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Crear y gestionar presupuestos

Con Facturas Square, puedes enviar un presupuesto a tus clientes para que lo revisen antes de adquirir los productos o servicios. Una vez lo hayan aceptado, puedes convertir el presupuesto en factura al instante para procesar el cobro rápidamente.

También puedes enviar múltiples opciones de artículos y servicios en un mismo presupuesto. Nota: Para poder enviar presupuestos con múltiples opciones, debes tener Facturas Square Plus.

Enviar un presupuesto en línea

Crear un presupuesto online

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a la sección Facturas.
  2. Haz clic en Presupuestos > Crear presupuesto.
  3. Crea un cliente o añade uno desde el Directorio. Puedes incluir hasta nueve destinatarios.
  4. Añade un título al presupuesto o modifica el número de factura para que coincida con tus registros.
  5. Añade un mensaje personal (opcional).
  6. Si quieres, adjunta los archivos que necesites. Nota: Puedes adjuntar hasta diez archivos y un total de 25 MB con los formatos: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP o PDF. No incluyas información personal confidencial ni contenido ilegal. Square puede usar el contenido que subas para impugnar reclamaciones de pago en tu nombre.
  7. Haz clic en Siguiente.
  8. Selecciona la fecha de vencimiento y la fecha del servicio (si corresponde).
  9. Busca o escanea códigos de barras para añadir artículos y aplica modificadores, notas o impuestos.
  10. Haz clic en Añadir descuento para incluir cualquier descuento aplicable a la factura completa.
  11. Añade un calendario de pagos para solicitar un depósito inicial o dividir el importe en plazos. Nota: Los pagos a plazos son una función del plan Facturas Square Plus.
  12. Si lo necesitas, añade hasta nueve opciones distintas. Nota: Esta función está disponible con el plan de Facturas Square Plus.
  13. Haz clic en Siguiente.
  14. Elige si quieres compartir el presupuesto por correo electrónico o manualmente. También puedes seleccionar la fecha de envío y de vencimiento.
  15. Haz clic en Guardar como borrador si quieres seguir editándolo o en Enviar cuando hayas terminado.

Para descargar un archivo .CSV de los presupuestos de tus facturas, haz clic en Exportar desde la pestaña Presupuestos.

Enviar un presupuesto a través de la aplicación Facturas

Crear un presupuesto con la aplicación Facturas Square

  1. En la aplicación Facturas Square, pulsa + > Presupuesto.
  2. Crea un cliente o añade uno existente desde el Directorio de clientes.
  3. Añade un título de presupuesto opcional o un identificador de presupuesto personalizado.
  4. Adjunta un archivo adjunto opcional.
  5. Pulsa Añadir presupuesto.
  6. Añade líneas de pedido o descuentos (si procede).
  7. Añade un calendario de pagos para solicitar un depósito inicial o dividir el importe en plazos. Nota: Los plazos son una función de Facturas Square Plus.
  8. Añade la fecha del servicio (si procede) y la de vencimiento.
  9. Añade hasta nueve opciones para que los clientes puedan escoger. Nota: Las opciones múltiples son una función de Facturas Square Plus.
  10. Pulsa Generar vista previa y enviar.
  11. Confirma el método de comunicación, la fecha de envío y la fecha de vencimiento.
  12. Activa la opción Convertir automáticamente presupuestos en facturas cuando el cliente lo acepte para que el presupuesto se convierta en una factura de manera automática.
  13. Pulsa Enviar presupuesto.

Nota: Por ahora, la función de envío de presupuestos no está disponible en la aplicación TPV Square. Puedes consultar tus presupuestos desde la aplicación Facturas o desde el Panel de control en línea de Square.

Crear un presupuesto con opciones múltiples

Facturas Square Plus te permite enviar presupuestos con múltiples opciones, como grupos de artículos o servicios con sus respectivos precios, de modo que el cliente puede escoger la opción que mejor le convenga. Esto te permite ahorrar tiempo al no tener que enviar múltiples presupuestos para el mismo trabajo y así cerrar más ventas.

Sigue estos pasos para crear un presupuesto con múltiples opciones:

  1. Ve a Vista general de Ventas en línea Square y haz clic en Presupuestos.

  2. Haz clic en Crear presupuesto.

  3. Rellena la información del cliente y los datos del presupuesto. Haz clic en Siguiente.

  4. Introduce la información del pago y las líneas de pedido para el presupuesto.

  5. En Añadir opción, haz clic en el icono +. Escribe un título y una descripción (opcional). También puedes duplicar o eliminar la opción. Haz clic en Siguiente.

  6. Rellena las opciones de comunicación y previsualiza el presupuesto. Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes enviar un mínimo de dos opciones y un máximo de nueve.

Convertir un presupuesto en factura

Una vez que el cliente haya aceptado el presupuesto, tendrás que convertirlo en una factura para que pueda pagar.

Convierte presupuestos en línea

  1. En el Panel de control en línea de Square, accede a la pestaña Presupuestos.
  2. Haz clic en ••• y, después, pulsa Convertir en factura.
  3. Revisa la información de la factura y realiza los cambios pertinentes.
  4. Haz clic en Enviar.

Convierte un presupuesto en la aplicación

  1. Abre el presupuesto.
  2. Desplázate hacia abajo y pulsa Convertir en factura.
  3. Revisa la información de la factura y realiza los cambios pertinentes.
  4. Pulsa Continuar y Enviar factura.

Convierte los presupuestos aceptados en facturas de manera automática

Con Facturas Square Plus, puedes elegir entre que un presupuesto se convierta automáticamente en una factura una vez el cliente lo acepte o bien guardar la factura como borrador para enviarla en una fecha posterior. Si eliges que los presupuestos se conviertan automáticamente en facturas, el título y la descripción de las facturas serán los mismos que en el presupuesto, y el cliente podrá entonces completar el pago a partir de la fecha de aceptación.

Activa la función de conversión automática

  1. En el paso Detalles, activa la opción Convertir de forma automática presupuestos en facturas cuando el cliente lo acepte.
  2. Para convertir los presupuestos en facturas, se usará tu plantilla de factura predeterminada. Puedes cambiar las preferencias de la plantilla de factura en el menú desplegable. Si quieres modificar tus plantillas o crear más, puedes hacerlo en el Panel de control en línea de Square.

Nota importante

  • Cuando un presupuesto se convierte en factura de forma automática, se utiliza el mismo método de envío usado para enviar el presupuesto. De modo que, si envías un presupuesto por SMS, la factura convertida automáticamente también se envía de este modo.
  • Para los campos que no se comparten en un presupuesto, se utiliza la configuración predefinida de las facturas. Por ejemplo, los recordatorios de facturas se basan en la configuración predefinida de las facturas. Puedes desactivar esta función en cualquier presupuesto cuando quieras.

Preguntas frecuentes sobre los presupuestos

¿Cómo puedo acceder a las funciones de Facturas Square Plus?

Suscríbete a Facturas Square Plus para mejorar la tramitación de facturas. Podrás acceder a presupuestos con múltiples opciones, convertir los presupuestos aceptados en facturas de manera automática, crear campos personalizados y plantillas de contenido, y mucho más. Pruébalo de manera gratuita durante 30 días.

¿Cómo puedo localizar mis presupuestos en el Panel de control de Square?

Cuando se haya enviado un presupuesto con múltiples opciones, aparecerá en la pestaña Presupuestos. Puedes hacer clic en el presupuesto para ver la información o consultar las opciones rechazadas (si las hay). También lo puedes Modificar o Marcar como aceptado. Si el cliente acepta el presupuesto, verás la opción Convertir a factura para hacerlo manualmente.

¿Puedo enviar presupuestos con múltiples opciones desde la aplicación TPV Square?

Los presupuestos con múltiples opciones están limitados en la aplicación TPV Square y no están disponibles en la aplicación Facturas Square. Para aprovechar esta función al máximo, úsala en el Panel de control en línea de Square.

¿Cuántas opciones puedo enviar en un presupuesto con múltiples opciones?

Los presupuestos con múltiples opciones tienen un mínimo de dos opciones y un máximo de nueve. Puedes duplicarlas o eliminarlas según sea necesario.

¿Los presupuestos aparecerán en mis informes de Square?

Los presupuestos no aparecerán como transacción en ningún informe. Un presupuesto no implica dinero transferido y solo debe ser utilizado para proporcionar un presupuesto del coste y del alcance de la prestación de un servicio.