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Créer et gérer des estimations

Factures Square vous permet d’envoyer des estimations à vos clients. Vous pouvez convertir facilement une estimation en facture une fois que le client l’aura acceptée et ainsi obtenir le paiement rapidement.

Vous pouvez également envoyer des estimations à options multiples afin d’offrir plusieurs articles et services avec une seule estimation. Remarque : Cette fonctionnalité d’estimations à options multiples fait partie de Factures Square Plus.

Envoyer une estimation en ligne

Créer une estimation en ligne

  1. Consultez la section Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Estimations et Créer une estimation.
  3. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires supplémentaires.
  4. Ajoutez un titre de l’estimation facultative ou modifiez le nº de facture pour que les informations correspondent avec celles de vos dossiers.
  5. Ajoutez un message personnalisé facultatif.
  6. Ajoutez des pièces jointes. Remarque : Vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers pour un total de 25 Mo. Types de fichiers pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles sensibles ou de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléversez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Sélectionnez la date d’échéance et la date du service (le cas échéant).
  9. Ajoutez les articles, puis appliquez les modificateurs, les notes ou les taxes.
  10. Cliquez sur Ajouter une remise pour ajouter toute remise applicable à la totalité de la facture.
  11. Ajoutez un calendrier de paiement pour demander un acompte initial ou diviser le solde en plusieurs jalons. Remarque : Le paiement à jalons est une fonctionnalité de Factures Plus.
  12. Le cas échéant, ajoutez jusqu’à neuf offres. Remarque : Ceci est une fonctionnalité de Factures Plus.
  13. Cliquez sur Suivant.
  14. Choisissez de partager l’estimation par courriel ou manuellement. Vous pouvez également sélectionner une date d’envoi et une date d’expiration.
  15. Cliquez sur Enregistrer l’ébauche pour continuer à rédiger ou sur Envoyer une fois que vous avez terminé l’estimation.

Pour télécharger un fichier de vos estimations en format CSV, cliquez sur Exporter dans l’onglet Estimations.

Envoyer une estimation à partir de l’application Factures

Créer une estimation avec l’application Factures Square

  1. À partir de l’application Factures Square, touchez + et Estimation.
  2. Créez un nouveau client ou ajoutez un client existant à partir de votre Répertoire de clients.
  3. Ajoutez un titre d’estimation facultatif ou un nº d’estimation personnalisé.
  4. Ajoutez une pièce jointe facultative.
  5. Touchez Ajouter une estimation.
  6. Ajoutez les articles ou les remises (le cas échéant).
  7. Ajoutez un calendrier de paiement pour demander un acompte initial ou diviser le solde en plusieurs jalons. Remarque : Le paiement à jalons est une fonctionnalité de Factures Plus.
  8. Ajoutez la date du service (la cas échéant) et la date d’échéance.
  9. Ajoutez jusqu’à neuf offres pour donner des options à vos clients.Remarque : Les offres multiples sont une fonctionnalité de Factures Plus.
  10. Touchez Prévisualiser et envoyer.
  11. Confirmez la méthode de communication, la date d’envoi et la date d’expiration.
  12. Activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte pour automatiser la transformation de l’estimation en facture.
  13. Touchez Envoyer l’estimation.

Remarque : L’envoi d’une estimation n’est pas encore disponible sur l’application Solution PDV Square. Pour accéder à vos estimations, utilisez l’application Factures ou votre Tableau de bord Square en ligne.

Créer une estimation avec plusieurs offres

Factures Square Plus permet d’envoyer une estimation avec plusieurs offres comprenant des groupements d’articles ou de services avec les prix connexes, de sorte que le client peut choisir l’offre qui lui convient. Vous pourrez ainsi passer moins de temps à envoyer plusieurs estimations pour le même travail et plus de temps à conclure une vente.

Pour créer une estimation à options multiples :

  1. Accédez à la page Aperçu de Vente en ligne Square et cliquez sur Estimations.

  2. Cliquez sur Créer une estimation.

  3. Fournissez les informations sur le client et les détails de l’estimation. Cliquez sur Suivant.

  4. Saisissez les détails des paiements et des articles de l’estimation.

  5. Sous « Ajouter une offre », cliquez sur l’icône +. Remplissez un titre et une description facultatifs. Vous pouvez également dupliquer ou supprimer le forfait. Cliquez sur Suivant.

  6. Indiquez les options de communication et prévisualisez l’estimation. Cliquez sur Envoyer.

Remarque : Vous pouvez envoyer un minimum de deux offres et un maximum de neuf.

Convertir une estimation en facture

Une fois l’estimation acceptée par le client, vous devez la convertir pour que le client puisse payer.

Convertir une estimation en ligne

  1. À partir de l’onglet Factures de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur •••, puis touchez Convertir en facture.
  3. Vérifiez les détails de la facture et apportez les modifications souhaitées.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Convertir une estimation dans l’application

  1. Ouvrez l’estimation.
  2. Faites défiler vers le bas et touchez Convertir en facture.
  3. Vérifiez les détails de la facture et apportez les modifications souhaitées.
  4. Touchez Continuer > Envoyer la facture.

Convertir automatiquement les estimations acceptées en factures

Avec Factures Square Plus, vous pouvez choisir de convertir automatiquement l’estimation en facture une fois que votre client l’a acceptée ou sauvegarder la facture en tant que brouillon pour l’envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de convertir automatiquement les estimations en factures, le titre et la description de la facture resteront les mêmes que l’estimation, et le client pourra effectuer le paiement dès qu’il l’aura acceptée.

Activer la fonctionnalité de conversion automatique

  1. Suivez les étapes ci-dessous pour créer une estimation.
  2. À l’écran « Communication », activez Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client accepte.
  3. Choisissez entre « Envoyer la facture ou créer un lien de partage une fois acceptée » et « Enregistrer la facture comme brouillon une fois acceptée ».

Remarque importante

  • Cette fonctionnalité de Factures Plus n’est accessible que dans le Tableau de bord Square et avec les appareils iOS. Cette option de conversion automatique n’est pas offerte avec les appareils Android pour le moment.
  • Lorsqu’une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Ainsi, si une estimation est envoyée par texto, la facture convertie automatiquement sera également envoyée par texto.
  • Les paramètres par défaut de la facture s’appliquent pour les champs qui ne s’affichent pas dans l’estimation. Par exemple, les rappels de facture sont basés sur les paramètres par défaut de la facture. Vous pouvez désactiver cette fonction à tout moment pour n’importe quelle estimation.

Questions fréquentes au sujet des estimations

Comment puis-je accéder aux fonctionnalités de Factures Plus?

Abonnez-vous à Factures Square Plus pour améliorer votre processus de facturation. Accédez aux estimations à options multiples, convertissez automatiquement les estimations acceptées en factures et créez des champs personnalisés, des modèles de contenu et plus encore. Démarrez avec un essai gratuit de 30 jours.

Comment puis-je accéder à mes estimations à partir du Tableau de bord Square ?

Une fois qu’une estimation avec plusieurs offres a été envoyée, elle apparaîtra sous l’onglet Estimations. Vous pouvez cliquer sur l’estimation pour en consulter les détails, afficher les offres refusées (le cas échéant), les Modifier ou les Marquer comme acceptées. Si le client a accepté l’estimation, vous avez la possibilité de la Convertir en facture manuellement.

Puis-je envoyer des estimations avec plusieurs offres à partir de l’application Solution PDV Square?

Les estimations comportant plusieurs offres ont une fonctionnalité limitée dans l’application Solution PDV de Square. À l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’est pas offerte pour l’application Factures Square. Pour une utilisation complète, vous pouvez utiliser la fonctionnalité à partir de votre Tableau de bord Square.

Combien d’offres puis-je inclure dans une seule estimation?

Les estimations à offres multiples comportent un minimum de deux offres et un maximum de neuf. Vous pouvez les dupliquer ou les supprimer selon les besoins.

Les estimations apparaîtront-elles dans mes rapports Square?

Les estimations ne sont pas des transactions qui figurent dans les rapports. Aucune somme d’argent n’est transférée dans le cas d’une estimation; elle est fournie strictement pour que les clients sachent quels seront les coûts et la portée d’un service avant sa prestation.

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