l’aura acceptée.

Activer la fonctionnalité de conversion automatique

  1. Sur l’écranDétails, activez Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte.
  2. Vos préférences de modèles de factures par défaut seront utilisées pour convertir votre estimation en facture. Vous pouvez changer les préférences de modèles de factures dans le menu déroulant. Vous pouvez modifier ou créer de nouveaux modèles de factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.

À noter

  • Lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par SMS, la facture convertie automatiquement le sera également.
  • Les paramètres par défaut de la facture s’appliquent pour les champs qui ne s’affichent pas dans l’estimation. Par exemple, les rappels de facture sont basés sur les paramètres par défaut de la facture. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à tout moment pour n’importe quelle estimation.

Questions fréquentes à propos des estimations

Comment puis-je accéder aux fonctionnalités de Factures Plus ?

Abonnez-vous à Factures Square Plus pour mettre à niveau votre processus de facturation. Accédez à des estimations à options multiples, convertissez automatiquement les estimations acceptées en factures, créez des modèles de contenu et des champs personnalisés, etc. Démarrez avec un essai gratuit de 30 jours.

Comment puis-je accéder à mes estimations à partir du Tableau de bord Square ?

Une fois qu’une estimation à options multiples a été envoyée, elle apparaît dans l’onglet Estimations. Vous pouvez cliquer sur l’estimation pour en afficher les détails, voir les options refusées (le cas échéant), la modifier ou la marquer comme acceptée. Si le client a accepté l’estimation, vous verrez l’option permettant de la convertir en facture manuellement.

Puis-je envoyer des estimations à options multiples à partir de l’application Solution PDV Square ?

Les estimations à options multiples présentent des fonctionnalités limitées sur l’application Solution PDV Square. La fonctionnalité n’est actuellement pas disponible sur l’application Factures Square. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité complète sur votre Tableau de bord Square en ligne.

Combien d’options puis-je inclure dans une seule estimation ?

Les estimations à options multiples comportent un minimum de deux offres et un maximum de neuf. Vous pouvez les dupliquer ou les supprimer selon les besoins.

Les estimations apparaîtront-elles dans mes rapports Square ?

Les estimations n’apparaissent pas sous la forme de transactions dans les rapports. Aucune somme d’argent n’est transférée dans le cadre d’une estimation. Cette dernière sert uniquement à informer les clients des coûts et de la portée d’un service avant sa prestation.

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