Gestionar las plantillas y la configuración de las facturas
- A los titulares de cuentas o al personal con permisos de facturas para consultar, editar, crear y eliminar facturas y presupuestos. Puedes configurar estos permisos en el Panel de control de Square.
- Los negocios con una suscripción al plan Plus de Facturas Square pueden personalizar las plantillas de las facturas.
Acerca de las plantillas y la configuración de las facturas
Puedes personalizar tus facturas en función de la estética y la configuración de tu negocio. Además, puedes diseñar plantillas predeterminadas para usarlas cuando crees una factura, de modo que la información se rellene automáticamente.
Antes de empezar
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Se necesita una suscripción al plan Plus de Facturas Square para:
Seleccionar diseños de facturas personalizados
Guardar y reutilizar tus plantillas de factura personalizadas
Añadir campos personalizados a cualquier factura o plantilla
Puedes añadir el logotipo de tu negocio y los colores de tu marca sin una suscripción al plan Plus de Facturas Square.
Crear y gestionar las plantillas
Crea plantillas con artículos o servicios seleccionados previamente, opciones de pago o notas que puedas reutilizar en trabajos o ventas similares.
Puedes crear hasta 100 plantillas para tu negocio y, una vez que tengas varias, podrás elegir una predeterminada que siempre aparecerá como la primera opción cuando empieces a crear una factura.
Solo puedes crear plantillas de facturas desde el Panel de control de Square. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- Selecciona Crear plantilla y elige entre Única o Recurrente. Ponle un nombre (solo lo verás tú).
- Incluye información en la plantilla, como:
- El título de la factura que se le mostrará al cliente.
- Un mensaje para tu cliente.
- Si vas a crear una factura única, selecciona la fecha de envío: inmediatamente o bien 7, 14 o 30 días después de crear la factura.
- En el caso de las facturas recurrentes, tendrás que incluir información sobre la programación, como la fecha de inicio, de fin y de vencimiento, e indicar si aceptas pagos automáticos.
- Añade líneas de pedido, que se incluirán de forma automática en la plantilla de la factura.
- Selecciona las formas de pago y el método que utilizarás para compartir la factura (correo electrónico, SMS o manualmente a través de links de pago).
- Una vez que hayas completado todos los detalles de la plantilla, haz clic en Vista previa para saber cómo la verán tus clientes.
- Haz clic en Guardar plantilla.
Los cambios que hagas en los artículos de tu colección no se verán reflejados en los que incluyas en la plantilla. Si eliminas un artículo y lo vuelves a añadir a la plantilla después de hacer cambios en la colección, se actualizará la información en la plantilla. Consulta más información sobre cómo crear y gestionar artículos.
Cuando hayas creado varias plantillas, podrás elegir una como predeterminada para tus próximas facturas siguiendo estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- En Plantillas, selecciona la que quieras usar por defecto y haz clic en Establecer como predeterminada.
Para eliminar una plantilla de factura de tu cuenta, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- Selecciona una plantilla y haz clic en Eliminar.
Ajustes de las facturas
Puedes definir los ajustes de las facturas nuevas, aunque podrás modificarlos siempre que quieras en cada factura particular.
Actualiza tu logotipo, el color de la marca y la información de tu negocio desde el Panel de control de Square. Para ello, ve a Ajustes > Cuenta y configuración > Pagos > Recibos.
Activa la gestión del inventario para las facturas en Ajustes de los artículos. Desde aquí puedes activar o desactivar la opción Ajustar niveles de inventario mediante facturas para disminuir automáticamente los niveles de existencias de los artículos en una factura una vez que se haya pagado. Los ajustes se aplicarán a todos los puntos de venta seleccionados.
Consulta más información sobre cómo configurar el seguimiento del inventario.
Personaliza los permisos y accesos de tu plantilla para crear facturas en Gestión de equipos.
Consulta cómo crear y editar conjuntos de permisos.
Ajustes de los presupuestos
Configura los ajustes predeterminados de los nuevos presupuestos. Estos ajustes se pueden anular en presupuestos individuales. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Presupuestos.
- En Ajustes de presupuestos, actualiza la configuración predeterminada.
- Por último, selecciona Guardar.
Convierte automáticamente los presupuestos en facturas una vez que tu cliente los acepta. El presupuesto se convertirá en una factura y el pedido se tramitará con el método de envío que figure en él. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Facturas > Presupuestos.
- En Convertir valores predeterminados, activa o desactiva la opción Convertir automáticamente presupuestos en facturas cuando el cliente lo acepte.
- Por último, selecciona Guardar.
Consulta cómo crear y enviar presupuestos de facturas.
Opciones de personalización
Con el plan Plus de Facturas Square, puedes destacar tu marca y dar un toque personal a tu negocio para llamar la atención de tus clientes. Cuando hagas algún cambio de estilo, se aplicará a las facturas y los presupuestos que envíes de ahí en adelante. Con cada plantilla única que crees, tendrás estas opciones:
Para seleccionar el diseño que quieres aplicar a tus facturas en PDF al imprimirlas o descargarlas, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Personalización.
- En Diseños, elige entre el original, el moderno y el clásico.
- Al terminar, haz clic en Vista previa para acceder a la vista del cliente y, luego, en Guardar.
Además de en la pestaña Ajustes de la sección Facturas, puedes actualizar el diseño de tu marca accediendo al Panel de control de Square y entrando en Pedidos y pagos (o bien en Facturas y pagos o Pagos) > Facturas > Ajustes > pestaña Personalización. Elige si quieres que el logotipo aparezca completo o enmarcado:
- Enmarcado: los diseños simples quedan mejor enmarcados (por ejemplo, el logotipo que utilizas en tus redes sociales) y aparecen junto al nombre de tu negocio.
- Completo: estos diseños se muestran sin problema y ocupan todo el espacio disponible en la factura.
Para conseguir una buena resolución, se recomienda utilizar una imagen con unas dimensiones de al menos 1280 x 648 píxeles o una relación de aspecto de 2:1.
Puedes actualizar el logotipo, el color de la marca y la información del negocio en el apartado Cuenta y configuración del Panel de control de Square.
Utiliza en tus facturas y presupuestos el mismo idioma en el que te comunicas con tus clientes en relación con tu negocio. Puedes actualizar los términos que aparecen en estos documentos:
- Artículos: elige la palabra que mejor describa lo que vendes. Por ejemplo, una peluquería puede hablar de servicios, mientras que una tienda de ropa podría usar los términos «artículo» o «producto».
- Cliente: elige el término que usas para dirigirte a tu clientela en las facturas y presupuestos, por ejemplo «cliente» o «destinatario».
- Cantidad: por ejemplo, un consultor podría usar «horas» y una tienda de ropa podría utilizar el término «cantidad».
- Fecha de servicio: se trata de la fecha asociada a los productos o servicios que vas a cobrar, por ejemplo, la fecha de servicio, del evento o de tramitación.
- Precio: el coste por unidad que vas a cobrar (por ejemplo, la tarifa o el precio unitario).
- Depósito: describe los pagos que debe abonar tu cliente para reservar bienes o servicios (por ejemplo, depósito, retención o anticipo).