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Crea y administra presupuestos

Con Facturas Square, puedes enviar presupuestos a los clientes para que los revisen antes de continuar con la venta de un bien o servicio. Una vez que el presupuesto esté aceptado, puedes convertirlo rápidamente en una factura para cobrar lo antes posible.

También puedes enviar presupuestos de multipaquete para ofrecer varios artículos y servicios en un solo presupuesto. Nota: Los paquetes múltiples son una función de Facturas Square Plus.

Envía un presupuesto en línea

Crea un presupuesto online

  1. Ve a Facturas en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haz clic en Presupuestos > Crear presupuesto.
  3. Crea un cliente nuevo o agrega un cliente existente del Directorio de clientes. Puedes ingresar hasta 9 destinatarios adicionales.
  4. Agrega un título de presupuesto opcional o edita el ID de la factura para que coincida con tus registros.
  5. Agrega un mensaje personal opcional.
  6. Adjunta archivos opcionales. Nota: Adjunta hasta 10 archivos con un total de 25 MB. Los tipos de archivo compatibles son: JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP y PDF. No adjuntes información personal confidencial o contenido ilegal. Square puede utilizar el contenido que cargas para contestar devoluciones de pagos en tu nombre.
  7. Haz clic en Siguiente.
  8. Selecciona la fecha de vencimiento y la fecha de servicio (si corresponde).
  9. Agrega artículos por búsqueda o escaneando códigos de barras. Luego, aplica modificadores, notas o impuestos.
  10. Haz clic en Agregar descuento para agregar cualquier descuento aplicable a la factura completa.
  11. Agrega un calendario de pagos para solicitar un depósito inicial o dividir el saldo en metas. Nota: Las metas de pago son una función de Facturas Plus.
  12. Si corresponde, agrega hasta nueve paquetes. Nota: Esta es una función de Facturas Plus.
  13. Haz clic en Siguiente.
  14. Selecciona si deseas compartir el presupuesto por correo electrónico o de forma manual. También puedes seleccionar una fecha de envío y una fecha de vencimiento.
  15. Haz clic en Guardar como borrador para continuar editando, o haz clic en Enviar cuando hayas terminado el presupuesto.

Para descargar un archivo .CSV de los presupuestos de tus facturas, haz clic en Exportar desde la pestaña Presupuestos.

Envía un presupuesto a través de la aplicación Facturas Square

Crea un presupuesto mediante la aplicación Facturas Square

  1. En la aplicación Facturas Square, pulsa + > Presupuesto.
  2. Crea un cliente nuevo o agrega un cliente existente del Directorio de clientes.
  3. Agrega opcionalmente un título de presupuesto o un ID de presupuesto personalizado.
  4. Adjunta un archivo opcional.
  5. Pulsa Agregar presupuesto.
  6. Agrega artículos de línea o descuentos (si corresponde).
  7. Agrega un calendario de pagos para solicitar un depósito inicial o dividir el saldo en metas. Nota: Las metas son una función de Facturas Plus.
  8. Agrega la fecha del servicio (si corresponde) y la fecha de vencimiento.
  9. Agrega hasta nueve paquetes para ofrecer distintas opciones a tus clientes. Nota: Los paquetes múltiples son una función de Facturas Plus.
  10. Pulsa Obtener vista previa y enviar.
  11. Confirma el método de comunicación, fecha de envío y fecha de vencimiento.
  12. Activa Convertir en factura automáticamente cuando el cliente acepta el presupuesto para que este se convierta en una factura de forma automática.
  13. Pulsa Enviar presupuesto.

Nota: La función de enviar un presupuesto aún no está disponible en la aplicación Punto de venta Square. Para acceder a tus presupuestos, usa la aplicación Facturas en tu Panel de Datos Square en línea.

Crea presupuestos con paquetes múltiples

Facturas Square Plus te permite enviar un presupuesto con paquetes múltiples que incluye grupos de artículos o servicios con sus precios, lo que permite al cliente elegir qué paquete prefiere comprar. De esta forma, puedes pasar menos tiempo enviando varios presupuestos para el mismo trabajo y más tiempo cerrando una venta.

Para crear un presupuesto de multipaquete, haz lo siguiente:

  1. Ve a la Vista general de Ventas en línea Square y haz clic en Presupuestos.

  2. Haz clic en Crear presupuesto.

  3. Completa la información del cliente y los detalles del presupuesto. Haz clic en Siguiente.

  4. Ingresa los detalles del pago y los artículos de línea para el presupuesto.

  5. En Agregar paquete, haz clic en el ícono +. Puedes agregar un título y una descripción. También puedes duplicar o eliminar el paquete. Haz clic en Siguiente.

  6. Completa las opciones de comunicación y revisa la vista previa del presupuesto. Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes enviar un mínimo de dos y un máximo de nueve paquetes.

Convierte un presupuesto en una factura

Una vez que el cliente acepta un presupuesto, deberás convertirlo para que se pueda pagar.

Convierte presupuestos en línea

  1. Desde la pestaña Presupuestos del Panel de Datos Square en línea.
  2. Haz clic en ••• y, luego, pulsa Convertir en factura.
  3. Revise los detalles de la factura y realice los cambios pertinentes.
  4. Haz clic en Enviar.

Convierta un presupuesto en la aplicación

  1. Abra el presupuesto.
  2. Desplácese hacia abajo y pulse Convertir a factura.
  3. Revise los detalles de la factura y realice los cambios pertinentes.
  4. Pulse Continuar > Enviar factura.

Convierta los presupuestos aceptados en facturas de manera automática

Con Facturas Square Plus, puede elegir que un presupuesto se convierta automáticamente en una factura una vez que su cliente lo acepte o guardar la factura como borrador para enviarla en una fecha posterior. Si elige que los presupuestos se conviertan automáticamente en facturas, el título y la descripción de las facturas serán los mismos que los de los presupuestos, y el cliente podrá completar el pago después de aceptarlo.

Activa la función de conversión automática

  1. En el paso Detalles, activa Convertir el presupuesto en factura automáticamente cuando el cliente lo acepte.
  2. Se usarán las preferencias predeterminadas de plantillas de factura para convertir tus presupuestos en facturas. Puedes cambiar estas preferencias en el menú desplegable. Además, puedes editar o crear plantillas de factura nuevas en el Panel de Datos Square en línea.

Nota importante

  • Cuando un presupuesto se convierte automáticamente en una factura, se utiliza la misma forma de envío configurada para el presupuesto. De modo que, si se envía un presupuesto por mensaje de texto, la factura convertida automáticamente también se enviará por mensaje de texto.
  • Para los campos que no se comparten en un presupuesto, se utilizan los ajustes predeterminados de las facturas. Por ejemplo, los recordatorios de facturas se basan en los ajustes predeterminados de las facturas. Puede desactivar esta función para los presupuestos en cualquier momento.

Preguntas frecuentes sobre presupuestos

¿Cómo accedo a las funciones de Facturas Plus?

Suscríbete a Facturas Square Plus para actualizar tu proceso de facturación. Accede a presupuestos de multipaquete, convierte automáticamente los presupuestos aceptados en facturas, crea campos personalizados y plantillas de contenido, entre otras funciones. Comienza la prueba gratis de 30 días.

¿Cómo ubico mis presupuestos en el Panel de Datos Square?

Una vez que se envía un presupuesto con paquetes múltiples, este aparecerá en la pestaña Presupuestos. Puedes hacer clic en los presupuestos para ver la información relacionada y los paquetes rechazados (si los hay), Editar o Marcar como aceptado. Si el cliente aceptó el presupuesto, verás la opción de convertirlo a factura de forma manual.

¿Puedo enviar presupuestos de multipaquete desde la aplicación Punto de venta Square?

Los presupuestos de multipaquete tienen funcionalidad limitada en la aplicación Punto de venta Square. Por el momento, esta función no está disponible en la aplicación Facturas Square. Para obtener un uso completo, usa la función en el Panel de Datos Square en línea.

¿Cuántos paquetes puedo enviar en un presupuesto?

Los presupuestos de multipaquete tienen un mínimo de dos paquetes y un máximo de nueve paquetes. Puedes duplicarlos o eliminarlos según sea necesario.

¿Los presupuestos aparecerán en mis informes de Square?

Los presupuestos no aparecerán como transacción en ninguno de tus informes, ya que no implican dinero transferido y solo deben usarse para proporcionar un presupuesto del costo y del alcance de la prestación de un servicio.