Gérer les modèles de facture et les paramètres de facturation
- Aux titulaires de compte ou aux employés qui disposent de l’autorisation relative aux factures pour afficher, modifier, créer et supprimer des factures et des estimations. Définissez les autorisations dans le Tableau de bord Square.
- Les abonnés à Factures Plus peuvent personnaliser les modèles de facture.
À propos des modèles de facture et des paramètres de facturation
Vous pouvez personnaliser vos factures afin d'adapter leur apparence et leurs paramètres à votre entreprise. Vous pouvez créer des modèles par défaut à utiliser lors de la création d'une nouvelle facture. Les modèles de facture remplissent automatiquement les informations de votre facture.
Avant de commencer
-
Un abonnement Factures Square Plus est requis pour :
Sélectionner des mises en page de facture personnalisées
Enregistrer et réutiliser les modèles de factures personnalisés
Ajouter des champs personnalisés à une facture ou à un modèle de facture
Vous pouvez néanmoins ajouter le logo de votre entreprise et les couleurs de votre marque sans abonnement à Factures Square Plus.
Créer et gérer des modèles
Concevez des modèles avec des articles ou des services présélectionnés, des options de paiement ou des notes que vous pouvez réutiliser pour des tâches ou des ventes similaires.
Vous pouvez créer jusqu’à 100 modèles pour votre entreprise et une fois que vous en aurez créé plusieurs, vous pouvez définir un modèle par défaut qui apparaîtra toujours comme la première option lorsque vous commencerez à créer une nouvelle facture.
Vous ne pouvez créer des modèles de facture qu’à partir de votre Tableau de bord Square. Pour ce faire :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Sélectionnez Créer un nouveau modèle et choisissez entre Unique ou Récurrente. Nommez le modèle (le nom du modèle n’est visible que par vous).
- Saisissez les détails du modèle de la facture, comme :
- Le titre de la facture, qui est visible pour votre client.
- Le message destiné à votre client.
- Pour les factures uniques, sélectionnez une date d’envoi. Vous pouvez choisir d’envoyer la facture immédiatement ou 7, 14 ou 30 jours après la date de création de la facture.
- Pour les factures récurrentes, fournissez les détails du calendrier, tels que la date de début et de fin, la date d’échéance de la facture et l’autorisation ou non des paiements automatiques.
- Ajoutez les articles à inclure automatiquement dans le modèle de facture.
- Choisissez vos options de paiement et le mode de communication que vous utiliserez pour partager votre facture, par exemple par e-mail, par SMS ou manuellement via des liens de paiement.
- Une fois que vous avez rempli tous les détails du modèle, cliquez sur Aperçu pour voir un aperçu de la facture de vos clients.
- Cliquez sur Enregistrer le modèle.
Les modifications apportées aux articles de votre Catalogue d’articles ne seront pas reportées sur les articles inclus dans votre modèle. Vous pouvez inclure des informations mises à jour sur les articles dans votre modèle en supprimant et en ajoutant à nouveau l’article dans le modèle après avoir apporté des modifications dans votre Catalogue d’articles. Pour en savoir plus, découvrez comment créer et gérer des articles.
Une fois que vous avez créé plusieurs modèles, vous pouvez choisir un modèle qui servira de modèle par défaut lorsque vous créerez de nouvelles factures. Votre modèle par défaut remplacera tous les paramètres de facturation précédents. Pour définir un modèle par défaut :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Depuis Modèles, sélectionnez le modèle de facture que vous souhaitez utiliser comme modèle par défaut et cliquez sur Définir comme modèle par défaut.
Pour supprimer un modèle de facture de votre compte :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Sélectionnez le modèle que vous voulez supprimer et cliquez sur Supprimer.
Paramètres de facturation
Configurez les paramètres des nouvelles factures. Ces paramètres peuvent être modifiés sur des factures individuelles.
Mettez à jour votre logo, la couleur de votre marque et les informations relatives à votre entreprise à partir de votre Tableau de bord Square en accédant à Paramètres > Compte et paramètres > Paiements > Reçus.
Activez la gestion des stocks de factures dans Paramètres d’articles. À partir de là, vous pouvez activer ou désactiver l’option Ajuster les niveaux de stock à partir des factures pour réduire automatiquement les niveaux de stock pour les articles d’une facture une fois qu’elle a été payée. Ceci s’applique aux points de vente sélectionnés.
Découvrez comment configurer le suivi du stock.
Personnalisez chacune des autorisations de vos employés et déterminez si vous souhaitez leur permettre de créer des factures dans Gestion des employés.
Découvrez comment créer et modifier des ensembles d’autorisations.
Paramètres des estimations
Configurez les paramètres par défaut pour les nouvelles estimations. Vous pourrez ignorer ces paramètres au moment de créer une estimation. Pour ce faire :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimations.
- Sous Paramètres des estimations, mettez à jour les paramètres par défaut.
- Cliquez sur Enregistrer.
Convertissez automatiquement les estimations en factures après acceptation du client. Cette action entraînera la conversion de l’estimation en facture en utilisant le mode d’envoi de l’estimation. Pour ce faire :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimations.
- Sous Conversion par défaut, activez ou désactivez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture après acceptation du client.
- Cliquez sur Enregistrer.
Découvrez comment créer et envoyer des estimations de facture.
Paramètres de personnalisation
Avec Factures Square Plus, vous pouvez personnaliser l'image de votre entreprise pour vous démarquer auprès de vos clients en valorisant votre marque. Ces modifications seront appliquées à toutes les estimations et factures que vous enverrez à l’avenir. Avec chaque modèle unique que vous créez, vous pouvez :
Pour sélectionner la mise en page que vous souhaitez appliquer à vos factures PDF lors de leur impression ou de leur téléchargement :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Personnalisation.
- Sous Mises en page, choisissez originale, moderne ou classique.
- Cliquez sur Aperçu pour voir la facture telle que le client la verra, puis cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez terminé.
En plus de l’onglet Paramètres, sous Factures, vous pouvez également mettre à jour la marque depuis votre Tableau de bord Square en accédant à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures > Paramètres > onglet Personnalisation. Sélectionnez le logo que vous souhaitez afficher sur vos factures : encadré ou intégral.
- Encadré : les modèles simples fonctionnent mieux pour les dispositions encadrées comme le logo que vous utilisez pour les réseaux sociaux, et s’afficheront avec le nom de votre entreprise.
- Intégral : affichage correct qui occupera tout l’espace de la facture.
Les dimensions recommandées sont d’au moins 1 280 px x 648 px pour une haute résolution ou un rapport 2:1.
Les mises à jour de votre logo, de la couleur de votre marque et des renseignements sur l’entreprise peuvent être effectuées dans la section Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square.
Définissez la langue de vos factures et de vos estimations sur la langue que vous utilisez avec vos clients. Vous pouvez mettre à jour la terminologie qui apparaît sur les factures et les estimations :
- Article(s) : choisissez le mot qui décrit le mieux ce que vous encaissez. Un salon de coiffure pourrait par exemple utiliser « Service » et un magasin de vêtements « Article » ou « Produit ».
- Client : nom qui désignera vos clients sur les factures et les estimations (par exemple client, consommateur ou destinataire).
- Quantité : par exemple, un consultant peut utiliser « Heures » et un magasin de vêtements « Quantité ».
- Date de service : la date associée aux biens ou services que vous facturez (par exemple date de service, date de l’événement ou date de réalisation).
- Prix : le coût unitaire que vous encaissez (par exemple prix, taux ou prix unitaire).
- Acompte : décrivez les paiements requis pour réserver des biens ou des services (par exemple dépôt, acompte ou arrhes).