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Production de rapports sur la fiche de présence des employés

Périodes de travail Square vous donne accès à des fiches de présence qui vous aident à gérer vos employés, en consignant le nombre d’heures travaillées, les pauses, les notes et le coût de la main-d’œuvre. Grâce à ces outils, vous obtenez des analyses des performances de tous vos employés. En savoir plus sur la création et gestion des fiches de présence avec Square.

Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez modifier les périodes de travail, consulter et exporter les rapports de suivi du temps de travail et enregistrer le départ des employés qui oublient de le faire.

Certaines fonctionnalités avancées de suivi du temps et de gestion des périodes de travail (notamment l’échange de périodes de travail, la gestion des congés et le suivi des commissions), sont disponibles avec un abonnement à Périodes de travail Plus, mais pas avec la version gratuite de Périodes de travail Square. Pour en savoir plus sur Périodes de travail Square, consultez notre Centre d’assistance.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la section Périodes de travail de votre tableau de bord.

Aperçu de la journée de travail

Dans cet onglet, vous verrez l’activité des employés sur une journée. Il reprend chaque période de travail entamée pendant la journée de travail sélectionnée, les pauses, les notes et si des périodes de cette journée ont comporté des heures supplémentaires. Les erreurs de périodes de travail, les heures supplémentaires et les violations des règles de pause que vous avez définies seront marquées en rouge.

Aperçu de l’horaire

Depuis l’horaire de la journée de travail, vous pouvez consulter, créer, modifier et supprimer des périodes de travail. Utilisez les filtres de date et de point de vente pour trouver des périodes de travail. Sur l’horaire, vous pouvez voir les périodes pour une journée de travail à la fois.

Les calculs des coûts de main-d’œuvre estimés, qui comprennent les calculs des heures supplémentaires, seront indiqués à côté du nom de chaque employé, reflétant ainsi son salaire total estimé pour la période. Les estimations des coûts de main-d’œuvre sont visibles uniquement sur notre Tableau de bord Square en ligne. Elles ne s’affichent pas dans les rapports de période de travail imprimés et ne tiennent pas compte des pauses impayées. Les coûts totaux de main-d’œuvre estimés pour vos employés sur l’ensemble de votre semaine de travail sont également visibles à partir de votre Tableau de bord Square en ligne : Horaire > Périodes de travail

Afficher, modifier et exporter les périodes de travail des employés

Pour afficher une seule période de travail :

  • Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne et définissez les filtres de date et de point de vente pour trouver la période de travail que vous souhaitez afficher.

  • Trouvez et sélectionnez la période de travail.

  • Ainsi, vous verrez le total des heures travaillées durant cette période de travail, les heures rémunérées, les pauses, les notes et le coût de la main-d’œuvre.

Pour consulter et exporter l’historique des périodes de travail d’un employé pour une période donnée :

  • Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis définissez les filtres de date et de point de vente.

  • Cliquez sur le nom de l’employé.

  • Sélectionnez une période de travail pour en afficher les détails.

  • Cliquez sur Exporter les périodes de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport concernant cet employé.

Pour modifier la période de travail d’un employé :

  • Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne et définissez les filtres de date et de point de vente pour trouver la période de travail que vous souhaitez modifier.

  • Trouvez et sélectionnez la période de travail.

  • Ajustez les détails de la période de travail, comme les heures d’arrivée et de départ, les pauses et les tâches effectuées.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Si un employé oublie d’enregistrer son départ dans la Solution PDV Square ou ne parvient pas à le faire en utilisant l’Application Gestion des employés Square, vous avez la possibilité de le faire depuis votre Tableau de bord Square en ligne. Pour enregistrer le départ d’un employé :

  • Accédez à la section Journée de travail de votre Tableau de bord Square en ligne et définissez les filtres de date et de point de vente pour trouver la période de travail que vous souhaitez modifier.

  • Sélectionnez une période de travail ouverte.

  • Cliquez sur Enregistrer le départ.

  • Saisissez l’heure de départ de votre employé.

  • Enregistrer.

Imprimer le récapitulatif de la journée de travail à partir de la Solution PDV Square

Lorsqu‘ils quittent un point de vente partagé, les employés ont la possibilité d‘imprimer le récapitulatif de leur journée de travail, qui comprend leurs heures d‘arrivée et de départ, leurs pauses et le nombre total d‘heures rémunérées.

Pour ce faire :

  • sur l’écran Paiement de l’application Square, appuyez sur Enregistrer l’arrivée/le départ.

  • Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.

  • Appuyez sur Mettre fin à la période de travail.

  • Sous le récapitulatif de la journée de travail, sélectionnez Imprimer.

Remarque : bien que les pauses soient indiquées sur la version imprimée du récapitulatif de la journée de travail, elles ne sont pas affichées sur l’écran permettant d’enregistrer les départs.

Notifications des heures supplémentaires

Les périodes de travail qui exigent des heures supplémentaires et des heures à taux double sont signalées avec la raison spécifique et marquées en rouge. Pour afficher et ajuster les paramètres des heures supplémentaires, et pour trouver des informations sur la réglementation régionale en matière d’heures supplémentaires, accédez aux Paramètres, puis à Heures supplémentaires.

Alertes de transgression des pauses

Si la pause d’un employé est trop longue ou trop courte, elle est marquée en rouge dans vos rapports relatifs aux périodes de travail, deux minutes après la transgression.

Pour afficher et régler les paramètres des pauses et trouver des informations sur la règlementation locale en matière de repas et de pauses, accédez à Paramètres > Heures supplémentaires ou pauses.

Fiches de présence

Passez en revue le total des heures et les frais de main-d’œuvre nécessaires pour payer vos employés. Si vos employés occupent plusieurs postes avec des salaires différents, les heures supplémentaires sont calculées en divisant la moyenne pondérée du total des revenus normaux par le total d’heures travaillées.

Heures normales : heures travaillées contre la rémunération d’un employé en fonction de son poste.
Heures supplémentaires : définies par la réglementation régionale, les heures supplémentaires sont généralement payées à 1,5 fois le salaire horaire de l’employé.
Heures à taux double : définies par la réglementation régionale, les heures supplémentaires sont généralement payées 2 fois le salaire horaire de l’employé.
Heures rémunérées : total des heures payées pour la période sélectionnée.
Pauses rémunérées : total des pauses rémunérées en fonction de la réglementation régionale et de vos paramètres de pause pour la période sélectionnée. Les pauses payées seront prises en compte dans le calcul des heures supplémentaires.
Pauses non rémunérées : total des pauses non rémunérées en fonction de la réglementation régionale et de vos paramètres de pause pour la période sélectionnée. Les pauses non rémunérées ne sont pas prises en compte dans les heures supplémentaires.
Coût total de la main-d’œuvre : coût total de la main-d’œuvre pour la période sélectionnée.

Remarque : les heures supplémentaires des employés avec plusieurs salaires sont calculées en combinant leurs taux. Un taux combiné est la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total des heures travaillées. En compensation, l’employé est payé 0,5 fois ce taux pour la prime d’heures supplémentaires.

Rapport sur les horaires

Inclus dans Périodes de travail Plus, le rapport des périodes de travail vous permet désormais de comparer les heures prévues au planning avec les heures réellement travaillées par vos employés. Sous Journée de travail et Fiches de présence, vous pouvez consulter les périodes de travail planifiées, ainsi que les alertes relatives aux arrivées enregistrées en avance ou en retard et aux absences. Pour rappel, vous pouvez accéder aux fonctionnalités de planification de Périodes de travail Plus avec un abonnement séparé à Périodes de travail Plus, ou avec un abonnement à Rendez-vous Square Premium, à Square pour détaillants Plus ou à Square pour restaurants Plus.

Afficher et exporter l’historique des périodes de travail

Pour consulter et exporter l’historique des fiches de présence d’un employé pour une période donnée, y compris les notes  :

  • Accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne, puis définissez les filtres de date et de point de vente.

  • Cliquez sur le nom de l’employé.

  • Sélectionnez une fiche de présence pour en afficher les détails.

  • Cliquez sur Exporter les périodes de travail pour télécharger un fichier CSV du rapport.

Rapport sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes

Avec les rapports sur la main-d’œuvre par rapport aux ventes de Square, vous pouvez comparer dans un même rapport les coûts de votre main-d’œuvre par heure à vos ventes nettes. En comparant le coût de votre main-d’œuvre à vos ventes, vous pouvez prendre immédiatement des décisions éclairées pour votre entreprise, comme l’optimisation des plannings de votre personnel afin que le bon nombre d’employé soit prévu pour les heures de pointe. Pour utiliser les rapports sur la main-d’œuvre en comparaison avec les rapports de vente, vous devez avoir souscrit à un abonnement à Périodes de travail Plus, et un salaire doit être attribué à vos employés.

Pour accéder à la comparaison des coûts de votre main-d’œuvre par rapport à vos ventes :

  • Accédez à Rapports > Main-d’œuvre vs ventes dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  • Filtrez votre rapport par jour, semaine, mois, employé ou point de vente.

  • Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV.

Remarque : Vos employés devront enregistrer leurs arrivées et leurs départs pendant quelques jours afin que suffisamment de données soient collectées pour produire un rapport. Les données des périodes de travail créées avant l’ajout de renseignements sur le salaire d’un employés ne seront pas complétées rétroactivement.

Modes non pris en charge

À l’heure actuelle, les fiches de présence avec Périodes de travail Square ne prennent pas en charge les fonctionnalités ou les méthodes de suivi du temps de travail suivantes :

  • Ajout de pauses à l’affichage du planning dans votre Tableau de bord Square en ligne

  • Pauses automatiques

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