Crea y envía presupuestos de facturas
Información sobre los presupuestos de Facturas Square
Con Facturas Square, puedes enviar presupuestos a los clientes para que los revisen antes de continuar con la venta de un bien o servicio. Una vez que lo aceptes, puedes convertir el presupuesto en una factura.
Antes de comenzar
Los presupuestos no aparecerán como transacción en ninguno de tus informes, ya que no implican dinero transferido y solo deben usarse para proporcionar un estimado del costo y del alcance de la prestación de un servicio.
Para descargar un archivo .CSV de los presupuestos de tus facturas, haz clic en Exportar desde la pestaña Presupuestos del Panel de Datos Square.
Crear y enviar presupuestos
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas > Presupuestos y selecciona Crear presupuesto.
- Agrega un cliente nuevo o existente desde el Directorio de clientes. Puedes ingresar hasta 9 destinatarios adicionales.
- Ingresa los detalles del presupuesto, incluidos un mensaje opcional o datos adjuntos. También puedes agregar un mensaje personal y archivos adjuntos opcionales.
- Adjunta hasta 10 archivos con un total de 25 MB. Los tipos de archivo compatibles son: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP y PDF. No adjuntes información personal confidencial o contenido ilegal. Square puede utilizar el contenido que cargas para contestar devoluciones de pagos en tu nombre.
- Activa Convertir automáticamente un presupuesto en una factura cuando el cliente lo acepte, si corresponde. Haz clic en Siguiente.
- Agrega la fecha de vencimiento y de servicio.
- Agrega artículos por búsqueda o escaneando códigos de barras. Luego, aplica modificadores, notas o impuestos.
- Haz clic en Agregar descuento para agregar cualquier descuento aplicable a la factura completa.
- Agrega una tarifa de envío o un cargo por servicio, si corresponde.
- Haz clic en Agregar un calendario de pagos para solicitar un depósito inicial o dividir el saldo en metas.
- Para crear un presupuesto de varios paquetes, haz clic en (+) junto a Agregar paquete para agregar hasta nueve paquetes. Haz clic en Siguiente.
- Verifica los detalles de la factura, incluidas las preferencias de comunicación.
- Pulsa Enviar factura o los (•••) para Guardar como borrador. Si estás programando la factura recurrente para una fecha de inicio a futuro, haz clic en Programar factura.
Después de recibir el presupuesto, los clientes pueden comunicarse directamente contigo mediante el botón Envíanos un mensaje de texto.
Aprende a administrar el botón Envíanos un mensaje de texto.
Desde la aplicación PDV Square con el modo de servicios activado o desde la aplicación Facturas Square:
- En la pantalla de Inicio, pulsa (+) > Enviar presupuesto o, desde la pestaña Presupuestos, pulsa (+).
- Agregar cliente nuevo o existente.
- Agrega un título de presupuesto con un ID de presupuesto personalizado opcional, un archivo adjunto o un contrato Square.
- Pulsa Convertir automáticamente para activar Convertir automáticamente un presupuesto en una factura cuando el cliente lo acepte, si corresponde. Pulsa la flecha para regresar.
- Pulsa Agregar presupuesto.
- Agrega artículos de línea o descuentos (si corresponde).
- Agrega un calendario de pagos para solicitar un depósito inicial o dividir el saldo en metas.
- Agrega la fecha del servicio (si corresponde) y la fecha de vencimiento.
- Agrega hasta nueve paquetes para ofrecer distintas opciones a tus clientes.
- Pulsa Previsualizar y crear.
- Verifica los detalles de la factura, incluidas las preferencias de comunicación.
- Pulsa Enviar factura o los (•••) para Guardar como borrador. Si estás programando la factura recurrente para una fecha de inicio a futuro, haz clic en Programar factura.
Después de recibir el presupuesto, los clientes pueden comunicarse directamente contigo mediante el botón Envíanos un mensaje de texto.
Aprende a administrar el botón Envíanos un mensaje de texto.
Crear y enviar presupuestos con paquetes múltiples
Facturas Square Plus te permite enviar un presupuesto con paquetes múltiples que incluye grupos de artículos o servicios con sus precios, lo que permite al cliente elegir qué paquete prefiere comprar.
Puedes enviar un mínimo de dos y un máximo de nueve paquetes.
Para crear un presupuesto de multipaquete, haz lo siguiente:
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas > Presupuestos.
Haz clic en Crear presupuesto.
Completa la información del cliente y los detalles del presupuesto. Haz clic en Siguiente.
Ingresa los detalles del pago y los elementos de línea para el presupuesto.
En Agregar paquete, haz clic en el ícono (+). Puedes agregar un título y una descripción. También puedes duplicar o eliminar el paquete. Haz clic en Siguiente.
Completa las opciones de comunicación y revisa la vista previa del presupuesto. Haz clic en Enviar.
Convertir presupuestos
Una vez que el cliente acepta un presupuesto, deberás convertirlo en una factura para que pueda pagarlo.
Convertir presupuestos manualmente
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas > Presupuestos.
- Haz clic en los (•••) junto a la factura correspondiente para Editar, Marcar como aceptada, Convertir en factura, Convertir en grupo recurrente, Compartir, Cancelar, Duplicar o Archivar.
Desde la aplicación PDV Square con el modo de servicios activado o desde la aplicación Facturas Square:
- Pulsa Presupuestos y selecciona el presupuesto correspondiente.
- Pulsa Editar para realizar cambios o los (•••) para Convertir en factura, Marcar como aceptada, Duplicar, Compartir, Cancelar o Archivar.
Convertir presupuestos automáticamente
Con el plan Facturas Square Plus, puedes convertir el presupuesto en una factura automáticamente cuando el cliente lo acepte. Cuando un presupuesto se convierte automáticamente en una factura, la factura convertida utilizará el mismo método de envío que el presupuesto. Por lo tanto, si se envía un presupuesto por mensaje de texto, la factura convertida automáticamente también se enviará por mensaje de texto.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas > Presupuestos.
En Detalles del presupuesto, activa Convertir automáticamente un presupuesto en una factura cuando el cliente lo acepte.
Tus preferencias de plantilla de factura predeterminadas se utilizarán para convertir tu presupuesto en una factura. Puedes cambiar las preferencias de la plantilla para facturas a través del menú desplegable. Puedes editar o crear nuevas plantillas de facturas en el Panel de Datos Square.